วิธีทำให้การประชุมมีประสิทธิผลมากขึ้น

คุณรู้หรือไม่ว่าจำนวนการประชุมคณะกรรมการเพิ่มขึ้น 117% เมื่อปีที่แล้ว และทั้งหมดนี้ต้องขอบคุณอุตสาหกรรมส่วนใหญ่ที่ใช้ระบบเสมือนจริง แม้ว่าสิ่งนี้จะไม่ใช่สิ่งเลวร้ายในตัวเอง แต่ก็ถือว่าการประชุมเหล่านี้บางส่วน (ถ้าไม่ใช่ส่วนใหญ่) ไม่ได้ผล ด้วยความถี่ในการประชุมเสมือนจริงเปิดประตูสู่โลกที่ใช้เวลาอย่างไม่มีประสิทธิภาพ ทั้งหมดเป็นเพราะการจัดระเบียบการประชุมทำได้ง่ายและรวดเร็วกว่าที่เคย ท้ายที่สุดมันเป็นแฮงเอาท์วิดีโอเพียงครั้งเดียวใช่ไหม

เราได้เขียนคำแนะนำเล็กๆ น้อยๆ เกี่ยวกับวิธีทำให้การประชุมมีประสิทธิผลมากขึ้น อย่างไรก็ตาม พนักงานในสำนักงานมักจะประชุมแบบตัวต่อตัวต่อไป และการประชุมเสมือนจริงก็ได้รับความนิยมเพิ่มขึ้นเรื่อยๆ แต่นั่นไม่ได้หมายความว่าเราไม่สามารถป้องกันข้อเสียที่พวกเขานำมาได้

อะไรทำให้การประชุมมีประสิทธิผล

เข้าร่วมประชุมเป็นเวลากว่าเจ็ดปีในสถานที่ทำงานสามแห่งที่แตกต่างกัน ฉันได้เรียนรู้วิธีการที่จะบอกว่าการประชุมจะเกิดผลหรือไม่เกิดผล

การประชุมที่ไม่ก่อผลเกิดขึ้นมากมายสำหรับพวกเขา:

1. ผู้คนจะกระซิบกัน การสนทนาระหว่างส่วนที่น่าเบื่อสำหรับพวกเขา ซึ่งหมายความว่ามีคนกระซิบ อยู่เสมอ
2. บุคลิกที่มีแนวโน้มจะขัดแย้งกันเพื่อรอโอกาสที่จะท้าทายหัวข้อที่พวกเขาไม่เห็นด้วย
3. Tangents ที่มีการแตกเรื่องตลก, ยืดเวลาการประชุม;
4. วิทยากรที่ไม่สามารถเห็นอกเห็นใจผู้คนในห้อง ทำให้การประชุมขึ้นอยู่กับ PowerPoint เป็นเวลานาน อึดอัดใจ
5. ผู้นำหรือผู้จัดการเรียกประชุมอย่างกะทันหันโดยตื่นตระหนกโดยไม่มีวาระที่ชัดเจน แต่เพื่อบรรเทาความกังวลของพวกเขา
6. ให้ความสำคัญกับรายละเอียดที่ไม่จำเป็นมากเกินไปซึ่งอาจทำให้คนในห้อง 2 ใน 15 คนกังวล
7. ไม่มีใคร อยาก อยู่ที่นั่นจริงๆ

และรายการสามารถดำเนินต่อไปได้ตลอดไป ในทางกลับกัน การประชุมที่มีประสิทธิผลมากที่สุดที่ฉันเคยเข้าร่วมมีองค์ประกอบสำคัญเพียงเล็กน้อย:

1. พวกเขาใช้เวลานานพอที่จะอภิปรายประเด็นหรือแนวคิด
2. ผู้จัดประชุม/ผู้พูดรู้ว่า ไม่มีใครชอบการประชุมจริง ๆ และจำไว้เสมอว่าเมื่อตั้งเวลาและวันที่ ตลอดจนเมื่อนำเสนอ
3. เวลาของเราเป็นที่เคารพนับถือและมีค่า
4. ปัจจุบันเป็นสิ่งที่จำเป็นเท่านั้น
5. เราทุกคนมีสมาธิและมีส่วนร่วมในการประชุม
6. การประชุมมีเป้าหมายและเป้าหมายที่ชัดเจน

