Gestion du temps : Mettez le temps de votre côté

Combien d'heures travaillez-vous chaque semaine ? 40 ? 50 ? 60 ? Combien de fois avez-vous dit "Il n'y a jamais assez d'heures dans la journée", alors que vous mangez un "déjeuner de bureau triste" , ou travaillez tard tout en essayant frénétiquement d'obtenir les prospects que vous avez promis pour votre équipe de vente, ou rencontrez une campagne critique date limite. (Dans ce cas, vous êtes probablement dans un triste dîner de bureau.)

Vous n'êtes pas seul, selon une étude : dans une enquête d'août 2015, Workfront a demandé aux spécialistes du marketing ce qui les faisait redouter le plus leur travail, et 51 % ont répondu : "jongler avec tout mon travail pour le faire en une semaine de travail de 40 heures".

Beaucoup (peut-être la plupart) des spécialistes du marketing travaillent simplement plus d'heures pour battre l'horloge. Mais cela peut avoir un coût pour votre santé et votre bien-être, et pourrait saper la productivité globale. Les travailleurs qui travaillent plus d'heures sont souvent plus distraits, ont des factures médicales plus élevées et sont plus susceptibles de quitter leur emploi, selon Harvard Business Review (HBR). Tous ces résultats réduisent la qualité de votre travail, ainsi que votre productivité. Comme le note Sara Robinson sur AlterNet, "Chaque heure que vous travaillez plus de 40 heures par semaine vous rend moins efficace et productif à court et à long terme."

Plusieurs applications de gestion du temps , telles que Focus Booster, Rescue Time et Toggl , ont été lancées pour aider les gens à trouver un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Mais rien ne vaut la recherche de comportements qui fonctionnent pour vous même lorsque vous êtes loin de votre téléphone.

Voici neuf techniques de gestion du temps qui vous aideront à mettre le temps de votre côté.

1. Au lieu de gérer le temps, concentrez-vous plutôt sur la gestion de l'énergie . Cela peut sembler sans rapport, mais c'est prouvé : en 2007, HBR a enrôlé les employés de Wachovia Bank dans un programme de gestion de l'énergie, dans lequel ils ont adopté certaines habitudes. Soixante-huit pour cent des participants ont signalé de meilleures relations avec les clients et les clients, et 71 % ont déclaré que cela avait un impact positif notable sur leur productivité et leurs performances. Les habitudes que les employés de la banque ont essayées consistaient à quitter leur bureau pour le déjeuner et à faire de courtes promenades le matin et l'après-midi. En dehors du bureau, ils ont envisagé des changements tels que fixer des heures de coucher plus tôt et s'entraîner régulièrement.

2. Combattez la procrastination. Vaincre la procrastination est une autre façon de maîtriser la gestion du temps. Voici quelques conseils pour lutter contre la procrastination, selon Agil8 :

• Définissez des sous-objectifs réalistes pour correspondre à vos objectifs plus larges
• Rendez chaque tâche aussi spécifique que possible (réduisant ainsi l'incertitude sur ce que vous devez réellement accomplir),
• Établissez des routines quotidiennes fixes, comme consulter vos e-mails à une certaine heure ou organiser une réunion de brainstorming quotidienne avec vos collègues.
• Segmentez les tâches en tâches plus petites. Par exemple, si vous écrivez un livre électronique, chaque chapitre peut être une tâche plus petite (et peut-être que chacun de ces chapitres peut être un article de blog autonome)

3. Le multitâche peut être un obstacle. Selon le chercheur de Stanford Clifford Nass, le temps augmente le risque d'erreurs. Au lieu de cela, fixez une limite de deux tâches, en consacrant un morceau de 20 minutes à chaque tâche avant de passer à la suivante. De même, fixez moins de "must-do", car plus vous avez de priorités au travail, moins vous accomplirez, selon Forbes.

4. Réduisez les distractions avec la règle des 25 minutes. Consacrer un certain temps à une tâche peut vous aider à augmenter votre concentration et, en fin de compte, à la terminer. À l'instar de la règle de tâche de 20 minutes de Nass, considérez la technique Pomodoro, qui est utilisée par les entraîneurs du trouble déficitaire de l'attention avec hyperactivité (TDAH) pour aider les clients à accomplir les tâches. Consacrez 25 minutes de votre temps à une tâche, sans vous laisser distraire. Si vous êtes dans un bureau ouvert bruyant, pensez à acheter des écouteurs antibruit ou dites (poliment) à vos collègues bavards dans les cabines voisines de ne pas vous déranger pendant ces 25 minutes. S'il y a une salle de conférence vide disponible, emmenez-y votre travail pendant environ une heure.

