Cum să faci întâlnirile mai productive

Știați că numărul ședințelor consiliului de administrație a crescut cu 117% chiar anul trecut? Și totul se datorează faptului că majoritatea industriilor devin virtuale. Deși acest lucru nu este în sine un lucru rău, este un dat că unele dintre aceste întâlniri (dacă nu majoritatea) au fost neproductive. Cu frecvența lor, întâlnirile virtuale au deschis o ușă către o lume a timpului petrecut ineficient. Totul pentru că este mai ușor și mai rapid ca niciodată să organizezi o întâlnire. La urma urmei, este doar un apel video, nu?

Pentru a evita să fii brusc epuizat după mai multe întâlniri, chiar înainte de pauza de masă, am scris un mic ghid despre cum să faci întâlniri mai productive. La urma urmei, angajații de la birou vor continua probabil să aibă întâlniri în persoană, iar întâlnirile virtuale sunt, evident, mereu în creștere în popularitate. Dar asta nu înseamnă că nu putem preveni dezavantajele pe care le aduc.

Ce face o întâlnire productivă?

Asistând la întâlniri de peste șapte ani în trei locuri de muncă diferite, am învățat cum să spun dacă o întâlnire va fi productivă sau neproductivă.

Întâlnirile neproductive au avut multe de făcut pentru ei:

1. Oamenii își șopteau unul altuia, purtând conversații în timpul secțiunilor plictisitoare pentru ei – ceea ce însemna că cineva șoptește mereu ;
2. Personalități predispuse la conflicte care așteaptă o oportunitate de a contesta un subiect cu care nu sunt de acord;
3. Tangente unde s-au spart glumele, prelungind întâlnirea;
4. Vorbitori care nu au putut empatiza cu oamenii din sală, ceea ce face pentru întâlniri lungi, incomode, dependente de PowerPoint;
5. Întâlniri improvizate convocate de panică de către lideri sau manageri, fără o agendă clară, dar pentru a le uşura preocupările;
6. Prea mult accent pe detalii inutile care privesc poate 2 din 15 persoane din cameră;
7. De fapt, nimeni nu a vrut să fie acolo.

Și, lista ar putea continua pentru totdeauna. Pe de altă parte, cele mai productive întâlniri la care am participat au avut puține elemente, deși cruciale:

1. Au fost suficient de lungi pentru a discuta probleme sau idei;
2. Organizatorii/vorbitorii de întâlniri știau că nimănui nu-i plac cu adevărat întâlnirile și au ținut cont de asta atunci când stabilesc orele și datele, precum și atunci când prezentau;
3. Timpul nostru a fost respectat și prețuit;
4. Erau prezente doar cele necesare;
5. Am fost cu toții concentrați și implicați la întâlnire;
6. Întâlnirea a avut un scop și un scop clar.

Tindem să subliniem prea mult importanța întâlnirilor atunci când, în realitate, tot ce ai nevoie este un obiectiv clar, jucătorii potriviți, o listă concisă de puncte de discuție și, până la sfârșit, o idee despre cum să mergi mai departe. Fără acestea, ai fi obținut același efect cu o pauză de prânz obișnuită, în loc de o întâlnire prelungită.

Elementele unei întâlniri productive

Deci, haideți să descompunem acele câteva elemente discutate anterior în elementele de bază ale unei întâlniri de succes. Sunt sfaturi universale de dimensiuni mici pentru a vă oferi o idee de pornire. Apoi îl puteți adapta la industria dvs., indiferent dacă conduceți un grup de scriitori, muncitori în construcții sau predați la o școală primară.

Ține o întâlnire numai atunci când nu poate fi un e-mail

„Majoritatea întâlnirilor sunt prea lungi, prea plictisitoare, prea neproductive – și o parte prea mare a vieții corporative pentru a fi abandonată.” — Lois Wyse , autor, director de publicitate

Majoritatea industriilor s-au obișnuit să țină întâlniri pentru orice și orice. Și după toți acești ani, am observat că de obicei se datorează fricii că nu vom transmite mesajul nostru. Chiar și în viața personală, de câte ori te-au sunat oamenii după ce au schimbat câteva mesaje, spunând că ar prefera să vorbească pentru că este mai ușor decât să trimită mesaje?

Același sentiment se transferă la locul de muncă. Ținerea unei întâlniri oferă un anumit tip de siguranță că toată lumea va ajunge să audă toate informațiile necesare (subiectiv vorbind). Dar, în același timp, au devenit o mizerie absolută încărcată cu informații și devin din ce în ce mai ineficiente.

