Comment rendre les réunions plus productives

Saviez-vous que le nombre de réunions du conseil d'administration avait augmenté de 117 % l'an dernier ? Et tout cela grâce à la majorité des industries qui deviennent virtuelles. Bien que ce ne soit pas en soi une mauvaise chose, il est certain que certaines (sinon la plupart) de ces réunions n'ont pas été productives. Avec leur fréquence, les réunions virtuelles ont ouvert une porte sur un monde de temps perdu de manière inefficace. Tout cela parce qu'il est plus facile et plus rapide que jamais d'organiser une réunion. Après tout, ce n'est qu'un appel vidéo, n'est-ce pas ?

Pour éviter de vous retrouver soudainement épuisé après plusieurs réunions avant même votre pause déjeuner, nous avons rédigé un petit guide pour rendre vos réunions plus productives. Après tout, les employés au bureau continueront probablement à avoir des réunions en personne et les réunions virtuelles gagnent évidemment en popularité. Mais cela ne signifie pas que nous ne pouvons pas empêcher les inconvénients qu'ils apportent.

Qu'est-ce qui rend une réunion productive ?

En assistant à des réunions pendant plus de sept ans dans trois lieux de travail différents, j'ai appris à savoir si une réunion allait être productive ou improductive.

Les réunions improductives avaient beaucoup de choses à faire pour eux :

1. Les gens chuchotaient entre eux, ayant des conversations pendant les sections ennuyeuses pour eux – ce qui signifiait que quelqu'un chuchotait toujours ;
2. Les personnalités sujettes aux conflits attendent une occasion de contester un sujet avec lequel elles ne sont pas d'accord ;
3. Des tangentes où l'on plaisantait, prolongeant la rencontre ;
4. Des conférenciers qui ne pouvaient pas sympathiser avec les personnes présentes dans la salle, ce qui rendait les réunions longues, gênantes et dépendantes de PowerPoint ;
5. Réunions impromptues provoquées par la panique par des responsables ou des responsables, sans ordre du jour clair, mais pour apaiser leurs inquiétudes ;
6. Trop d'attention sur des détails inutiles qui concernent peut-être 2 personnes sur 15 dans la salle ;
7. Personne ne voulait vraiment être là.

Et la liste pourrait vraiment s'allonger indéfiniment. En revanche, les réunions les plus productives auxquelles j'ai assisté comportaient peu d'éléments, quoique cruciaux :

1. Ils étaient juste assez longs pour discuter de problèmes ou d'idées;
2. Les organisateurs/conférenciers des réunions savaient que personne n'aimait vraiment les réunions et gardaient cela à l'esprit lors de la fixation des heures et des dates, ainsi que lors de la présentation ;
3. Notre temps était respecté et valorisé ;
4. Seuls étaient présents ceux qui étaient nécessaires ;
5. Nous étions tous concentrés et engagés lors de la réunion ;
6. La réunion avait un but et un objectif clairs.

Nous avons tendance à trop insister sur l'importance des réunions alors qu'en réalité, tout ce dont vous avez besoin est un objectif clair, les bons joueurs, une liste concise de points de discussion et, à la fin, une idée sur la façon d'aller de l'avant. Sans cela, vous auriez obtenu le même effet avec une pause déjeuner décontractée, au lieu d'une réunion prolongée.

Les éléments d'une réunion productive

Alors, décomposons ces quelques éléments discutés précédemment en éléments constitutifs d'une réunion réussie. Ce sont des embouts universels de la taille d'une bouchée pour vous donner une idée de départ. Vous pouvez ensuite l'adapter à votre secteur d'activité, que vous gériez un groupe d'écrivains, d'ouvriers du bâtiment ou que vous enseigniez dans une école primaire.

Organiser une réunion uniquement lorsqu'il ne peut pas s'agir d'un e-mail

"La plupart des réunions sont trop longues, trop ennuyeuses, trop improductives et font trop partie de la vie de l'entreprise pour être abandonnées." — Lois Wyse , auteur, responsable de la publicité

La plupart des industries se sont habituées à tenir des réunions pour tout et n'importe quoi. Et après toutes ces années, j'ai remarqué que c'est généralement dû à la peur de ne pas faire passer notre message. Même dans votre vie personnelle, combien de fois les gens vous ont-ils appelé après avoir échangé quelques messages, disant qu'ils préféraient parler parce que c'est plus facile que d'envoyer des textos ?

Le même sentiment se transfère sur le lieu de travail. La tenue d'une réunion donne une certaine sécurité que tout le monde obtiendra d'entendre toutes les informations (subjectivement parlant) nécessaires. Mais en même temps, ils sont devenus un véritable gâchis chargé d'informations et ne font que devenir de plus en plus inefficaces.

