会議をより生産的にする方法

公開: 2022-05-07

昨年、取締役会の数が117％増加したことをご存知ですか？そして、それはすべて、大多数の業界が仮想化したおかげです。これ自体は悪いことではありませんが、これらの会議の一部（ほとんどではないにしても）が非生産的であったことは当然のことです。その頻度で、仮想会議は非効率的に費やされた時間の世界への扉を開きました。これは、会議の開催がこれまでになく簡単かつ迅速に行われるためです。結局のところ、それはたった1回のビデオ通話ですよね？

昼休みの前であっても、数回の会議の後で突然完全に疲れ果ててしまうのを避けるために、より生産的な会議を行う方法についての小さなガイドを作成しました。結局のところ、社内の従業員は引き続き対面式の会議を開催する可能性が高く、仮想会議の人気は常に高まっているようです。しかし、それは彼らがもたらすマイナス面を防ぐことができないという意味ではありません。

何が生産的な会議になりますか？

3つの異なる職場で7年以上会議に参加し、会議が生産的か非生産的かを判断する方法を学びました。

非生産的な会議は彼らのためにたくさん起こっていました：

人々はお互いにささやき、退屈なセクションで会話をしました。つまり、誰かが常にささやきました。
自分が同意しないトピックに挑戦する機会を待っている人格は、対立する傾向があります。
ジョークが割られた接線は、会議を長引かせました。
部屋の人々に共感できず、長くて厄介な、PowerPointに依存する会議を行うスピーカー。
明確な議題はないが、彼らの懸念を和らげるために、リードまたはマネージャーによるパニック召喚された即席の会議。
部屋にいる15人のうち2人に関係する不要な詳細に焦点を合わせすぎています。
誰も実際にそこにいたくなかった。

そして、リストは本当に永遠に続く可能性があります。一方、私が参加した最も生産的な会議には、重要な要素はあるものの、ほとんどありませんでした。

彼らは問題やアイデアについて話し合うのに十分な長さでした。
会議の主催者/講演者は、会議が本当に好きな人は誰もいないことを知っており、時間と日付を設定するとき、およびプレゼンテーションを行うときにそのことを念頭に置いていました。
私たちの時間は尊重され、大切にされました。
必要なものだけが存在しました。
私たちは皆、会議に集中して参加しました。
会議には明確な目的と目標がありました。

実際に必要なのは明確な目標、適切なプレーヤー、簡潔な論点リスト、そして最後には前進する方法のアイデアだけである場合、私たちは会議の重要性を強調しすぎる傾向があります。それらがなければ、長時間の会議ではなく、カジュアルなランチブレイクで同じ効果を達成できたでしょう。

生産的な会議の要素

それでは、前に説明したいくつかの要素を、成功する会議の構成要素に分解してみましょう。彼らはあなたに最初のアイデアを与えるための普遍的な一口サイズのヒントです。その後、作家、建設労働者のグループを管理しているのか、小学校で教えているのかに関係なく、業界に適応させることができます。

メールにできない場合にのみ会議を開く

「ほとんどの会議は長すぎ、退屈すぎ、非生産的であり、企業生活の一部が多すぎて放棄できません。」 — Lois Wyse 、著者、広告エグゼクティブ

ほとんどの業界は、あらゆるもののための会議を開催することに慣れています。そして、これらすべての年月を経て、私は通常、私たちがメッセージを伝えられないのではないかという恐れが原因であることに気づきました。あなたの個人的な生活の中でさえ、人々はいくつかのメッセージを交換した後、テキストメッセージよりも簡単なので話したいと言ってあなたに電話をかけたことが何回ありますか？

同じ感情が職場に伝わります。会議を開くことで、（主観的に言えば）必要なすべての情報を誰もが聞くことができる、ある種の安全性が得られます。しかし同時に、それらは情報を満載した絶対的な混乱になり、効果がなくなってきています。

