Wie Sie Meetings produktiver gestalten

Veröffentlicht: 2022-05-07

Wussten Sie, dass die Zahl der Vorstandssitzungen allein im letzten Jahr um 117 % gestiegen ist? Und das alles dank der Tatsache, dass die Mehrheit der Branchen virtuell wird. Das ist zwar an sich nichts Schlechtes, aber es ist eine Selbstverständlichkeit, dass einige (wenn nicht die meisten) dieser Meetings unproduktiv waren. Mit ihrer Häufigkeit haben virtuelle Meetings eine Tür zu einer Welt der ineffektiv verbrachten Zeit geöffnet. Alles, weil es einfacher und schneller als je zuvor ist, ein Meeting zu organisieren. Schließlich ist es nur ein Videoanruf, oder?

Damit Sie nach mehreren Meetings nicht schon vor der Mittagspause plötzlich völlig ausgelaugt sind, haben wir eine kleine Anleitung geschrieben, wie Sie Meetings produktiver gestalten können. Schließlich werden Mitarbeiter im Büro wahrscheinlich weiterhin persönliche Meetings abhalten, und virtuelle Meetings erfreuen sich offenbar immer größerer Beliebtheit. Aber das bedeutet nicht, dass wir die Nachteile, die sie mit sich bringen, nicht verhindern können.

Wie man bei Besprechungen produktiv ist – Titelseite

Inhaltsverzeichnis

Was macht ein produktives Meeting aus?

Indem ich über sieben Jahre lang an drei verschiedenen Arbeitsplätzen an Meetings teilgenommen habe, habe ich gelernt, zu erkennen, ob ein Meeting produktiv oder unproduktiv sein würde.

Unproduktive Meetings hatten für sie viel zu bieten:

  1. Die Leute flüsterten miteinander und führten Gespräche in Abschnitten, die sie langweilten – was bedeutete, dass immer jemand flüsterte;
  2. Zu Konflikten neigende Persönlichkeiten, die auf eine Gelegenheit warten, ein Thema in Frage zu stellen, mit dem sie nicht einverstanden sind;
  3. Tangenten, in denen Witze gerissen wurden und das Treffen verlängerten;
  4. Redner, die sich nicht in die Leute im Raum einfühlen konnten, was zu langen, unangenehmen, PowerPoint-abhängigen Meetings führte;
  5. Aus Panik herbeigerufene spontane Meetings von Leads oder Managern ohne klare Agenda, aber um ihre Bedenken zu zerstreuen;
  6. Zu viel Fokus auf unnötige Details, die vielleicht 2 von 15 Personen im Raum betreffen;
  7. Eigentlich wollte keiner dabei sein.

Und die Liste könnte wirklich ewig weitergehen. Andererseits hatten die produktivsten Meetings, an denen ich teilgenommen habe, wenige, wenn auch entscheidende Elemente:

  1. Sie waren gerade lang genug, um Probleme oder Ideen zu diskutieren;
  2. Organisatoren/Redner von Meetings wussten, dass niemand Meetings wirklich mochte , und behielten dies bei der Festlegung von Zeiten und Daten sowie bei der Präsentation im Hinterkopf;
  3. Unsere Zeit wurde respektiert und geschätzt;
  4. Anwesend waren nur die Notwendigen;
  5. Wir waren alle konzentriert und engagiert bei dem Treffen;
  6. Das Treffen hatte ein klares Ziel und Ziel.

Wir neigen dazu, die Bedeutung von Meetings zu überbetonen, wenn Sie in Wirklichkeit nur ein klares Ziel, die richtigen Spieler, eine kurze Liste mit Gesprächsthemen und am Ende eine Idee brauchen, wie Sie vorankommen können. Ohne diese hätten Sie den gleichen Effekt mit einer zwanglosen Mittagspause erzielt, anstatt mit einem längeren Meeting.

