如何让会议更有效率

已发表: 2022-05-07

您知道仅去年董事会会议的数量就增加了 117%？这一切都要归功于大多数行业的虚拟化。虽然这本身并不是一件坏事，但可以肯定的是，其中一些（如果不是大多数）会议没有成效。凭借其频率，虚拟会议打开了一扇通往无效时间世界的大门。这一切都是因为组织会议比以往任何时候都更容易、更快捷。毕竟，这只是一个视频通话，对吧？

为了避免在午休前的几次会议之后突然发现自己完全筋疲力尽，我们编写了一份关于如何进行更有成效的会议的小指南。毕竟，办公室内的员工可能会继续举行面对面的会议，而虚拟会议显然越来越受欢迎。但是，这并不意味着我们不能阻止它们带来的不利影响。

是什么让会议富有成效？

在三个不同的工作场所参加了七年多的会议，我学会了如何判断会议是富有成效的，还是没有成效的。

低效的会议对他们来说有很多事情要做：

人们会互相窃窃私语，在他们无聊的部分进行对话——这意味着总是有人在窃窃私语；
容易发生冲突的人等待机会挑战他们不同意的话题；
开玩笑的切线，延长了会议时间；
无法对房间里的人产生共鸣的演讲者，导致长时间、尴尬、依赖 PowerPoint 的会议；
由领导或经理紧急召集的临时会议，没有明确的议程，但可以缓解他们的担忧；
过于关注可能涉及房间里 15 个人中的 2 个人的不必要的细节；
没有人真正想在那里。

而且，这个名单真的可以永远持续下去。另一方面，我参加过的最有成效的会议很少，但很关键：

他们只是足够长的时间来讨论问题或想法；
会议组织者/演讲者知道没有人真正喜欢会议，并在设置时间和日期以及演示时牢记这一点；
我们的时间受到尊重和重视；
在场的只是那些必要的；
我们全神贯注地参加了会议；
会议目标明确。

我们倾向于过分强调会议的重要性，而实际上，你所需要的只是一个明确的目标、合适的球员、一份简明的谈话要点清单，最后——一个关于如何前进的想法。没有这些，你会通过一个随意的午休来达到同样的效果，而不是长时间的会议。

富有成效的会议的要素

因此，让我们将之前讨论的这几个元素分解为成功会议的组成部分。它们是通用的一口大小的提示，可以为您提供一个初步的想法。然后，您可以使其适应您的行业，无论您是管理一群作家、建筑工人还是在小学任教。

仅在不能是电子邮件的情况下召开会议

“大多数会议都太长、太沉闷、太没有效率——而且是企业生活的一部分，不能放弃。” — Lois Wyse ，作家，广告主管

大多数行业已经习惯于为任何事情举行会议。这么多年过去了，我注意到这通常是因为害怕我们无法传达我们的信息。即使在您的个人生活中，有多少次人们在交换了几条信息后打电话给您，说他们宁愿说话，因为这比发短信更容易？

同样的情绪转移到工作场所。举行会议提供了某种安全性，每个人都可以听到所有（主观而言）必要的信息。但与此同时，它们已经成为充满信息的绝对混乱，而且只会变得越来越无效。

因此，为了解决这个问题，请始终评估您要说、讨论或询问的内容是否需要开会。较小的火灾可以通过聊天通信应用程序、在某人办公桌前的短暂聚会或非常清晰的定向电子邮件来处理。这是一个清单，可帮助您做出决定：

这是一个需要快速解决方案、头脑风暴会议还是全体人员齐心协力的问题？

该问题对公司其他部门的影响有多大？

我实际上需要多少人来解决这个问题？

我可以更准确地制定主题，以便我们更快地找到解决方案吗？

期望的结果是什么？

这个结果是否比每个相关人员现在所做的工作更重要？

我有足够的时间准备吗？

了解如何明智地利用会议的每一分钟

虽然我们认为这是一种在小学和高中早已被遗忘的做法，但在时间到来之前为自己做一个模拟会议可能非常有用。不要忘记跟踪你的时间。

在镜子前大声展示你的宠物或植物会让你知道你需要多少时间来传递你的信息。也许您会注意到一些浪费时间的小事，例如题外话、填充词或行为模式，它们会耽误您的演示时间。

只邀请必要的人

“任何有一点用处的委员会都是由那些忙得不想多坐一秒钟的人组成的。” — Katharine Whitehorn ，英国记者和电台节目主持人

组织会议时，只考虑与主题直接相关的人。如果您正在进行项目概述，那么您可能只需要团队负责人，因为他们可以稍后将信息传递给他们的团队。或者，如果您正在编写进度报告，您可以通过让人们发送简报来减少时间和精力，您可以对其进行总结。

