Como tornar as reuniões mais produtivas

Você sabia que o número de reuniões do conselho aumentou 117% apenas no ano passado? E tudo isso graças à maioria das indústrias se tornarem virtuais. Embora isso não seja em si uma coisa ruim, é certo que algumas (se não a maioria) dessas reuniões foram improdutivas. Com sua frequência, as reuniões virtuais abriram uma porta para um mundo de tempo gasto de forma ineficaz. Tudo porque é mais fácil e rápido do que nunca organizar uma reunião. Afinal, é apenas uma chamada de vídeo, certo?

Para evitar subitamente ficar completamente esgotado após várias reuniões, mesmo antes do horário de almoço, escrevemos um pequeno guia sobre como tornar as reuniões mais produtivas. Afinal, os funcionários do escritório provavelmente continuarão a ter reuniões presenciais e as reuniões virtuais evidentemente estão sempre crescendo em popularidade. Mas isso não significa que não podemos evitar as desvantagens que eles trazem.

O que torna uma reunião produtiva?

Participando de reuniões por mais de sete anos em três locais de trabalho diferentes, aprendi como saber se uma reunião seria produtiva ou improdutiva.

Reuniões improdutivas tinham muita coisa acontecendo para elas:

1. As pessoas sussurravam umas para as outras, tendo conversas durante as seções chatas para elas – o que significava que alguém estava sempre sussurrando;
2. Personalidades propensas a conflitos esperando uma oportunidade para desafiar um tópico do qual discordam;
3. Tangentes onde as piadas foram feitas, prolongando o encontro;
4. Oradores que não conseguiam simpatizar com as pessoas na sala, tornando as reuniões longas, desajeitadas e dependentes do PowerPoint;
5. Reuniões improvisadas em pânico por líderes ou gerentes, sem agenda clara, mas para aliviar suas preocupações;
6. Foco demais em detalhes desnecessários que dizem respeito a talvez 2 em cada 15 pessoas na sala;
7. Ninguém realmente queria estar lá.

E, a lista poderia realmente continuar para sempre. Por outro lado, as reuniões mais produtivas que participei tiveram poucos elementos, embora cruciais:

1. Eles eram apenas longos o suficiente para discutir questões ou ideias;
2. Os organizadores/oradores de reuniões sabiam que ninguém realmente gostava de reuniões e mantinham isso em mente ao definir horários e datas, bem como ao apresentar;
3. Nosso tempo era respeitado e valorizado;
4. Presentes estavam apenas os necessários;
5. Estávamos todos concentrados e engajados na reunião;
6. A reunião tinha um objetivo e um objetivo claros.

Tendemos a enfatizar demais a importância das reuniões quando, na realidade, tudo o que você precisa é de um objetivo claro, os jogadores certos, uma lista concisa de pontos de discussão e, no final, uma ideia de como seguir em frente. Sem isso, você teria alcançado o mesmo efeito com uma pausa para o almoço casual, em vez de uma reunião prolongada.

Os elementos de uma reunião produtiva

Então, vamos dividir esses poucos elementos discutidos anteriormente nos blocos de construção de uma reunião bem-sucedida. São dicas universais de tamanho pequeno para lhe dar uma ideia inicial. Você pode então adaptá-lo ao seu setor, independentemente de estar gerenciando um grupo de escritores, trabalhadores da construção ou lecionando em uma escola primária.

Faça uma reunião apenas quando não puder ser um e-mail

“A maioria das reuniões é muito longa, muito monótona, muito improdutiva – e muito parte da vida corporativa para ser abandonada.” — Lois Wyse , autora, executiva de publicidade

A maioria das indústrias se acostumou a realizar reuniões para tudo e qualquer coisa. E depois de todos esses anos, notei que geralmente é devido ao medo de não transmitirmos nossa mensagem. Mesmo em sua vida pessoal, quantas vezes as pessoas ligaram para você depois de trocar algumas mensagens, dizendo que preferiam conversar porque é mais fácil do que enviar mensagens de texto?

O mesmo sentimento é transferido para o local de trabalho. A realização de uma reunião dá um certo tipo de segurança de que todos poderão ouvir todas as informações (subjetivamente falando) necessárias. Mas, ao mesmo tempo, eles se tornaram uma bagunça absoluta, carregados de informações, e estão ficando cada vez mais ineficazes.