Donc, pour lutter contre cela, évaluez toujours si ce que vous avez à dire, à discuter ou à demander nécessite ou non une réunion. Les petits incendies peuvent être gérés via une application de communication par chat, une brève réunion au bureau de quelqu'un ou un e-mail directionnel très clair. Voici une liste de contrôle pour vous aider à décider :

Est-ce un problème qui nécessite une solution rapide, une séance de remue-méninges ou tout le monde sur le pont ?

Dans quelle mesure le problème affecte-t-il le reste de l'entreprise ?

De combien de personnes ai-je réellement besoin pour résoudre ce problème ?

Puis-je formuler le sujet plus précisément, afin que nous trouvions la solution plus rapidement ?

Quel est le résultat souhaité ?

Ce résultat est-il plus important que le travail que toutes les personnes impliquées font actuellement ?

Ai-je assez de temps pour me préparer ?

Apprenez à utiliser chaque minute d'une réunion à bon escient

Bien que nous le considérions comme une pratique oubliée depuis longtemps au primaire et au secondaire, faire une simulation de réunion pour vous-même avant le moment venu peut être extrêmement utile. Et n'oubliez pas de suivre votre temps.

Présenter à haute voix, devant un miroir, votre animal de compagnie ou une plante vous donnera une idée du temps qu'il vous faut pour livrer votre part de l'information. Peut-être remarquerez-vous de minuscules pertes de temps, comme des digressions, des mots de remplissage ou des modèles de comportement qui retardent votre temps de présentation.

Invitez uniquement les personnes nécessaires

"Tout comité qui sert le moins du monde est composé de personnes trop occupées pour vouloir y siéger une seconde de plus que nécessaire." — Katharine Whitehorn , journaliste et animatrice de radio britannique

Lors de l'organisation d'une réunion, ne considérez que ceux qui sont directement liés au sujet. Si vous faites une vue d'ensemble du projet, vous n'avez peut-être besoin que des chefs d'équipe, car ils peuvent relayer les informations à leurs équipes plus tard. Ou si vous faites un rapport d'étape, vous pouvez gagner du temps et de l'énergie en demandant aux gens d'envoyer leurs mémoires, que vous pouvez résumer.

Obtenir des personnes qui ne sont que tangentiellement liées au sujet présente plusieurs inconvénients :

• Ils ont rarement/ont besoin de quelque chose d'important à apporter ;
• Leur temps et leur énergie pourraient être mieux utilisés ailleurs pendant cette période ;
• Selon la personnalité, ils peuvent distraire la réunion ;
• Ils peuvent se sentir obligés de prêter attention à des informations qui ne les concernent pas vraiment, ce qui les découragera et ajoutera plus de stress.

Lorsque vous décidez du type de réunion que vous organiserez, faites une liste des personnes qui sont absolument nécessaires (en raison de leurs commentaires, de leur rôle ou de leur influence directe sur les problèmes en cours). Tout le monde peut obtenir un mémo.

Rendez votre agenda fonctionnel

"Vous avez une réunion pour prendre une décision, pas pour trancher la question." — Bill Gates , co-fondateur de Chaque fois qu'il y a un sujet sur la fonctionnalité et la productivité des réunions, nous conseillons tous de faire un bon ordre du jour et de s'y tenir. Sans un, vous aurez une série de conversations qui ne mèneront nulle part. Cependant, avoir un « ordre du jour » de ce genre ne suffit pas.

Pour créer un ordre du jour qui fonctionne bien, passe d'un sujet à l'autre et laisse suffisamment d'espace pour une discussion, vous devrez cocher quelques cases.

Formulez chaque sujet sous la forme d'une question plutôt que d'une vague idée ;

(ex. "Comment pouvons-nous améliorer les ventes trimestrielles de 15 %" au lieu de "Aperçu des statistiques trimestrielles")

Placez les sujets importants en premier;

(les gens perdent leur concentration au fur et à mesure que la réunion avance et vous avez besoin de toute leur attention)

Faites en sorte que les présentations soient courtes (cela inclut les formalités et « briser la glace » );

Préparez des questions, au cas où il n'y en aurait pas de la part des participants ;
Limitez les discussions à 5, 10 minutes maximum, si elles ne sont pas sollicitées par vous ;

Terminez les réunions par un résumé, en répétant ce qui a été convenu en des points très courts.

N'hésitez pas à investir du temps pour rendre l'ordre du jour aussi efficace que possible. Lorsqu'il est fait correctement, c'est un cadre solide sur lequel s'appuyer. Vous minimisez les risques que la réunion déraille, qu'elle dure trop longtemps ou que tout le monde s'endorme.

