Тайм-менеджмент: поставьте время на свою сторону

Сколько часов вы работаете каждую неделю? 40? 50? 60? Как часто вы говорили: «В сутках никогда не бывает достаточно часов», когда едите «грустный обед за столом» , или работаете допоздна, лихорадочно пытаясь получить потенциальных клиентов, которые вы обещали для своей команды по продажам, или выполнить важную кампанию. крайний срок. (В этом случае вас, вероятно, ждет грустный обед за столом.)

Исследования показывают, что вы не одиноки: в ходе опроса, проведенного в августе 2015 года, Workfront спросил маркетологов, что заставляет их больше всего бояться своей работы, и 51% ответили, что «жонглируют всей своей работой, чтобы выполнить ее за 40-часовую рабочую неделю».

Многие (возможно, большинство) маркетологи просто работают дольше, чтобы успеть. Но это может дорого стоить вашему здоровью и благополучию и может снизить общую производительность. По данным Harvard Business Review (HBR), работники, которые работают дольше, часто больше отвлекаются, имеют более высокие медицинские счета и с большей вероятностью увольняются с работы. Все эти результаты снижают качество вашей работы, а также производительность. Как отмечает Сара Робинсон в AlterNet: «Каждый час, когда вы работаете более 40 часов в неделю, снижает вашу эффективность и продуктивность как в краткосрочной, так и в долгосрочной перспективе».

Несколько приложений для управления временем , таких как Focus Booster, Rescue Time и Toggl , были запущены, чтобы помочь людям найти лучший баланс между работой и личной жизнью. Но ничто не сравнится с поиском поведения, которое работает для вас, даже когда вы находитесь вдали от телефона.

Вот девять методов тайм-менеджмента, которые помогут вам поставить время на свою сторону.

1. Вместо того чтобы управлять временем, сосредоточьтесь на управлении энергией . Это может показаться несвязанным, но это доказано: в 2007 году HBR привлекла сотрудников Wachovia Bank к программе управления энергопотреблением, в ходе которой они выработали определенные привычки. Шестьдесят восемь процентов участников сообщили об улучшении отношений с клиентами и заказчиками, а 71 % заявили, что это оказало заметное положительное влияние на их продуктивность и производительность. Среди привычек, испробованных банковскими служащими, было оставлять свои рабочие места на обед и совершать короткие прогулки утром и днем. Вне офиса они искали такие изменения, как более раннее время отхода ко сну и регулярные тренировки.

2. Боритесь с прокрастинацией. Преодоление прокрастинации — еще один способ научиться управлять временем. Вот несколько советов по борьбе с прокрастинацией, согласно Agil8:

• Установите реалистичные подцели, чтобы они соответствовали вашим более крупным целям.
• Сделайте каждую задачу как можно более конкретной (таким образом уменьшив неопределенность в отношении того, что вам действительно нужно выполнить),
• Установите фиксированный распорядок дня, например, проверяйте электронную почту в определенное время или организуйте ежедневные мозговые штурмы с коллегами.
• Разделите задачи на более мелкие задания. Например, если вы пишете электронную книгу, каждая глава может быть небольшим заданием (и, возможно, каждая из этих глав может быть отдельной записью в блоге).

3. Многозадачность может быть препятствием. По словам исследователя из Стэнфорда Клиффорда Насса, выполнение нескольких задач увеличивает вероятность ошибок, сообщает Time . Вместо этого установите ограничение на две задачи, посвятив каждой задаче 20-минутный отрезок, прежде чем переходить к следующей. Точно так же устанавливайте меньше «обязательных дел», потому что, согласно Forbes, чем больше приоритетов у вас на работе, тем меньше вы добьетесь.

4. Уменьшите отвлекающие факторы с помощью правила 25 минут. Выделение определенного количества времени задаче может помочь вам сосредоточиться и, в конечном счете, закончить ее. Подобно 20-минутному правилу Насса, рассмотрите технику помидора, которую используют тренеры по синдрому дефицита внимания и гиперактивности (СДВГ), чтобы помочь клиентам справиться с задачами. Посвятите 25 минут своего времени одной задаче, не отвлекаясь. Если вы находитесь в шумном открытом офисе, подумайте о покупке шумоподавляющих наушников или (вежливо) попросите своих болтливых коллег в соседних кабинках не беспокоить вас в течение этих 25 минут. Если есть свободный конференц-зал, поработайте там примерно час.