Portanto, para combater isso, sempre avalie se o que você tem a dizer, discutir ou perguntar exige uma reunião. Incêndios menores podem ser tratados por meio de um aplicativo de comunicação por bate-papo, uma breve reunião na mesa de alguém ou um e-mail direcional muito claro. Aqui está uma lista de verificação para ajudá-lo a decidir:

Este é um problema que requer uma solução rápida, uma sessão de brainstorming ou todas as mãos no convés?

Quanto o problema afeta o resto da empresa?

Quantas pessoas eu realmente preciso para resolver isso?

Posso formular o tópico com mais precisão, para que encontremos a solução mais rapidamente?

Qual é o resultado desejado?

Esse resultado é mais importante do que o trabalho que todos os envolvidos estão fazendo agora?

Tenho tempo suficiente para me preparar?

Aprenda a usar cada minuto de uma reunião com sabedoria

Embora consideremos uma prática há muito esquecida no ensino fundamental e médio, fazer uma reunião simulada para si mesmo antes que chegue a hora pode ser extremamente útil. E não se esqueça de controlar o seu tempo.

Apresentar em voz alta, na frente de um espelho, seu animal de estimação ou uma planta lhe dará uma ideia de quanto tempo leva para entregar sua parte da informação. Talvez você perceba pequenos desperdícios de tempo, como digressões, palavras de preenchimento ou padrões de comportamento que atrapalham seu tempo de apresentação.

Convide apenas as pessoas necessárias

“Qualquer comitê de menor utilidade é composto de pessoas ocupadas demais para querer sentar nele por um segundo a mais do que o necessário.” — Katharine Whitehorn , jornalista e apresentadora de rádio britânica

Ao organizar uma reunião, considere apenas aqueles que estão diretamente relacionados ao tema. Se você estiver fazendo uma visão geral do projeto, talvez precise apenas dos líderes de equipe, pois eles podem transmitir informações para suas equipes mais tarde. Ou, se estiver fazendo um relatório de progresso, você pode reduzir o tempo e a energia fazendo com que as pessoas enviem seus resumos, que você pode resumir.

Conseguir pessoas que estão apenas tangencialmente conectadas ao tópico tem várias desvantagens:

• Eles raramente têm/precisam de algo significativo para contribuir;
• Seu tempo e energia poderiam ser melhor usados ​​em outro lugar durante esse período;
• Dependendo da personalidade, podem distrair a reunião;
• Eles podem se sentir pressionados a prestar atenção a informações que realmente não os preocupam, o que os afastará e adicionará mais estresse.

Quando você decidir que tipo de reunião vai realizar, faça uma lista das pessoas que são absolutamente necessárias (por causa de seu feedback, função ou influência direta nos problemas em questão). Todos os outros podem obter um memorando.

Torne sua agenda funcional

“Você tem uma reunião para tomar uma decisão, não para decidir sobre a questão.” — Bill Gates , cofundador da Sempre que houver um tópico sobre funcionalidade e produtividade de reuniões, todos aconselhamos fazer uma boa agenda e cumpri-la. Sem um, você terá uma série de conversas que não levam a lugar nenhum. No entanto, ter uma “ordem de negócios” deste tipo, não é suficiente.

Para fazer uma agenda que funcione sem problemas, mude de tópico para tópico e deixe espaço suficiente para uma discussão, você precisará marcar algumas caixas.

Formule cada tópico como uma pergunta, em vez de uma ideia vaga;

(ex. "Como podemos melhorar as vendas trimestrais em 15%" em vez de "Visão geral das estatísticas trimestrais")

Coloque os tópicos importantes em primeiro lugar;

(as pessoas perdem o foco à medida que a reunião continua e você precisa de toda a atenção delas)

Mantenha as apresentações curtas (isso inclui informalidades e “quebrar o gelo”);

Preparar perguntas, caso não haja nenhuma dos participantes;
Mantenha as discussões em 5, 10 minutos no máximo, se elas não forem solicitadas por você;

Encerre as reuniões com um resumo, repetindo o que foi acordado em pontos muito curtos.

Não deixe de investir tempo para tornar a agenda o mais eficaz possível. Quando feito corretamente, é uma estrutura sólida na qual confiar. Você minimiza as chances de ter a reunião descarrilada, durando muito ou fazendo todos adormecerem.