เรามักจะเน้นย้ำถึงความสำคัญของการประชุมมากเกินไป ทั้งที่ในความเป็นจริง สิ่งที่คุณต้องมีคือเป้าหมายที่ชัดเจน ผู้เล่นที่เหมาะสม รายการประเด็นสนทนาที่กระชับ และในตอนท้าย — แนวคิดเกี่ยวกับวิธีการก้าวไปข้างหน้า หากไม่มีสิ่งเหล่านี้ คุณก็จะได้รับผลเช่นเดียวกันกับการพักรับประทานอาหารกลางวันแบบสบายๆ แทนที่จะเป็นการประชุมที่ยืดเยื้อ

องค์ประกอบของการประชุมที่มีประสิทธิผล

ดังนั้น เรามาแบ่งองค์ประกอบสองสามอย่างที่กล่าวไว้ก่อนหน้านี้เป็นส่วนสำคัญของการประชุมที่ประสบความสำเร็จ เป็นเคล็ดลับขนาดพอดีคำสากลเพื่อให้คุณมีความคิดเริ่มต้น จากนั้น คุณสามารถปรับให้เข้ากับอุตสาหกรรมของคุณได้ ไม่ว่าคุณจะจัดการกลุ่มนักเขียน คนงานก่อสร้าง หรือการสอนที่โรงเรียนประถมก็ตาม

จัดประชุมเมื่อไม่สามารถเป็นอีเมลได้เท่านั้น

“การประชุมส่วนใหญ่ยาวเกินไป น่าเบื่อเกินไป ไร้ผลเกินไป — และเป็นส่วนหนึ่งของชีวิตองค์กรมากเกินไปที่จะละทิ้ง” — Lois Wyse ผู้เขียน ผู้บริหารโฆษณา

อุตสาหกรรมส่วนใหญ่คุ้นเคยกับการจัดประชุมในทุกเรื่อง และหลังจากหลายปีมานี้ ฉันสังเกตว่ามักเกิดจากความกลัวที่เราจะไม่ได้รับข้อความของเรา ในชีวิตส่วนตัวของคุณ มีคนโทรหาคุณกี่ครั้งหลังจากแลกเปลี่ยนข้อความกัน 2-3 ครั้ง โดยบอกว่าพวกเขาอยากคุยเพราะมันง่ายกว่าการส่งข้อความ?

ความรู้สึกเดียวกันนี้ส่งผ่านไปยังที่ทำงาน การจัดประชุมทำให้เกิดความปลอดภัยบางอย่างที่ทุกคนจะได้ยินข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมด (พูดตามอัตนัย) แต่ในขณะเดียวกัน ข้อมูลเหล่านั้นก็กลายเป็นเรื่องยุ่งเหยิงไปหมด และมีประสิทธิภาพมากขึ้นเรื่อยๆ เท่านั้น

ดังนั้น เพื่อต่อสู้กับสิ่งนี้ ให้ประเมินเสมอว่าคุณต้องพูด พูดคุย หรือถามอะไรว่าต้องมีการประชุม สามารถจัดการไฟที่มีขนาดเล็กลงได้ผ่านแอปสื่อสารแชท การรวมตัวกันสั้นๆ ที่โต๊ะทำงานของใครบางคน หรืออีเมลที่มีทิศทางชัดเจนมาก รายการตรวจสอบต่อไปนี้จะช่วยคุณตัดสินใจ:

นี่เป็นปัญหาที่ต้องแก้ไขอย่างรวดเร็ว เซสชั่นระดมความคิด หรือลงมือทำทั้งหมดหรือไม่

ปัญหานี้มีผลกระทบต่อส่วนที่เหลือของบริษัทมากน้อยเพียงใด?

ฉันต้องแก้ปัญหานี้จริง ๆ กี่คน?

ฉันสามารถกำหนดหัวข้อให้แม่นยำยิ่งขึ้นเพื่อให้เราพบวิธีแก้ปัญหาได้เร็วขึ้นหรือไม่

ผลลัพธ์ที่ต้องการคืออะไร?

ผลลัพธ์นั้นสำคัญกว่างานที่ทุกคนที่เกี่ยวข้องกำลังทำอยู่หรือไม่?

ฉันมีเวลาเตรียมตัวเพียงพอหรือไม่?