5. Не позволяйте электронной почте доминировать в вашем рабочем дне. Говоря о отвлекающих факторах, как бы заманчиво это ни было (потому что наши почтовые ящики всегда переполнены), не проверяйте свою электронную почту каждые несколько минут, если вы уложились в срок. Игнорирование электронной почты на последних этапах проекта (и отключение других отвлекающих факторов) поможет вам быстрее добраться до финиша. В ходе одного исследования исследователи из Калифорнийского университета в Ирвине отключили сотрудников от электронной почты (ох!), и обнаружили, что эти сотрудники были менее подвержены стрессу и сосредоточивались на одной задаче в течение более длительных периодов времени, сообщает Time .

6. Не перегружайте команду. Сбои в проекте будут. Сэкономьте время в своем календаре на случай непредвиденных возможностей или непредвиденных задержек. Предоставление себе передышки поможет вам лучше управлять своим временем и укладываться в сроки, что поможет поддерживать общий моральный дух вашей команды.

7. Остерегайтесь продления срока. Руководители вашей компании отодвинули ваш срок. Ура, давление сброшено, да? Не обязательно. По данным Psychology Today , продление дедлайна на самом деле может привести к потере мотивации и прокрастинации. Тем не менее, вы можете максимально использовать свое дополнительное время, установив промежуточные вехи и составив новый план. Подумайте, сколько времени ушло на выполнение подобных проектов в прошлом, определите пути, по которым они могут пойти не так, как планировалось, и разделите проект на этапы, указав время, необходимое для завершения каждого из них, советует Psychology Today .

8. Быть реалистичным. Знайте свои (и свою команду) ограничения, но будьте внимательны. По данным Forbes, работники, которые считают, что должны все доделать, более разочарованы и неэффективны. Если вы установите меньше «обязательных дел» (см. совет № 3), давление будет меньше, и у вас будет больше шансов их выполнить. И боевой дух вашей команды будет выше.

9. Береги себя. Говоря о поддержании морального духа, не забывайте заботиться о себе и своих коллегах. И, как сказала бы ваша бабушка, «съешьте что-нибудь!» Лиз Лемон из Тины Фей в последнем великолепном шоу NBC Show 30 Rock часто заявляла, что она «голодна» (голодная плюс злая), что усугубляло ее разочарование на работе. Если вы чем-то похожи на Лиз (или на меня), вы знаете, что почти невозможно хорошо работать или быть продуктивным, когда вы «голодны» или устали. На самом деле, целая кустарная индустрия и тег Tumblr возникли вокруг «заботы о себе», концепции обращения внимания на ваши основные потребности, чтобы улучшить свое здоровье и очистить свой разум.

Помните, как мы говорили об управлении энергией в первом совете? Это простой совет, но забота о своих основных потребностях (еда, сон, минутный отдых) — это хороший способ перезарядить аккумулятор. Так что проверяйте себя, когда отчаянно пытаетесь уложиться в сроки кампании. Если вы не работаете в одной из компаний, которые могут похвастаться офисными капсулами для сна, вы, скорее всего, не сможете вздремнуть на работе, но спросите себя: вы голодны или проголодались? Вы чувствуете, что у вас заканчивается энергия? Съешьте что-нибудь, выпейте воды, сделайте небольшой перерыв или прогуляйтесь по офису.

Вы почувствуете себя перезаряженными, более счастливыми и более творческими, когда вернетесь к этой электронной таблице или брифу кампании. Вы можете использовать эту обновленную энергию, чтобы принимать лучшие и быстрые решения и выполнять их с большей точностью, а когда часы пробьют 5, отправляйтесь домой с чистой совестью и выполненной хорошей работой.

Дополнительные сведения о советах по повышению производительности см. в руководстве Act-On — Отдел высокоэффективного маркетинга, чтобы узнать о характерных чертах высокоэффективных маркетинговых команд, чтобы вы могли работать эффективнее, а не усерднее.

Фотография «Волшебная паста» Ольги Павловской, используется в соответствии с лицензией Creative Commons Generic License 2.0.