Toplantılar nasıl daha verimli hale getirilir

Geçen yıl yönetim kurulu toplantılarının sayısının %117 arttığını biliyor muydunuz? Ve hepsi sanallaşan endüstrilerin çoğunluğu sayesinde. Bu kendi içinde kötü bir şey olmasa da, bu toplantıların bazılarının (çoğu değilse de) verimsiz olduğu bir gerçektir. Sıklıkları ile sanal toplantılar, etkisiz zaman harcanan bir dünyaya kapı açtı. Tüm bunlar, bir toplantı düzenlemek hiç olmadığı kadar kolay ve hızlı olduğu için. Sonuçta, bu sadece bir görüntülü arama, değil mi?

Birkaç toplantıdan sonra, öğle yemeği molasından önce bile aniden kendinizi tamamen tükenmiş bulmamak için, daha verimli toplantıların nasıl yapılacağına dair küçük bir kılavuz yazdık. Sonuçta, ofis çalışanları muhtemelen yüz yüze toplantılar yapmaya devam edecek ve sanal toplantıların popülaritesi her zaman artıyor. Ancak bu, getirdikleri olumsuzlukları önleyemeyeceğimiz anlamına gelmez.

Verimli bir toplantı yapan nedir?

Yedi yılı aşkın bir süredir üç farklı işyerinde toplantılara katılarak, bir toplantının verimli mi yoksa verimsiz mi olacağını nasıl anlayacağımı öğrendim.

Verimsiz toplantılar onlar için çok şey oldu:

1. İnsanlar birbirlerine fısıldıyor, sıkıcı bölümlerde sohbet ediyorlardı - bu da birilerinin sürekli fısıldadığı anlamına geliyordu;
2. Aynı fikirde olmadıkları bir konuya meydan okumak için fırsat bekleyen çatışmalara eğilimli kişilikler;
3. Şakaların çatladığı, toplantıyı uzatan teğetler;
4. Odadaki insanlarla empati kuramayan, uzun, garip, PowerPoint'e bağlı toplantılar yapan konuşmacılar;
5. Açık bir gündem olmadan, ancak endişelerini hafifletmek için liderler veya yöneticiler tarafından panikle yapılan hazırlıksız toplantılar;
6. Odadaki 15 kişiden 2'sini ilgilendiren gereksiz ayrıntılara çok fazla odaklanmak;
7. Aslında kimse orada olmak istemiyordu .

Ve liste gerçekten sonsuza kadar devam edebilir. Öte yandan, katıldığım en verimli toplantılar, çok önemli unsurlara rağmen birkaçına sahipti:

1. Sorunları veya fikirleri tartışacak kadar uzundular;
2. Toplantı organizatörleri/konuşmacıları kimsenin toplantıları gerçekten sevmediğini bilmiyorlardı ve zaman ve tarihleri ​​belirlerken ve sunum yaparken bunu akıllarında tuttular;
3. Zamanımıza saygı duyuldu ve değer verildi;
4. Mevcut olanlar sadece gerekliydi;
5. Hepimiz odaklandık ve toplantıya katıldık;
6. Toplantının net bir amacı ve hedefi vardı.

Gerçekte ihtiyacınız olan tek şey net bir hedef, doğru oyuncular, kısa bir konuşma noktaları listesi ve sonunda - nasıl ilerleyeceğinize dair bir fikir olduğunda, toplantıların önemini aşırı vurgulama eğilimindeyiz. Bunlar olmasaydı, uzun bir toplantı yerine sıradan bir öğle yemeği molasıyla aynı etkiyi elde edebilirdiniz.

Verimli bir toplantının unsurları

Öyleyse, daha önce tartışılan bu birkaç unsuru başarılı bir toplantının yapı taşlarına ayıralım. Size bir başlangıç ​​​​fikri vermek için evrensel ısırık büyüklüğünde ipuçları. Daha sonra, bir grup yazar, inşaat işçisi veya bir ilkokulda öğretmenlik yapıyor olsanız da, onu sektörünüze uyarlayabilirsiniz.

