Come rendere le riunioni più produttive

Sapevate che il numero delle riunioni del consiglio era aumentato del 117% solo lo scorso anno? Ed è tutto grazie alla maggior parte dei settori che stanno diventando virtuali. Anche se questo non è di per sé una cosa negativa, è un dato di fatto che alcuni (se non la maggior parte) di questi incontri sono stati improduttivi. Con la loro frequenza, le riunioni virtuali hanno aperto le porte a un mondo di tempo speso in modo inefficace. Tutto perché è più facile e veloce che mai organizzare una riunione. Dopotutto, è solo una videochiamata, giusto?

Per evitare di ritrovarti improvvisamente completamente esausto dopo diverse riunioni anche prima della pausa pranzo, abbiamo scritto una piccola guida su come rendere le riunioni più produttive. Dopotutto, i dipendenti in ufficio continueranno probabilmente a tenere riunioni di persona e le riunioni virtuali evidentemente stanno crescendo sempre di popolarità. Ma ciò non significa che non possiamo prevenire gli aspetti negativi che portano.

Cosa rende un incontro produttivo?

Frequentando riunioni per oltre sette anni in tre diversi luoghi di lavoro, ho imparato a capire se una riunione sarebbe stata produttiva o improduttiva.

Gli incontri improduttivi avevano molto da fare per loro:

1. Le persone sussurravano tra loro, conversavano durante le sezioni noiose per loro - il che significava che qualcuno sussurrava sempre ;
2. Personalità inclini a conflitti in attesa di un'opportunità per sfidare un argomento con cui non sono d'accordo;
3. Tangenti in cui si scherzavano, prolungando l'incontro;
4. Relatori che non riuscivano a entrare in empatia con le persone nella stanza, creando riunioni lunghe, imbarazzanti e dipendenti da PowerPoint;
5. Riunioni estemporanee evocate dal panico da parte di lead o manager, senza un'agenda chiara, ma per alleviare le loro preoccupazioni;
6. Troppa attenzione ai dettagli non necessari che riguardano forse 2 persone su 15 nella stanza;
7. Nessuno voleva davvero essere lì.

E l'elenco potrebbe davvero continuare per sempre. D'altra parte, gli incontri più produttivi a cui ho partecipato hanno avuto pochi, seppur cruciali elementi:

1. Erano abbastanza a lungo per discutere questioni o idee;
2. Gli organizzatori/relatori delle riunioni sapevano che a nessuno piacevano davvero le riunioni e lo tenevano a mente quando stabilivano orari e date, nonché durante la presentazione;
3. Il nostro tempo è stato rispettato e apprezzato;
4. Presenti erano solo quelli necessari;
5. Eravamo tutti concentrati e impegnati all'incontro;
6. L'incontro aveva uno scopo e un obiettivo chiari.

Tendiamo a enfatizzare eccessivamente l'importanza delle riunioni quando, in realtà, tutto ciò di cui hai bisogno è un obiettivo chiaro, i giocatori giusti, un elenco conciso di argomenti di discussione e, alla fine, un'idea su come andare avanti. Senza quelli, avresti ottenuto lo stesso effetto con una pausa pranzo informale, invece di un incontro prolungato.

Gli elementi di un incontro produttivo

Quindi, scomponiamo quei pochi elementi discussi in precedenza negli elementi costitutivi di una riunione di successo. Sono punte universali per darti un'idea di partenza. Puoi quindi adattarlo al tuo settore, indipendentemente dal fatto che tu stia gestendo un gruppo di scrittori, lavoratori edili o insegnando in una scuola elementare.

Tenere una riunione solo quando non può essere un'e-mail

"La maggior parte delle riunioni sono troppo lunghe, troppo noiose, troppo improduttive e fanno troppo parte della vita aziendale per essere abbandonate". — Lois Wyse , autrice, dirigente pubblicitario

La maggior parte delle industrie si è abituata a tenere riunioni per qualsiasi cosa. E dopo tutti questi anni, ho notato che di solito è dovuto alla paura di non trasmettere il nostro messaggio. Anche nella tua vita personale, quante volte le persone ti hanno chiamato dopo aver scambiato alcuni messaggi, dicendo che preferirebbero parlare perché è più facile che mandare SMS?

Lo stesso sentimento si trasferisce sul posto di lavoro. Tenere una riunione dà un certo tipo di sicurezza che tutti potranno ascoltare tutte le informazioni (soggettivamente parlando) necessarie. Ma allo stesso tempo, sono diventati assoluti pasticci carichi di informazioni e stanno solo diventando sempre più inefficaci.

