Bagaimana membuat rapat lebih produktif

Tahukah Anda bahwa jumlah rapat dewan telah meningkat sebesar 117% tahun lalu? Dan itu semua berkat sebagian besar industri menjadi virtual. Meskipun ini sendiri bukanlah hal yang buruk, namun beberapa (jika tidak sebagian besar) dari pertemuan ini tidak produktif. Dengan frekuensi mereka, pertemuan virtual telah membuka pintu ke dunia yang menghabiskan waktu secara tidak efektif. Semua karena lebih mudah dan lebih cepat dari sebelumnya untuk mengatur pertemuan. Lagi pula, itu hanya satu panggilan video, bukan?

Untuk menghindari tiba-tiba merasa benar-benar lelah setelah beberapa rapat bahkan sebelum istirahat makan siang Anda, kami telah menulis panduan kecil tentang cara membuat rapat lebih produktif. Bagaimanapun, karyawan di kantor kemungkinan akan terus mengadakan pertemuan langsung dan pertemuan virtual terbukti selalu semakin populer. Tapi, itu tidak berarti kita tidak bisa mencegah kerugian yang mereka bawa.

Apa yang membuat pertemuan menjadi produktif?

Menghadiri pertemuan selama lebih dari tujuh tahun di tiga tempat kerja yang berbeda, saya telah belajar bagaimana mengetahui apakah sebuah pertemuan akan produktif, atau tidak produktif.

Pertemuan yang tidak produktif memiliki banyak hal untuk mereka:

1. Orang-orang akan berbisik satu sama lain, melakukan percakapan selama bagian yang membosankan bagi mereka — yang berarti seseorang selalu berbisik;
2. Kepribadian yang rentan terhadap konflik menunggu kesempatan untuk menantang topik yang tidak mereka setujui;
3. Garis singgung di mana lelucon dipecahkan, memperpanjang pertemuan;
4. Pembicara yang tidak bisa berempati dengan orang-orang di ruangan itu, membuat rapat lama, canggung, bergantung pada PowerPoint;
5. Rapat mendadak yang dilakukan secara panik oleh pimpinan atau manajer, tanpa agenda yang jelas, tetapi untuk meredakan kekhawatiran mereka;
6. Terlalu banyak fokus pada detail yang tidak perlu yang menyangkut mungkin 2 dari 15 orang di ruangan itu;
7. Tidak ada yang benar-benar ingin berada di sana.

Dan, daftar itu benar-benar bisa berlangsung selamanya. Di sisi lain, pertemuan paling produktif yang pernah saya hadiri hanya memiliki sedikit elemen, meskipun sangat penting:

1. Mereka cukup lama untuk mendiskusikan masalah atau ide;
2. Penyelenggara/pembicara rapat tahu bahwa tidak ada yang benar-benar menyukai rapat , dan mengingatnya saat menetapkan waktu dan tanggal, serta saat presentasi;
3. Waktu kita dihormati dan dihargai;
4. Hadir hanya yang diperlukan;
5. Kami semua fokus dan terlibat dalam pertemuan itu;
6. Pertemuan itu memiliki maksud dan tujuan yang jelas.

Kami cenderung terlalu menekankan pentingnya pertemuan ketika, pada kenyataannya, yang Anda butuhkan hanyalah tujuan yang jelas, pemain yang tepat, daftar poin pembicaraan yang ringkas, dan pada akhirnya — ide tentang cara untuk bergerak maju. Tanpa itu, Anda akan mencapai efek yang sama dengan istirahat makan siang santai, alih-alih rapat berkepanjangan.

Elemen pertemuan yang produktif

Jadi, mari kita uraikan beberapa elemen yang dibahas sebelumnya ke dalam blok bangunan pertemuan yang sukses. Mereka adalah tip seukuran gigitan universal untuk memberi Anda ide awal. Anda kemudian dapat menyesuaikannya dengan industri Anda, terlepas dari apakah Anda mengelola sekelompok penulis, pekerja konstruksi, atau mengajar di sekolah dasar.

Adakan rapat hanya jika tidak bisa email

“Kebanyakan rapat terlalu lama, terlalu membosankan, terlalu tidak produktif — dan terlalu banyak bagian dari kehidupan perusahaan yang harus ditinggalkan.” — Lois Wyse , penulis, eksekutif periklanan

Sebagian besar industri telah terbiasa mengadakan pertemuan untuk apa saja. Dan setelah bertahun-tahun, saya perhatikan bahwa itu biasanya karena ketakutan kita tidak akan menyampaikan pesan kita. Bahkan dalam kehidupan pribadi Anda, berapa kali orang menelepon Anda setelah bertukar beberapa pesan, mengatakan bahwa mereka lebih suka berbicara karena lebih mudah daripada mengirim pesan?

Sentimen yang sama berpindah ke tempat kerja. Menyelenggarakan pertemuan memberikan jenis keamanan tertentu sehingga setiap orang akan mendengar semua (secara subjektif) informasi yang diperlukan. Tetapi pada saat yang sama, mereka telah menjadi kekacauan mutlak yang sarat dengan informasi, dan semakin tidak efektif.