เรียนรู้วิธีการใช้ทุกนาทีของการประชุมอย่างชาญฉลาด

แม้ว่าเราจะถือว่าการฝึกปฏิบัตินี้ถูกลืมไปนานแล้วในโรงเรียนประถมศึกษาและมัธยมศึกษาตอนปลาย การทำการประชุมจำลองด้วยตนเองก่อนเวลาจะมาถึงอาจเป็นประโยชน์อย่างยิ่ง และอย่าลืมติดตามเวลาของคุณ

การนำเสนอออกมาดังๆ หน้ากระจก สัตว์เลี้ยงของคุณหรือต้นไม้จะทำให้คุณมีความคิดว่าต้องใช้เวลานานแค่ไหนในการส่งข้อมูลให้จบ บางทีคุณอาจสังเกตเห็นการเสียเวลาเล็กน้อย เช่น การพูดนอกเรื่อง คำเติม หรือรูปแบบพฤติกรรมที่ทำให้เวลาในการนำเสนอของคุณหยุดชะงัก

เชิญเฉพาะคนที่จำเป็น

“คณะกรรมการใด ๆ ที่ใช้เพียงเล็กน้อยนั้นประกอบด้วยคนที่ยุ่งเกินกว่าจะนั่งบนนั้นนานกว่าที่พวกเขาต้องทำเป็นวินาที” — Katharine Whitehorn นักข่าวและผู้จัดรายการวิทยุชาวอังกฤษ

เมื่อจัดประชุมให้พิจารณาเฉพาะผู้ที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับหัวข้อ หากคุณกำลังทำภาพรวมของโครงการ บางทีคุณอาจต้องการเฉพาะผู้นำทีมเท่านั้น เนื่องจากพวกเขาสามารถส่งต่อข้อมูลไปยังทีมของพวกเขาได้ในภายหลัง หรือหากคุณกำลังจัดทำรายงานความคืบหน้า คุณสามารถลดเวลาและพลังงานได้โดยให้คนอื่นส่งสรุปข้อมูลซึ่งคุณสามารถสรุปได้

การรับผู้ที่เชื่อมโยงกับหัวข้อโดยตรงนั้นมีข้อเสียหลายประการ:

• พวกเขาแทบไม่มี/ต้องการอะไรที่สำคัญเพื่อช่วยเหลือ
• เวลาและพลังงานของพวกมันสามารถนำไปใช้ที่อื่นได้ดีกว่าในช่วงเวลานั้น
• พวกเขาสามารถหันเหความสนใจของการประชุมได้ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับบุคลิกภาพ
• พวกเขาอาจรู้สึกกดดันให้ใส่ใจกับข้อมูลที่ไม่เกี่ยวกับพวกเขาจริงๆ ซึ่งจะทำให้พวกเขาเลิกล้มและเพิ่มความเครียดให้มากขึ้น

เมื่อคุณตัดสินใจว่าจะจัดการประชุมประเภทใด ให้เขียนรายชื่อบุคคลที่จำเป็นอย่างยิ่ง (เนื่องจากความคิดเห็น บทบาท หรืออิทธิพลโดยตรงต่อปัญหาที่มีอยู่) คนอื่นๆ สามารถรับบันทึกช่วยจำ

ทำให้วาระของคุณใช้งานได้จริง

“คุณมีการประชุมเพื่อตัดสินใจ ไม่ใช่เพื่อตัดสินใจในคำถาม” — บิล เกตส์ ผู้ร่วมก่อตั้ง เมื่อใดก็ตามที่มีหัวข้อเกี่ยวกับฟังก์ชันและประสิทธิภาพการประชุม เราทุกคนแนะนำให้สร้างวาระที่ดีและยึดมั่นในสิ่งนั้น หากไม่มีการสนทนา คุณจะมีบทสนทนามากมายที่นำไปสู่ อย่างไรก็ตาม การมี “ลำดับธุรกิจ” แบบนี้ไม่เพียงพอ

เพื่อให้วาระดำเนินไปอย่างราบรื่น ย้ายจากหัวข้อหนึ่งไปยังอีกหัวข้อหนึ่ง และเหลือพื้นที่เพียงพอสำหรับการอภิปราย คุณจะต้องกาเครื่องหมายออกจากกล่องสองสามช่อง

