Zarządzanie czasem: Umieść czas po swojej stronie

Ile godzin pracujesz w każdym tygodniu? 40? 50? 60? Jak często mówiłeś: „Doba nigdy nie ma wystarczającej liczby godzin”, gdy jesz „smutny lunch przy biurku ” lub pracujesz do późna, gorączkowo próbując zdobyć potencjalnych klientów, które obiecałeś swojemu zespołowi sprzedaży, lub spotykając się z krytyczną kampanią termin ostateczny. (W takim przypadku prawdopodobnie czeka Cię smutna kolacja przy biurku).

Badania pokazują, że nie jesteś sam: w ankiecie z sierpnia 2015 r. firma Workfront zapytała marketerów, dlaczego najbardziej boją się swojej pracy, a 51% stwierdziło, że „żongluję całą moją pracą, aby wykonać ją w 40-godzinnym tygodniu pracy”.

Wielu (być może większość) marketerów po prostu pracuje dłużej, aby pokonać zegar. Ale może to kosztować twoje zdrowie i dobre samopoczucie, a także może osłabić ogólną produktywność. Według Harvard Business Review (HBR) pracownicy, którzy pracują dłużej, często są bardziej rozkojarzeni, mają wyższe rachunki medyczne i są bardziej skłonni do odejścia z pracy. Wszystkie te skutki obniżają jakość Twojej pracy, a także produktywność. Jak zauważa Sara Robinson w serwisie AlterNet: „Każda godzina pracy przekraczająca 40 godzin tygodniowo sprawia, że ​​jesteś mniej efektywny i produktywny zarówno na krótką, jak i na dłuższą metę”.

Uruchomiono kilka aplikacji do zarządzania czasem , takich jak Focus Booster, Rescue Time i Toggl , aby pomóc ludziom znaleźć lepszą równowagę między życiem zawodowym a prywatnym. Ale nic nie przebije znalezienia zachowań, które działają dla ciebie, nawet gdy jesteś z dala od telefonu.

Oto dziewięć technik zarządzania czasem, które pomogą Ci umieścić czas po swojej stronie.

1. Zamiast zarządzać czasem, skup się na zarządzaniu energią . Może się to wydawać niepowiązane, ale zostało udowodnione: w 2007 roku HBR zwerbował pracowników Wachovia Bank do programu zarządzania energią, w ramach którego przyjęli pewne nawyki. Sześćdziesiąt osiem procent uczestników zgłosiło lepsze relacje z klientami i klientami, a 71% stwierdziło, że miało to zauważalny pozytywny wpływ na ich produktywność i wydajność. Nawyki, których wypróbowali pracownicy banku, obejmowały opuszczanie biurek na lunch i krótkie spacery rano i po południu. Poza biurem oczekiwali takich zmian, jak wcześniejsze kładzenie się spać i regularne ćwiczenia.

2. Walcz z prokrastynacją. Przezwyciężanie prokrastynacji to kolejny sposób na opanowanie zarządzania czasem. Niektóre wskazówki dotyczące walki z prokrastynacją, według Agil8, obejmują:

• Ustaw realistyczne cele cząstkowe, aby dopasować je do większych celów
• Spraw, aby każde zadanie było jak najbardziej szczegółowe (zmniejszając w ten sposób niepewność co do tego, co faktycznie musisz osiągnąć),
• Ustal stałe codzienne czynności, takie jak sprawdzanie poczty e-mail o określonej godzinie lub organizowanie codziennych spotkań burzy mózgów ze współpracownikami.
• Podziel zadania na mniejsze zadania. Na przykład, jeśli piszesz e-booka, każdy rozdział może być mniejszym zadaniem (i być może każdy z tych rozdziałów mógłby być samodzielnym postem na blogu)

3. Wielozadaniowość może być przeszkodą. Według badacza ze Stanford, Clifforda Nassa, dla Time raporty, podejmowanie wielu zadań zwiększa prawdopodobieństwo popełnienia błędów. Zamiast tego ustal limit dwóch zadań, poświęcając 20-minutowy fragment na każde zadanie, zanim przejdziesz do następnego. Podobnie, ustaw mniej „obowiązkowych czynności”, ponieważ według Forbesa im więcej masz priorytetów w pracy, tym mniej osiągniesz.

4. Zmniejsz rozproszenie dzięki zasadzie 25 minut. Poświęcenie określonej ilości czasu na zadanie może pomóc w zwiększeniu koncentracji i ostatecznie w jego ukończeniu. Podobnie jak w przypadku zasady 20-minutowego zadania Nassa, rozważ Technikę Pomodoro, która jest używana przez trenerów zespołu nadpobudliwości psychoruchowej z deficytem uwagi (ADHD), aby pomóc klientom uporać się z zadaniami. Poświęć 25 minut na jedno zadanie, bez rozpraszania uwagi. Jeśli jesteś w hałaśliwym otwartym biurze, rozważ zakup słuchawek z redukcją szumów lub (grzecznie) powiedz gadatliwym współpracownikom w sąsiednich boksach, aby nie przeszkadzali ci przez te 25 minut. Jeśli dostępna jest pusta sala konferencyjna, zabierz tam swoją pracę na mniej więcej godzinę.