Așadar, pentru a combate acest lucru, evaluează întotdeauna dacă ceea ce ai de spus, de discutat sau de a întreba necesită sau nu o întâlnire. Incendiile mai mici pot fi gestionate printr-o aplicație de comunicare prin chat, o scurtă ghemuire la biroul cuiva sau un e-mail foarte clar, direcțional. Iată o listă de verificare pentru a vă ajuta să decideți:

Este aceasta o problemă care necesită o soluție rapidă, o sesiune de brainstorming sau toate mâinile pe punte?

Cât de mult afectează problema restul companiei?

De câți oameni am nevoie în mod realist pentru a rezolva asta?

Pot formula subiectul mai precis, astfel încât să găsim soluția mai repede?

Care este rezultatul dorit?

Este acest rezultat mai important decât munca pe care toți cei implicați o fac chiar acum?

Am suficient timp să mă pregătesc?

Aflați cum să folosiți fiecare minut al unei întâlniri cu înțelepciune

Deși o considerăm o practică uitată de mult în școala primară și liceală, a face o întâlnire simulată pentru tine înainte de a veni momentul poate fi extrem de util. Și nu uitați să vă urmăriți timpul.

Prezentarea cu voce tare, în fața unei oglinzi, a animalului tău de companie sau a unei plante, îți va da o idee despre cât timp îți ia pentru a-ți oferi finalul informațiilor. Poate veți observa mici pierderi de timp, cum ar fi digresiuni, cuvinte de umplere sau modele de comportament care vă blochează timpul de prezentare.

Invitați doar oamenii necesari

„Orice comitet care are cea mai mică utilizare este compus din oameni care sunt prea ocupați pentru a vrea să stea în el o secundă mai mult decât trebuie.” — Katharine Whitehorn , jurnalist britanic și prezentator radio

Atunci când organizați o întâlnire, luați în considerare doar cei care au legătură directă cu subiectul. Dacă faceți o prezentare generală a proiectului, atunci poate că aveți nevoie doar de liderii echipei, deoarece aceștia pot transmite informații echipelor lor mai târziu. Sau, dacă faceți un raport de progres, puteți reduce timp și energie, solicitând oamenilor să trimită briefurile lor, pe care le puteți rezuma.

Obținerea unor persoane care sunt conectate doar tangențial la subiect are mai multe dezavantaje:

• Rareori au/au nevoie de ceva semnificativ pentru a contribui;
• Timpul și energia lor ar putea fi folosite mai bine în altă parte în acest timp;
• În funcție de personalitate, pot distrage atenția întâlnirii;
• S-ar putea să se simtă presați să acorde atenție informațiilor care nu îi privesc cu adevărat, ceea ce îi va arunca și îi va adăuga mai mult stres.

Când decideți ce tip de întâlnire veți organiza, faceți o listă cu persoanele care sunt absolut necesare (din cauza feedback-ului, rolului sau influenței directe asupra problemelor în cauză). Toți ceilalți pot primi o notă.

Faceți-vă agenda funcțională

„Aveți o întâlnire pentru a lua o decizie, nu pentru a decide cu privire la întrebare.” — Bill Gates , co-fondator Ori de câte ori există un subiect despre funcționalitatea și productivitatea întâlnirilor, cu toții sfătuim să facem o agendă bună și să ne ținem de ea. Fără unul, vei avea un șir de conversații care nu duc nicăieri. Cu toate acestea, a avea un „ordine de lucru” de acest fel nu este suficient.

Pentru a crea o agendă care să funcționeze fără probleme, să se deplaseze de la un subiect la altul și să lase suficient spațiu pentru o discuție, va trebui să bifați câteva casete.

Formulați fiecare subiect ca o întrebare, mai degrabă decât o idee vagă;

(de ex. „Cum putem îmbunătăți vânzările trimestriale cu 15%” în loc de „Prezentare generală a statisticilor trimestriale”)

Puneți pe primul loc subiectele importante;

(oamenii își pierd concentrarea pe măsură ce întâlnirea continuă și aveți nevoie de toată atenția lor)

Păstrați introducerile scurte (aceasta include informalități și „spărgerea gheții”);

Pregătiți întrebări, în cazul în care nu există niciuna de la participanți;
Păstrați discuțiile la maxim 5, 10 minute, dacă nu sunt solicitate de dvs.;

Încheiați întâlnirile cu un rezumat, repetând ceea ce sa convenit în puncte foarte scurte.

Nu te sfii să investești timp în a face agenda cât mai eficientă posibil. Când este făcut corect, este un cadru solid pe care să vă bazați. Minimizi șansele ca întâlnirea să deraieze, să dureze prea mult sau să-i faci pe toți să adoarmă.

