Gestione del tempo: metti il ​​tempo dalla tua parte

Quante ore lavori ogni settimana? 40? 50? 60? Quante volte hai detto "Non ci sono mai abbastanza ore al giorno", mentre stai mangiando un "pranzo triste alla scrivania " o lavori fino a tardi mentre cerchi freneticamente di ottenere i contatti che hai promesso per il tuo team di vendita o incontri una campagna critica scadenza. (Nel qual caso probabilmente ti aspetta una triste cena da scrivania.)

Non sei solo, la ricerca mostra: in un sondaggio dell'agosto 2015, Workfront ha chiesto ai professionisti del marketing cosa li fa temere di più per il proprio lavoro e il 51% ha dichiarato di "destreggiarsi tra tutto il mio lavoro per portarlo a termine in una settimana lavorativa di 40 ore".

Molti (forse la maggior parte) professionisti del marketing lavorano semplicemente più ore per battere il tempo. Ma farlo può avere un costo per la tua salute e il tuo benessere e potrebbe indebolire la produttività complessiva. I lavoratori che lavorano più a lungo spesso sono più distratti, hanno spese mediche più alte e hanno maggiori probabilità di lasciare il lavoro, secondo Harvard Business Review (HBR). Tutti questi risultati abbassano la qualità del tuo lavoro, così come la tua produttività. Come osserva Sara Robinson su AlterNet, "Ogni ora in cui lavori più di 40 ore alla settimana ti rende meno efficace e produttivo sia nel breve che nel lungo periodo".

Diverse app di gestione del tempo , come Focus Booster, Rescue Time e Toggl , sono state lanciate per aiutare le persone a trovare un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata. Ma non c'è niente di meglio che trovare comportamenti che funzionino per te anche quando sei lontano dal telefono.

Ecco nove tecniche di gestione del tempo che ti aiuteranno a mettere il tempo dalla tua parte.

1. Invece di gestire il tempo, concentrati invece sulla gestione dell'energia . Questo potrebbe sembrare non correlato, ma è dimostrato: nel 2007, HBR ha arruolato i dipendenti della Wachovia Bank in un programma di gestione dell'energia, in cui hanno adottato determinate abitudini. Il sessantotto percento dei partecipanti ha riportato relazioni migliori con clienti e clienti e il 71% ha affermato che ha avuto un notevole impatto positivo sulla produttività e sulle prestazioni. Le abitudini che i dipendenti della banca hanno provato includevano lasciare la scrivania per pranzo e fare brevi passeggiate al mattino e al pomeriggio. Al di fuori dell'ufficio, hanno cercato cambiamenti come impostare l'ora di andare a letto prima e allenarsi regolarmente.

2. Combatti la procrastinazione. Superare la procrastinazione è un altro modo per padroneggiare la gestione del tempo. Alcuni suggerimenti per combattere la procrastinazione, secondo Agil8, includono:

• Stabilisci sotto-obiettivi realistici che corrispondano ai tuoi obiettivi più grandi
• Rendi ogni attività il più specifica possibile (riducendo così l'incertezza su ciò che devi effettivamente realizzare),
• Stabilisci routine quotidiane fisse, come controllare la posta a una certa ora o organizzare una riunione quotidiana di brainstorming con i tuoi colleghi.
• Segmenta le attività in incarichi più piccoli. Ad esempio, se stai scrivendo un eBook, potresti avere ogni capitolo come un compito più piccolo (e forse ognuno di quei capitoli potrebbe essere un post di blog autonomo)

3. Il multitasking può essere un ostacolo. Assumere più compiti aumenta la probabilità di errori, secondo il ricercatore di Stanford Clifford Nass, rapporti Time . Invece, imposta un limite di due attività, dedicando un blocco di 20 minuti a ciascuna attività prima di passare a quella successiva. Allo stesso modo, stabilisci meno "cose ​​da fare", perché più priorità hai al lavoro, meno realizzerai, secondo Forbes.

4. Riduci le distrazioni con la regola dei 25 minuti. Dedicare una certa quantità di tempo a un'attività può aiutarti ad aumentare la concentrazione e, in definitiva, a portarla a termine. Analogamente alla regola del compito di 20 minuti di Nass, considera la tecnica del pomodoro, che viene utilizzata dagli allenatori del disturbo da deficit di attenzione e iperattività (ADHD) per aiutare i clienti a superare i compiti. Dedica 25 minuti del tuo tempo a un compito, senza distrazioni. Se ti trovi in ​​un ufficio aperto e rumoroso, prendi in considerazione l'acquisto di cuffie con cancellazione del rumore o (educatamente) di dire ai tuoi colleghi chiacchieroni nei cubicoli vicini di non disturbarti per quei 25 minuti. Se è disponibile una sala conferenze vuota, porta il tuo lavoro lì per circa un'ora.

