كيف تجعل الاجتماعات أكثر إنتاجية

هل تعلم أن عدد اجتماعات مجلس الإدارة قد ارتفع بنسبة 117٪ العام الماضي فقط؟ وكل ذلك بفضل غالبية الصناعات التي أصبحت افتراضية. في حين أن هذا ليس أمرًا سيئًا في حد ذاته ، فمن المسلم به أن بعض (إن لم يكن معظم) هذه الاجتماعات كانت غير منتجة. مع تواترها ، فتحت الاجتماعات الافتراضية الباب أمام عالم من الوقت غير الفعال. كل ذلك لأن تنظيم الاجتماع أسهل وأسرع من أي وقت مضى. بعد كل شيء ، إنها مجرد مكالمة فيديو واحدة ، أليس كذلك؟

لتجنب أن تجد نفسك فجأة منهكًا تمامًا بعد عدة اجتماعات حتى قبل استراحة الغداء ، قمنا بكتابة دليل صغير حول كيفية عقد اجتماعات أكثر إنتاجية. بعد كل شيء ، من المرجح أن يستمر الموظفون داخل المكتب في عقد اجتماعات شخصية ، ومن الواضح أن الاجتماعات الافتراضية تزداد دائمًا في شعبيتها. لكن هذا لا يعني أننا لا نستطيع منع الجوانب السلبية التي تسببها.

ما الذي يجعل الاجتماع مثمرًا؟

أثناء حضور الاجتماعات لأكثر من سبع سنوات في ثلاثة أماكن عمل مختلفة ، تعلمت كيفية معرفة ما إذا كان الاجتماع سيكون مثمرًا أم غير منتج.

كان هناك الكثير من الاجتماعات غير المثمرة بالنسبة لهم:

1. كان الناس يهمسون لبعضهم البعض ، ويجرون محادثات خلال الأقسام المملة لهم - مما يعني أن شخصًا ما كان دائمًا يهمس ؛
2. الشخصيات المعرضة للصراعات تنتظر فرصة للطعن في موضوع يختلفون معه ؛
3. الظل حيث تم كسر النكات ، وإطالة أمد الاجتماع ؛
4. المتحدثون الذين لا يستطيعون التعاطف مع الأشخاص في الغرفة ، يعقدون اجتماعات طويلة ومربكة وتعتمد على PowerPoint ؛
5. اجتماعات مرتجلة يتم استدعاؤها للذعر من قبل القادة أو المديرين ، بدون جدول أعمال واضح ، ولكن لتخفيف مخاوفهم ؛
6. التركيز كثيرًا على التفاصيل غير الضرورية التي قد تهم شخصين من بين 15 شخصًا في الغرفة ؛
7. لا أحد يريد أن يكون هناك بالفعل.

ويمكن أن تستمر القائمة إلى الأبد. من ناحية أخرى ، كانت الاجتماعات الأكثر إنتاجية التي حضرتها تحتوي على القليل من العناصر ، وإن كانت مهمة:

1. لقد كانت طويلة بما يكفي لمناقشة القضايا أو الأفكار ؛
2. يعرف منظمو الاجتماع / المتحدثون أنه لا أحد يحب الاجتماعات حقًا ، وأخذوا ذلك في الاعتبار عند تحديد الأوقات والتواريخ ، وكذلك عند التقديم ؛
3. كان وقتنا موضع احترام وتقدير.
4. كانت موجودة فقط تلك الضرورية ؛
5. كنا جميعًا مركزين ومشاركين في الاجتماع ؛
6. كان للاجتماع هدف وهدف واضحان.

نميل إلى المبالغة في التأكيد على أهمية الاجتماعات عندما ، في الواقع ، كل ما تحتاجه هو هدف واضح ، واللاعبين المناسبين ، وقائمة موجزة من نقاط الحديث ، وفي النهاية - فكرة عن كيفية المضي قدمًا. بدون ذلك ، كنت ستحقق نفس التأثير مع استراحة غداء غير رسمية ، بدلاً من اجتماع مطول.

عناصر الاجتماع المثمر

لذا ، دعنا نقسم تلك العناصر القليلة التي نوقشت سابقًا في اللبنات الأساسية لاجتماع ناجح. إنها نصائح عامة بحجم اللقمة لتعطيك فكرة بداية. يمكنك بعد ذلك تكييفها مع مجال عملك ، بغض النظر عما إذا كنت تدير مجموعة من الكتاب أو عمال البناء أو تقوم بالتدريس في مدرسة ابتدائية.

