Manajemen Waktu: Letakkan Waktu di Sisi Anda

Berapa jam Anda bekerja setiap minggu? 40? 50? 60? Seberapa sering Anda mengatakan "Tidak pernah ada cukup waktu dalam sehari", saat Anda makan "makan siang yang menyedihkan" , atau bekerja lembur sambil dengan panik mencoba mendapatkan prospek yang Anda janjikan untuk tim penjualan Anda, atau memenuhi kampanye kritis tenggat waktu. (Dalam hal ini Anda mungkin sedang makan malam di meja yang menyedihkan.)

Anda tidak sendiri, penelitian menunjukkan: Dalam survei Agustus 2015, Workfront bertanya kepada pemasar apa yang paling membuat mereka takut pada pekerjaan mereka, dan 51% mengatakan "menyulap semua pekerjaan saya untuk menyelesaikannya dalam 40 jam kerja seminggu."

Banyak (mungkin sebagian besar) pemasar hanya bekerja lebih lama untuk mengalahkan waktu. Tetapi melakukan hal itu dapat merugikan kesehatan dan kesejahteraan Anda, dan dapat melemahkan produktivitas secara keseluruhan. Pekerja yang bekerja lebih lama seringkali lebih terganggu, memiliki tagihan medis yang lebih tinggi dan lebih cenderung meninggalkan pekerjaan mereka, menurut Harvard Business Review (HBR). Semua hasil itu menurunkan kualitas pekerjaan Anda, serta produktivitas Anda. Seperti yang dicatat Sara Robinson di AlterNet, "Setiap jam Anda bekerja lebih dari 40 jam seminggu membuat Anda kurang efektif dan produktif baik dalam jangka pendek maupun jangka panjang."

Beberapa aplikasi manajemen waktu , seperti Focus Booster, Rescue Time, dan Toggl , telah diluncurkan untuk membantu orang-orang menemukan keseimbangan kehidupan kerja yang lebih baik. Tapi tidak ada yang mengalahkan menemukan perilaku yang bekerja untuk Anda bahkan ketika Anda jauh dari ponsel Anda.

Berikut adalah sembilan teknik manajemen waktu yang akan membantu Anda menempatkan waktu di pihak Anda.

1. Alih-alih mengatur waktu, fokuslah pada pengelolaan energi . Ini mungkin terdengar tidak ada hubungannya, tetapi terbukti: Pada tahun 2007, HBR mendaftarkan karyawan Bank Wachovia dalam program manajemen energi, di mana mereka mengadopsi kebiasaan tertentu. Enam puluh delapan persen peserta melaporkan hubungan yang lebih baik dengan klien dan pelanggan, dan 71% mengatakan hal itu memiliki dampak positif yang nyata pada produktivitas dan kinerja mereka. Kebiasaan yang dicoba karyawan bank termasuk meninggalkan meja mereka untuk makan siang dan berjalan-jalan di pagi dan sore hari. Di luar kantor, mereka melakukan perubahan seperti mengatur waktu tidur lebih awal dan berolahraga secara teratur.

2. Lawan penundaan. Mengatasi penundaan adalah cara lain untuk menguasai manajemen waktu. Beberapa tip untuk melawan penundaan, per Agil8, meliputi:

• Tetapkan sub-tujuan yang realistis agar sesuai dengan tujuan Anda yang lebih besar
• Buat setiap tugas sespesifik mungkin (sehingga mengurangi ketidakpastian tentang apa yang sebenarnya perlu Anda capai),
• Tetapkan rutinitas harian yang tetap, seperti memeriksa email Anda pada waktu tertentu, atau mengatur rapat curah pendapat harian dengan rekan kerja Anda.
• Segmentasikan tugas menjadi tugas yang lebih kecil. Misalnya, jika Anda sedang menulis eBuku, Anda mungkin membuat setiap bab menjadi tugas yang lebih kecil (dan mungkin setiap bab tersebut bisa menjadi posting blog yang berdiri sendiri)

3. Multi-tasking bisa menjadi penghalang. Mengambil banyak tugas meningkatkan kemungkinan kesalahan, menurut peneliti Stanford Clifford Nass, Time melaporkan. Alih-alih, tetapkan batas dua tugas, dedikasikan waktu 20 menit untuk setiap tugas sebelum beralih ke tugas berikutnya. Demikian pula, tetapkan lebih sedikit "yang harus dilakukan", karena semakin banyak prioritas yang Anda miliki di tempat kerja, semakin sedikit yang akan Anda capai, menurut Forbes.

4. Kurangi gangguan dengan aturan 25 menit. Mendedikasikan waktu tertentu untuk suatu tugas dapat membantu Anda meningkatkan fokus, dan, pada akhirnya, menyelesaikannya. Mirip dengan aturan tugas 20 menit Nass, pertimbangkan Teknik Pomodoro, yang digunakan oleh pelatih attention deficit hyperactivity (ADHD) untuk membantu klien mengerjakan tugas. Luangkan 25 menit waktu Anda untuk satu tugas, sehingga tidak ada gangguan. Jika Anda berada di kantor terbuka yang bising, pertimbangkan untuk membeli headphone peredam bising atau (dengan sopan) beri tahu rekan kerja Anda yang cerewet di bilik tetangga agar tidak mengganggu Anda selama 25 menit itu. Jika tersedia ruang konferensi kosong, bawalah pekerjaan Anda ke sana selama sekitar satu jam.

