Zeitmanagement: Setzen Sie Zeit auf Ihre Seite

Wie viele Stunden arbeiten Sie pro Woche? 40? 50? 60? Wie oft haben Sie gesagt „Der Tag hat nie genug Stunden “, während Sie ein „trauriges Mittagessen am Schreibtisch“ essen oder bis spät in die Nacht arbeiten, während Sie hektisch versuchen, die versprochenen Leads für Ihr Vertriebsteam zu bekommen, oder eine wichtige Kampagne erfüllen Termin. (In diesem Fall steht Ihnen wahrscheinlich ein trauriges Abendessen am Schreibtisch bevor.)

Sie sind nicht allein, wie Untersuchungen zeigen: In einer Umfrage vom August 2015 fragte Workfront Marketer, was sie am meisten vor ihrem Job fürchtet, und 51 % sagten: „Ich muss all meine Arbeit unter einen Hut bringen, um sie in einer 40-Stunden-Woche zu erledigen.“

Viele (vielleicht die meisten) Vermarkter arbeiten einfach länger, um die Uhr zu schlagen. Dies kann jedoch Ihre Gesundheit und Ihr Wohlbefinden beeinträchtigen und die Gesamtproduktivität beeinträchtigen. Arbeitnehmer, die länger arbeiten, sind laut Harvard Business Review (HBR) oft abgelenkter, haben höhere Arztrechnungen und kündigen eher ihren Arbeitsplatz. All diese Ergebnisse verringern die Qualität Ihrer Arbeit sowie Ihre Produktivität. Wie Sara Robinson auf AlterNet anmerkt: „Jede Stunde, die Sie mehr als 40 Stunden pro Woche arbeiten, macht Sie sowohl kurz- als auch langfristig weniger effektiv und produktiv.“

Mehrere Zeitmanagement-Apps wie Focus Booster, Rescue Time und Toggl wurden eingeführt , um Menschen dabei zu helfen, eine bessere Work - Life-Balance zu finden. Aber nichts geht über das Finden von Verhaltensweisen, die für Sie funktionieren, auch wenn Sie nicht an Ihrem Telefon sind.

Hier sind neun Zeitmanagement-Techniken, die Ihnen helfen werden, Zeit auf Ihre Seite zu legen.

1. Konzentrieren Sie sich statt auf das Zeitmanagement auf das Energiemanagement . Das mag zusammenhangslos klingen, ist aber bewiesen: 2007 nahm die HBR die Mitarbeiter der Wachovia Bank in ein Energiemanagementprogramm auf, bei dem sie bestimmte Gewohnheiten annahmen. 68 % der Teilnehmer berichteten von besseren Beziehungen zu Klienten und Kunden, und 71 % gaben an, dass sich dies spürbar positiv auf ihre Produktivität und Leistung ausgewirkt habe. Zu den Gewohnheiten, die die Bankangestellten erprobten, gehörten, ihren Schreibtisch zum Mittagessen zu verlassen und morgens und nachmittags kurze Spaziergänge zu machen. Außerhalb des Büros achteten sie auf solche Veränderungen wie frühere Schlafenszeiten und regelmäßiges Training.

2. Bekämpfe das Aufschieben. Die Überwindung des Aufschiebens ist eine weitere Möglichkeit, das Zeitmanagement zu meistern. Einige Tipps für den Kampf gegen das Aufschieben laut Agil8 sind:

• Setzen Sie sich realistische Teilziele, die zu Ihren größeren Zielen passen
• Gestalten Sie jede Aufgabe so spezifisch wie möglich (wodurch die Unsicherheit darüber, was Sie tatsächlich erledigen müssen, verringert wird),
• Etablieren Sie feste Tagesabläufe, wie z. B. das Abrufen Ihrer E-Mails zu einer bestimmten Uhrzeit oder ein tägliches Brainstorming-Meeting mit Ihren Kollegen.
• Segmentieren Sie Aufgaben in kleinere Aufgaben. Wenn Sie beispielsweise ein eBook schreiben, könnte jedes Kapitel eine kleinere Aufgabe sein (und vielleicht könnte jedes dieser Kapitel ein eigenständiger Blogbeitrag sein).

3. Multitasking kann ein Hindernis sein. Die Übernahme mehrerer Aufgaben erhöht laut Stanford-Forscher Clifford Nass die Wahrscheinlichkeit von Fehlern, berichtet Time . Legen Sie stattdessen ein Limit von zwei Aufgaben fest und widmen Sie jeder Aufgabe einen 20-Minuten-Block, bevor Sie mit der nächsten fortfahren. Legen Sie ebenso weniger „Must-dos“ fest, denn je mehr Prioritäten Sie bei der Arbeit haben, desto weniger werden Sie laut Forbes erreichen.

4. Verringern Sie Ablenkungen mit der 25-Minuten-Regel. Wenn Sie einer Aufgabe eine gewisse Zeit widmen, können Sie sich besser konzentrieren und sie schließlich erledigen. Ähnlich wie bei der 20-Minuten-Aufgabenregel von Nass sollten Sie die Pomodoro-Technik in Betracht ziehen, die von ADHS-Coaches (Aufmerksamkeitsdefizit-Hyperaktivitätsstörung) verwendet wird, um Kunden beim Durchpflügen von Aufgaben zu helfen. Widmen Sie 25 Minuten Ihrer Zeit einer Aufgabe und lassen Sie sich nicht ablenken. Wenn Sie sich in einem lauten Großraumbüro befinden, sollten Sie in Erwägung ziehen, Kopfhörer mit Geräuschunterdrückung zu kaufen oder (höflich) Ihren gesprächigen Kollegen in benachbarten Kabinen zu sagen, dass sie Sie in diesen 25 Minuten nicht stören sollen. Wenn ein leerer Konferenzraum verfügbar ist, bringen Sie Ihre Arbeit für etwa eine Stunde dorthin.

