Cómo hacer que las reuniones sean más productivas

¿Sabía que el número de reuniones de la junta había aumentado un 117% el año pasado? Y todo gracias a que la mayoría de las industrias se vuelven virtuales. Si bien esto no es algo malo en sí mismo, es un hecho que algunas (si no la mayoría) de estas reuniones fueron improductivas. Con su frecuencia, las reuniones virtuales han abierto una puerta a un mundo de tiempo mal empleado. Todo porque es más fácil y rápido que nunca organizar una reunión. Después de todo, es solo una videollamada, ¿verdad?

Para evitar encontrarse repentinamente agotado después de varias reuniones, incluso antes de la hora del almuerzo, hemos escrito una pequeña guía sobre cómo hacer que las reuniones sean más productivas. Después de todo, es probable que los empleados en la oficina continúen teniendo reuniones en persona y, evidentemente, las reuniones virtuales siempre están creciendo en popularidad. Pero eso no significa que no podamos prevenir las desventajas que traen.

¿Qué hace que una reunión sea productiva?

Al asistir a reuniones durante más de siete años en tres lugares de trabajo diferentes, aprendí a saber si una reunión iba a ser productiva o improductiva.

Las reuniones improductivas tenían mucho que hacer para ellos:

1. Las personas susurraban entre sí, tenían conversaciones durante las secciones aburridas para ellos, lo que significaba que alguien siempre estaba susurrando;
2. Personalidades propensas a los conflictos que esperan la oportunidad de cuestionar un tema con el que no están de acuerdo;
3. Tangentes donde se contaban chistes, alargando el encuentro;
4. Oradores que no podían empatizar con las personas en la sala, lo que generaba reuniones largas, incómodas y dependientes de PowerPoint;
5. Reuniones improvisadas convocadas por el pánico por parte de líderes o gerentes, sin una agenda clara, pero para aliviar sus preocupaciones;
6. Demasiado enfoque en detalles innecesarios que preocupan quizás a 2 de cada 15 personas en la sala;
7. En realidad, nadie quería estar allí.

Y, la lista realmente podría continuar para siempre. Por otro lado, las reuniones más productivas a las que he asistido tenían pocos elementos, aunque cruciales:

1. Fueron lo suficientemente largos para discutir temas o ideas;
2. Los organizadores/conferencistas de reuniones sabían que a nadie realmente le gustaban las reuniones , y lo tuvieron en cuenta al establecer horas y fechas, así como al presentar;
3. Nuestro tiempo fue respetado y valorado;
4. Presentes estaban sólo los necesarios;
5. Todos estábamos enfocados y comprometidos en la reunión;
6. La reunión tenía un objetivo y una meta claros.

Tendemos a enfatizar demasiado la importancia de las reuniones cuando, en realidad, todo lo que necesita es un objetivo claro, los jugadores correctos, una lista concisa de puntos de discusión y, al final, una idea sobre cómo avanzar. Sin ellos, habría logrado el mismo efecto con un almuerzo informal, en lugar de una reunión prolongada.

Los elementos de una reunión productiva

Entonces, dividamos esos pocos elementos discutidos anteriormente en los componentes básicos de una reunión exitosa. Son consejos universales del tamaño de un bocado para darle una idea inicial. Luego puede adaptarlo a su industria, independientemente de si está administrando un grupo de escritores, trabajadores de la construcción o enseñando en una escuela primaria.

Organice una reunión solo cuando no puede ser un correo electrónico

“La mayoría de las reuniones son demasiado largas, demasiado aburridas, demasiado improductivas y forman una parte demasiado importante de la vida corporativa como para abandonarlas”. — Lois Wyse , autora, ejecutiva de publicidad

La mayoría de las industrias se han acostumbrado a celebrar reuniones para todo. Y después de todos estos años, me he dado cuenta de que generalmente se debe al temor de que no transmitamos nuestro mensaje. Incluso en tu vida personal, ¿cuántas veces te han llamado personas después de intercambiar algunos mensajes, diciendo que prefieren hablar porque es más fácil que enviar mensajes de texto?

El mismo sentimiento se transfiere al lugar de trabajo. Celebrar una reunión brinda cierto tipo de seguridad de que todos escucharán toda la información (subjetivamente hablando) necesaria. Pero al mismo tiempo, se han convertido en un desastre absoluto cargado de información y cada vez son más ineficaces.