Yalnızca bir e-posta olamayacaksa bir toplantı düzenleyin

"Çoğu toplantı çok uzun, çok sıkıcı, çok verimsiz ve kurumsal hayatın terk edilemeyecek kadar çok parçası." — Lois Wyse , yazar, reklam yöneticisi

Çoğu endüstri, her şey için toplantılar düzenlemeye alıştı. Ve bunca yıldan sonra, bunun genellikle mesajımızı iletemeyeceğimiz korkusundan kaynaklandığını fark ettim. Kişisel yaşamınızda bile, birkaç kez mesajlaştıktan sonra, mesajlaşmaktan daha kolay olduğu için konuşmayı tercih ettiklerini söyleyen insanlar sizi kaç kez aradı?

Aynı duygu iş yerine de geçer. Bir toplantı düzenlemek, herkesin (öznel olarak) gerekli tüm bilgileri duymasını sağlayacak bir tür güvenlik sağlar. Ama aynı zamanda, bilgi yüklü mutlak bir karmaşa haline geldiler ve sadece daha etkisiz hale geliyorlar.

Bu nedenle, bununla mücadele etmek için her zaman söylemek, tartışmak veya sormak zorunda olduğunuz şeyin bir toplantı gerektirip gerektirmediğini değerlendirin. Daha küçük yangınlar, bir sohbet iletişim uygulaması, birinin masasında kısa bir toplanma veya çok net, yönlü bir e-posta yoluyla ele alınabilir. Karar vermenize yardımcı olacak bir kontrol listesi:

Bu, hızlı bir çözüm, bir beyin fırtınası oturumu veya tüm eller güvertede olmasını gerektiren bir sorun mu?

Sorun şirketin geri kalanını ne kadar etkiliyor?

Bunu çözmek için gerçekçi olarak kaç kişiye ihtiyacım var?

Çözümü daha hızlı bulabilmemiz için konuyu daha net formüle edebilir miyim?

İstenen sonuç nedir?

Bu sonuç, dahil olan herkesin şu anda yaptığı işten daha mı önemli?

Hazırlanmak için yeterli zamanım var mı?

Bir toplantının her dakikasını akıllıca nasıl kullanacağınızı öğrenin

İlkokulda ve lisede çoktan unutulmuş bir uygulama olarak görsek de zamanı gelmeden kendi kendinize bir deneme toplantısı yapmak son derece faydalı olabilir. Ve zamanınızı takip etmeyi unutmayın.

Bir aynanın, evcil hayvanınızın veya bir bitkinin önünde yüksek sesle sunum yapmak, size bilginin sonunu getirmenin ne kadar zaman aldığına dair bir fikir verecektir. Belki ara konuşmalar, dolgu sözcükleri veya sunum zamanınızı geciktiren davranış kalıpları gibi küçük zaman alıcıları fark edeceksiniz.

Sadece gerekli kişileri davet edin

"En ufak bir kullanımı olan herhangi bir komite, üzerinde gereğinden fazla bir saniye bile oturmak istemeyecek kadar meşgul olan insanlardan oluşur." — Katharine Whitehorn , İngiliz gazeteci ve radyo sunucusu

Bir toplantı düzenlerken, yalnızca konuyla doğrudan ilgili olanları göz önünde bulundurun. Bir projeye genel bakış yapıyorsanız, daha sonra ekiplerine bilgi aktarabilecekleri için yalnızca ekip liderlerine ihtiyacınız olabilir. Ya da bir ilerleme raporu yapıyorsanız, özetleyebileceğiniz özetlerini göndererek zamandan ve enerjiden tasarruf edebilirsiniz.

