如何讓會議更有效率

已發表: 2022-05-07

您知道僅去年董事會會議的數量就增加了 117%？這一切都要歸功於大多數行業的虛擬化。雖然這本身並不是一件壞事，但可以肯定的是，其中一些（如果不是大多數）會議沒有成效。憑藉其頻率，虛擬會議打開了一扇通往無效時間世界的大門。這一切都是因為組織會議比以往任何時候都更容易、更快捷。畢竟，這只是一個視頻通話，對吧？

為了避免在午休前的幾次會議之後突然發現自己完全筋疲力盡，我們編寫了一份關於如何進行更有成效的會議的小指南。畢竟，辦公室內的員工可能會繼續舉行面對面的會議，而虛擬會議顯然越來越受歡迎。但是，這並不意味著我們不能阻止它們帶來的不利影響。

是什麼讓會議富有成效？

在三個不同的工作場所參加了七年多的會議，我學會瞭如何判斷會議是富有成效的，還是沒有成效的。

低效的會議對他們來說有很多事情要做：

人們會互相竊竊私語，在他們無聊的部分進行對話——這意味著總是有人在竊竊私語；
容易發生衝突的人等待機會挑戰他們不同意的話題；
開玩笑的切線，延長了會議時間；
無法對房間裡的人產生共鳴的演講者，導致長時間、尷尬、依賴 PowerPoint 的會議；
由領導或經理緊急召集的臨時會議，沒有明確的議程，但可以緩解他們的擔憂；
過於關注可能涉及房間裡 15 個人中的 2 個人的不必要的細節；
沒有人真正想在那裡。

而且，這個名單真的可以永遠持續下去。另一方面，我參加過的最有成效的會議很少，但很關鍵：

他們只是足夠長的時間來討論問題或想法；
會議組織者/演講者知道沒有人真正喜歡會議，並在設置時間和日期以及演示時牢記這一點；
我們的時間受到尊重和重視；
在場的只是那些必要的；
我們全神貫注地參加了會議；
會議目標明確。

我們傾向於過分強調會議的重要性，而實際上，你所需要的只是一個明確的目標、合適的球員、一份簡明的談話要點清單，最後——一個關於如何前進的想法。沒有這些，你會通過一個隨意的午休來達到同樣的效果，而不是長時間的會議。

富有成效的會議的要素

因此，讓我們將之前討論的這幾個元素分解為成功會議的組成部分。它們是通用的一口大小的提示，可以為您提供一個初步的想法。然後，您可以使其適應您的行業，無論您是管理一群作家、建築工人還是在小學任教。

僅在不能是電子郵件的情況下召開會議

“大多數會議都太長、太沉悶、太沒有效率——而且是企業生活的一部分，不能放棄。” — Lois Wyse ，作家，廣告主管

大多數行業已經習慣於為任何事情舉行會議。這麼多年過去了，我注意到這通常是因為害怕我們無法傳達我們的信息。即使在您的個人生活中，有多少次人們在交換了幾條信息後打電話給您，說他們寧願說話，因為這比發短信更容易？

同樣的情緒轉移到工作場所。舉行會議提供了某種安全性，每個人都可以聽到所有（主觀而言）必要的信息。但與此同時，它們已經成為充滿信息的絕對混亂，而且只會變得越來越無效。

因此，為了解決這個問題，請始終評估您要說、討論或詢問的內容是否需要開會。較小的火災可以通過聊天通信應用程序、在某人辦公桌前的短暫聚會或非常清晰的定向電子郵件來處理。這是一個清單，可幫助您做出決定：

這是一個需要快速解決方案、頭腦風暴會議還是全體人員齊心協力的問題？

該問題對公司其他部門的影響有多大？

我實際上需要多少人來解決這個問題？

我可以更準確地制定主題，以便我們更快地找到解決方案嗎？

期望的結果是什麼？

這個結果是否比每個相關人員現在所做的工作更重要？

我有足夠的時間準備嗎？

了解如何明智地利用會議的每一分鐘

雖然我們認為這是一種在小學和高中早已被遺忘的做法，但在時間到來之前為自己做一個模擬會議可能非常有用。不要忘記跟踪你的時間。

在鏡子前大聲展示你的寵物或植物會讓你知道你需要多少時間來傳遞你的信息。也許您會注意到一些浪費時間的小事，例如題外話、填充詞或行為模式，它們會耽誤您的演示時間。

只邀請必要的人

“任何有一點用處的委員會都是由那些忙得不想多坐一秒鐘的人組成的。” — Katharine Whitehorn ，英國記者和電台節目主持人

組織會議時，只考慮與主題直接相關的人。如果您正在進行項目概述，那麼您可能只需要團隊負責人，因為他們可以稍後將信息傳遞給他們的團隊。或者，如果您正在編寫進度報告，您可以通過讓人們發送簡報來減少時間和精力，您可以對其進行總結。