Quindi, per combattere questo, valuta sempre se ciò che hai da dire, discutere o chiedere richiede o meno un incontro. Gli incendi più piccoli possono essere gestiti tramite un'app di comunicazione chat, una breve riunione alla scrivania di qualcuno o un'e-mail molto chiara e direzionale. Ecco una lista di controllo per aiutarti a decidere:

È un problema che richiede una soluzione rapida, una sessione di brainstorming o tutte le mani sul ponte?

Quanto incide il problema sul resto dell'azienda?

Di quante persone ho bisogno realisticamente per risolvere questo problema?

Posso formulare l'argomento in modo più preciso, in modo da trovare la soluzione più rapidamente?

Qual è il risultato desiderato?

Questo risultato è più importante del lavoro che tutte le persone coinvolte stanno facendo in questo momento?

Ho abbastanza tempo per prepararmi?

Impara a usare saggiamente ogni minuto di una riunione

Anche se la consideriamo una pratica dimenticata da tempo alle scuole elementari e superiori, fare una finta riunione per te stesso prima che arrivi il momento può essere estremamente utile. E non dimenticare di tenere traccia del tuo tempo.

Presentare ad alta voce, davanti a uno specchio, il tuo animale domestico o una pianta ti darà un'idea di quanto tempo ci vuole per fornire la fine delle informazioni. Forse noterai minuscole perdite di tempo, come digressioni, parole di riempimento o schemi comportamentali che bloccano il tempo di presentazione.

Invita solo le persone necessarie

"Qualsiasi comitato che sia il minimo uso è composto da persone che sono troppo occupate per voler rimanere su di esso per un secondo in più del dovuto". — Katharine Whitehorn , giornalista e conduttrice radiofonica britannica

Quando si organizza una riunione, considerare solo coloro che sono direttamente correlati all'argomento. Se stai facendo una panoramica del progetto, forse hai bisogno solo dei leader del team, poiché possono trasmettere le informazioni ai loro team in seguito. Oppure, se stai facendo un rapporto sullo stato di avanzamento, puoi ridurre il tempo e l'energia facendo in modo che le persone inviino i loro riassunti, che puoi riassumere.

Ottenere persone che sono collegate solo tangenzialmente all'argomento ha diversi inconvenienti:

• Raramente hanno/hanno bisogno di qualcosa di significativo per contribuire;
• Il loro tempo e la loro energia potrebbero essere meglio utilizzati altrove durante quel periodo;
• A seconda della personalità, possono distrarre l'incontro;
• Potrebbero sentirsi spinti a prestare attenzione alle informazioni che non li riguardano realmente, il che li eliminerà e aggiungerà ulteriore stress.

Quando decidi che tipo di riunione terrà, fai un elenco di persone che sono assolutamente necessarie (a causa del loro feedback, ruolo o influenza diretta sulle questioni a portata di mano). Tutti gli altri possono ottenere un promemoria.

Rendi funzionale la tua agenda

"Hai una riunione per prendere una decisione, non per decidere sulla questione." — Bill Gates , cofondatore di Ogni volta che c'è un argomento sulla funzionalità e la produttività delle riunioni, consigliamo tutti di creare una buona agenda e di attenersi ad essa. Senza uno, avrai una serie di conversazioni che non portano da nessuna parte. Tuttavia, avere un "ordine dei lavori" di questo tipo non è sufficiente.

Per creare un'agenda che funzioni senza intoppi, si sposti da un argomento all'altro e lasci abbastanza spazio per una discussione, dovrai selezionare alcune caselle.

Formulare ogni argomento come una domanda, piuttosto che una vaga idea;

(es. "Come possiamo migliorare le vendite trimestrali del 15%" invece di "Panoramica delle statistiche trimestrali")

Metti al primo posto gli argomenti importanti;

(le persone perdono la concentrazione mentre la riunione va avanti e tu hai bisogno della loro piena attenzione)

Mantieni brevi le presentazioni (questo include informalità e "rompere il ghiaccio");

Preparare le domande, nel caso non ce ne siano da parte dei partecipanti;
Mantieni le discussioni a 5, 10 minuti al massimo, se non sono richieste da te;

Concludere gli incontri con un riassunto, ripetendo quanto concordato in brevissimi punti.

Non esitare a investire tempo per rendere l'agenda il più efficace possibile. Se fatto correttamente, è un solido framework su cui fare affidamento. Riduci al minimo le possibilità di far deragliare la riunione, di durare troppo a lungo o di far addormentare tutti.

