회의를 보다 생산적으로 만드는 방법

작년에만 이사회가 117%나 늘었다는 사실, 알고 계셨나요? 그리고 이 모든 것은 대부분의 산업이 가상으로 전환된 덕분입니다. 이것이 그 자체로 나쁜 것은 아니지만 이러한 회의 중 일부(대부분은 아니지만)가 비생산적이라는 점은 감안할 수 있습니다. 빈도와 함께 가상 회의는 시간을 비효율적으로 보내는 세상의 문을 열었습니다. 그 어느 때보다 쉽고 빠르게 회의를 구성할 수 있기 때문입니다. 결국 화상 통화 한 번이면 되지 않습니까?

점심 시간 전에도 여러 회의 후에 갑자기 완전히 지치는 것을 방지하기 위해 보다 생산적인 회의를 만드는 방법에 대한 작은 가이드를 작성했습니다. 결국, 사무실 직원은 계속해서 대면 회의를 가질 것이며 가상 회의는 분명히 인기를 얻고 있습니다. 그러나 그것이 우리가 그들이 가져오는 단점을 막을 수 없다는 것을 의미하지는 않습니다.

생산적인 회의를 만드는 것은 무엇입니까?

세 곳의 다른 직장에서 7년 넘게 회의에 참석하면서 회의가 생산적인지 비생산적인지 구분하는 방법을 배웠습니다.

비생산적인 회의는 그들에게 많은 일이 있었습니다.

1. 사람들은 서로에게 속삭이며 지루한 섹션에서 대화를 나눴습니다. 이는 누군가가 항상 속삭임을 의미했습니다.
2. 자신이 동의하지 않는 주제에 도전할 기회를 기다리며 갈등을 일으키기 쉬운 성격;
3. 농담이 끊긴 접선, 회의 연장;
4. PowerPoint에 의존하는 길고 어색한 회의를 만드는 회의실에 있는 사람들과 공감하지 못하는 연사;
5. 명확한 의제는 없지만 우려를 완화하기 위해 리드 또는 관리자가 공황 상태로 즉석 회의를 소집했습니다.
6. 방에 있는 15명 중 2명과 관련된 불필요한 세부 사항에 너무 집중합니다.
7. 아무도 실제로 거기에 있고 싶어 하지 않았습니다.

그리고 그 목록은 정말 영원히 계속될 수 있습니다. 반면에 내가 참석한 가장 생산적인 회의에는 비록 중요한 요소가 있긴 하지만 거의 없었습니다.

1. 그들은 문제나 아이디어를 논의하기에 충분했습니다.
2. 회의 주최자/연사는 회의를 정말 좋아하는 사람이 아무도 없다는 것을 알았고 발표할 때뿐 ​​아니라 시간과 날짜를 설정할 때 이를 염두에 두었습니다.
3. 우리의 시간은 존중되고 소중했습니다.
4. 현재는 필요한 것뿐이었습니다.
5. 우리는 모두 집중하고 회의에 참여했습니다.
6. 회의에는 분명한 목적과 목표가 있었습니다.

우리는 실제로 필요한 모든 것이 명확한 목표, 올바른 플레이어, 간결한 요점 목록, 그리고 결국에는 앞으로 나아갈 방법에 대한 아이디어만 있으면 회의의 중요성을 지나치게 강조하는 경향이 있습니다. 그것들이 없었다면 장기간의 회의가 아닌 캐주얼한 점심 시간으로 같은 효과를 얻었을 것입니다.

생산적인 회의의 요소

따라서 앞에서 논의한 몇 가지 요소를 성공적인 회의의 구성 요소로 분해해 보겠습니다. 시작 아이디어를 제공하는 보편적인 한입 크기의 팁입니다. 그런 다음 작가 그룹을 관리하든, 건설 노동자를 관리하든, 초등학교에서 가르치는 사람이든 상관없이 해당 산업에 적용할 수 있습니다.

이메일이 될 수 없는 경우에만 회의 개최

"대부분의 회의는 너무 길고, 너무 둔하고, 너무 비생산적이며, 포기하기에는 너무 많은 회사 생활의 일부입니다." — Lois Wyse , 저자, 광고 책임자

대부분의 산업은 무엇이든 무엇이든 회의를 개최하는 데 익숙해졌습니다. 그리고 이 모든 세월이 지난 후, 나는 그것이 일반적으로 우리가 우리의 메시지를 전달하지 못할 것이라는 두려움 때문이라는 것을 알아차렸습니다. 사생활에서도 문자보다 쉽기 때문에 대화를 하고 싶다고 몇 마디 주고받고 전화한 적이 몇 번이나 될까요?

같은 감정이 직장으로 옮겨집니다. 회의를 개최하는 것은 모든 사람이 (주관적으로 말해서) 필요한 모든 정보를 들을 수 있는 일종의 안전을 제공합니다. 그러나 동시에 정보로 가득 찬 절대 엉망이 되었으며 점점 더 비효율적입니다.

