Jak zwiększyć produktywność spotkań

Opublikowany: 2022-05-07

Czy wiesz, że w zeszłym roku liczba posiedzeń zarządu wzrosła o 117%? A to wszystko dzięki wirtualizacji większości branż. Chociaż nie jest to samo w sobie złe, pewne jest, że niektóre (jeśli nie większość) z tych spotkań były bezproduktywne. Spotkania wirtualne swoją częstotliwością otworzyły drzwi do świata nieefektywnie spędzonego czasu. Wszystko dlatego, że zorganizowanie spotkania jest łatwiejsze i szybsze niż kiedykolwiek. W końcu to tylko jedna rozmowa wideo, prawda?

Aby uniknąć nagłego wyczerpania po kilku spotkaniach, jeszcze przed przerwą na lunch, napisaliśmy mały przewodnik, jak sprawić, by spotkania były bardziej produktywne. W końcu pracownicy biurowi będą prawdopodobnie nadal odbywać osobiste spotkania, a wirtualne spotkania ewidentnie zawsze zyskują na popularności. Ale to nie znaczy, że nie możemy zapobiec wadom, które przynoszą.

Jak być produktywnym na spotkaniach – okładka

Spis treści

Co sprawia, że ​​spotkanie jest produktywne?

Uczestnicząc w spotkaniach przez ponad siedem lat w trzech różnych miejscach pracy, nauczyłem się, jak stwierdzić, czy spotkanie będzie produktywne, czy nieproduktywne.

Wiele się dla nich działo bezproduktywnych spotkań:

  1. Ludzie szeptali do siebie, prowadząc rozmowy podczas nudnych dla nich sekcji — co oznaczało, że ktoś zawsze szeptał;
  2. Osobowości podatne na konflikty czekające na możliwość zmierzenia się z tematem, z którym się nie zgadzają;
  3. Styki, w których łamały się dowcipy, przedłużające spotkanie;
  4. Mówcy, którzy nie potrafili wczuć się w osoby w pokoju, przygotowując się na długie, niezręczne, oparte na PowerPoint spotkania;
  5. Zwoływane przez panikę zaimprowizowane spotkania prowadzone przez liderów lub menedżerów, bez jasnego programu, ale w celu złagodzenia ich obaw;
  6. Zbyt duża koncentracja na niepotrzebnych szczegółach, które dotyczą może 2 z 15 osób w pokoju;
  7. Nikt tak naprawdę nie chciał tam być.

A lista mogłaby naprawdę ciągnąć się w nieskończoność. Z drugiej strony najbardziej produktywne spotkania, w których brałem udział, miały kilka, choć kluczowych elementów:

  1. Byli wystarczająco długo, aby omówić problemy lub pomysły;
  2. Organizatorzy spotkań / prelegenci wiedzieli, że nikt tak naprawdę nie lubi spotkań i pamiętali o tym przy ustalaniu godzin i dat, a także podczas prezentacji;
  3. Nasz czas był szanowany i ceniony;
  4. Obecni byli tylko ci potrzebni;
  5. Wszyscy byliśmy skupieni i zaangażowani na spotkaniu;
  6. Spotkanie miało jasny cel i cel.

Mamy tendencję do przeceniania znaczenia spotkań, gdy w rzeczywistości wystarczy jasny cel, właściwi gracze, zwięzła lista punktów do omówienia, a na koniec — pomysł, jak iść naprzód. Bez nich ten sam efekt osiągnęlibyście w trakcie swobodnej przerwy na lunch, zamiast długiego spotkania.

Elementy produktywnego spotkania

Rozłóżmy więc te kilka elementów omówionych wcześniej na elementy składowe udanego spotkania. Są to uniwersalne końcówki wielkości kęsa, które dają pomysł na początek. Następnie możesz dostosować go do swojej branży, niezależnie od tego, czy zarządzasz grupą pisarzy, robotników budowlanych, czy uczysz w szkole podstawowej.

Organizuj spotkanie tylko wtedy, gdy nie może to być e-mail

„Większość spotkań jest zbyt długa, zbyt nudna, zbyt bezproduktywna – i stanowi zbyt dużą część korporacyjnego życia, aby można ją było porzucić”.Lois Wyse , autorka, dyrektor ds. reklamy

Większość branż przyzwyczaiła się do organizowania spotkań na wszystko. Po tylu latach zauważyłem, że zwykle jest to spowodowane obawą, że nie dotrzemy do wiadomości. Nawet w twoim życiu osobistym, ile razy ludzie dzwonili do ciebie po wymianie kilku wiadomości, mówiąc, że wolą rozmawiać, ponieważ jest to łatwiejsze niż pisanie SMS-ów?

Ten sam sentyment przenosi się do miejsca pracy. Zorganizowanie spotkania daje pewien rodzaj bezpieczeństwa, że ​​każdy usłyszy wszystkie (subiektywnie rzecz biorąc) niezbędne informacje. Ale jednocześnie stały się absolutnym bałaganem wypełnionym informacjami i stają się coraz bardziej nieskuteczne.