กำหนดหัวข้อแต่ละหัวข้อเป็นคำถาม แทนที่จะเป็นแนวคิดที่คลุมเครือ

(เช่น “เราจะปรับปรุงยอดขายรายไตรมาสได้อย่างไร 15%” แทนที่จะเป็น “ภาพรวมสถิติรายไตรมาส”)

วางหัวข้อสำคัญไว้ก่อน

(คนหมดความสนใจในขณะที่การประชุมดำเนินต่อไป และคุณต้องการความสนใจอย่างเต็มที่จากพวกเขา)

ให้การแนะนำสั้น ๆ (ซึ่งรวมถึงความไม่เป็นทางการและ "ทำลายน้ำแข็ง");

เตรียมคำถามในกรณีที่ไม่มีผู้เข้าร่วมประชุม
อภิปรายถึง 5, 10 นาทีสูงสุด หากคุณไม่ได้รับพร้อมท์

สิ้นสุดการประชุมด้วยการสรุป โดยทวนสิ่งที่ตกลงกันในประเด็นสั้นๆ

อย่าอายที่จะทุ่มเทเวลาในการทำให้วาระนี้มีประสิทธิภาพมากที่สุด เมื่อทำอย่างถูกต้องแล้ว ก็เป็นเฟรมเวิร์กที่น่าเชื่อถือ คุณลดโอกาสที่การประชุมจะตกราง ใช้เวลานานเกินไป หรือทำให้ทุกคนผล็อยหลับไป

รู้วิธีเป็นผู้นำการประชุม

“คณะกรรมการคือจุดจบที่ความคิดถูกหลอกล่อแล้วจึงรัดคออย่างเงียบ ๆ” — บาร์เน็ตต์ ค็อกส์

สิ่งเลวร้ายที่สุดประการหนึ่งที่อาจเกิดขึ้นกับการประชุมคือการสูญเสียการควบคุมการสนทนา หากปราศจากคำแนะนำที่เหมาะสม ผู้คนสามารถหยิบยกประเด็นและดำเนินการตามนั้น เลิกยุ่งเกี่ยว และทำให้การประชุมทั้งหมดตกราง

เหตุการณ์แบบนี้เป็นสิ่งที่ดีในขนาดเล็ก เพราะเมื่ออยู่ในมือที่ดี ความยุ่งเหยิงที่สร้างสรรค์สามารถนำมาซึ่งความคิดใหม่ๆ ได้ บางคนอาจถามคำถามที่คุณคิดไม่ถึง หรือได้รับแรงบันดาลใจหรือแรงจูงใจในการทำงานต่อไป อย่างไรก็ตาม ในฐานะผู้จัดการประชุม คุณยังต้องควบคุมการสนทนาเพื่อให้มีประโยชน์มากที่สุดสำหรับทุกคนที่เกี่ยวข้อง อย่างอื่นก็เสียเวลาเปล่า

กำหนดตัวเองให้เป็นผู้มีอำนาจโดยนำบทสนทนาที่มีคำถามที่ถูกต้อง ฟังผู้อื่น และปล่อยให้พวกเขาพูด แต่ให้ใส่ใจกับเวลาที่จำเป็นต้องหยุด บีบสัมผัสเหล่านั้นในตาเพื่อไม่ให้การประชุมนานเกินที่ควร

ตั้งชื่อการประชุมประเภทต่างๆ

“ถ้าคุณต้องระบุเหตุผลหนึ่งคำว่าทำไมเผ่าพันธุ์มนุษย์ไม่ประสบความสำเร็จและไม่มีวันบรรลุ นั่นคือ 'การประชุม' เต็มศักยภาพของมัน” — Dave Barry นักเขียน อดีตคอลัมนิสต์อารมณ์ขันของ Elise Keith ผู้เขียน Where the Action Is: The Meetings That Make or Break Your Organization ได้เขียนบทความสั้น ๆ เกี่ยวกับสิ่งที่ทำให้การประชุมมีประสิทธิภาพ ในบรรดาเคล็ดลับของเธอ สิ่งหนึ่งที่โดดเด่นอย่างจริงจังในฐานะแนวคิดที่ยอดเยี่ยมคือการหยุดเรียกประชุมเพียงแค่นั้น และตั้งชื่อเฉพาะแต่ละประเภทที่อธิบายได้อย่างสมบูรณ์แบบ

