Как сделать встречи более продуктивными

Знаете ли вы, что только в прошлом году количество заседаний совета директоров выросло на 117%? И все это благодаря тому, что большинство отраслей становятся виртуальными. Хотя само по себе это не так уж и плохо, очевидно, что некоторые (если не большинство) из этих совещаний были непродуктивными. Своей частотой виртуальные встречи открыли дверь в мир неэффективно проведенного времени. Все потому, что организовать встречу проще и быстрее, чем когда-либо. В конце концов, это всего лишь один видеозвонок, верно?

Чтобы не оказаться совершенно истощенным после нескольких встреч еще до обеденного перерыва, мы написали небольшое руководство о том, как сделать встречи более продуктивными. В конце концов, офисные сотрудники, скорее всего, продолжат проводить личные встречи, а виртуальные встречи, очевидно, становятся все более популярными. Но это не значит, что мы не можем предотвратить недостатки, которые они приносят.

Что делает встречу продуктивной?

Посещая собрания более семи лет на трех разных предприятиях, я научился определять, будет ли собрание продуктивным или непродуктивным.

На непродуктивных встречах у них было много интересного:

1. Люди шептались друг с другом, ведя разговоры на скучных им секциях — значит, всегда кто-то шептался;
2. Склонные к конфликтам личности, ожидающие возможности оспорить тему, с которой они не согласны;
3. Касательные, где шутили, продлевая встречу;
4. Ораторы, которые не могли сопереживать людям в комнате, устраивали длинные, неловкие встречи, зависящие от PowerPoint;
5. Импровизированные встречи руководителей или менеджеров, созываемые в панике, без четкой повестки дня, но для того, чтобы развеять их опасения;
6. Слишком много внимания уделяется ненужным деталям, которые касаются, возможно, 2 из 15 человек в комнате;
7. На самом деле никто не хотел быть там.

И список действительно можно продолжать бесконечно. С другой стороны, самые продуктивные собрания, на которых я присутствовал, состояли из нескольких, хотя и важных элементов:

1. Их было достаточно, чтобы обсудить вопросы или идеи;
2. Организаторы/спикеры собраний знали, что никто на самом деле не любит собрания , и учитывали это при назначении времени и дат, а также при презентации;
3. Наше время уважали и ценили;
4. Присутствовали только необходимые;
5. Мы все были сосредоточены и заняты на собрании;
6. Встреча имела четкую цель и цель.

Мы склонны преувеличивать важность совещаний, когда на самом деле все, что вам нужно, — это четкая цель, нужные игроки, краткий список тем для обсуждения, а в конце — идея о том, как двигаться вперед. Без них вы бы добились того же эффекта с помощью обычного обеденного перерыва вместо продолжительной встречи.

Элементы продуктивной встречи

Итак, давайте разберем те немногие элементы, которые обсуждались ранее, на составные части успешной встречи. Это универсальные советы размером с укус, чтобы дать вам начальную идею. Затем вы можете адаптировать его к своей отрасли, независимо от того, руководите ли вы группой писателей, строителями или преподаете в начальной школе.

Проводите собрание только тогда, когда это не может быть электронное письмо

«Большинство совещаний слишком длинные, слишком скучные, слишком непродуктивные — и слишком большая часть корпоративной жизни, чтобы от нее отказываться». — Лоис Уайз , автор, руководитель отдела рекламы.

Большинство отраслей привыкли проводить встречи по любому поводу. И после всех этих лет я заметил, что обычно это происходит из-за страха, что мы не донесем свою весть. Даже в вашей личной жизни, сколько раз люди звонили вам после обмена несколькими сообщениями, говоря, что они предпочли бы поговорить, потому что это проще, чем текстовые сообщения?

То же самое чувство переносится на рабочее место. Проведение собрания дает некую безопасность, что каждый сможет услышать всю (субъективно говоря) необходимую информацию. Но в то же время они превратились в полнейший беспорядок, загруженный информацией, и становятся все более неэффективными.