Entonces, para combatir esto, siempre evalúe si lo que tiene que decir, discutir o preguntar requiere o no una reunión. Los incendios más pequeños se pueden manejar a través de una aplicación de comunicación por chat, una breve reunión en el escritorio de alguien o un correo electrónico direccional muy claro. Aquí hay una lista de verificación para ayudarlo a decidir:

¿Es este un problema que requiere una solución rápida, una sesión de lluvia de ideas o todas las manos a la obra?

¿Cuánto afecta el problema al resto de la empresa?

¿Cuántas personas necesito realmente para resolver esto?

¿Puedo formular el tema con mayor precisión, para que encontremos la solución más rápido?

¿Cuál es el resultado deseado?

¿Es ese resultado más importante que el trabajo que todos los involucrados están haciendo en este momento?

¿Tengo suficiente tiempo para prepararme?

Aprenda a usar cada minuto de una reunión de manera inteligente

Si bien consideramos que es una práctica olvidada en la escuela primaria y secundaria, hacer una reunión simulada antes de que llegue el momento puede ser extremadamente útil. Y no te olvides de hacer un seguimiento de tu tiempo.

Presentar en voz alta, frente a un espejo, a su mascota o una planta le dará una idea de cuánto tiempo le lleva entregar su parte de la información. Tal vez notará pequeñas pérdidas de tiempo, como digresiones, palabras de relleno o patrones de comportamiento que retrasan el tiempo de su presentación.

Invita solo a las personas necesarias

“Cualquier comité que sea de la más mínima utilidad está compuesto por personas que están demasiado ocupadas para querer sentarse en él por un segundo más de lo necesario”. — Katharine Whitehorn , periodista y presentadora de radio británica

Al organizar una reunión, considere solo a aquellos que están directamente relacionados con el tema. Si está haciendo una descripción general del proyecto, entonces tal vez solo necesite a los líderes del equipo, ya que pueden transmitir información a sus equipos más adelante. O si está haciendo un informe de progreso, puede reducir el tiempo y la energía haciendo que las personas envíen sus resúmenes, que puede resumir.

Conseguir personas que solo están conectadas tangencialmente con el tema tiene varios inconvenientes:

• Raramente tienen/necesitan algo significativo para contribuir;
• Su tiempo y energía podrían usarse mejor en otros lugares durante ese tiempo;
• Dependiendo de la personalidad, pueden distraer la reunión;
• Es posible que se sientan presionados a prestar atención a la información que realmente no les concierne, lo que los desanimará y agregará más estrés.

Cuando decida qué tipo de reunión llevará a cabo, haga una lista de las personas que son absolutamente necesarias (debido a sus comentarios, función o influencia directa en los temas en cuestión). Todos los demás pueden obtener una nota.

Haz que tu agenda sea funcional

“Tienes una reunión para tomar una decisión, no para decidir sobre la cuestión”. — Bill Gates , cofundador de Siempre que haya un tema sobre la funcionalidad y la productividad de las reuniones, todos recomendamos hacer una buena agenda y apegarse a ella. Sin uno, tendrá una serie de conversaciones que no llevarán a ninguna parte. Sin embargo, tener un “orden del día” de este tipo no es suficiente.

Para hacer una agenda que funcione sin problemas, pase de un tema a otro y deje suficiente espacio para una discusión, deberá marcar algunas casillas.

Formule cada tema como una pregunta, en lugar de una idea vaga;

(por ejemplo, "¿Cómo podemos mejorar las ventas trimestrales en un 15 %?" en lugar de "Resumen de estadísticas trimestrales")

Coloque los temas importantes primero;

(las personas pierden el foco a medida que avanza la reunión y necesita toda su atención)

Mantenga breves las presentaciones (esto incluye informalidades y "romper el hielo");

Preparar preguntas, en caso de que no las haya por parte de los asistentes;
Mantenga las discusiones en 5 o 10 minutos como máximo, si usted no las solicita;

Terminar las reuniones con un resumen, repitiendo lo acordado en puntos muy breves.

No dude en invertir tiempo en hacer que la agenda sea lo más efectiva posible. Cuando se hace correctamente, es un marco sólido en el que confiar. Minimiza las posibilidades de que la reunión se descarrile, dure demasiado o haga que todos se duerman.