Die Elemente eines produktiven Meetings

Lassen Sie uns also diese wenigen zuvor besprochenen Elemente in die Bausteine ​​eines erfolgreichen Meetings aufschlüsseln. Sie sind universelle mundgerechte Tipps, um Ihnen eine erste Idee zu geben. Sie können es dann an Ihre Branche anpassen, unabhängig davon, ob Sie eine Gruppe von Autoren leiten, Bauarbeiter oder an einer Grundschule unterrichten.

Halten Sie ein Meeting nur dann ab, wenn es keine E-Mail sein kann

„Die meisten Meetings sind zu lang, zu langweilig, zu unproduktiv – und zu sehr Teil des Unternehmenslebens, um aufgegeben zu werden.“ — Lois Wyse , Autorin, Werbeleiterin

Die meisten Branchen haben sich daran gewöhnt, Meetings für alles und jedes abzuhalten. Und nach all den Jahren ist mir aufgefallen, dass es meistens an der Angst liegt, dass wir unsere Botschaft nicht rüberbringen. Selbst in Ihrem Privatleben, wie oft haben Sie Leute angerufen, nachdem sie ein paar Nachrichten ausgetauscht hatten, und gesagt, dass sie lieber reden würden, weil es einfacher ist als eine SMS zu schreiben?

Das gleiche Gefühl überträgt sich auf den Arbeitsplatz. Das Abhalten eines Meetings gibt eine gewisse Sicherheit, dass alle alle (subjektiv gesehen) notwendigen Informationen zu hören bekommen. Aber gleichzeitig sind sie zu einem absoluten Durcheinander voller Informationen geworden und werden immer wirkungsloser.

Um dem entgegenzuwirken, prüfen Sie also immer, ob das, was Sie zu sagen, zu diskutieren oder zu fragen haben, ein Treffen erfordert oder nicht. Kleinere Brände können über eine Chat-Kommunikations-App, ein kurzes Zusammensitzen am Schreibtisch oder eine sehr klare, gerichtete E-Mail behandelt werden. Hier ist eine Checkliste, die Ihnen bei der Entscheidung hilft:

Ist dies ein Problem, das eine schnelle Lösung, eine Brainstorming-Sitzung oder alle Hände an Deck erfordert?

Wie sehr betrifft das Problem den Rest des Unternehmens?

Wie viele Leute brauche ich realistisch, um das zu lösen?

Kann ich das Thema genauer formulieren, damit wir schneller die Lösung finden?

Was ist das gewünschte Ergebnis?

Ist dieses Ergebnis wichtiger als die Arbeit, die alle Beteiligten gerade leisten?

Habe ich genug Zeit mich vorzubereiten?

Erfahren Sie, wie Sie jede Minute eines Meetings sinnvoll nutzen

Während wir es in der Grund- und Oberschule als längst vergessene Praxis betrachten, kann es äußerst nützlich sein, ein Scheintreffen für sich selbst zu veranstalten, bevor die Zeit gekommen ist. Und vergessen Sie nicht, Ihre Zeit zu erfassen.

Wenn Sie Ihr Haustier oder eine Pflanze laut vor einem Spiegel präsentieren, erhalten Sie eine Vorstellung davon, wie viel Zeit Sie benötigen, um Ihren Teil der Informationen zu übermitteln. Vielleicht bemerken Sie kleine Zeitfresser wie Abschweifungen, Füllwörter oder Verhaltensmuster, die Ihre Präsentationszeit ins Stocken bringen.

Laden Sie nur die notwendigen Personen ein

„Jedes Komitee, das nur den geringsten Nutzen hat, besteht aus Leuten, die zu beschäftigt sind, um eine Sekunde länger darin sitzen zu wollen, als sie müssen.“ — Katharine Whitehorn , britische Journalistin und Radiomoderatorin

Berücksichtigen Sie bei der Organisation eines Meetings nur diejenigen, die in direktem Zusammenhang mit dem Thema stehen. Wenn Sie eine Projektübersicht erstellen, benötigen Sie möglicherweise nur die Teamleiter, da diese später Informationen an ihre Teams weitergeben können. Oder wenn Sie einen Fortschrittsbericht erstellen, können Sie Zeit und Energie sparen, indem Sie die Leute ihre Briefings einsenden lassen, die Sie zusammenfassen können.