Aflați cum să conduceți o întâlnire

„Un comitet este un cul-de-sac în care ideile sunt atrase și apoi sugrumate în liniște.” — Barnett Cocks

Unul dintre cele mai rele lucruri care se pot întâmpla unei întâlniri este pierderea controlului asupra conversației. Fără îndrumări adecvate, oamenii pot lua subiectul și pot alerga cu el, pot merge pe tangente și pot deraia întreaga întâlnire.

Acest tip de eveniment este bun în doze mici, pentru că, atunci când sunt pe mâini bune, o mizerie creativă poate aduce la iveală idei noi. Unii ar putea să pună întrebări la care poate nu te-ai gândit sau să obțină inspirație sau motivație pentru munca ulterioară. Cu toate acestea, în calitate de organizator de întâlniri, trebuie în continuare să conduci conversația pentru a o menține cât mai utilă pentru toți cei implicați. Altfel, este doar o pierdere de timp.

Configurați-vă ca o figură de autoritate, conducând dialogul cu întrebările potrivite, ascultând oamenii și lăsându-i să vorbească, dar acordând atenție când trebuie opriți. Strângeți acele tangente din muguri, astfel încât întâlnirea să nu dureze mai mult decât ar trebui.

Numiți diferite tipuri de întâlniri

„Dacă ar trebui să identifici, într-un singur cuvânt, motivul pentru care rasa umană nu și-a atins și nu își va atinge niciodată întregul potențial, acel cuvânt ar fi „întâlniri”.” – Dave Barry , autor, fost editorialist de umor Elise Keith, autoarea cărții Where the Action Is: The Meetings That Make or Break Your Organization , a scris un scurt articol despre ceea ce face o întâlnire eficientă. Printre sfaturile ei, unul care s-a remarcat în mod serios ca o idee excelentă a fost să nu mai convoace întâlniri doar atât și să dai fiecărui tip un nume specific care îl descrie perfect.

De ce?

Când cineva vă cheamă la o „întâlnire despre noul proiect”, puteți spune imediat despre ce va fi vorba? Sau cine este invitat și cât va dura? Nu.

Dar, convocați un „briefing despre progresul proiectului”, iar acele trei cuvinte singure pot conține atât de multe informații. De exemplu, veți ști imediat că este pentru liderii de echipă și manageri, că va trebui să pregătiți un scurt raport de progres și că de obicei durează aproximativ 45 de minute.

Gândiți-vă la dezvoltarea Agile și la inventarea termenului „stă în picioare”. Aceasta este o întâlnire de 10-15 minute, de obicei la biroul cuiva (pentru a evita rămânerea în birou) - toată lumea spune într-o propoziție sau două ce va face în ziua sau în săptămână.

Observați ce tipuri de întâlniri țineți de obicei, apoi vedeți ce nume le puteți da, astfel încât participanții să poată spune imediat la ce să se aștepte. Rezolvă multe neînțelegeri și creează așteptări.

Învățați din întâlnirile anterioare și profitați de acestea

Faceți notițe în timpul și după întâlniri, chiar dacă notați doar un cuvânt sau o frază.

Notează întrebările care au fost redundante, observă cum au reacționat oamenii la prezentarea ta și notează orice în agenda ta care a dat rezultate pozitive sau negative. Fiți atenți la ceea ce a funcționat și ce nu. Poate că subiectele nu au fost suficient de clare sau direcția listei dvs. de subiecte nu a fost suficient de fluentă.

Acest lucru este pur și simplu pentru a vă asigura că nu faceți aceleași greșeli de două ori. Conștientizarea de sine este utilă în special atunci când țin întâlniri, mai ales pentru că te etichetează ca un vorbitor dispus să se perfecționeze. În plus, puteți cere oricând feedback după întâlnire, trimițând participanților un e-mail sau întrebând unul la unu.

În concluzie

Întâlnirile nu trebuie să fie neapărat nenorocirea locului de muncă. La urma urmei, scopul lor principal este să adune oameni relevanți pentru a rezolva o problemă sau a veni cu idei. Așadar, atâta timp cât pregătiți o agendă care subliniază clar ceea ce doriți să realizați, cereți o contribuție specifică și dirijați conversații și comentarii, veți avea o întâlnire de succes.

️ Ce sfaturi și trucuri ai atunci când găzduiești o întâlnire (în persoană sau virtuală)? Ai vreun sfat ca cineva care le frecventează des? Trimite-ne comentariile și feedback-ul tău la [email protected] și s-ar putea să vă prezentăm exemplele într-unul dintre articolele noastre viitoare.