5. Nie pozwól, aby poczta e-mail zdominowała Twój dzień pracy. Mówiąc o rozpraszaniu uwagi, choć może to być kuszące (ponieważ nasze skrzynki odbiorcze są zawsze przepełnione), nie sprawdzaj poczty co kilka minut, jeśli goni Cię termin. Ignorowanie e-maili na końcowych etapach projektu (i odcinanie się od innych rozpraszaczy) pomoże Ci szybciej dotrzeć do mety. W jednym badaniu naukowcy z University of California-Irvine odcięli pracowników od poczty e-mail (wzdycha!) i odkryli, że pracownicy ci byli mniej zestresowani i skupiali się na jednym zadaniu przez dłuższy czas, zgodnie z Time .

6. Nie przeciążaj swojego zespołu. Czkawka projektu będzie się zdarzać. Zaoszczędź trochę czasu w swoim kalendarzu na nieoczekiwane okazje lub nieoczekiwane opóźnienia. Danie sobie chwili wytchnienia pomoże ci lepiej zarządzać czasem i dotrzymywać większej liczby terminów, co pomoże utrzymać ogólne morale w zespole.

7. Uwaga na przedłużenie terminu. Kierownictwo Twojej firmy przesunęło termin. Hurra, ciśnienie spadło, prawda? Niekoniecznie. Według Psychology Today, przedłużanie terminów faktycznie może spowodować utratę motywacji i zwlekanie. Możesz jednak maksymalnie wykorzystać swój dodatkowy czas, wyznaczając pośrednie kamienie milowe i tworząc nowy plan. Zastanów się, ile czasu zajmowało ukończenie podobnych projektów w przeszłości, określ, w jaki sposób mogą one nie przebiegać zgodnie z planem, i podziel projekt na etapy, określając czas, jaki powinien zająć ukończenie każdego z nich, radzi Psychology Today .

8. Bądź realistą. Poznaj ograniczenia swoje (i swojego zespołu), zachowując przy tym dokładność. Według Forbesa pracownicy, którzy uważają, że muszą wszystko skończyć, są bardziej sfrustrowani i nieefektywni. Jeśli ustawisz mniej „obowiązkowych czynności” (patrz wskazówka nr 3), presja będzie mniejsza i prawdopodobieństwo ich wykonania będzie większe. A morale twojej drużyny będzie wyższe.

9. Dbaj o siebie. Mówiąc o utrzymaniu morale, pamiętaj, aby dbać o siebie i swoich współpracowników. I, jak powiedziałaby twoja babcia, „zjedz coś!” Liz Lemon z Tiny Fey w nieżyjącym już, świetnym NBC Show 30 Rock często twierdziła, że ​​jest „głodna” (głodna plus zła), co potęgowało jej frustracje w miejscu pracy. Jeśli jesteś kimś takim jak Liz (lub ja), wiesz, że wykonywanie świetnej pracy lub bycie produktywnym jest prawie niemożliwe, gdy jesteś „głodny” lub zmęczony. W rzeczywistości cały przemysł chałupniczy i tag Tumblr wyrosły wokół „samoopieki”, koncepcji zwracania uwagi na swoje podstawowe potrzeby w celu poprawy zdrowia i oczyszczenia umysłu.

Pamiętasz, jak rozmawialiśmy o zarządzaniu energią w pierwszej wskazówce? To prosta rada, ale zadbanie o podstawowe potrzeby (jedzenie, spanie, chwila odpoczynku) to dobry sposób na doładowanie baterii. Sprawdź więc, kiedy gorączkowo próbujesz dotrzymać terminu kampanii. O ile nie jesteś zatrudniony w jednej z firm, które oferują kapsuły do ​​drzemki w biurze, prawdopodobnie nie będziesz mógł zdrzemnąć się w pracy, ale zadaj sobie pytanie: czy jesteś głodny, czy głodny? Czujesz, że brakuje Ci energii? Zjedz coś, napij się wody, zrób sobie krótką przerwę lub przejdź się po biurze.

Po powrocie do tego arkusza kalkulacyjnego lub podsumowania kampanii poczujesz się naładowany energią, szczęśliwszy i bardziej kreatywny. Możesz wykorzystać tę odświeżoną energię, aby podejmować lepsze, szybsze decyzje i wykonywać je z większą precyzją – a kiedy zegar wybije 5, idź do domu z czystym sumieniem i wykonaną dobrą pracą.

Aby uzyskać więcej informacji na temat wskazówek dotyczących zwiększania produktywności, zapoznaj się z przewodnikiem Act-On — Dział marketingu o wysokiej wydajności, aby poznać cechy skutecznych zespołów marketingowych, dzięki czemu możesz pracować mądrzej, a nie ciężej.

Zdjęcie „Magic Pasty” autorstwa Olgi Pavlovsky, użyte na licencji Creative Commons Generic License 2.0