5. Lassen Sie nicht zu, dass E-Mails Ihren Arbeitstag dominieren. Apropos Ablenkungen, so verlockend es auch sein mag (weil unsere Posteingänge immer überfüllt sind), checken Sie Ihre E-Mails nicht alle paar Minuten, wenn Sie gegen eine Frist stoßen. Ignorieren Sie Ihre E-Mails in der Endphase eines Projekts (und schneiden Sie sich von anderen Ablenkungen ab), damit Sie die Ziellinie schneller erreichen. In einer Studie schnitten Forscher der University of California-Irvine Mitarbeiter von E-Mails ab (keuch!) und stellten fest, dass diese Mitarbeiter weniger gestresst waren und sich laut Time länger auf eine Aufgabe konzentrierten.

6. Überplanen Sie Ihr Team nicht. Projekt Schluckauf wird passieren. Sparen Sie etwas Zeit in Ihrem Kalender für unerwartete Gelegenheiten oder unerwartete Verzögerungen. Wenn Sie sich etwas Raum zum Atmen verschaffen, können Sie Ihre Zeit besser einteilen und mehr Fristen einhalten, was dazu beiträgt, die allgemeine Moral in Ihrem Team aufrechtzuerhalten.

7. Achtung Fristverlängerung. Die Führungskräfte Ihres Unternehmens haben Ihre Deadline verschoben. Hurra, der Druck ist weg, oder? Nicht unbedingt. Laut Psychology Today können Fristverlängerungen dazu führen, dass Sie die Motivation verlieren und zögern. Sie können Ihre zusätzliche Zeit jedoch optimal nutzen, indem Sie Zwischenziele festlegen und einen neuen Plan erstellen. Überlegen Sie, wie lange es in der Vergangenheit gedauert hat, ähnliche Projekte abzuschließen, identifizieren Sie Wege, in denen sie möglicherweise nicht wie geplant verlaufen, und teilen Sie das Projekt in Schritte auf, wobei Sie die Zeit angeben, die für die Fertigstellung jedes einzelnen erforderlich sein sollte, rät Psychology Today .

8. Sei realistisch. Kennen Sie Ihre Grenzen (und die Ihres Teams) und gehen Sie dennoch gründlich vor. Laut Forbes sind Arbeitnehmer, die glauben, alles erledigen zu müssen , frustrierter und ineffektiver. Wenn Sie sich weniger „Must-dos“ setzen (siehe Tipp Nr. 3), wird der Druck geringer und Sie werden sie eher erledigen. Und die Moral Ihres Teams wird höher sein.

9. Pass auf dich auf. Apropos Moral aufrechterhalten, denken Sie daran, auf sich und Ihre Kollegen aufzupassen. Und, wie Ihre Großmutter sagen würde: „Essen Sie etwas!“ Tina Feys Liz Lemon in der verstorbenen, großartigen NBC-Show 30 Rock behauptete oft, sie sei „hangry“ (hungrig plus wütend), was ihre Frustration am Arbeitsplatz verstärkte. Wenn Sie wie Liz (oder ich) sind, wissen Sie, dass es fast unmöglich ist, großartige Arbeit zu leisten oder produktiv zu sein, wenn Sie „hungrig“ oder müde sind. Tatsächlich ist eine ganze Heimindustrie und ein Tumblr-Tag rund um „Self Care“ entstanden, das Konzept, auf Ihre Grundbedürfnisse zu achten, um Ihre Gesundheit zu verbessern und Ihren Kopf frei zu bekommen.

Erinnern Sie sich, wie wir im ersten Tipp über das Energiemanagement gesprochen haben? Es ist ein einfacher Ratschlag, aber die Sorge um Ihre Grundbedürfnisse (Essen, Schlafen, einen Moment Ruhe) ist eine gute Möglichkeit, Ihren Akku wieder aufzuladen. Überprüfen Sie also bei sich selbst, wenn Sie verzweifelt versuchen, diese Kampagnenfrist einzuhalten. Wenn Sie nicht bei einem der Unternehmen angestellt sind, die sich mit Büro-Schlafkapseln rühmen, werden Sie wahrscheinlich nicht in der Lage sein, bei der Arbeit ein Nickerchen zu machen, aber fragen Sie sich: Sind Sie hungrig oder hungrig? Haben Sie das Gefühl, dass Ihnen die Energie ausgeht? Essen Sie etwas, trinken Sie Wasser, machen Sie eine kurze Pause oder machen Sie einen Spaziergang im Büro.

Sie werden sich aufgeladen, glücklicher und kreativer fühlen, wenn Sie zu dieser Tabelle oder Kampagnenbeschreibung zurückkehren. Sie können diese aufgefrischte Energie einsetzen, um bessere, schnellere Entscheidungen zu treffen und präziser auszuführen – und wenn die Uhr 5 Uhr schlägt, gehen Sie mit einem reinen Gewissen und Ihrer guten Arbeit nach Hause.

Weitere Informationen zu Tipps zur Steigerung Ihrer Produktivität finden Sie im Leitfaden von Act-On – The High-Performance Marketing Department, um die Merkmale leistungsstarker Marketingteams kennenzulernen, damit Sie intelligenter und nicht härter arbeiten können.

„Magic Pasty“-Foto von Olga Pavlovsky, verwendet unter Creative Commons Generic License 2.0