Итак, чтобы бороться с этим, всегда оценивайте, требует ли встречи то, что вы хотите сказать, обсудить или спросить. Небольшие пожары можно урегулировать с помощью приложения для общения в чате, короткой беседы за чьим-то столом или очень четкой направленной электронной почты. Вот контрольный список, который поможет вам принять решение:

Это проблема, требующая быстрого решения, мозгового штурма или всеобщих усилий?

Насколько проблема влияет на остальную часть компании?

Сколько людей мне действительно нужно, чтобы решить эту проблему?

Можно ли точнее сформулировать тему, чтобы мы быстрее нашли решение?

Каков желаемый результат?

Является ли этот результат более важным, чем работа, которую все участники делают прямо сейчас?

Хватит ли мне времени на подготовку?

Научитесь использовать каждую минуту встречи с пользой

Хотя мы считаем это практикой, давно забытой в начальной и старшей школе, проведение пробного собрания для себя до того, как придет время, может быть чрезвычайно полезным. И не забывайте следить за своим временем.

Представление вслух перед зеркалом вашего питомца или растения даст вам представление о том, сколько времени вам потребуется, чтобы донести свою часть информации. Возможно, вы заметите крошечные траты времени, такие как отступления, слова-паразиты или модели поведения, которые замедляют время вашей презентации.

Приглашайте только нужных людей

«Любой малополезный комитет состоит из людей, которые слишком заняты, чтобы просидеть в нем хоть секунду дольше, чем нужно». — Кэтрин Уайтхорн , британский журналист и радиоведущая.

При организации встречи учитывайте только тех, кто имеет непосредственное отношение к теме. Если вы делаете обзор проекта, то, возможно, вам нужны только руководители групп, так как они могут позже передать информацию своим командам. Или, если вы делаете отчет о проделанной работе, вы можете сократить время и энергию, попросив людей присылать свои брифы, которые вы можете обобщить.

Привлечение людей, которые лишь косвенно связаны с темой, имеет несколько недостатков:

• Они редко имеют/нуждаются в чем-либо значительном;
• В это время их время и энергию можно было бы лучше использовать в другом месте;
• В зависимости от личности они могут отвлекать встречу;
• Они могут чувствовать давление, чтобы обратить внимание на информацию, которая на самом деле их не касается, что оттолкнет их и добавит стресса.

Когда вы решите, какой тип встречи вы будете проводить, составьте список людей, которые абсолютно необходимы (из-за их отзывов, роли или прямого влияния на текущие вопросы). Все остальные могут получить памятку.

Сделайте свою повестку дня функциональной

«У вас есть собрание, чтобы принять решение, а не решить вопрос». — Билл Гейтс , соучредитель Всякий раз, когда речь идет о функциональности и продуктивности совещаний, мы все советуем составить хорошую повестку дня и придерживаться ее. Без него у вас будет череда разговоров, ведущих в никуда. Однако иметь такой «порядок работы» недостаточно.

Чтобы программа работала гладко, переходила от темы к теме и оставляла достаточно места для обсуждения, вам нужно поставить галочки в нескольких полях.

Формулируйте каждую тему как вопрос, а не расплывчатую идею;

(например, «Как мы можем улучшить квартальные продажи на 15%» вместо «Квартальный обзор статистики»)

Поместите важные темы на первое место;

(люди теряют концентрацию по ходу встречи, и вам нужно их полное внимание)

Старайтесь, чтобы знакомство было коротким (это включает в себя неформальные разговоры и «разогрев льдин»);

Подготовить вопросы, если таковых нет у присутствующих;
Сократите обсуждение до 5-10 минут, если оно не было вызвано вами;

Заканчивайте встречи подведением итогов, повторяя то, что было согласовано, в очень коротких пунктах.

Не бойтесь тратить время на то, чтобы сделать повестку дня максимально эффективной. Когда все сделано правильно, это прочная основа, на которую можно положиться. Вы сводите к минимуму вероятность того, что встреча сойдет под откос, будет слишком долго длиться или заставит всех уснуть.