따라서 이를 방지하려면 항상 말하고, 토론하고, 요청해야 하는 내용에 회의가 필요한지 여부를 평가하십시오. 작은 화재는 채팅 커뮤니케이션 앱, 누군가의 책상에서 잠깐 만지작거림 또는 매우 명확하고 방향성 있는 이메일을 통해 처리할 수 있습니다. 다음은 결정에 도움이 되는 체크리스트입니다.

이것은 빠른 솔루션, 브레인스토밍 세션 또는 모든 사람이 직접 참여해야 하는 문제입니까?

문제가 나머지 회사에 얼마나 영향을 미칩니까?

이 문제를 해결하려면 현실적으로 몇 명이 필요합니까?

주제를 더 정확하게 공식화하여 솔루션을 더 빨리 찾을 수 있습니까?

원하는 결과는 무엇입니까?

관련된 모든 사람들이 지금 하고 있는 일보다 그 결과가 더 중요합니까?

준비할 시간이 충분합니까?

회의의 매 순간을 현명하게 사용하는 방법을 배우십시오

우리는 초등학교와 고등학교에서 오랫동안 잊혀진 관행이라고 생각하지만 때가 오기 전에 자신을 위한 모의 회의를 하는 것은 매우 유용할 수 있습니다. 시간을 추적하는 것을 잊지 마십시오.

거울, 애완 동물 또는 식물 앞에서 큰 소리로 발표하면 정보의 끝을 전달하는 데 얼마나 많은 시간이 걸리는지 알 수 있습니다. 프레젠테이션 시간을 지연시키는 여담, 보충 단어 또는 행동 패턴과 같은 작은 시간 낭비를 발견할 수도 있습니다.

필요한 사람만 초대

“조금만 사용하는 위원회는 너무 바빠서 1초 이상 그 자리에 앉아 있고 싶지 않은 사람들로 구성되어 있습니다.” — 캐서린 화이트혼 , 영국 저널리스트이자 라디오 진행자

회의를 조직할 때 주제와 직접적으로 관련된 사람들만 고려하십시오. 프로젝트 개요를 수행하는 경우 나중에 팀에 정보를 전달할 수 있으므로 팀 리더만 필요할 수 있습니다. 또는 진행 상황 보고서를 작성하는 경우 사람들이 요약할 수 있는 브리핑을 보내도록 하여 시간과 에너지를 줄일 수 있습니다.

주제와 접선적으로만 연결된 사람들을 얻는 것은 몇 가지 단점이 있습니다.

• 그들은 기여할 ​​수 있는 중요한 것을 거의 갖고/필요로 하지 않습니다.
• 그들의 시간과 에너지는 그 시간 동안 다른 곳에서 더 잘 사용될 수 있습니다.
• 성격에 따라 회의를 방해할 수 있습니다.
• 그들은 실제로 자신과 관련이 없는 정보에 주의를 기울여야 한다는 압박감을 느낄 수 있으며, 이는 자신을 버리고 더 많은 스트레스를 줄 것입니다.

어떤 유형의 회의를 개최할지 결정할 때 절대적으로 필요한 사람들의 목록을 만드십시오(피드백, 역할 또는 당면한 문제에 대한 직접적인 영향 때문에). 다른 사람은 모두 메모를 받을 수 있습니다.

의제를 기능적으로 만드십시오.

“당신은 문제를 결정하기 위한 회의가 아니라 결정을 내리기 위한 회의가 있습니다.” — 빌 게이츠 , 회의 기능과 생산성에 대한 주제가 있을 때마다 우리 모두는 좋은 의제를 만들고 그것을 고수하는 것이 좋습니다. 하나가 없으면 어디에도 없는 일련의 대화를 하게 될 것입니다. 그러나 이러한 종류의 "업무 순서"를 갖는 것만으로는 충분하지 않습니다.

원활하게 진행되고, 주제에서 주제로 이동하고, 토론을 위한 충분한 공간을 남겨두는 의제를 만들려면 몇 가지 확인란을 선택해야 합니다.

모호한 아이디어가 아닌 질문으로 각 주제를 공식화하십시오.

(예: "분기별 통계 개요" 대신 "분기별 매출을 15% 향상시킬 수 있는 방법")

중요한 주제를 먼저 배치하십시오.

(회의가 진행됨에 따라 사람들은 초점을 잃으며, 당신은 그들의 완전한 관심이 필요합니다)

소개를 짧게 유지하십시오(여기에는 비공식적 인 행위 및 "얼음 깨기"가 포함됨).

참석자 중 아무도 없을 경우를 대비하여 질문을 준비하십시오.
당신이 지시하지 않은 경우 토론을 5분, 10분으로 유지하십시오.

요약으로 회의를 끝내고 매우 짧은 시간에 합의된 내용을 반복합니다.