Konuyla yalnızca teğetsel olarak bağlantılı insanları elde etmenin birkaç dezavantajı vardır:

• Katkıda bulunmak için nadiren önemli bir şeye ihtiyaç duyarlar/ihtiyaç duyarlar;
• Zamanları ve enerjileri bu süre içinde başka yerlerde daha iyi kullanılabilir;
• Kişiliğe bağlı olarak toplantının dikkatini dağıtabilirler;
• Kendilerini gerçekten ilgilendirmeyen bilgilere dikkat etme konusunda kendilerini baskı altında hissedebilirler, bu da onları üzecek ve daha fazla stres katacaktır.

Ne tür bir toplantı yapacağınıza karar verdiğinizde, kesinlikle gerekli olan kişilerin bir listesini yapın (geri bildirimleri, rolleri veya eldeki sorunlar üzerindeki doğrudan etkileri nedeniyle). Diğer herkes bir not alabilir.

Ajandanızı işlevsel hale getirin

"Bir karar vermek için bir toplantınız var, soru üzerine karar vermek için değil." — Bill Gates , Toplantının işlevselliği ve üretkenliği hakkında bir konu olduğunda, hepimiz iyi bir gündem oluşturmanızı ve buna bağlı kalmanızı tavsiye ederiz. Biri olmadan, hiçbir yere varmayan bir dizi konuşma yapacaksınız. Ancak bu tür bir “iş düzenine” sahip olmak yeterli değildir.

Sorunsuz işleyen, konudan konuya geçen ve tartışma için yeterli alan bırakan bir gündem oluşturmak için birkaç kutuyu işaretlemeniz gerekir.

Her konuyu belirsiz bir fikirden ziyade bir soru olarak formüle edin;

(ör. "Üç aylık istatistiklere genel bakış" yerine "Üç aylık satışları nasıl %15 oranında iyileştirebiliriz")

Önce önemli konuları yerleştirin;

(toplantı devam ederken insanlar odaklarını kaybederler ve onların tüm dikkatine ihtiyacınız vardır)

Tanıtımları kısa tutun (buna kayıt dışılık ve “buzu kırma” dahildir);

Katılımcılardan soru gelmemesi durumunda sorular hazırlayın;
Sizin tarafınızdan istenmediyse, tartışmaları en fazla 5, 10 dakikaya kadar tutun;

Toplantıları bir özetle bitirin, üzerinde anlaşmaya varılanları çok kısa noktalarda tekrar edin.

Gündemi olabildiğince etkili hale getirmek için zaman ayırmaktan çekinmeyin. Doğru yapıldığında, güvenilecek sağlam bir çerçevedir. Toplantının raydan çıkma, çok uzun sürme veya herkesin uykuya dalması olasılığını en aza indirirsiniz.

Bir toplantıyı nasıl yöneteceğinizi bilin

“Komite, fikirlerin cezbedildiği ve ardından sessizce boğulduğu bir çıkmaz sokaktır.” — Barnett Horoz

Bir toplantının başına gelebilecek en kötü şeylerden biri konuşmanın kontrolünü kaybetmektir. Uygun rehberlik olmadan, insanlar konuyu alıp onunla çalışabilir, teğetlere gidebilir ve tüm toplantıyı rayından çıkarabilir.

Bu tür etkinlikler küçük dozlarda iyidir, çünkü emin ellerde olduğunda yaratıcı bir karmaşa yeni fikirleri ortaya çıkarabilir. Bazıları, aklınıza gelmemiş olabilecek sorular sorabilir veya daha fazla çalışma için ilham veya motivasyon alabilir. Ancak, bir toplantı düzenleyicisi olarak, görüşmeyi katılan herkes için mümkün olduğunca yararlı tutmak için yine de yönlendirmeniz gerekir. Aksi takdirde, sadece zaman kaybıdır.

Diyaloğu doğru sorularla yönlendirerek, insanları dinleyerek ve konuşmalarına izin vererek - ancak ne zaman durdurulmaları gerektiğine dikkat ederek - kendinizi bir otorite figürü olarak ayarlayın. Bu teğetleri tomurcukta sıkıştırın, böylece toplantı olması gerekenden daha uzun sürmez.