Tak więc, aby temu zaradzić, zawsze oceniaj, czy to, co masz do powiedzenia, omówienia lub pytania, wymaga spotkania. Mniejsze pożary można rozwiązać za pomocą aplikacji do komunikacji na czacie, krótkiej narady przy czyimś biurku lub bardzo wyraźnego, kierunkowego e-maila. Oto lista kontrolna, która pomoże Ci zdecydować:

Czy jest to problem, który wymaga szybkiego rozwiązania, burzy mózgów lub wszystkich rąk do pracy?

Jak bardzo problem wpływa na resztę firmy?

Ilu ludzi potrzebuję realistycznie, aby to rozwiązać?

Czy mogę dokładniej sformułować temat, abyśmy szybciej znaleźli rozwiązanie?

Jaki jest pożądany rezultat?

Czy ten wynik jest ważniejszy niż praca, którą wszyscy zaangażowani wykonują teraz?

Czy mam wystarczająco dużo czasu na przygotowanie?

Dowiedz się, jak mądrze wykorzystać każdą minutę spotkania

Chociaż uważamy to za praktykę dawno zapomnianą w szkole podstawowej i średniej, zrobienie dla siebie próbnego spotkania, zanim nadejdzie czas, może być niezwykle przydatne. I nie zapomnij śledzić swojego czasu.

Głośne przedstawienie przed lustrem swojego zwierzaka lub rośliny da ci wyobrażenie o tym, ile czasu zajmie ci przekazanie informacji. Być może zauważysz drobne marnujące czas, takie jak dygresje, słowa wypełniające lub wzorce zachowań, które opóźniają czas prezentacji.

Zaproś tylko niezbędne osoby

„Każdy komitet, który jest najmniej użyteczny, składa się z ludzi, którzy są zbyt zajęci, aby chcieć usiąść na nim przez sekundę dłużej niż muszą”.Katharine Whitehorn , brytyjska dziennikarka i prezenterka radiowa

Organizując spotkanie, bierz pod uwagę tylko tych, którzy są bezpośrednio związani z tematem. Jeśli robisz przegląd projektu, być może potrzebujesz tylko kierowników zespołów, ponieważ mogą oni później przekazywać informacje swoim zespołom. A jeśli robisz raport z postępów, możesz skrócić czas i energię, zachęcając ludzi do wysyłania swoich briefów, które możesz podsumować.

Pozyskiwanie osób, które są tylko stycznie związane z tematem, ma kilka wad:

  • Rzadko mają/potrzebują czegoś znaczącego do wniesienia wkładu;
  • Ich czas i energię można by w tym czasie lepiej wykorzystać gdzie indziej;
  • W zależności od osobowości mogą rozpraszać spotkanie;
  • Mogą czuć się zmuszeni do zwracania uwagi na informacje, które tak naprawdę ich nie dotyczą, co ich zniechęci i doda więcej stresu.

Kiedy zdecydujesz, jaki rodzaj spotkania będziesz organizować, sporządź listę osób, które są absolutnie niezbędne (ze względu na ich opinie, rolę lub bezpośredni wpływ na bieżące problemy). Każdy inny może otrzymać notatkę.

Spraw, aby Twój program był funkcjonalny

„Masz spotkanie, aby podjąć decyzję, a nie zdecydować się na pytanie”.Bill Gates , współzałożyciel Zawsze, gdy pojawia się temat dotyczący funkcjonalności spotkań i produktywności, wszyscy radzimy przygotować dobry program i trzymać się go. Bez niej będziesz miał ciąg rozmów prowadzących donikąd. Jednak posiadanie tego rodzaju „porządku biznesowego” nie wystarczy.

Aby plan przebiegał sprawnie, przechodził od tematu do tematu i pozostawiał wystarczająco dużo miejsca na dyskusję, musisz zaznaczyć kilka pól.

Sformułuj każdy temat jako pytanie, a nie mglisty pomysł;

(np. „Jak możemy poprawić kwartalną sprzedaż o 15%” zamiast „Przegląd statystyk kwartalnych”)

Najpierw umieść ważne tematy;

(ludzie tracą koncentrację w trakcie spotkania, a Ty potrzebujesz ich pełnej uwagi)

Utrzymuj krótkie prezentacje (dotyczy to również nieformalności i „przełamywania lodów”);

Przygotuj pytania, na wypadek, gdyby nie było żadnego z uczestników;
Utrzymuj dyskusje do 5, 10 minut, jeśli nie są one przez Ciebie zachęcane;

Zakończ spotkania podsumowaniem, powtarzając to, co zostało uzgodnione w bardzo krótkich punktach.

Nie wahaj się zainwestować czasu w sprawienie, aby program był tak skuteczny, jak to tylko możliwe. Prawidłowo wykonana jest to solidna podstawa, na której można polegać. Minimalizujesz szanse, że spotkanie się wykolei, będzie trwało zbyt długo lub wszyscy zasną.

