Gestión del tiempo: ponga el tiempo de su lado

¿Cuántas horas trabaja cada semana? 40? 50? 60? ¿Con qué frecuencia ha dicho "Nunca hay suficientes horas en el día", mientras come un "almuerzo triste en el escritorio " o trabaja hasta tarde mientras intenta frenéticamente obtener los clientes potenciales que prometió para su equipo de ventas o cumplir con una campaña crítica? fecha límite. (En cuyo caso, probablemente te espera una cena de escritorio triste).

No está solo, según muestran las investigaciones: en una encuesta de agosto de 2015, Workfront preguntó a los especialistas en marketing qué es lo que les hace temer más su trabajo, y el 51 % dijo "hacer malabarismos con todo mi trabajo para hacerlo en una semana laboral de 40 horas".

Muchos (quizás la mayoría) de los vendedores simplemente trabajan más horas para ganarle al reloj. Pero hacerlo puede tener un costo para su salud y bienestar, y podría socavar la productividad general. Los trabajadores que trabajan más horas a menudo están más distraídos, tienen facturas médicas más altas y es más probable que dejen sus trabajos, según Harvard Business Review (HBR). Todos esos resultados reducen la calidad de su trabajo, así como su productividad. Como señala Sara Robinson en AlterNet, “Cada hora que trabajas más de 40 horas a la semana te hace menos eficaz y productivo tanto a corto como a largo plazo”.

Se han lanzado varias aplicaciones de gestión del tiempo , como Focus Booster, Rescue Time y Toggl , para ayudar a las personas a encontrar un mejor equilibrio entre el trabajo y la vida. Pero no hay nada mejor que encontrar comportamientos que funcionen para usted, incluso cuando está lejos de su teléfono.

Aquí hay nueve técnicas de administración del tiempo que lo ayudarán a poner el tiempo de su lado.

1. En lugar de administrar el tiempo, enfócate en administrar la energía . Esto puede parecer no relacionado, pero está comprobado: en 2007, HBR inscribió a los empleados de Wachovia Bank en un programa de administración de energía, en el que adoptaron ciertos hábitos. El sesenta y ocho por ciento de los participantes informaron mejores relaciones con los clientes y clientes, y el 71 % dijo que tuvo un impacto positivo notable en su productividad y rendimiento. Los hábitos que probaron los empleados del banco incluyeron dejar sus escritorios para almorzar y hacer caminatas cortas por la mañana y por la tarde. Fuera de la oficina, buscaron cambios tales como establecer horarios de acostarse más temprano y hacer ejercicio con regularidad.

2. Lucha contra la procrastinación. Superar la procrastinación es otra forma de dominar la gestión del tiempo. Algunos consejos para luchar contra la procrastinación, según Agil8, incluyen:

• Establezca objetivos secundarios realistas para que coincidan con sus objetivos más grandes
• Haga que cada tarea sea lo más específica posible (reduciendo así la incertidumbre sobre lo que realmente necesita lograr),
• Establezca rutinas diarias fijas, como revisar su correo electrónico a una hora determinada o programar una reunión diaria de lluvia de ideas con sus compañeros de trabajo.
• Segmente las tareas en asignaciones más pequeñas. Por ejemplo, si está escribiendo un libro electrónico, puede hacer que cada capítulo sea una tarea más pequeña (y tal vez cada uno de esos capítulos podría ser una publicación de blog independiente)

3. La multitarea puede ser un impedimento. Asumir múltiples tareas aumenta la probabilidad de errores, según el investigador de Stanford Clifford Nass, informa Time . En su lugar, establezca un límite de dos tareas, dedicando un período de 20 minutos a cada tarea antes de pasar a la siguiente. Del mismo modo, establece menos "cosas que hacer", porque cuantas más prioridades tengas en el trabajo, menos lograrás, según Forbes.

4. Disminuye las distracciones con la regla de los 25 minutos. Dedicar una cierta cantidad de tiempo a una tarea puede ayudarlo a aumentar su enfoque y, en última instancia, a terminarla. De manera similar a la regla de tarea de 20 minutos de Nass, considere la Técnica Pomodoro, que es utilizada por los entrenadores del trastorno por déficit de atención con hiperactividad (TDAH) para ayudar a los clientes a realizar tareas. Dedique 25 minutos de su tiempo a una tarea, sin distracciones. Si está en una oficina abierta y ruidosa, considere comprar auriculares con cancelación de ruido o (cortésmente) decirle a sus compañeros de trabajo parlanchines en los cubículos vecinos que no lo molesten durante esos 25 minutos. Si hay una sala de conferencias vacía disponible, lleve su trabajo allí durante una hora más o menos.