اعقد اجتماعًا فقط عندما لا يكون بريدًا إلكترونيًا

"معظم الاجتماعات طويلة جدًا ، مملة للغاية ، وغير منتجة للغاية - وجزء كبير من حياة الشركة لا يمكن التخلي عنه." - لويس وايز ، مؤلف ، مدير إعلانات

لقد اعتادت معظم الصناعات على عقد اجتماعات لأي شيء وكل شيء. وبعد كل هذه السنوات ، لاحظت أن ذلك يرجع عادةً إلى الخوف من عدم توصيل رسالتنا. حتى في حياتك الشخصية ، كم مرة اتصل بك الأشخاص بعد تبادل بعض الرسائل قائلين إنهم يفضلون التحدث لأنه أسهل من إرسال الرسائل النصية؟

ينتقل نفس الشعور إلى مكان العمل. يمنح عقد اجتماع نوعًا معينًا من الأمان بحيث يتمكن الجميع من سماع جميع المعلومات الضرورية (بشكل شخصي). لكن في الوقت نفسه ، أصبحت فوضى مطلقة محملة بالمعلومات ، وتزداد فاعليتها.

لذا ، لمكافحة هذا ، قم دائمًا بتقييم ما إذا كان ما عليك قوله أو مناقشته أو طرحه يتطلب اجتماعًا أم لا. يمكن التعامل مع الحرائق الصغيرة من خلال تطبيق اتصالات دردشة ، أو اجتماع قصير على مكتب شخص ما ، أو بريد إلكتروني توجيهي واضح للغاية. فيما يلي قائمة مرجعية لمساعدتك على اتخاذ القرار:

هل هذه مشكلة تتطلب حلاً سريعًا ، أو جلسة عصف ذهني ، أو كل الأيدي على سطح السفينة؟

ما مدى تأثير المشكلة على باقي الشركة؟

كم عدد الأشخاص الذين أحتاجهم بشكل واقعي لحل هذه المشكلة؟

هل يمكنني صياغة الموضوع بدقة أكبر حتى نجد الحل بشكل أسرع؟

ما هي النتيجة المرجوة؟

هل هذه النتيجة أكثر أهمية من العمل الذي يقوم به الجميع الآن؟

هل لدي ما يكفي من الوقت للاستعداد؟

تعرف على كيفية استخدام كل دقيقة من الاجتماع بحكمة

بينما نعتبرها ممارسة منسية منذ فترة طويلة في المدرسة الابتدائية والثانوية ، فإن إجراء اجتماع وهمي لنفسك قبل أن يحين الوقت قد يكون مفيدًا للغاية. ولا تنسى تتبع وقتك.

إن التقديم بصوت عالٍ أمام المرآة أو حيوانك الأليف أو نبات سيمنحك فكرة عن مقدار الوقت الذي تستغرقه في توصيل المعلومات الخاصة بك. ربما ستلاحظ ضياع الوقت الضئيل ، مثل الاستطراد أو الكلمات الحشو أو أنماط السلوك التي تعطل وقت العرض.

قم بدعوة الأشخاص الضروريين فقط

"أي لجنة ذات استخدام ضئيل تتكون من أشخاص مشغولين جدًا بحيث لا يرغبون في الجلوس عليها لمدة ثانية أطول مما يتعين عليهم ذلك." - كاثرين وايتهورن ، صحفية ومقدمة برامج إذاعية بريطانية

عند تنظيم اجتماع ، ضع في اعتبارك فقط أولئك المرتبطين مباشرة بالموضوع. إذا كنت تقوم بإلقاء نظرة عامة على المشروع ، فربما تحتاج فقط إلى قادة الفريق ، حيث يمكنهم نقل المعلومات إلى فرقهم لاحقًا. أو إذا كنت تقوم بإعداد تقرير مرحلي ، فيمكنك تقليل الوقت والطاقة من خلال جعل الأشخاص يرسلون ملخصاتهم ، والتي يمكنك تلخيصها.