의제를 가능한 한 효과적으로 만드는 데 시간을 투자하는 것을 부끄러워하지 마십시오. 올바르게 완료되면 신뢰할 수 있는 견고한 프레임워크입니다. 회의가 탈선하거나 너무 오래 지속되거나 모두가 잠들게 될 가능성을 최소화합니다.

회의를 이끄는 방법을 안다

“위원회는 아이디어를 끌어다가 조용히 목 졸라 죽이는 막다른 골목이다.” — 바넷 콕스

회의에서 일어날 수 있는 최악의 상황 중 하나는 대화에 대한 통제력을 잃는 것입니다. 적절한 지침이 없으면 사람들은 주제를 잡고 실행에 옮기고 접선을 벗어나 전체 회의를 무산시킬 수 있습니다.

이런 종류의 행사는 적은 양으로도 좋습니다. 좋은 손에 있을 때 창의적인 혼란이 새로운 아이디어를 낳을 수 있기 때문입니다. 일부는 당신이 생각하지 못한 질문을 하거나 추가 작업에 대한 영감이나 동기를 얻을 수 있습니다. 그러나 모임 이끌이는 여전히 관련된 모든 사람에게 가능한 한 유용하게 대화를 이끌어야 합니다. 그렇지 않으면 시간 낭비일 뿐입니다.

올바른 질문으로 대화를 이끌고, 사람들의 말을 경청하고, 말하게 함으로써 권위 있는 인물로 자신을 설정하십시오. 회의가 생각보다 오래 지속되지 않도록 싹을 틔우십시오.

다양한 유형의 회의 이름 지정

"인류가 잠재력을 완전히 달성하지 못한 이유를 한 단어로 정의해야 한다면 그 단어는 '회의'일 것입니다." - Dave Barry , 저자, 전 행동이 어디에 있는지: 조직을 만들거나 깨뜨리는 회의의 저자인 엘리스 키스는 효과적인 회의를 만드는 방법에 대한 짧은 글을 썼습니다. 그녀의 팁 중 탁월한 아이디어로 심각하게 눈에 띄는 것은 회의를 그렇게 부르지 않고 각 유형을 완벽하게 설명하는 특정 이름을 지정하는 것입니다.

왜요?

누군가가 "새 프로젝트에 대한 회의"에 대해 전화를 걸면 즉시 회의 내용을 말할 수 있습니까? 또는 누가 초대되었으며 얼마나 오래 지속됩니까? 아니요.

그러나 "프로젝트 진행 브리핑"을 호출하면 이 세 단어만으로도 많은 정보를 전달할 수 있습니다. 예를 들어, 팀 리더와 관리자를 위한 것이며 짧은 진행 보고서를 준비해야 하며 일반적으로 약 45분 동안 지속된다는 것을 즉시 알 수 있습니다.

애자일 개발과 "스탠드 업(stand up)"이라는 용어의 생성을 생각해 보십시오. 이것은 일반적으로 누군가의 책상에서 10-15분 회의입니다(사무실에 너무 오래 머무르는 것을 피하기 위해) — 모두가 하루 또는 일주일 동안 할 일을 한두 문장으로 말합니다.

일반적으로 어떤 유형의 회의를 개최하는지 확인한 다음 참석자가 예상되는 내용을 즉시 알 수 있도록 어떤 이름을 지정할 수 있는지 확인합니다. 그것은 많은 오해를 해결하고 기대치를 설정합니다.

이전 회의에서 배우고 이를 바탕으로 구축

한 단어나 구절만 적어도 회의 중과 후에 메모를 하십시오.

중복된 질문을 표시하고 사람들이 프레젠테이션에 어떻게 반응했는지 관찰하고 의제에서 긍정적이거나 부정적인 결과를 가져온 모든 것을 기록하십시오. 효과가 있었던 것과 그렇지 않은 것에 주의하십시오. 주제가 충분히 명확하지 않았거나 주제 목록의 방향이 충분히 유창하지 않았을 수 있습니다.

이것은 단순히 같은 실수를 두 번 하지 않도록 하기 위한 것입니다. 자기 인식은 회의를 개최할 때 특히 유용합니다. 특히 자신을 개선하려는 연사로 표시하기 때문입니다. 또한 회의 후 참석자에게 이메일을 보내거나 일대일로 질문하여 언제든지 피드백을 요청할 수 있습니다.

요약하자면

회의가 직장의 골칫거리일 필요는 없습니다. 결국 그들의 핵심 목적은 관련 사람들을 모아 문제를 해결하거나 아이디어를 내는 것입니다. 따라서 달성하고자 하는 바를 명확하게 설명하는 의제를 준비하고, 구체적인 의견을 요청하고, 직접 대화와 의견을 제시하는 한 성공적인 회의가 될 것입니다.

️ (직접 또는 가상으로) 회의를 주최할 때 어떤 팁과 요령이 있습니까? 자주 참석하는 사람으로서 조언을 해주신다면? 귀하의 의견과 피드백을 [email protected]로 보내주시면 향후 기사에서 귀하의 사례를 소개할 수 있습니다.