Savoir animer une réunion

"Un comité est un cul-de-sac dans lequel les idées sont attirées puis discrètement étranglées." — Barnet Cocks

L'une des pires choses qui puisse arriver à une réunion est de perdre le contrôle de la conversation. Sans conseils appropriés, les gens peuvent prendre le sujet et courir avec, prendre des tangentes et faire dérailler toute la réunion.

Ce genre d'événement est bon à petites doses, car, lorsqu'il est entre de bonnes mains, un gâchis créatif peut faire surgir de nouvelles idées. Certains pourraient poser des questions auxquelles vous n'auriez peut-être pas pensé, ou trouver l'inspiration ou la motivation pour un travail ultérieur. Cependant, en tant qu'organisateur de réunion, vous devez toujours orienter la conversation pour qu'elle reste aussi utile que possible pour toutes les personnes impliquées. Sinon, ce n'est qu'une perte de temps.

Définissez-vous comme une figure d'autorité en menant le dialogue avec les bonnes questions, en écoutant les gens et en les laissant parler, mais en faisant attention au moment où ils doivent être arrêtés. Éliminez ces tangentes dans l'œuf, afin que la réunion ne dure pas plus longtemps qu'elle ne le devrait.

Nommer différents types de réunions

"Si vous deviez identifier, en un mot, la raison pour laquelle la race humaine n'a pas atteint, et n'atteindra jamais, son plein potentiel, ce mot serait" réunions "." - Dave Barry , auteur, ancien chroniqueur d'humour du Elise Keith, auteur de Where the Action Is: The Meetings That Make or Break Your Organization , a écrit un court article sur ce qui fait une réunion efficace. Parmi ses conseils, celui qui s'est sérieusement démarqué comme une excellente idée était d'arrêter d'appeler des réunions comme ça et de donner à chaque type un nom spécifique qui le décrit parfaitement.

Pourquoi?

Quand quelqu'un vous appelle pour une « réunion sur le nouveau projet », pouvez-vous dire immédiatement de quoi il s'agira ? Ou qui est invité, et combien de temps cela va-t-il durer ? Non.

Mais, appelez un "briefing d'avancement du projet", et ces trois mots seuls peuvent contenir tant d'informations. Par exemple, vous saurez immédiatement que c'est pour les chefs d'équipe et les managers, que vous devrez préparer un court rapport d'avancement, et qu'il dure généralement environ 45 minutes.

Pensez au développement Agile et à sa création du terme "stand up". Il s'agit d'une réunion de 10 à 15 minutes, généralement au bureau de quelqu'un (pour éviter de rester trop longtemps dans un bureau) - tout le monde dit en une phrase ou deux ce qu'il va faire de la journée ou de la semaine.

Notez les types de réunions que vous organisez habituellement, puis voyez quels noms vous pouvez leur donner, afin que les participants sachent immédiatement à quoi s'attendre. Cela résout beaucoup de malentendus et crée des attentes.

Apprendre et s'appuyer sur les réunions précédentes

Prenez des notes pendant et après les réunions, même si vous n'écrivez qu'un mot ou une phrase.

Notez les questions redondantes, observez comment les gens ont réagi à votre présentation et notez tout ce qui dans votre agenda a donné des résultats positifs ou négatifs. Faites attention à ce qui a fonctionné et à ce qui n'a pas fonctionné. Peut-être que les sujets n'étaient pas assez clairs ou que la direction de votre liste de sujets n'était pas assez fluide.

C'est simplement pour s'assurer que vous ne faites pas les mêmes erreurs deux fois. La conscience de soi est particulièrement utile lors de la tenue de réunions, notamment parce qu'elle vous qualifie d'orateur désireux de s'améliorer. De plus, vous pouvez toujours demander des commentaires après la réunion, en envoyant un e-mail aux participants ou en demandant en tête-à-tête.

En résumé

Les réunions ne doivent pas être le fléau du lieu de travail. Après tout, leur objectif principal est de rassembler des personnes pertinentes pour résoudre un problème ou proposer des idées. Ainsi, tant que vous préparez un ordre du jour qui décrit clairement ce que vous voulez réaliser, demandez une contribution spécifique et dirigez les conversations et les commentaires, vous aurez une réunion réussie.

️ Quels trucs et astuces avez-vous lorsque vous organisez une réunion (en personne ou virtuelle) ? Avez-vous des conseils en tant que personne qui les fréquente souvent? Envoyez-nous vos commentaires et réactions à [email protected], et nous pourrions présenter vos exemples dans l'un de nos futurs articles.