إن الحصول على أشخاص مرتبطين بالموضوع بشكل عرضي له عدة عيوب:

• نادرًا ما يحتاجون / يحتاجون إلى أي شيء مهم للمساهمة ؛
• يمكن استخدام وقتهم وطاقتهم بشكل أفضل في أي مكان آخر خلال ذلك الوقت ؛
• اعتمادًا على الشخصية ، يمكنهم تشتيت انتباه الاجتماع ؛
• قد يشعرون بالضغط للانتباه إلى المعلومات التي لا تهمهم حقًا ، مما سيؤدي إلى التخلص منهم وإضافة المزيد من التوتر.

عندما تقرر نوع الاجتماع الذي ستعقده ، ضع قائمة بالأشخاص الضروريين للغاية (بسبب ملاحظاتهم أو دورهم أو تأثيرهم المباشر على القضايا المطروحة). يمكن لأي شخص آخر الحصول على مذكرة.

اجعل جدول أعمالك عمليًا

"لديك اجتماع لاتخاذ قرار ، وليس لاتخاذ قرار بشأن السؤال." - بيل جيتس ، المؤسس المشارك عندما يكون هناك موضوع يتعلق بوظيفة الاجتماع والإنتاجية ، فإننا ننصح جميعًا بوضع جدول أعمال جيد والالتزام به. بدون واحدة ، سيكون لديك سلسلة من المحادثات لا تؤدي إلى أي مكان. ومع ذلك ، فإن وجود "أمر عمل" من هذا النوع لا يكفي.

لإنشاء جدول أعمال يعمل بسلاسة ، وينتقل من موضوع إلى آخر ، ويترك مساحة كافية للمناقشة ، ستحتاج إلى تحديد بعض المربعات.

صياغة كل موضوع كسؤال وليس فكرة غامضة ؛

(على سبيل المثال ، "كيف يمكننا تحسين المبيعات ربع السنوية بنسبة 15٪" بدلاً من "نظرة عامة على الإحصاءات ربع السنوية")

ضع الموضوعات المهمة أولاً ؛

(يفقد الأشخاص التركيز مع استمرار الاجتماع ، وتحتاج إلى اهتمامهم الكامل)

اجعل المقدمات قصيرة (وهذا يشمل الأمور غير الرسمية و "كسر الجليد") ؛

تحضير الأسئلة في حالة عدم وجود أي أسئلة من الحضور.
احتفظ بالمناقشات حتى 5 ، 10 دقائق ، إذا لم تطلبها ؛

اختتم الاجتماعات بملخص ، كرر ما تم الاتفاق عليه في نقاط قصيرة جدًا.

لا تخجل من استثمار الوقت في جعل جدول الأعمال فعالاً قدر الإمكان. عندما يتم القيام به بشكل صحيح ، فهو إطار عمل قوي يمكن الاعتماد عليه. أنت تقلل من فرص خروج الاجتماع عن مساره ، أو استمراره لفترة طويلة ، أو جعل الجميع ينامون.

تعرف على كيفية قيادة الاجتماع

"اللجنة هي طريق مسدود يتم إغراء الأفكار ثم خنقها بهدوء." - بارنيت كوكس

من أسوأ الأشياء التي يمكن أن تحدث للاجتماع فقدان السيطرة على المحادثة. بدون التوجيه المناسب ، يمكن للأشخاص أخذ الموضوع والتعامل معه ، والانفجار في الظلال ، وإخراج الاجتماع بأكمله عن مساره.

هذا النوع من الأحداث جيد في جرعات صغيرة ، لأنه عندما تكون في أيد أمينة ، يمكن للفوضى الإبداعية أن تولد أفكارًا جديدة. يمكن للبعض أن يطرح أسئلة قد لا تفكر فيها ، أو الحصول على الإلهام أو الدافع لمزيد من العمل. ومع ذلك ، بصفتك منظم اجتماع ، ما زلت بحاجة إلى توجيه المحادثة لجعلها مفيدة قدر الإمكان لجميع المعنيين. خلاف ذلك ، إنها مجرد مضيعة للوقت.

ضع نفسك كشخصية ذات سلطة من خلال قيادة الحوار بالأسئلة الصحيحة ، والاستماع إلى الناس ، والسماح لهم بالتحدث - مع الانتباه إلى الوقت الذي يحتاجون فيه إلى التوقف. اقض تلك الظلال في مهدها ، حتى لا يستمر الاجتماع لفترة أطول مما ينبغي.

