Gestão do tempo: coloque o tempo a seu favor

Quantas horas você trabalha por semana? 40? 50? 60? Quantas vezes você disse “Nunca há horas suficientes no dia”, enquanto está comendo um “triste almoço de trabalho ” ou trabalhando até tarde enquanto tenta freneticamente obter os leads que prometeu para sua equipe de vendas ou atender a uma campanha crítica prazo final. (Nesse caso, você provavelmente terá um triste jantar de mesa.)

Você não está sozinho, mostra a pesquisa: em uma pesquisa de agosto de 2015, a Workfront perguntou aos profissionais de marketing o que os faz temer mais seu trabalho e 51% disseram “fazer malabarismos com todo o meu trabalho para fazê-lo em uma semana de trabalho de 40 horas”.

Muitos (talvez a maioria) dos profissionais de marketing simplesmente trabalham mais horas para bater o relógio. Mas isso pode ter um custo para sua saúde e bem-estar e pode prejudicar a produtividade geral. Trabalhadores que trabalham mais horas geralmente são mais distraídos, têm contas médicas mais altas e são mais propensos a deixar seus empregos, de acordo com a Harvard Business Review (HBR). Todos esses resultados diminuem a qualidade do seu trabalho, bem como a sua produtividade. Como observa Sara Robinson no AlterNet, “Cada hora que você trabalha mais de 40 horas por semana o torna menos eficaz e produtivo, tanto a curto quanto a longo prazo”.

Vários aplicativos de gerenciamento de tempo , como Focus Booster, Rescue Time e Toggl , foram lançados para ajudar as pessoas a encontrar um melhor equilíbrio entre vida profissional e pessoal. Mas nada supera encontrar comportamentos que funcionem para você mesmo quando estiver longe do telefone.

Aqui estão nove técnicas de gerenciamento de tempo que ajudarão você a colocar o tempo a seu favor.

1. Em vez de gerenciar o tempo, concentre-se no gerenciamento de energia . Isso pode parecer não relacionado, mas está comprovado: em 2007, a HBR inscreveu os funcionários do Wachovia Bank em um programa de gerenciamento de energia, no qual eles adotaram certos hábitos. Sessenta e oito por cento dos participantes relataram melhores relacionamentos com clientes e clientes, e 71% disseram que houve um impacto positivo perceptível em sua produtividade e desempenho. Os hábitos que os bancários experimentaram incluíam sair de suas mesas para almoçar e fazer pequenas caminhadas pela manhã e à tarde. Fora do escritório, eles procuraram mudanças como definir horários de dormir mais cedo e malhar regularmente.

2. Combata a procrastinação. Superar a procrastinação é outra maneira de dominar o gerenciamento do tempo. Algumas dicas para combater a procrastinação, por Agil8, incluem:

• Defina sub-objetivos realistas para corresponder aos seus objetivos maiores
• Torne cada tarefa o mais específica possível (reduzindo assim a incerteza sobre o que você realmente precisa realizar),
• Estabeleça rotinas diárias fixas, como verificar seu e-mail em um determinado horário ou marcar uma reunião diária de brainstorming com seus colegas de trabalho.
• Segmente as tarefas em atribuições menores. Por exemplo, se você estiver escrevendo um eBook, cada capítulo pode ser uma tarefa menor (e talvez cada um desses capítulos possa ser uma postagem de blog independente)

3. A multitarefa pode ser um impedimento. Assumir várias tarefas aumenta a probabilidade de erros, de acordo com o pesquisador de Stanford, Clifford Nass, relata a Time . Em vez disso, defina um limite de duas tarefas, dedicando um período de 20 minutos a cada tarefa antes de passar para a próxima. Da mesma forma, defina menos “obrigações”, porque quanto mais prioridades você tiver no trabalho, menos você realizará, de acordo com a Forbes.

4. Diminua as distrações com a regra dos 25 minutos. Dedicar uma certa quantidade de tempo a uma tarefa pode ajudá-lo a aumentar seu foco e, finalmente, concluí-la. Da mesma forma que a regra de tarefa de 20 minutos de Nass, considere a técnica Pomodoro, que é usada por treinadores de transtorno de déficit de atenção e hiperatividade (TDAH) para ajudar os clientes a realizar tarefas. Dedique 25 minutos do seu tempo a uma tarefa, sem permitir distrações. Se você estiver em um escritório barulhento, considere comprar fones de ouvido com cancelamento de ruído ou (educadamente) dizer a seus colegas de trabalho em cubículos vizinhos para não incomodá-lo por esses 25 minutos. Se houver uma sala de conferências vazia disponível, leve seu trabalho para lá por cerca de uma hora.