Jadi, untuk mengatasi hal ini, selalu evaluasi apakah apa yang Anda katakan, diskusikan, atau tanyakan memerlukan pertemuan atau tidak. Kebakaran yang lebih kecil dapat ditangani melalui aplikasi komunikasi obrolan, pertemuan singkat di meja seseorang, atau email terarah yang sangat jelas. Berikut adalah daftar periksa untuk membantu Anda memutuskan:

Apakah ini masalah yang membutuhkan solusi cepat, sesi brainstorming, atau semua tangan di dek?

Seberapa besar pengaruh masalah ini terhadap perusahaan lainnya?

Berapa banyak orang yang saya butuhkan secara realistis untuk menyelesaikan ini?

Bisakah saya merumuskan topik lebih tepat, sehingga kami menemukan solusi lebih cepat?

Apa hasil yang diinginkan?

Apakah hasil itu lebih penting daripada pekerjaan yang dilakukan semua orang yang terlibat saat ini?

Apakah saya punya cukup waktu untuk bersiap?

Pelajari cara menggunakan setiap menit rapat dengan bijak

Meskipun kami menganggapnya sebagai praktik yang sudah lama terlupakan di sekolah dasar dan menengah, melakukan pertemuan pura-pura untuk diri sendiri sebelum waktunya tiba bisa sangat berguna. Dan jangan lupa untuk melacak waktu Anda.

Menyajikan dengan lantang, di depan cermin, hewan peliharaan Anda, atau tanaman akan memberi Anda gambaran tentang berapa banyak waktu yang Anda perlukan untuk menyampaikan akhir informasi Anda. Mungkin Anda akan melihat pemborosan waktu kecil, seperti penyimpangan, kata-kata pengisi, atau pola perilaku yang menghambat waktu presentasi Anda.

Undang hanya orang yang diperlukan

“Komite apa pun yang paling sedikit digunakan terdiri dari orang-orang yang terlalu sibuk sehingga tidak ingin duduk di sana lebih lama dari yang seharusnya.” — Katharine Whitehorn , jurnalis dan presenter radio Inggris

Saat mengatur pertemuan, pertimbangkan hanya mereka yang terkait langsung dengan topik. Jika Anda melakukan tinjauan proyek, maka mungkin Anda hanya memerlukan pemimpin tim, karena mereka dapat menyampaikan informasi ke tim mereka nanti. Atau jika Anda sedang membuat laporan kemajuan, Anda dapat menghemat waktu dan energi dengan meminta orang-orang mengirimkan brief mereka, yang dapat Anda rangkum.

Mendapatkan orang yang hanya terhubung secara tangensial dengan topik memiliki beberapa kelemahan:

• Mereka jarang memiliki/membutuhkan sesuatu yang signifikan untuk disumbangkan;
• Waktu dan energi mereka dapat digunakan dengan lebih baik di tempat lain selama waktu itu;
• Tergantung pada kepribadian, mereka dapat mengganggu pertemuan;
• Mereka mungkin merasa tertekan untuk memperhatikan informasi yang tidak benar-benar menjadi perhatian mereka, yang akan membuang mereka dan menambah lebih banyak stres.

Saat Anda memutuskan jenis pertemuan apa yang akan Anda adakan, buatlah daftar orang-orang yang benar-benar diperlukan (karena umpan balik, peran, atau pengaruh langsung mereka terhadap masalah yang dihadapi). Semua orang bisa mendapatkan memo.

Jadikan agenda Anda berfungsi

"Anda memiliki pertemuan untuk membuat keputusan, bukan untuk memutuskan pertanyaan." — Bill Gates , Pendiri Setiap kali ada topik tentang fungsionalitas dan produktivitas rapat, kami semua menyarankan untuk membuat agenda yang baik dan menaatinya. Tanpa satu, Anda akan memiliki serangkaian percakapan yang mengarah ke mana-mana. Namun, memiliki "pesanan bisnis" semacam ini, tidak cukup.

Untuk membuat agenda berjalan lancar, berpindah dari satu topik ke topik lainnya, dan menyisakan cukup ruang untuk diskusi, Anda perlu mencentang beberapa kotak.

Rumuskan setiap topik sebagai pertanyaan, bukan ide yang kabur;

(mis. “Bagaimana kami dapat meningkatkan penjualan triwulanan sebesar 15%” alih-alih “Ikhtisar statistik triwulanan”)

Tempatkan topik penting terlebih dahulu;

(orang kehilangan fokus saat rapat berlangsung, dan Anda membutuhkan perhatian penuh mereka)

Pertahankan perkenalan yang singkat (ini termasuk informalitas dan “memecahkan kebekuan”);

Siapkan pertanyaan, jika tidak ada dari peserta;
Pertahankan diskusi hingga 5, 10 menit, jika tidak diminta oleh Anda;

Akhiri pertemuan dengan ringkasan, ulangi apa yang telah disepakati dalam poin yang sangat singkat.

Jangan menghindar dari menginvestasikan waktu untuk membuat agenda seefektif mungkin. Ketika dilakukan dengan benar, ini adalah kerangka kerja yang solid untuk diandalkan. Anda meminimalkan kemungkinan pertemuan tergelincir, berlangsung terlalu lama, atau membuat semua orang tertidur.