5. Jangan biarkan email mendominasi hari kerja Anda. Berbicara tentang gangguan, meskipun menggoda (karena kotak masuk kami selalu meluap), jangan periksa email Anda setiap beberapa menit jika Anda menghadapi tenggat waktu. Mengabaikan email Anda saat berada di tahap akhir proyek (dan memotong diri Anda dari gangguan lain), akan membantu Anda mencapai garis akhir lebih cepat. Dalam sebuah penelitian, para peneliti di University of California-Irvine menghentikan karyawan dari email (terkesiap!), Dan menemukan bahwa karyawan tersebut tidak terlalu stres, dan fokus pada satu tugas untuk jangka waktu yang lebih lama, menurut Time .

6. Jangan terlalu menjadwalkan tim Anda. Cegukan proyek akan terjadi. Hemat waktu di kalender Anda untuk peluang tak terduga atau penundaan tak terduga. Memberi diri Anda ruang bernapas akan membantu Anda mengatur waktu dengan lebih baik dan mencapai lebih banyak tenggat waktu, yang membantu menjaga semangat tim Anda secara keseluruhan.

7. Waspadai perpanjangan tenggat waktu. Eksekutif perusahaan Anda menunda tenggat waktu Anda. Hore, tekanannya mati, kan? Belum tentu. Perpanjangan deadline sebenarnya bisa membuat Anda kehilangan motivasi dan menunda-nunda, menurut Psychology Today . Namun, Anda dapat memanfaatkan waktu ekstra Anda dengan memaksakan pencapaian sementara, dan membuat rencana baru. Pertimbangkan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek serupa di masa lalu, identifikasi cara-cara di mana mereka mungkin tidak berjalan sesuai rencana, dan bagi proyek menjadi langkah-langkah, jelaskan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan masing-masing, saran Psychology Today .

8. Jadilah realistik. Ketahui keterbatasan Anda (dan tim Anda), sambil tetap teliti. Menurut Forbes, pekerja yang percaya bahwa mereka harus menyelesaikan semuanya lebih frustrasi dan tidak efektif. Jika Anda menetapkan lebih sedikit "yang harus dilakukan" (lihat tip No. 3), tekanan akan lebih ringan dan kemungkinan besar Anda akan menyelesaikannya. Dan moral tim Anda akan lebih tinggi.

9. Jaga dirimu. Berbicara tentang menjaga moral, ingatlah untuk menjaga diri sendiri dan rekan kerja Anda. Dan, seperti yang mungkin dikatakan nenek Anda, "makan sesuatu!" Liz Lemon dari Tina Fey di akhir acara NBC Show 30 Rock yang hebat sering mengklaim bahwa dia "hangry" (lapar plus marah), yang menambah rasa frustrasinya di tempat kerja. Jika Anda seperti Liz (atau saya), Anda tahu hampir tidak mungkin untuk melakukan pekerjaan hebat atau menjadi produktif saat Anda "hangry", atau lelah. Faktanya, seluruh industri rumahan dan tag Tumblr bermunculan seputar "perawatan diri", konsep memperhatikan kebutuhan dasar Anda untuk meningkatkan kesehatan dan menjernihkan pikiran.

Ingat bagaimana kita berbicara tentang mengelola energi di tip pertama? Nasihatnya sederhana, tetapi mengurus kebutuhan dasar (makan, tidur, istirahat sejenak) adalah cara yang baik untuk mengisi ulang baterai Anda. Jadi periksa diri Anda saat Anda dengan panik mencoba memenuhi tenggat waktu kampanye itu. Kecuali Anda bekerja di salah satu perusahaan yang membanggakan pod tidur siang kantor, kemungkinan besar Anda tidak akan bisa tidur siang di tempat kerja, tetapi tanyakan pada diri Anda: Apakah Anda lapar, atau hangry? Apakah Anda merasa seperti kehabisan energi? Makan sesuatu, minum air putih, istirahat sejenak, atau berjalan-jalan di sekitar kantor.

Anda akan merasa segar kembali, lebih bahagia, dan lebih kreatif saat kembali ke spreadsheet atau rangkuman kampanye tersebut. Anda dapat menerapkan energi segar itu untuk membuat keputusan yang lebih baik, lebih cepat, dan mengeksekusi dengan lebih presisi – dan saat jam menunjukkan pukul 5, pulanglah dengan hati nurani yang bersih dan pekerjaan baik Anda selesai.

Untuk informasi lebih lanjut tentang tip untuk meningkatkan produktivitas Anda, lihat panduan Act-On – Departemen Pemasaran Berkinerja Tinggi untuk mempelajari ciri-ciri tim pemasaran berperforma tinggi sehingga Anda dapat bekerja lebih cerdas, bukan lebih keras.

Foto “Magic Pasty” oleh Olga Pavlovsky, digunakan di bawah Creative Commons Generic License 2.0