Saber dirigir una reunión

“Un comité es un callejón sin salida al que se atraen ideas y luego se las estrangula en silencio”. — Gallos de Barnett

Una de las peores cosas que le pueden pasar a una reunión es perder el control de la conversación. Sin la orientación adecuada, las personas pueden tomar el tema y seguirlo, irse por la tangente y descarrilar toda la reunión.

Este tipo de eventos son buenos en pequeñas dosis, porque en buenas manos, un lío creativo puede dar lugar a nuevas ideas. Algunos podrían hacer preguntas en las que quizás no haya pensado, u obtener inspiración o motivación para seguir trabajando. Sin embargo, como organizador de una reunión, aún debe dirigir la conversación para que sea lo más útil posible para todos los involucrados. De lo contrario, es sólo una pérdida de tiempo.

Prepárese como una figura de autoridad liderando el diálogo con las preguntas correctas, escuchando a las personas y dejándolas hablar, pero prestando atención a cuándo es necesario detenerlas. Corta esas tangentes de raíz, para que la reunión no dure más de lo debido.

Nombra diferentes tipos de reuniones.

“Si tuviera que identificar, en una palabra, la razón por la cual la raza humana no ha logrado, y nunca logrará, su pleno potencial, esa palabra sería 'reuniones'”. — Dave Barry , autor, excolumnista de humor del Elise Keith, autora de Where the Action Is: The Meetings That Make or Break Your Organization , escribió un breve artículo sobre lo que hace que una reunión sea eficaz. Entre sus consejos, uno que se destacó seriamente como una excelente idea fue dejar de convocar reuniones solo eso y darle a cada tipo un nombre específico que lo describa perfectamente.

¿Por qué?

Cuando alguien te llama para una “reunión sobre el nuevo proyecto”, ¿puedes decir inmediatamente de qué se tratará? ¿O quién está invitado y cuánto durará? No.

Pero llame a una "información sobre el progreso del proyecto", y esas tres palabras por sí solas pueden contener tanta información. Por ejemplo, sabrá de inmediato que es para líderes y gerentes de equipo, que deberá preparar un breve informe de progreso y que, por lo general, dura alrededor de 45 minutos.

Piense en el desarrollo ágil y su acuñación del término "levantarse". Esta es una reunión de 10 a 15 minutos, generalmente en el escritorio de alguien (para evitar quedarse más tiempo en una oficina): todos dicen en una oración o dos lo que harán durante el día o la semana.

Tenga en cuenta qué tipos de reuniones suele celebrar y luego vea qué nombres puede darles, para que los asistentes puedan saber de inmediato qué esperar. Resuelve muchos malentendidos y crea expectativas.

Aprende y construye sobre reuniones anteriores

Tome notas durante y después de las reuniones, incluso si escribe solo una palabra o una frase.

Marque las preguntas que fueron redundantes, observe cómo reaccionaron las personas a su presentación y anote cualquier cosa en su agenda que haya dado resultados positivos o negativos. Preste atención a lo que funcionó y lo que no. Tal vez los temas no fueron lo suficientemente claros o la dirección de su lista de temas no fue lo suficientemente fluida.

Esto es simplemente para asegurarse de que no cometa los mismos errores dos veces. La autoconciencia es especialmente útil cuando se realizan reuniones, especialmente porque lo etiqueta como un orador dispuesto a mejorar. Además, siempre puede solicitar comentarios después de la reunión, enviando un correo electrónico a los asistentes o preguntando uno a uno.

En resumen

Las reuniones no tienen por qué ser la pesadilla del lugar de trabajo. Después de todo, su objetivo principal es reunir a personas relevantes para resolver un problema o generar ideas. Por lo tanto, siempre que prepare una agenda que describa claramente lo que quiere lograr, solicite una entrada específica y dirija conversaciones y comentarios, tendrá una reunión exitosa.

️ ¿Qué consejos y trucos tienes al organizar una reunión (presencial o virtual)? ¿Tienes algún consejo como alguien que los atiende a menudo? Envíenos sus comentarios y opiniones a [email protected], y es posible que incluyamos sus ejemplos en uno de nuestros artículos futuros.