Tahu bagaimana memimpin rapat

“Komite adalah jalan buntu di mana ide-ide dipancing dan kemudian dicekik secara diam-diam.” — Barnett Cocks

Salah satu hal terburuk yang bisa terjadi pada rapat adalah kehilangan kendali atas percakapan. Tanpa bimbingan yang tepat, orang dapat mengambil topik dan menjalankannya, menyimpang dari garis singgung, dan menggagalkan seluruh pertemuan.

Acara semacam ini bagus dalam dosis kecil, karena ketika di tangan yang baik, kekacauan kreatif dapat melahirkan ide-ide baru. Beberapa dapat mengajukan pertanyaan yang mungkin tidak terpikirkan oleh Anda, atau mendapatkan inspirasi atau motivasi untuk pekerjaan lebih lanjut. Namun, sebagai penyelenggara rapat, Anda tetap perlu mengarahkan percakapan agar tetap bermanfaat bagi semua orang yang terlibat. Kalau tidak, itu hanya buang-buang waktu.

Tetapkan diri Anda sebagai figur otoritas dengan memimpin dialog dengan pertanyaan yang tepat, mendengarkan orang, dan membiarkan mereka berbicara — tetapi perhatikan kapan mereka perlu dihentikan. Putuskan garis singgung itu sejak awal, sehingga rapat tidak berlangsung lebih lama dari yang seharusnya.

Sebutkan jenis-jenis rapat

“Jika Anda harus mengidentifikasi, dalam satu kata, alasan mengapa umat manusia belum mencapai, dan tidak akan pernah mencapai, potensi penuhnya, kata itu adalah 'pertemuan.'” — Dave Barry , penulis, mantan kolumnis humor Elise Keith, penulis Where the Action Is: The Meetings That Make or Break Your Organization , menulis sebuah artikel singkat tentang apa yang membuat rapat menjadi efektif. Di antara tipnya, salah satu yang benar-benar menonjol sebagai ide bagus adalah berhenti memanggil rapat hanya itu, dan memberi setiap jenis nama spesifik yang menggambarkannya dengan sempurna.

Mengapa?

Ketika seseorang memanggil Anda untuk "pertemuan tentang proyek baru", dapatkah Anda segera memberi tahu tentang apa itu? Atau siapa yang diundang, dan berapa lama akan berlangsung? Tidak.

Tapi, panggil "pengarahan kemajuan proyek", dan tiga kata itu saja dapat membawa begitu banyak informasi. Misalnya, Anda akan segera mengetahui bahwa ini untuk pimpinan dan manajer tim, bahwa Anda perlu menyiapkan laporan kemajuan singkat, dan biasanya berlangsung sekitar 45 menit.

Pikirkan pengembangan Agile, dan penciptaan istilah "berdiri". Ini adalah pertemuan 10-15 menit, biasanya di meja seseorang (untuk menghindari overstay di kantor) — semua orang mengatakan dalam satu atau dua kalimat apa yang akan mereka lakukan untuk hari itu, atau minggu ini.

Catat jenis rapat yang biasanya Anda adakan, lalu lihat nama apa yang dapat Anda berikan kepada mereka, sehingga peserta dapat segera mengetahui apa yang diharapkan. Ini menyelesaikan banyak kesalahpahaman dan menetapkan harapan.

Belajar dari dan membangun pertemuan sebelumnya

Buat catatan selama dan setelah rapat, meskipun Anda hanya menuliskan satu kata atau frasa.

Tandai pertanyaan yang berlebihan, amati bagaimana orang bereaksi terhadap presentasi Anda, dan tuliskan apa pun dalam agenda Anda yang memberikan hasil positif atau negatif. Perhatikan apa yang berhasil dan apa yang tidak. Mungkin topiknya tidak cukup jelas, atau arah daftar topik Anda tidak cukup lancar.

Ini hanya untuk memastikan Anda tidak membuat kesalahan yang sama dua kali. Kesadaran diri sangat berguna saat mengadakan rapat, terutama karena itu memberi label Anda sebagai pembicara yang ingin berkembang. Selain itu, Anda selalu dapat meminta umpan balik setelah rapat, dengan mengirimkan email kepada peserta, atau bertanya secara pribadi.

Singkatnya

Rapat tidak harus menjadi kutukan di tempat kerja. Bagaimanapun, tujuan inti mereka adalah mengumpulkan orang-orang yang relevan untuk memecahkan masalah atau menghasilkan ide. Jadi, selama Anda menyiapkan agenda yang secara jelas menguraikan apa yang ingin Anda capai, meminta masukan tertentu, dan percakapan serta komentar langsung, Anda akan memiliki rapat yang sukses.

️ Tips dan trik apa yang Anda miliki saat menyelenggarakan rapat (secara langsung atau virtual)? Apakah Anda punya saran sebagai seseorang yang sering menghadirinya? Kirimkan komentar dan umpan balik Anda ke [email protected], dan kami mungkin menampilkan contoh Anda di salah satu artikel kami yang akan datang.