讓只與主題有切線聯繫的人有幾個缺點：

他們很少有/需要任何重要的貢獻；
在此期間，他們的時間和精力可以更好地用於其他地方；
根據個性，他們可以分散會議的注意力；
他們可能會感到有壓力要關注與他們無關的信息，這會使他們感到厭煩並增加壓力。

當你決定要召開什麼類型的會議時，列出絕對必要的人員名單（因為他們的反饋、角色或對手頭問題的直接影響）。其他人都可以得到一份備忘錄。

使您的議程發揮作用

“你有一個會議來做出決定，而不是決定這個問題。” ——微軟聯合創始人比爾·蓋茨

每當有關於會議功能和生產力的話題時，我們都建議制定一個好的議程並堅持下去。沒有一個，你將有一連串的對話無處可去。然而，擁有這種“業務秩序”是不夠的。

為了使議程順利進行，從一個主題轉移到另一個主題，並為討論留出足夠的空間，您需要勾選幾個框。

將每個主題表述為一個問題，而不是一個模糊的想法；

（例如“我們如何將季度銷售額提高 15%”而不是“季度統計概覽”）

把重要的話題放在第一位；

（隨著會議的進行，人們會失去注意力，你需要他們的全部注意力）

保持簡短的介紹（這包括非正式和“打破僵局”）；

準備問題，以防與會者沒有提出問題；
如果您不主動提出討論，請將討論保持在 5 到 10 分鐘的時間；

以總結結束會議，在很短的時間內重複商定的內容。

不要迴避花時間使議程盡可能有效。如果做得正確，它是一個可靠的框架。您將會議脫軌、持續時間過長或讓每個人都睡著的可能性降到最低。

知道如何主持會議

“委員會是一條死胡同，思想被引誘，然後被悄悄扼殺。” —巴內特·科克斯

會議可能發生的最糟糕的事情之一就是失去對對話的控制。如果沒有適當的指導，人們可能會帶著話題跑題，跑題，破壞整個會議。

這種事件在小劑量下是好的，因為如果掌握得當，創造性的混亂可以帶來新的想法。有些人可能會提出您可能沒有想到的問題，或者獲得進一步工作的靈感或動力。但是，作為會議組織者，您仍然需要引導對話，以使其對參與的每個人都盡可能有用。否則，這只是浪費時間。

通過提出正確的問題來引導對話、傾聽人們的意見並讓他們說話，從而將自己樹立為權威人物——但要注意何時需要阻止他們。將這些切線扼殺在萌芽狀態，這樣會議就不會持續太久。

命名不同類型的會議

“如果你必須用一個詞來確定人類沒有並且永遠不會實現其全部潛力的原因，那麼這個詞就是‘會議’。” ——戴夫·巴里，作家，前Elise Keith， 《行動在哪裡：決定組織成敗的會議》一書的作者，寫了一篇關於什麼是有效會議的短文。在她的建議中，一個非常突出的絕妙想法是停止召集會議，並為每種類型指定一個可以完美描述它的特定名稱。
為什麼？
當有人叫你參加“關於新項目的會議”時，你能立即說出會是什麼嗎？或者誰被邀請了，會持續多久？不。

但是，打電話給“項目進度簡報”，僅這三個字就可以承載這麼多信息。例如，您會立即知道這是針對團隊領導和經理的，您需要準備一份簡短的進度報告，並且通常持續約 45 分鐘。
想想敏捷開發，以及它對“站起來”一詞的創造。這是一個 10 到 15 分鐘的會議，通常在某人的辦公桌前（以避免在辦公室里呆得太久）——每個人都會用一兩句話說出他們一天或一周要做什麼。
記下您通常舉行的會議類型，然後查看您可以給他們起什麼名字，以便與會者立即知道會發生什麼。它解決了許多誤解並建立了期望。
從以前的會議中學習並在此基礎上再接再厲
在會議期間和之後做筆記，即使你只寫下一個單詞或短語。
記下多餘的問題，觀察人們對您的演示文稿的反應，並記下您議程中產生積極或消極結果的任何內容。注意什麼有效，什麼無效。可能主題不夠清晰，或者你的主題列表方向不夠流暢。

這只是為了確保您不會兩次犯同樣的錯誤。自我意識在召開會議時特別有用，尤其是因為它把你標記為願意改進的演講者。此外，您始終可以在會議結束後通過向與會者發送電子郵件或一對一詢問來尋求反饋。
總之
會議不一定是工作場所的禍根。畢竟，他們的核心目的是聚集相關人員來解決問題或提出想法。因此，只要您準備一個清晰地概述您想要實現的目標的議程，請求具體的意見，並直接進行對話和評論，您就會有一個成功的會議。
️ 主持會議（面對面或虛擬）時，您有哪些提示和技巧？作為經常參加他們的人，您有什麼建議嗎？將您的評論和反饋發送至 [email protected]，我們可能會在未來的一篇文章中介紹您的示例。