5. Ne laissez pas les e-mails dominer votre journée de travail. En parlant de distractions, aussi tentantes soient-elles (parce que nos boîtes de réception débordent constamment), ne vérifiez pas vos e-mails toutes les quelques minutes si vous êtes confronté à une échéance. Ignorer votre e-mail lorsque vous êtes dans les dernières étapes d'un projet (et vous couper des autres distractions) vous aidera à atteindre la ligne d'arrivée plus rapidement. Dans une étude, des chercheurs de l'Université de Californie à Irvine ont coupé les employés des e-mails (halètement !) et ont découvert que ces employés étaient moins stressés et se concentraient sur une tâche pendant de plus longues périodes, selon Time .

6. Ne surchargez pas votre équipe. Des ratés de projet se produiront. Gagnez du temps dans votre calendrier pour les opportunités inattendues ou les retards inattendus. Vous donner un peu de répit vous aidera à mieux gérer votre temps et à respecter plus de délais, ce qui aide à maintenir le moral général de votre équipe.

7. Attention à la prolongation des délais. Les dirigeants de votre entreprise ont repoussé votre échéance. Hourra, la pression est relâchée, n'est-ce pas ? Pas nécessairement. Les prolongations de délai peuvent en fait vous faire perdre votre motivation et procrastiner, selon Psychology Today . Cependant, vous pouvez tirer le meilleur parti de votre temps supplémentaire en imposant des jalons intermédiaires et en construisant un nouveau plan. Considérez combien de temps il a fallu pour terminer des projets similaires dans le passé, identifiez les façons dont ils pourraient ne pas se dérouler comme prévu et divisez le projet en étapes, en précisant le temps nécessaire pour terminer chacune d'elles, conseille Psychology Today .

8. Être réaliste. Connaissez vos limites (et celles de votre équipe), tout en étant minutieux. Selon Forbes, les travailleurs qui croient qu'ils doivent tout finir sont plus frustrés et inefficaces. Si vous définissez moins de « must-do » (voir conseil n° 3), la pression sera plus légère et vous aurez plus de chances de les faire. Et le moral de votre équipe sera plus élevé.

9. Prends soin de toi. En parlant de garder le moral, n'oubliez pas de prendre soin de vous et de vos collègues. Et, comme dirait ta grand-mère, « mange quelque chose ! Liz Lemon de Tina Fey sur le grand NBC Show 30 Rock a souvent affirmé qu'elle était "affamée" (affamée et en colère), ce qui a aggravé ses frustrations au travail. Si vous êtes comme Liz (ou moi), vous savez qu'il est presque impossible de faire un excellent travail ou d'être productif lorsque vous êtes « affamé » ou fatigué. En fait, toute une industrie artisanale et une balise Tumblr ont vu le jour autour des «soins personnels», le concept de prêter attention à vos besoins fondamentaux pour améliorer votre santé et vous vider l'esprit.

Rappelez-vous comment nous avons parlé de la gestion de l'énergie dans le premier conseil ? C'est un conseil simple, mais prendre soin de ses besoins de base (manger, dormir, se reposer un instant) est un bon moyen de se ressourcer. Alors vérifiez avec vous-même lorsque vous essayez frénétiquement de respecter cette échéance de campagne. À moins que vous ne travailliez dans l'une des entreprises qui proposent des modules de sieste au bureau, vous ne pourrez probablement pas faire de sieste au travail, mais posez-vous la question : avez-vous faim ou faim ? Vous avez l'impression de manquer d'énergie ? Mangez quelque chose, buvez de l'eau, faites une petite pause ou promenez-vous dans le bureau.

Vous vous sentirez rechargé, plus heureux et plus créatif lorsque vous reviendrez à cette feuille de calcul ou à ce briefing de campagne. Vous pouvez appliquer cette énergie renouvelée pour prendre de meilleures décisions plus rapidement et exécuter avec plus de précision - et lorsque l'horloge atteint 5 heures, rentrez chez vous la conscience claire et votre bon travail accompli.

Pour plus d'informations sur les conseils pour augmenter votre productivité, consultez le guide d'Act-On - Le département marketing haute performance pour apprendre les caractéristiques des équipes marketing hautes performances afin que vous puissiez travailler plus intelligemment, pas plus dur.

Photo "Magic Pasty" par Olga Pavlovsky, utilisée sous Creative Commons Generic License 2.0