したがって、これに対抗するために、あなたが言わなければならないこと、話し合うこと、または尋ねなければならないことが会議を必要とするかどうかを常に評価してください。小さな火災は、チャットコミュニケーションアプリ、誰かの机での短い密談、または非常に明確で方向性のある電子メールを介して処理できます。決定に役立つチェックリストは次のとおりです。

これは、迅速な解決策、ブレーンストーミングセッション、またはすべてのハンズオンデッキを必要とする問題ですか？

この問題は会社の他の部分にどの程度影響しますか？

これを解決するには、実際に何人の人が必要ですか？

トピックをより正確に定式化して、解決策をより早く見つけることができますか？

望ましい結果は何ですか？

その結果は、関係者全員が現在行っている作業よりも重要ですか？

準備するのに十分な時間はありますか？

会議の毎分を賢く使う方法を学ぶ

小学校や高校では長い間忘れられていた習慣だと思いますが、時間になる前に自分で模擬会議をすることは非常に役に立ちます。そして、あなたの時間を追跡することを忘れないでください。

鏡、ペット、または植物の前で大声で提示すると、情報の終わりを伝えるのにどれくらいの時間がかかるかがわかります。余談、つなぎ言葉、プレゼンテーション時間を遅らせる行動パターンなど、時間の浪費に気付くかもしれません。

必要な人だけを招待する

「わずかに使用されている委員会は、忙しすぎて必要以上に1秒間座りたくない人々で構成されています。」 —キャサリン・ホワイトホーン、英国のジャーナリスト兼ラジオ司会者

会議を開催するときは、トピックに直接関係している人だけを考慮してください。プロジェクトの概要を説明している場合は、チームリーダーだけが必要になる可能性があります。これは、チームリーダーが後でチームに情報を中継できるためです。または、進捗レポートを作成している場合は、要約できるブリーフを送信してもらうことで、時間とエネルギーを削減できます。

トピックに接線方向にのみ接続している人を取得するには、いくつかの欠点があります。

彼らが貢献するために重要なものを持っている/必要とすることはめったにありません。
彼らの時間とエネルギーは、その時間の間に他の場所でよりよく使われる可能性があります。
性格によっては、会議の邪魔をする可能性があります。
彼らは、彼らに本当に関係のない情報に注意を払うようにプレッシャーを感じるかもしれません。それは彼らを捨てて、より多くのストレスを加えるでしょう。

開催する会議の種類を決定するときは、絶対に必要な人のリストを作成します（彼らのフィードバック、役割、または目前の問題への直接的な影響のため）。他の誰もがメモをとることができます。

あなたの議題を機能的にする

「あなたには、質問を決定するのではなく、決定を下すための会議があります。」 —ビル・ゲイツ、会議の機能と生産性に関するトピックがあるときはいつでも、私たちは皆、良い議題を作成し、それに固執することをお勧めします。 1つがないと、どこにも通じない一連の会話が発生します。しかし、この種の「ビジネスの秩序」を持つだけでは十分ではありません。

スムーズに実行され、トピックからトピックに移動し、ディスカッションに十分なスペースを残す議題を作成するには、いくつかのチェックボックスをオンにする必要があります。
漠然としたアイデアではなく、質問として各トピックを作成します。
（例：「四半期統計の概要」ではなく、「四半期売上を15％改善するにはどうすればよいですか」）
重要なトピックを最初に配置します。
（会議が進むにつれて人々は焦点を失い、あなたは彼らの完全な注意を必要とします）
紹介は短くしてください（これには、非公式や「氷を砕く」ことも含まれます）。
出席者からの質問がない場合に備えて、質問を準備します。
プロンプトが表示されない場合は、5、10分のトップまで話し合いを続けます。