5. Non lasciare che la posta elettronica domini la tua giornata lavorativa. A proposito di distrazioni, per quanto allettanti possano essere (perché le nostre caselle di posta sono sempre traboccanti), non controllare la tua posta ogni pochi minuti se sei vicino a una scadenza. Ignorare la tua e-mail nelle fasi finali di un progetto (e isolarti da altre distrazioni) ti aiuterà a raggiungere il traguardo più velocemente. In uno studio, i ricercatori dell'Università della California-Irvine hanno escluso i dipendenti dall'e-mail (sussulto!) E hanno scoperto che quei dipendenti erano meno stressati e si concentravano su un'attività per periodi di tempo più lunghi, secondo Time .

6. Non programmare troppo la tua squadra. Si verificheranno intoppi nel progetto. Risparmia un po' di tempo nel tuo calendario per opportunità impreviste o ritardi imprevisti. Darti un po' di respiro ti aiuterà a gestire meglio il tuo tempo e a rispettare più scadenze, il che aiuta a mantenere alto il morale generale della tua squadra.

7. Attenzione alla proroga del termine. I dirigenti della tua azienda hanno posticipato la tua scadenza. Evviva, la pressione è caduta, giusto? Non necessariamente. Le estensioni delle scadenze in realtà possono farti perdere la motivazione e procrastinare, secondo Psychology Today . Tuttavia, puoi sfruttare al massimo il tuo tempo extra imponendo traguardi intermedi e costruendo un nuovo piano. Considera quanto tempo ci è voluto per completare progetti simili in passato, identifica i modi in cui potrebbero non andare come previsto e dividi il progetto in fasi, specificando il tempo necessario per completare ciascuna di esse, consiglia Psychology Today .

8. Sii realista. Conosci i tuoi limiti (e quelli del tuo team), pur restando approfondito. Secondo Forbes, i lavoratori che credono di dover finire tutto sono più frustrati e inefficaci. Se imposti meno cose da fare (vedi suggerimento n. 3), la pressione sarà più leggera e avrai maggiori probabilità di portarle a termine. E il morale della tua squadra sarà più alto.

9. Prendersi cura di se stessi. A proposito di tenere alto il morale, ricordati di prenderti cura di te stesso e dei tuoi colleghi. E, come direbbe tua nonna, "mangia qualcosa!" Liz Lemon di Tina Fey nel grande show della NBC 30 Rock ha spesso affermato di essere "arrabbiata" (affamata più arrabbiata), il che ha aggravato le sue frustrazioni sul posto di lavoro. Se sei qualcosa come Liz (o me), sai che è quasi impossibile fare un ottimo lavoro o essere produttivo quando sei "arrabbiato" o stanco. In effetti, un'intera industria artigianale e un tag Tumblr sono sorti attorno alla "cura di sé", il concetto di prestare attenzione ai propri bisogni di base per migliorare la propria salute e liberare la mente.

Ricordi come abbiamo parlato della gestione dell'energia nel primo consiglio? È un consiglio semplice, ma prendersi cura dei propri bisogni primari (mangiare, dormire, riposarsi un attimo) è un buon modo per ricaricare le batterie. Quindi controlla te stesso quando cerchi freneticamente di rispettare la scadenza della campagna. A meno che tu non sia impiegato in una delle aziende che vantano nap pod per ufficio, probabilmente non sarai in grado di fare un pisolino al lavoro, ma chiediti: hai fame o sei arrabbiato? Ti senti come se stessi esaurendo le energie? Mangia qualcosa, bevi acqua, fai una breve pausa o fai una passeggiata in ufficio.

Ti sentirai ricaricato, più felice e più creativo quando tornerai al foglio di calcolo o al brief della campagna. Puoi applicare quell'energia rinnovata per prendere decisioni migliori e più rapide ed eseguire con maggiore precisione - e quando l'orologio segna 5, torna a casa con la coscienza pulita e il tuo buon lavoro fatto.

Per ulteriori informazioni sui suggerimenti per aumentare la produttività, consulta la guida di Act-On - Il reparto marketing ad alte prestazioni per apprendere le caratteristiche dei team di marketing ad alte prestazioni in modo da poter lavorare in modo più intelligente, non più difficile.

Foto di “Magic Pasty” di Olga Pavlovsky, usata sotto licenza Creative Commons Generic 2.0