Farklı toplantı türlerini adlandırın

"Eğer tek kelimeyle, insan ırkının tam potansiyeline ulaşamamasının ve asla ulaşamayacağının nedenini belirlemeniz gerekseydi, bu kelime 'toplantılar' olurdu." - Dave Barry , yazar, eski Where the Action Is: The Meetings That Make or Break Your Organisation'ın yazarı Elise Keith, etkili bir toplantıyı neyin oluşturduğuna dair kısa bir yazı yazdı. İpuçları arasında, mükemmel bir fikir olarak öne çıkan bir tanesi, toplantıları sadece bu şekilde çağırmayı bırakmak ve her türe onu mükemmel şekilde tanımlayan belirli bir isim vermekti.

Niye ya?

Biri sizi “yeni projeyle ilgili bir toplantı” için aradığında, bunun ne hakkında olacağını hemen söyleyebilir misiniz? Veya kim davet edildi ve ne kadar sürecek? Numara.

Ancak, bir "proje ilerleme brifingi" çağırın ve bu üç kelime tek başına çok fazla bilgi taşıyabilir. Örneğin, bunun ekip liderleri ve yöneticiler için olduğunu, kısa bir ilerleme raporu hazırlamanız gerektiğini ve genellikle yaklaşık 45 dakika sürdüğünü hemen anlayacaksınız.

Çevik geliştirmeyi ve onun "ayağa kalk" terimini icat ettiğini düşünün. Bu, genellikle birinin masasında (bir ofiste fazla kalmamak için) 10-15 dakikalık bir toplantıdır - herkes bir veya iki cümleyle o gün veya hafta boyunca ne yapacağını söyler.

Genellikle ne tür toplantılar düzenlediğinizi not edin ve ardından, katılımcıların ne beklemeleri gerektiğini hemen anlayabilmeleri için onlara hangi adları verebileceğinizi görün. Pek çok yanlış anlaşılmayı çözer ve beklentiler oluşturur.

Önceki toplantılardan öğrenin ve bunları geliştirin

Toplantılar sırasında ve sonrasında, sadece bir kelime veya bir cümle yazsanız bile not alın.

Gereksiz soruları işaretleyin, insanların sunumunuza nasıl tepki verdiğini gözlemleyin ve gündeminizde olumlu veya olumsuz sonuçlar veren her şeyi not edin. Neyin işe yarayıp neyin yaramadığına dikkat edin. Belki konular yeterince açık değildi veya konu listenizin yönü yeterince akıcı değildi.

Bu sadece aynı hataları iki kez yapmamanızı sağlamak içindir. Kişisel farkındalık, özellikle sizi geliştirmeye istekli bir konuşmacı olarak etiketlediği için, toplantılar düzenlerken özellikle yararlıdır. Ayrıca, toplantıdan sonra, katılımcılara bir e-posta göndererek veya bire bir sorarak her zaman geri bildirim isteyebilirsiniz.

Özetle

Toplantılar, işyerinin baş belası olmak zorunda değildir. Ne de olsa temel amaçları, bir sorunu çözmek veya fikir üretmek için ilgili insanları bir araya getirmektir. Dolayısıyla, neyi başarmak istediğinizi net bir şekilde özetleyen bir gündem hazırladığınız, belirli bir girdi talep ettiğiniz ve doğrudan konuşmalar ve yorumlar yaptığınız sürece, başarılı bir toplantınız olur.

️ Bir toplantı düzenlerken (yüz yüze veya sanal) ne gibi ipuçlarına ve püf noktalarına sahipsiniz? Onlara sık sık katılan biri olarak tavsiyeniz var mı? Yorumlarınızı ve geri bildirimlerinizi [email protected] adresine gönderin; örneklerinizi gelecekteki makalelerimizden birinde sunabiliriz.