Sapere come condurre una riunione

"Un comitato è un cul-de-sac lungo il quale le idee vengono attirate e poi tranquillamente strangolate". — Barnett Cocks

Una delle cose peggiori che possono capitare a una riunione è perdere il controllo della conversazione. Senza una guida adeguata, le persone possono prendere l'argomento e seguirlo, andare su tangenti e far deragliare l'intera riunione.

Questo tipo di eventi va bene a piccole dosi, perché, quando in buone mani, un pasticcio creativo può far nascere nuove idee. Alcuni potrebbero porre domande a cui potresti non aver pensato o trarre ispirazione o motivazione per ulteriori lavori. Tuttavia, come organizzatore di riunioni, devi comunque guidare la conversazione per mantenerla il più utile possibile per tutte le persone coinvolte. Altrimenti è solo una perdita di tempo.

Imposta te stesso come una figura di autorità guidando il dialogo con le domande giuste, ascoltando le persone e lasciandole parlare, ma prestando attenzione a quando devono essere fermate. Elimina quelle tangenti sul nascere, in modo che l'incontro non duri più a lungo di quanto dovrebbe.

Assegna un nome a diversi tipi di riunioni

"Se dovessi identificare, in una parola, il motivo per cui la razza umana non ha raggiunto, e non raggiungerà mai, il suo pieno potenziale, quella parola sarebbe 'incontri'". — Dave Barry , autore, ex editorialista di umorismo del Elise Keith, autrice di Where the Action Is: The Meetings That Make or Break Your Organization , ha scritto un breve pezzo su ciò che rende efficace una riunione. Tra i suoi consigli, uno che si è distinto seriamente come un'idea eccellente è stato quello di smettere di convocare riunioni solo per questo e dare a ogni tipo un nome specifico che lo descriva perfettamente.

Come mai?

Quando qualcuno ti chiama per un "incontro sul nuovo progetto", puoi dire immediatamente di cosa si tratterà? O chi è invitato e quanto durerà? No.

Ma, chiama un "documento sullo stato di avanzamento del progetto" e queste tre parole da sole possono portare così tante informazioni. Ad esempio, saprai immediatamente che è per i leader e i manager del team, che dovrai preparare un breve rapporto sullo stato di avanzamento e che di solito dura circa 45 minuti.

Si pensi allo sviluppo Agile e alla sua coniazione del termine “alzarsi”. Questa è una riunione di 10-15 minuti, di solito alla scrivania di qualcuno (per evitare di rimanere troppo in ufficio) - tutti dicono in una o due frasi cosa faranno per il giorno o la settimana.

Prendi nota dei tipi di riunioni che svolgi di solito, quindi vedi quali nomi puoi assegnargli, in modo che i partecipanti possano dire immediatamente cosa aspettarsi. Risolve molti malintesi e crea aspettative.

Impara e costruisci sulle riunioni precedenti

Prendi appunti durante e dopo le riunioni, anche se scrivi solo una parola o una frase.

Annota le domande che erano ridondanti, osserva come le persone hanno reagito alla tua presentazione e annota tutto ciò che nella tua agenda ha dato risultati positivi o negativi. Presta attenzione a cosa ha funzionato e cosa no. Forse gli argomenti non erano abbastanza chiari o la direzione del tuo elenco di argomenti non era abbastanza fluente.

Questo è semplicemente per assicurarti di non commettere gli stessi errori due volte. La consapevolezza di sé è particolarmente utile quando si tengono riunioni, soprattutto perché ti etichetta come un oratore disposto a migliorare. Inoltre, puoi sempre chiedere un feedback dopo la riunione, inviando un'e-mail ai partecipanti o chiedendo individualmente.

In sintesi

Le riunioni non devono essere la rovina del posto di lavoro. Dopotutto, il loro scopo principale è riunire persone rilevanti per risolvere un problema o elaborare idee. Quindi, fintanto che prepari un'agenda che delinei chiaramente ciò che vuoi ottenere, chiedi un input specifico e dirigi conversazioni e commenti, avrai una riunione di successo.

ℹ Quali suggerimenti e trucchi hai quando ospiti una riunione (di persona o virtuale)? Hai qualche consiglio come qualcuno che li frequenta spesso? Inviaci i tuoi commenti e feedback a [email protected] e potremmo presentare i tuoi esempi in uno dei nostri articoli futuri.