Уметь вести совещание

«Комитет — это тупик, в котором идеи заманивают, а затем тихо душит». — Барнетт Кокс

Одна из худших вещей, которые могут случиться на совещании, — это потеря контроля над беседой. Без надлежащего руководства люди могут взяться за тему и продолжить ее, уйти по касательной и сорвать всю встречу.

Такого рода мероприятия хороши в небольших дозах, потому что в хороших руках творческий беспорядок может породить новые идеи. Некоторые могли задать вопросы, о которых вы, возможно, и не подумали, или получить вдохновение или мотивацию для дальнейшей работы. Тем не менее, как организатор собрания, вам все равно нужно направлять разговор, чтобы он был максимально полезным для всех участников. В противном случае это просто пустая трата времени.

Станьте авторитетной фигурой, ведя диалог с правильными вопросами, слушая людей и позволяя им говорить, но обращая внимание на то, когда их нужно остановить. Пресекайте эти касательные в зародыше, чтобы встреча не продолжалась дольше, чем должна.

Назовите различные типы встреч

«Если бы вам нужно было одним словом определить причину, по которой человеческая раса не достигла и никогда не достигнет своего полного потенциала, это слово было бы «встречи». — Дэйв Барри , писатель, бывший юмористический обозреватель Элиз Кит, автор книги « Где происходит действие: встречи, которые создают или разрушают вашу организацию» , написала небольшую статью о том, что делает собрание эффективным. Среди ее советов один, который серьезно выделялся как отличная идея, заключался в том, чтобы перестать называть собрания просто так и дать каждому типу определенное имя, которое идеально его описывает.

Почему?

Когда кто-то зовет вас на «совещание по поводу нового проекта», можете ли вы сразу сказать, о чем оно будет? Или кто приглашен, и как долго это продлится? Нет.

Но вызовите «брифинг о ходе проекта», и одни только эти три слова могут нести так много информации. Например, вы сразу поймете, что это для руководителей групп и менеджеров, что вам нужно будет подготовить краткий отчет о проделанной работе, и что обычно он длится около 45 минут.

Подумайте об Agile-разработке и придуманном ею термине «встать». Это 10–15-минутная встреча, обычно за чьим-то столом (чтобы не задерживаться в офисе) — каждый говорит в одном-двух предложениях, чем он будет заниматься в течение дня или недели.

Обратите внимание, какие типы совещаний вы обычно проводите, а затем посмотрите, какие имена вы можете им дать, чтобы участники сразу могли сказать, чего ожидать. Это разрешает множество недоразумений и формирует ожидания.

Учитесь на предыдущих встречах и опирайтесь на них

Делайте заметки во время и после встреч, даже если вы записываете всего одно слово или фразу.

Отметьте вопросы, которые были излишними, посмотрите, как люди отреагировали на вашу презентацию, и запишите в повестке все, что дало положительные или отрицательные результаты. Обратите внимание на то, что сработало, а что нет. Возможно, темы были недостаточно ясны, или направление вашего списка тем было недостаточно беглым.

Это просто для того, чтобы вы не совершали одних и тех же ошибок дважды. Самосознание особенно полезно при проведении совещаний, особенно потому, что оно навешивает на вас ярлык оратора, стремящегося совершенствоваться. Кроме того, вы всегда можете запросить отзыв после встречи, отправив участникам электронное письмо или задав вопрос один на один.

В итоге

Совещания не должны быть проклятием на рабочем месте. В конце концов, их основная цель — собрать нужных людей для решения проблемы или выдвижения идей. Итак, если вы подготовите повестку дня, в которой четко изложено, чего вы хотите достичь, попросите конкретный вклад, а также прямые беседы и комментарии, у вас будет успешная встреча.

️ Какие у вас есть советы и рекомендации по организации встречи (личной или виртуальной)? Есть ли у вас какие-либо советы как у человека, который часто их посещает? Присылайте нам свои комментарии и отзывы по адресу [email protected], и мы можем представить ваши примеры в одной из наших будущих статей.