ทำไม

เมื่อมีคนโทรหาคุณเพื่อ "ประชุมเกี่ยวกับโครงการใหม่" คุณสามารถบอกได้ทันทีว่าเกี่ยวกับอะไร? หรือใครเป็นคนเชิญและจะอยู่ได้นานแค่ไหน? เลขที่

แต่ให้เรียก "การสรุปความคืบหน้าของโครงการ" และคำสามคำนี้เพียงอย่างเดียวก็สามารถให้ข้อมูลได้มากมาย ตัวอย่างเช่น คุณจะรู้ได้ทันทีว่ามีไว้สำหรับหัวหน้าทีมและผู้จัดการ คุณจะต้องเตรียมรายงานความคืบหน้าสั้นๆ และโดยทั่วไปจะใช้เวลาประมาณ 45 นาที

ลองนึกถึงการพัฒนาแบบ Agile และการสร้างคำว่า "ยืนหยัด" นี่คือการประชุม 10-15 นาที ซึ่งมักจะอยู่ที่โต๊ะของใครบางคน (เพื่อหลีกเลี่ยงการอยู่เกินเวลาในสำนักงาน) ทุกคนพูดหนึ่งหรือสองประโยคว่าพวกเขาจะทำอะไรในวันนั้นหรือสัปดาห์

สังเกตประเภทของการประชุมที่คุณมักจะจัด จากนั้นดูว่าคุณสามารถตั้งชื่ออะไรให้กับพวกเขาได้ เพื่อให้ผู้เข้าร่วมประชุมสามารถบอกได้ทันทีว่าจะเกิดอะไรขึ้น ช่วยแก้ไขความเข้าใจผิดมากมายและสร้างความคาดหวัง

เรียนรู้และต่อยอดจากการประชุมครั้งก่อน

จดบันทึกในระหว่างและหลังการประชุม แม้ว่าคุณจะเขียนคำหรือวลีเพียงคำเดียว

ทำเครื่องหมายคำถามที่ซ้ำซาก สังเกตว่าผู้คนมีปฏิกิริยาอย่างไรต่อการนำเสนอของคุณ และจดอะไรก็ได้ในวาระของคุณที่ให้ผลลัพธ์เชิงบวกหรือเชิงลบ ให้ความสนใจกับสิ่งที่ใช้ได้ผลและไม่ได้ผล บางทีหัวข้ออาจไม่ชัดเจนเพียงพอ หรือทิศทางของรายการหัวข้อของคุณไม่คล่องเพียงพอ

นี่เป็นเพียงเพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะไม่ทำผิดพลาดซ้ำสอง การตระหนักรู้ในตนเองมีประโยชน์อย่างยิ่งเมื่อจัดการประชุม โดยเฉพาะอย่างยิ่งเนื่องจากเป็นการระบุว่าคุณเป็นผู้พูดที่เต็มใจที่จะปรับปรุง นอกจากนี้ คุณสามารถขอคำติชมหลังการประชุมได้เสมอ โดยส่งอีเมลถึงผู้เข้าร่วมประชุม หรือถามแบบตัวต่อตัว

สรุป

การประชุมไม่จำเป็นต้องเป็นความหายนะของที่ทำงาน ท้ายที่สุดแล้ว จุดประสงค์หลักของพวกเขาคือการรวบรวมคนที่เกี่ยวข้องเพื่อแก้ปัญหาหรือคิดไอเดีย ดังนั้น ตราบใดที่คุณเตรียมวาระการประชุมที่สรุปอย่างชัดเจนถึงสิ่งที่คุณต้องการบรรลุ ขอข้อมูลเฉพาะ และสนทนาโดยตรงและแสดงความคิดเห็น คุณก็จะมีการประชุมที่ประสบความสำเร็จ

️ คุณมีคำแนะนำและเคล็ดลับอะไรบ้างเมื่อจัดการประชุม (แบบตัวต่อตัวหรือแบบเสมือนจริง)? คุณมีคำแนะนำใด ๆ ที่เป็นคนที่เข้าร่วมบ่อยๆหรือไม่? ส่งความคิดเห็นและข้อเสนอแนะของคุณมาที่ [email protected] และเราอาจนำเสนอตัวอย่างของคุณในบทความในอนาคตของเรา