5. Não deixe o e-mail dominar seu dia de trabalho. Falando em distrações, por mais tentador que seja (porque nossas caixas de entrada estão sempre lotadas), não verifique seu e-mail a cada poucos minutos se estiver com um prazo apertado. Ignorar seu e-mail quando estiver nos estágios finais de um projeto (e evitar outras distrações) o ajudará a alcançar a linha de chegada mais rapidamente. Em um estudo, pesquisadores da Universidade da Califórnia-Irvine cortaram o e-mail dos funcionários (suspiro!) E descobriram que esses funcionários estavam menos estressados ​​e focados em uma tarefa por períodos mais longos, de acordo com a Time .

6. Não sobrecarregue sua equipe. Os soluços do projeto acontecerão. Economize algum tempo em seu calendário para oportunidades inesperadas ou atrasos inesperados. Dar a si mesmo algum espaço para respirar ajudará você a gerenciar melhor seu tempo e cumprir mais prazos, o que ajuda a manter o moral geral de sua equipe elevado.

7. Cuidado com a prorrogação do prazo. Os executivos de sua empresa atrasaram seu prazo. Hooray, a pressão está baixa, certo? Não necessariamente. As extensões de prazo, na verdade, podem fazer com que você perca a motivação e procrastine, de acordo com a Psychology Today . No entanto, você pode aproveitar ao máximo seu tempo extra impondo marcos intermediários e construindo um novo plano. Considere quanto tempo levou para concluir projetos semelhantes no passado, identifique maneiras pelas quais eles podem não sair como planejado e divida o projeto em etapas, explicando o tempo que deve levar para concluir cada uma, aconselha a Psychology Today .

8. Seja realista. Conheça suas limitações (e de sua equipe), enquanto ainda é minucioso. Segundo a Forbes, os trabalhadores que acreditam que precisam terminar tudo são mais frustrados e ineficazes. Se você definir menos “obrigações” (consulte a dica nº 3), a pressão será mais leve e você terá mais chances de realizá-los. E a moral da sua equipe será maior.

9. Cuide-se. Falando em manter o moral elevado, lembre-se de cuidar de você e de seus colegas de trabalho. E, como diria sua avó, “coma alguma coisa!” Liz Lemon, de Tina Fey, no grande e falecido NBC Show 30 Rock frequentemente afirmava que estava com "fome" (com fome e raiva), o que aumentava suas frustrações no local de trabalho. Se você for como Liz (ou eu), sabe que é quase impossível fazer um ótimo trabalho ou ser produtivo quando está “com fome” ou cansado. Na verdade, toda uma indústria caseira e uma tag do Tumblr surgiram em torno do “autocuidado”, o conceito de prestar atenção às suas necessidades básicas para melhorar sua saúde e limpar sua mente.

Lembra como falamos sobre gerenciamento de energia na primeira dica? É um conselho simples, mas cuidar das suas necessidades básicas (comer, dormir, descansar um pouco) é uma boa forma de recarregar a bateria. Portanto, verifique com você mesmo quando estiver tentando freneticamente cumprir o prazo da campanha. A menos que você trabalhe em uma das empresas que oferecem cochilos de escritório, provavelmente não conseguirá tirar uma soneca no trabalho, mas pergunte a si mesmo: você está com fome ou com fome? Você sente que está ficando sem energia? Coma alguma coisa, beba água, faça uma pausa rápida ou dê uma volta pelo escritório.

Você se sentirá recarregado, mais feliz e mais criativo ao retornar àquela planilha ou resumo de campanha. Você pode aplicar essa energia renovada para tomar decisões melhores e mais rápidas e executar com mais precisão – e quando o relógio marcar 5, vá para casa com a consciência limpa e seu bom trabalho feito.

Para obter mais informações sobre dicas para aumentar sua produtividade, consulte o guia da Act-On – O Departamento de Marketing de Alto Desempenho para aprender as características das equipes de marketing de alto desempenho para que você possa trabalhar de maneira mais inteligente, não mais difícil.

Foto “Magic Pasty” de Olga Pavlovsky, usada sob Creative Commons Generic License 2.0