Saiba como conduzir uma reunião

“Um comitê é um beco sem saída onde as ideias são atraídas e depois silenciosamente estranguladas.” — Barnett Cocks

Uma das piores coisas que podem acontecer a uma reunião é perder o controle da conversa. Sem orientação adequada, as pessoas podem pegar o tópico e levá-lo adiante, sair pela tangente e atrapalhar toda a reunião.

Esse tipo de evento é bom em pequenas doses, pois, quando em boas mãos, uma bagunça criativa pode trazer novas ideias. Alguns podem fazer perguntas que você talvez não tenha pensado, ou obter inspiração ou motivação para continuar o trabalho. No entanto, como organizador de reuniões, você ainda precisa orientar a conversa para mantê-la o mais útil possível para todos os envolvidos. Caso contrário, é apenas uma perda de tempo.

Estabeleça-se como uma figura de autoridade liderando o diálogo com as perguntas certas, ouvindo as pessoas e deixando-as falar – mas prestando atenção em quando elas precisam ser interrompidas. Corte essas tangentes pela raiz, para que a reunião não dure mais do que deveria.

Nomeie diferentes tipos de reuniões

“Se você tivesse que identificar, em uma palavra, a razão pela qual a raça humana não alcançou, e nunca alcançará, todo o seu potencial, essa palavra seria 'reuniões'.” — Dave Barry , autor, ex-colunista de humor do Elise Keith, autora de Where the Action Is: The Meetings That Make or Break Your Organization , escreveu um pequeno artigo sobre o que torna uma reunião eficaz. Entre suas dicas, uma que se destacou seriamente como uma excelente ideia foi parar de convocar reuniões apenas para isso e dar a cada tipo um nome específico que o descreva perfeitamente.

Por quê?

Quando alguém o chama para uma “reunião sobre o novo projeto”, você pode dizer imediatamente sobre o que será? Ou quem está convidado, e quanto tempo vai durar? Não.

Mas, chame um “briefing de progresso do projeto”, e essas três palavras sozinhas podem carregar tanta informação. Por exemplo, você saberá imediatamente que é para líderes e gerentes de equipe, que precisará preparar um breve relatório de progresso e que geralmente dura cerca de 45 minutos.

Pense no desenvolvimento ágil e na criação do termo “stand up”. Esta é uma reunião de 10 a 15 minutos, geralmente na mesa de alguém (para evitar ficar mais tempo em um escritório) – todos dizem em uma frase ou duas o que farão no dia ou na semana.

Observe que tipos de reuniões você costuma realizar e, em seguida, veja quais nomes você pode dar a elas, para que os participantes possam dizer imediatamente o que esperar. Resolve muitos mal-entendidos e cria expectativas.

Aprenda e aproveite as reuniões anteriores

Faça anotações durante e após as reuniões, mesmo que escreva apenas uma palavra ou frase.

Anote as perguntas que foram redundantes, observe como as pessoas reagiram à sua apresentação e anote qualquer coisa em sua agenda que tenha dado resultados positivos ou negativos. Preste atenção no que funcionou e no que não funcionou. Talvez os tópicos não tenham sido claros o suficiente ou a direção da sua lista de tópicos não tenha sido fluente o suficiente.

Isso é simplesmente para garantir que você não cometa os mesmos erros duas vezes. A autoconsciência é especialmente útil ao realizar reuniões, especialmente porque o rotula como um orador disposto a melhorar. Além disso, você sempre pode solicitar feedback após a reunião, enviando um e-mail aos participantes ou perguntando individualmente.

Resumindo

As reuniões não precisam ser a ruína do local de trabalho. Afinal, seu objetivo principal é reunir pessoas relevantes para resolver um problema ou ter ideias. Portanto, desde que você prepare uma agenda que descreva claramente o que deseja alcançar, peça uma contribuição específica e dirija conversas e comentários, você terá uma reunião bem-sucedida.

️ Quais dicas e truques você tem ao organizar uma reunião (presencial ou virtual)? Você tem algum conselho como alguém que os frequenta com frequência? Envie-nos seus comentários e feedback para [email protected], e poderemos apresentar seus exemplos em um de nossos futuros artigos.