5. No permita que el correo electrónico domine su día de trabajo. Hablando de distracciones, por muy tentador que sea (porque nuestras bandejas de entrada siempre están desbordadas), no revise su correo electrónico cada pocos minutos si tiene una fecha límite. Ignorar su correo electrónico cuando se encuentra en las etapas finales de un proyecto (y aislarse de otras distracciones) lo ayudará a llegar a la meta más rápido. En un estudio, los investigadores de la Universidad de California-Irvine cortaron a los empleados del correo electrónico (¡jadeo!) y descubrieron que esos empleados estaban menos estresados ​​y se concentraban en una tarea durante períodos de tiempo más largos, según Time .

6. No programe demasiado a su equipo. Los contratiempos del proyecto sucederán. Ahorre algo de tiempo en su calendario para oportunidades inesperadas o retrasos inesperados. Darse un respiro lo ayudará a administrar mejor su tiempo y cumplir con más plazos, lo que ayuda a mantener alta la moral general de su equipo.

7. Ojo con la ampliación del plazo. Los ejecutivos de su empresa retrasaron su fecha límite. Hurra, la presión está apagada, ¿verdad? No necesariamente. Las extensiones de plazos en realidad pueden hacer que pierdas la motivación y procrastines, según Psychology Today . Sin embargo, puede aprovechar al máximo su tiempo adicional imponiendo hitos intermedios y construyendo un nuevo plan. Considere cuánto tiempo tomó completar proyectos similares en el pasado, identifique formas en las que podrían no salir según lo planeado y divida el proyecto en pasos, explicando el tiempo que debe tomar completar cada uno, aconseja Psychology Today .

8. Ser realista. Conozca sus limitaciones (y las de su equipo), sin dejar de ser minucioso. Según Forbes, los trabajadores que creen que tienen que terminar todo se sienten más frustrados e ineficaces. Si establece menos “obligaciones” (consulte el consejo n.° 3), la presión será menor y será más probable que las cumpla. Y la moral de tu equipo será más alta.

9. Cuídate. Hablando de mantener la moral alta, recuerde cuidarse a sí mismo y a sus compañeros de trabajo. Y, como diría tu abuela, “¡come algo!” Liz Lemon de Tina Fey en el difunto y gran programa de NBC 30 Rock a menudo decía que estaba "hambrienta" (hambre y enojada), lo que agravaba sus frustraciones en el lugar de trabajo. Si eres como Liz (o como yo), sabes que es casi imposible hacer un gran trabajo o ser productivo cuando tienes “hambre” o cansancio. De hecho, ha surgido toda una industria artesanal y una etiqueta de Tumblr en torno al "cuidado personal", el concepto de prestar atención a sus necesidades básicas para mejorar su salud y despejar su mente.

¿Recuerdas que hablamos sobre la gestión de la energía en el primer consejo? Es un consejo sencillo, pero cuidar de tus necesidades básicas (comer, dormir, descansar un momento) es una buena forma de recargar pilas. Así que consulte con usted mismo cuando esté tratando frenéticamente de cumplir con la fecha límite de la campaña. A menos que esté empleado en una de las empresas que cuentan con módulos de siesta en la oficina, es probable que no pueda dormir la siesta en el trabajo, pero pregúntese: ¿Tiene hambre o hambre? ¿Sientes que te estás quedando sin energía? Coma algo, beba agua, tome un descanso rápido o camine por la oficina.

Te sentirás recargado, más feliz y más creativo cuando regreses a esa hoja de cálculo o resumen de campaña. Puede aplicar esa energía renovada para tomar decisiones mejores y más rápidas y ejecutar con más precisión, y cuando el reloj marque las 5, regrese a casa con la conciencia tranquila y su buen trabajo hecho.

Para obtener más información sobre consejos para aumentar su productividad, consulte la guía de Act-On: el departamento de marketing de alto rendimiento para conocer las características de los equipos de marketing de alto rendimiento para que pueda trabajar de manera más inteligente, no más difícil.

Fotografía de “Magic Pasty” de Olga Pavlovsky, utilizada bajo licencia genérica Creative Commons 2.0