让只与主题有切线联系的人有几个缺点：

他们很少有/需要任何重要的贡献；
在此期间，他们的时间和精力可以更好地用于其他地方；
根据个性，他们可以分散会议的注意力；
他们可能会感到有压力要关注与他们无关的信息，这会使他们感到厌烦并增加压力。

当你决定要召开什么类型的会议时，列出绝对必要的人员名单（因为他们的反馈、角色或对手头问题的直接影响）。其他人都可以得到一份备忘录。

使您的议程发挥作用

“你有一个会议来做出决定，而不是决定这个问题。” ——微软联合创始人比尔·盖茨

每当有关于会议功能和生产力的话题时，我们都建议制定一个好的议程并坚持下去。没有一个，你将有一连串的对话无处可去。然而，拥有这种“业务秩序”是不够的。

为了使议程顺利进行，从一个主题转移到另一个主题，并为讨论留出足够的空间，您需要勾选几个框。

将每个主题表述为一个问题，而不是一个模糊的想法；

（例如“我们如何将季度销售额提高 15%”而不是“季度统计概览”）

把重要的话题放在第一位；

（随着会议的进行，人们会失去注意力，你需要他们的全部注意力）

保持简短的介绍（这包括非正式和“打破僵局”）；

准备问题，以防与会者没有提出问题；
如果您不主动提出讨论，请将讨论保持在 5 到 10 分钟的时间；

以总结结束会议，在很短的时间内重复商定的内容。

不要回避花时间使议程尽可能有效。如果做得正确，它是一个可靠的框架。您将会议脱轨、持续时间过长或让每个人都睡着的可能性降到最低。

知道如何主持会议

“委员会是一条死胡同，思想被引诱，然后被悄悄扼杀。” —巴内特·科克斯

会议可能发生的最糟糕的事情之一就是失去对对话的控制。如果没有适当的指导，人们可能会带着话题跑题，跑题，破坏整个会议。

这种事件在小剂量下是好的，因为如果掌握得当，创造性的混乱可以带来新的想法。有些人可能会提出您可能没有想到的问题，或者获得进一步工作的灵感或动力。但是，作为会议组织者，您仍然需要引导对话，以使其对参与的每个人都尽可能有用。否则，这只是浪费时间。

通过提出正确的问题来引导对话、倾听人们的意见并让他们发言，从而将自己树立为权威人物——但要注意何时需要阻止他们。将这些切线扼杀在萌芽状态，这样会议就不会持续太久。

命名不同类型的会议

“如果你必须用一个词来确定人类没有并且永远不会实现其全部潜力的原因，那么这个词就是‘会议’。” ——戴夫·巴里，作家，前Elise Keith， 《行动在哪里：决定组织成败的会议》一书的作者，写了一篇关于什么是有效会议的短文。在她的建议中，一个真正脱颖而出的绝妙想法是停止这样召集会议，并为每种类型指定一个可以完美描述它的特定名称。
为什么？
当有人叫你参加“关于新项目的会议”时，你能立即说出会是什么吗？或者谁被邀请了，会持续多久？不。

但是，打电话给“项目进度简报”，仅这三个字就可以承载这么多信息。例如，您会立即知道这是针对团队领导和经理的，您需要准备一份简短的进度报告，并且通常持续约 45 分钟。
想想敏捷开发，以及它对“站起来”一词的创造。这是一个 10 到 15 分钟的会议，通常在某人的办公桌前（以避免在办公室里呆得过久）——每个人都用一两句话说出他们一天或一周要做什么。
记下您通常举行的会议类型，然后查看您可以给他们起什么名字，以便与会者立即知道会发生什么。它解决了许多误解并建立了期望。
从以前的会议中学习并在此基础上再接再厉
在会议期间和之后做笔记，即使你只写下一个单词或短语。
记下多余的问题，观察人们对您的演示文稿的反应，并记下您议程中产生积极或消极结果的任何内容。注意什么有效，什么无效。可能主题不够清晰，或者你的主题列表方向不够流畅。

这只是为了确保您不会两次犯同样的错误。自我意识在召开会议时特别有用，尤其是因为它把你标记为愿意改进的演讲者。此外，您始终可以在会议结束后通过向与会者发送电子邮件或一对一询问来寻求反馈。
总之
会议不一定是工作场所的祸根。毕竟，他们的核心目的是聚集相关人员来解决问题或提出想法。因此，只要您准备一个清晰地概述您想要实现的目标的议程，请求具体的意见，并直接进行对话和评论，您就会有一个成功的会议。
️ 主持会议（面对面或虚拟）时，您有哪些提示和技巧？作为经常参加他们的人，您有什么建议吗？将您的评论和反馈发送至 [email protected]，我们可能会在未来的一篇文章中介绍您的示例。