تسمية أنواع مختلفة من الاجتماعات

"إذا كان عليك أن تحدد ، في كلمة واحدة ، السبب الذي يجعل الجنس البشري لم يحقق ، ولن يحقق أبدًا إمكاناته الكاملة ، فستكون هذه الكلمة" اجتماعات "." - ديف باري ، مؤلف ، كاتب عمود فكاهي سابق في كتبت إليز كيث ، مؤلفة كتاب " مكان الإجراء: الاجتماعات التي تصنع أو تكسر منظمتك" ، مقطعًا قصيرًا عما يجعل الاجتماع فعالاً. من بين نصائحها ، كانت إحدى النصائح التي برزت بجدية كفكرة ممتازة هي التوقف عن الاتصال بالاجتماعات فقط ، وإعطاء كل نوع اسمًا محددًا يصفه بشكل مثالي.

لماذا ا؟

عندما يتصل بك شخص ما لحضور "اجتماع حول المشروع الجديد" ، هل يمكنك أن تخبرنا على الفور بما سيكون عليه الأمر؟ أو من تمت دعوته وكم ستستمر؟ لا.

ولكن ، قم باستدعاء "موجز حول تقدم المشروع" ، فهذه الكلمات الثلاث وحدها يمكنها أن تحمل الكثير من المعلومات. على سبيل المثال ، ستعرف على الفور أن الأمر يتعلق بقيادات الفريق والمديرين ، وأنك ستحتاج إلى إعداد تقرير مرحلي قصير ، وأنه عادة ما يستغرق حوالي 45 دقيقة.

فكر في تطوير Agile ، وصياغته لمصطلح "الوقوف". هذا اجتماع مدته من 10 إلى 15 دقيقة ، وعادة ما يكون على مكتب شخص ما (لتجنب البقاء في المكتب) - يقول الجميع في جملة أو اثنتين ما سيفعلونه لهذا اليوم أو الأسبوع.

قم بتدوين أنواع الاجتماعات التي تعقدها عادةً ، ثم انظر إلى الأسماء التي يمكنك منحها لهم ، حتى يتمكن الحاضرون من معرفة ما يمكن توقعه على الفور. إنه يحل الكثير من سوء الفهم ويضع التوقعات.

تعلم من الاجتماعات السابقة والبناء عليها

قم بتدوين الملاحظات أثناء الاجتماعات وبعدها ، حتى إذا قمت بتدوين كلمة أو عبارة واحدة فقط.

ضع علامة على الأسئلة الزائدة عن الحاجة ، ولاحظ كيف تفاعل الناس مع العرض التقديمي الخاص بك ، وقم بتدوين أي شيء في جدول أعمالك يعطي نتائج إيجابية أو سلبية. انتبه لما نجح وما لم ينجح. ربما لم تكن الموضوعات واضحة بما فيه الكفاية ، أو أن اتجاه قائمة الموضوعات لم يكن بطلاقة بما فيه الكفاية.

هذا ببساطة لضمان عدم ارتكاب نفس الأخطاء مرتين. يعد الوعي الذاتي مفيدًا بشكل خاص عند عقد الاجتماعات ، خاصةً لأنه يصنفك كمتحدث على استعداد للتحسين. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك دائمًا طلب التعليقات بعد الاجتماع ، عن طريق إرسال بريد إلكتروني إلى الحاضرين ، أو سؤال شخص لواحد.

باختصار

الاجتماعات لا يجب أن تكون لعنة في مكان العمل. بعد كل شيء ، هدفهم الأساسي هو جمع الأشخاص ذوي الصلة لحل مشكلة أو الخروج بأفكار. لذلك ، ما دمت تقوم بإعداد جدول أعمال يحدد بوضوح ما تريد تحقيقه ، واطلب مدخلات محددة ، ومحادثات وتعليقات مباشرة ، سيكون لديك اجتماع ناجح.

️ ما هي النصائح والحيل التي لديك عند استضافة اجتماع (شخصيًا أو افتراضيًا)؟ هل لديك أي نصيحة بصفتك شخصًا غالبًا ما يحضرها؟ أرسل لنا تعليقاتك وملاحظاتك إلى [email protected] ، وقد نعرض أمثلتك في إحدى مقالاتنا المستقبلية.