Leute zu gewinnen, die nur am Rande mit dem Thema zu tun haben, hat mehrere Nachteile:

  • Sie haben/brauchen selten etwas Bedeutendes beizutragen;
  • Ihre Zeit und Energie könnten während dieser Zeit woanders besser eingesetzt werden;
  • Je nach Persönlichkeit können sie das Meeting ablenken;
  • Sie könnten sich unter Druck gesetzt fühlen, auf Informationen zu achten, die sie nicht wirklich betreffen, was sie aus der Fassung bringt und zusätzlichen Stress verursacht.

Wenn Sie entscheiden, welche Art von Meeting Sie abhalten werden, erstellen Sie eine Liste mit Personen, die absolut notwendig sind (aufgrund ihres Feedbacks, ihrer Rolle oder ihres direkten Einflusses auf die anstehenden Probleme). Alle anderen können ein Memo erhalten.

Gestalten Sie Ihre Agenda funktional

"Sie haben ein Treffen, um eine Entscheidung zu treffen, nicht um über die Frage zu entscheiden." — Bill Gates , Mitbegründer von Wann immer es um die Funktionalität und Produktivität von Meetings geht, raten wir alle, eine gute Agenda zu erstellen und sich daran zu halten. Ohne einen werden Sie eine Reihe von Gesprächen führen, die nirgendwohin führen. Eine solche „Geschäftsordnung“ reicht jedoch nicht aus.

Um eine Agenda zu erstellen, die reibungslos funktioniert, sich von Thema zu Thema bewegt und genügend Raum für eine Diskussion lässt, müssen Sie einige Kästchen ankreuzen.

Formulieren Sie jedes Thema als Frage und nicht als vage Idee;

(z. B. „Wie können wir den Quartalsumsatz um 15 % steigern“ statt „Überblick über die Quartalsstatistiken“)

Platzieren Sie die wichtigen Themen zuerst;

(Die Leute verlieren im Laufe des Meetings den Fokus und Sie brauchen ihre volle Aufmerksamkeit)

Stellen Sie sich kurz vor (dazu gehören informelle Formalitäten und „das Eis brechen“);

Bereiten Sie Fragen vor, falls es keine von den Teilnehmern gibt;
Beschränken Sie Diskussionen auf höchstens 5, 10 Minuten, wenn sie nicht von Ihnen veranlasst werden;

Beenden Sie Meetings mit einer Zusammenfassung und wiederholen Sie das Vereinbarte in sehr kurzen Punkten.

Scheuen Sie sich nicht, Zeit zu investieren, um die Agenda so effektiv wie möglich zu gestalten. Wenn es richtig gemacht wird, ist es ein solides Framework, auf das man sich verlassen kann. Sie minimieren die Wahrscheinlichkeit, dass das Meeting entgleist, zu lange dauert oder alle einschläft.

Wissen, wie man ein Meeting leitet

„Ein Komitee ist eine Sackgasse, in die Ideen gelockt und dann stillschweigend erdrosselt werden.“ – Barnett-Hähne

Eines der schlimmsten Dinge, die einem Meeting passieren können, ist, die Kontrolle über das Gespräch zu verlieren. Ohne die richtige Anleitung können die Leute das Thema nehmen und damit weitermachen, auf Tangenten abschweifen und das gesamte Meeting zum Scheitern bringen.

So ein Event tut gut in kleinen Dosen, denn in guten Händen kann ein kreatives Durcheinander neue Ideen hervorbringen. Einige könnten Fragen stellen, an die Sie vielleicht nicht gedacht haben, oder Inspiration oder Motivation für die weitere Arbeit erhalten. Als Meeting-Organisator müssen Sie jedoch das Gespräch lenken, um es für alle Beteiligten so nützlich wie möglich zu halten. Ansonsten ist es nur Zeitverschwendung.

Stellen Sie sich als Autoritätsperson auf, indem Sie den Dialog mit den richtigen Fragen führen, den Menschen zuhören und sie sprechen lassen – aber darauf achten, wann sie gestoppt werden müssen. Ersticken Sie diese Tangenten im Keim, damit das Meeting nicht länger dauert, als es sollte.