非常に短いポイントで合意されたことを繰り返して、要約で会議を終了します。
議題をできるだけ効果的にするために時間を費やすことを躊躇しないでください。正しく行われると、それは信頼できる堅実なフレームワークになります。会議が失敗したり、長すぎたり、全員が眠りにつく可能性を最小限に抑えます。
会議をリードする方法を知っている
「委員会は、アイデアを誘い出し、静かに絞め殺す袋小路です。」 —バーネット・コクス
会議で発生する可能性のある最悪の事態の1つは、会話の制御を失うことです。適切なガイダンスがなければ、人々はトピックを取り上げてそれを実行し、接線をたどり、会議全体を狂わせる可能性があります。

この種のイベントは少量で良いです。なぜなら、良い手にあるとき、創造的な混乱は新しいアイデアを生み出すことができるからです。思いもよらなかった質問をしたり、さらなる仕事へのインスピレーションやモチベーションを得ることができる人もいます。ただし、会議の主催者として、関係するすべての人にとって可能な限り役立つ会話を維持するために、会話を操作する必要があります。そうでなければ、それは時間の無駄です。
適切な質問で対話を主導し、人々の話を聞き、彼らに話をさせることによって、権威の人物として自分自身を設定しますが、彼らがいつ止められる必要があるかに注意を払います。それらの接線をつぼみに挟んで、会議が必要以上に長く続かないようにします。
さまざまな種類の会議に名前を付ける
「一言で言えば、人類がその潜在能力を完全に達成しておらず、決して達成しない理由を特定する必要がある場合、その言葉は「会議」になります。」 —デーブ・バリー、作家、元「行動がどこにあるか：あなたの組織を作るか壊すか」の著者であるエリーゼ・キースは、効果的な会議を作るものについての短い記事を書きました。彼女の秘訣の中で、優れたアイデアとして真剣に目立ったのは、それだけで会議を呼び出すのをやめ、それぞれのタイプにそれを完全に表す特定の名前を付けることでした。
なんで？
誰かが「新しいプロジェクトについての会議」のためにあなたを呼んだとき、あなたはそれが何であるかをすぐに言うことができますか？または、誰が招待され、どのくらいの期間続きますか？いいえ。
しかし、「プロジェクト進捗ブリーフィング」を呼びかけると、これらの3つの言葉だけで多くの情報を伝えることができます。たとえば、チームリーダーやマネージャー向けであり、短い進捗レポートを作成する必要があり、通常は約45分続くことがすぐにわかります。
アジャイル開発と、「立ち上がる」という用語の造語について考えてみてください。これは10〜15分の会議で、通常は誰かのデスクで行われます（オフィスに留まりすぎないようにするため）。全員が1、2文で、その日または1週間に何をするかを言います。
普段どのような種類の会議を開いているかをメモしてから、どのような名前を付けることができるかを確認して、出席者がすぐに何を期待できるかを判断できるようにします。それは多くの誤解を解決し、期待を設定します。
以前の会議から学び、それを基に構築する
単語やフレーズを1つだけ書き留めても、会議中および会議後にメモを取ります。
冗長な質問を書き留め、プレゼンテーションに対する人々の反応を観察し、肯定的または否定的な結果をもたらした議題の内容を書き留めます。何が機能し、何が機能しなかったかに注意してください。トピックが十分に明確でなかったか、トピックのリストの方向性が十分に流暢ではなかった可能性があります。
これは、同じ間違いを2回繰り返さないようにするためです。自己認識は、会議を開くときに特に役立ちます。特に、自己認識は、あなたを改善する意欲のある話者としてラベル付けするためです。さらに、会議後に、出席者に電子メールを送信するか、1対1で質問することにより、いつでもフィードバックを求めることができます。
要約すれば
会議は職場の悩みの種である必要はありません。結局のところ、彼らの主な目的は、問題を解決したりアイデアを思いついたりするために関係者を集めることです。したがって、達成したいことの概要を明確に示した議事録を作成し、具体的な意見を求め、会話やコメントを指示する限り、会議は成功します。
️会議を（直接または仮想で）主催するときに、どのようなヒントやコツがありますか？よく出席する人として何かアドバイスはありますか？コメントとフィードバックを[email protected]に送信してください。今後の記事のいずれかで、あなたの例を取り上げる可能性があります。