Dowiedz się, jak poprowadzić spotkanie

„Komitet to ślepy zaułek, w którym wabione są pomysły, a następnie po cichu duszone”.Kurki Barnetta

Jedną z najgorszych rzeczy, jaka może się przydarzyć na spotkaniu, jest utrata kontroli nad rozmową. Bez odpowiedniego przewodnictwa ludzie mogą wziąć temat i biec z nim, zboczyć z drogi i wykoleić całe spotkanie.

Takie wydarzenie jest dobre w małych dawkach, ponieważ w dobrych rękach twórczy bałagan może przynieść nowe pomysły. Niektórzy mogą zadać pytania, o których być może nie pomyślałeś, lub uzyskać inspirację lub motywację do dalszej pracy. Jednak jako organizator spotkania nadal musisz pokierować rozmową, aby była jak najbardziej przydatna dla wszystkich zaangażowanych osób. W przeciwnym razie to tylko strata czasu.

Stań się autorytetem, prowadząc dialog z właściwymi pytaniami, słuchając ludzi i pozwalając im mówić — ale zwracając uwagę na to, kiedy należy ich powstrzymać. Złap te styczne w zarodku, aby spotkanie nie trwało dłużej niż powinno.

Nazwij różne rodzaje spotkań

„Gdybyś miał określić jednym słowem powód, dla którego rasa ludzka nie osiągnęła i nigdy nie osiągnie swojego pełnego potencjału, tym słowem byłoby „spotkanie”.”Dave Barry , autor, były felietonista humorystyczny Elise Keith, autorka książki Where the Action Is: The Meetings That Make or Break Your Organization , napisała krótki artykuł o tym, co sprawia, że ​​spotkanie jest efektywne. Wśród jej wskazówek, jedną, która naprawdę wyróżniała się jako doskonały pomysł, było zaprzestanie zwoływania spotkań właśnie w ten sposób i nadanie każdemu typowi konkretnej nazwy, która doskonale je opisuje.

Czemu?

Kiedy ktoś zaprosi Cię na „spotkanie w sprawie nowego projektu”, czy możesz od razu powiedzieć, o czym będzie? Albo kto jest zaproszony i jak długo to potrwa? Nie.

Ale zadzwoń do „odprawy o postępach projektu”, a same te trzy słowa mogą zawierać tak wiele informacji. Na przykład od razu będziesz wiedział, że to dla kierowników zespołów i menedżerów, że będziesz musiał przygotować krótki raport z postępów i że zwykle trwa on około 45 minut.

Pomyśl o rozwoju Agile i jego utworzeniu terminu „wstań”. Jest to spotkanie 10-15 minut, zwykle przy czyimś biurku (aby uniknąć zbyt długiego pobytu w biurze) — każdy mówi w zdaniu lub dwóch, co będzie robił przez cały dzień lub tydzień.

Zwróć uwagę na typ spotkań, które zwykle organizujesz, a następnie zobacz, jakie nazwy możesz im nadać, aby uczestnicy mogli od razu powiedzieć, czego się spodziewać. Rozwiązuje wiele nieporozumień i ustala oczekiwania.

Ucz się na poprzednich spotkaniach i korzystaj z nich

Rób notatki w trakcie i po spotkaniach, nawet jeśli zapiszesz tylko jedno słowo lub frazę.

Zaznacz niepotrzebne pytania, obserwuj, jak ludzie zareagowali na twoją prezentację i zanotuj w swoim programie wszystko, co dało pozytywne lub negatywne rezultaty. Zwróć uwagę na to, co zadziałało, a co nie. Być może tematy nie były wystarczająco jasne lub kierunek Twojej listy tematów nie był wystarczająco płynny.

Ma to na celu zapewnienie, że nie popełnisz dwa razy tych samych błędów. Samoświadomość jest szczególnie przydatna podczas spotkań, zwłaszcza dlatego, że określa Cię jako mówcę, który chce się doskonalić. Dodatkowo zawsze możesz poprosić o opinię po spotkaniu, wysyłając uczestnikom wiadomość e-mail lub pytając jeden na jeden.

W podsumowaniu

Spotkania nie muszą być zmorą miejsca pracy. W końcu ich głównym celem jest zebranie odpowiednich ludzi w celu rozwiązania problemu lub wymyślenia pomysłów. Tak więc, jeśli przygotujesz program, który jasno określa, co chcesz osiągnąć, poproś o konkretny wkład oraz bezpośrednie rozmowy i komentarze, będziesz miał udane spotkanie.

️ Jakie masz wskazówki i triki podczas prowadzenia spotkania (osobiście lub wirtualnego)? Czy masz jakąś radę jako osoba, która często je odwiedza? Prześlij nam swoje komentarze i opinie na adres [email protected], a możemy przedstawić Twoje przykłady w jednym z naszych przyszłych artykułów.