Nennen Sie verschiedene Arten von Meetings

„Wenn Sie in einem Wort den Grund nennen müssten, warum die menschliche Rasse ihr volles Potenzial nicht erreicht hat und niemals erreichen wird, wäre dieses Wort ‚Meetings'.“ – Dave Barry , Autor, ehemaliger Humorkolumnist des Elise Keith, Autorin von Where the Action Is: The Meetings That Make or Break Your Organization , hat einen kurzen Artikel darüber geschrieben, was ein effektives Meeting ausmacht. Einer ihrer Tipps, der sich wirklich als ausgezeichnete Idee herausstellte, war, Meetings nicht mehr nur so zu nennen, sondern jedem Typ einen bestimmten Namen zu geben, der ihn perfekt beschreibt.

Wieso den?

Wenn Sie jemand zu einem „Meeting über das neue Projekt“ einlädt, können Sie sofort sagen, worum es gehen wird? Oder wer ist eingeladen und wie lange wird es dauern? Nein.

Aber rufen Sie ein „Projektfortschritts-Briefing“ an, und diese drei Wörter allein können so viele Informationen enthalten. Sie werden zum Beispiel sofort wissen, dass es für Teamleiter und Manager ist, dass Sie einen kurzen Fortschrittsbericht erstellen müssen und dass dieser normalerweise etwa 45 Minuten dauert.

Denken Sie an die agile Entwicklung und die Prägung des Begriffs „Stand Up“. Dies ist ein 10-15-minütiges Meeting, normalerweise an einem Schreibtisch (um zu vermeiden, dass man sich im Büro aufhält) – jeder sagt in ein oder zwei Sätzen, was er für den Tag oder die Woche tun wird.

Beachten Sie, welche Arten von Meetings Sie normalerweise abhalten, und sehen Sie dann, welche Namen Sie ihnen geben können, damit die Teilnehmer sofort wissen, was sie erwartet. Es löst viele Missverständnisse und weckt Erwartungen.

Lernen Sie aus früheren Meetings und bauen Sie darauf auf

Machen Sie sich während und nach den Meetings Notizen, auch wenn Sie nur ein Wort oder einen Satz aufschreiben.

Notieren Sie Fragen, die überflüssig waren, beobachten Sie, wie die Leute auf Ihre Präsentation reagierten, und notieren Sie alles in Ihrer Agenda, was zu positiven oder negativen Ergebnissen geführt hat. Achten Sie darauf, was funktioniert hat und was nicht. Vielleicht waren die Themen nicht klar genug, oder die Richtung Ihrer Themenliste war nicht flüssig genug.

Dies dient lediglich dazu, sicherzustellen, dass Sie dieselben Fehler nicht zweimal machen. Selbstbewusstsein ist besonders nützlich, wenn Sie Meetings abhalten, vor allem, weil es Sie als Redner auszeichnet, der bereit ist, sich zu verbessern. Darüber hinaus können Sie nach dem Meeting jederzeit um Feedback bitten, indem Sie den Teilnehmern eine E-Mail senden oder persönlich fragen.

Zusammenfassend

Besprechungen müssen nicht der Fluch des Arbeitsplatzes sein. Schließlich besteht ihr Hauptzweck darin, relevante Personen zusammenzubringen, um ein Problem zu lösen oder Ideen zu entwickeln. Solange Sie also eine Agenda vorbereiten, die klar umreißt, was Sie erreichen möchten, um einen konkreten Input bitten und direkte Gespräche und Kommentare führen, haben Sie ein erfolgreiches Meeting.

️ Welche Tipps und Tricks haben Sie, wenn Sie ein Meeting (persönlich oder virtuell) veranstalten? Haben Sie als jemand, der oft daran teilnimmt, einen Rat? Senden Sie uns Ihre Kommentare und Ihr Feedback an [email protected], und wir werden Ihre Beispiele möglicherweise in einem unserer zukünftigen Artikel vorstellen.