Parkinson yasası: neden zaman kaybedersiniz ve bundan nasıl kaçınılır?

Küfür kelimesini hiç duydunuz mu? Etkisiz bir şekilde çalışmak, kesinlikle hiçbir şey elde edemeden son derece meşgul olmak anlamına gelen 17. yüzyıldan kalma bir fiildir.

Bu günlerde su sıçrattıysanız, Parkinson yasasının kurbanı olabilirsiniz. Endişelenme, durum buysa, senin için bir çözümümüz var.
Bu yazıda Parkinson yasasının ne olduğundan, neden size zaman kaybettirdiğinden ve bundan nasıl kaçınılacağından bahsedeceğiz.

Parkinson yasası nedir?

Parkinson yasası, “ İş, tamamlanması için mevcut olan süreyi doldurmak için genişler ” diyen bir gözlemdir. Başka bir deyişle, insanlar hızlarını iş yüküne ve bitirmek için gereken süreye göre ayarlarlar.

Bu yasa, adını ünlü İngiliz tarihçi ve yazar Cyril Northcote Parkinson'dan almıştır. Yukarıdaki tanımı 1955'te The Economist için yazdığı makalenin açılış satırı olarak yazdı. Daha sonra bu kavram hakkında Parkinson Yasası: İlerlemenin Peşinde adlı bir kitap yazdı .

Makalede Parkinson, çalıştığı İngiliz Kamu Hizmetinin bürokratikleşmesinin verimsizliğini hedef almak istemiştir. Herkesin gün boyu meşgul olduğunu, ancak çok az şeyin gerçekten başarıldığını fark etti.

Parkinson yasası o zamandan beri çeşitli çalışmalarla kanıtlanmıştır.

Ayrıca, kuruluşlardaki insanların genellikle önemsiz konulara gereğinden fazla zaman ve dikkat ayırdığını belirten Parkinson'un Önemsizlik Yasası vardır . Parkinson'un dediği gibi, " Gündemin herhangi bir maddesine harcanan zaman, ilgili [para] toplamı ile ters orantılı olacaktır ."

Proje yönetiminde Parkinson yasası

Basitçe söylemek gerekirse, bir görevi tamamlamak için 2 haftanız varsa, onu tamamlamanız 2 haftanızı alacaktır; Aynı görev için kendinize 5 gün verirseniz, 5 günde bitirmeyi başarırsınız. Yetersiz teslim tarihleri ​​genellikle ertelemeye ve önemsiz konularda çok fazla zaman harcamaya neden olur.

Bir görevi tamamlamak için tahmin edilen süre, aşağıdaki nedenlerle abartılabilir:

1. Çok büyük bir tampon, çünkü Murphy kanununun belirttiği gibi, “ Bir şey ters gidebilirse, ters gidecektir ”,
2. Görevi tamamlamanın ne kadar zaman aldığına dair yanlış bir fikir.

have Sık sık merak ederiz, “ Görevi tamamlamak için ne kadar zamanım var ? need ” yerine, “ Görevi tamamlamak için ne kadar zamana ihtiyacım var? ” Bu şaşırtıcı değil: İşyerinde erken bitirmek için nadiren teşvik vardır, çünkü yalnızca daha fazla işle “ödüllendiriliyorsunuz”. Bu ek iş nadiren daha yüksek ücretle sonuçlandığından, birçok çalışan bir görevi erken bitirmeyi çabaya değmez.

Ancak, bir şeyi hızlı ama aynı zamanda mümkün olduğunca verimli yapmayı önemsediğimiz durumlarda kendimize sormamız gereken şey şudur: “ Performanstan ödün vermeden gerçekçi olarak ne kadar zaman ayırmalıyım? ”

Parkinson yasasının bir örneği nedir?

Parkinson, çalışmasında, bütün gününü yeğenine kartpostal yazarak geçiren yaşlı bir kadın örneğini verdi. Şöyle yazdı: “ Bir saat kartpostalı bulmak için, bir saat gözlük aramakla, yarım saat adres aramakla, bir saat on beş dakika kompozisyonda, yirmi dakika da alıp almamaya karar vermek için harcanacak. yan sokaktaki direk kutusuna giderken bir şemsiye.” Kısacası, meşgul birinin birkaç dakikada bitireceği basit bir aktiviteyi yapması bütün gününü aldı.

Bir diğer yaygın örnek, sınavdan 2 gün ve 2 gece önce erteleyen ve ardından her şeyi tıkayan bir öğrencidir.

Öğrencilerin son teslim tarihine kadar görevi yapmayı ertelediği Öğrenci Sendromu adlı bir fenomen bile var. Terimin Eliyahu M. Goldratt'ın “Kritik Zincir” adlı romanında tanıtıldığına inanılmaktadır; ders çalışmak için son dakikaya kadar bekleyen öğrenciler ile her şeyi yapmak için yeterli zamanları olduğunu düşündükleri için proje görevlerinde aynı şeyi yapan çalışanlar arasında bir paralellik kurdu.

Stock-Stanford'un Parkinson yasasının bir sonucu olarak belirttiği gibi, " Son dakikaya kadar beklerseniz, yapmanız yalnızca bir dakikanızı alır ."

İşyerinde Parkinson yasasının bazı örnekleri nelerdir?

Yukarıda bahsedilen Öğrenci Sendromu dışında, işyerinde Parkinson yasasının birçok örneği vardır.

Bunlardan biri, bir yazılım şirketi 37signals'ın (şimdi Basecamp) Yaz Saatleri'ni tanıtmasıydı: Yaz aylarında haftada 4 gün, günde 8 saat çalışıyorlar. 2007'de denemeye başladılar ve 14 yıl sonra hala yapıyorlar, bu yüzden çalışması gerekiyor. Ama nasıl?

Kurucu ortakları Jason Fried, New York Times için fikrini paylaştı - kısacası, daha fazla izin almak sizi daha üretken yapar.

O da açıkladı:

“ Çok az insan haftada 8 saat bile çalışıyor. Tüm toplantılar, kesintiler, internette gezinme, ofis politikaları ve tipik iş gününe nüfuz eden kişisel işler arasında birkaç iyi saatiniz varsa şanslısınız.

Daha az resmi çalışma saati, tipik bir çalışma haftasının yükünü hafifletmeye yardımcı olur. (…) Onlar [çalışanlar] sadece önemli olmayan şeyler için boşa harcamazlar. Daha az saatiniz olduğunda, genellikle onları daha akıllıca harcarsınız ”.

Toplantılar ayrıca Parkinson yasasına iyi bir örnek olabilir.

Bazen insanlar, görünürde hiçbir yapı veya gündem olmadan ayrılan süreyi aşarak başıboş dolaşır.

Sonunda, son 2 saat içinde ne söylendiğine dair net bir fikriniz olmadan ayrılıyorsunuz.

General Electric'in eski CEO'su Jack Welch, Harvard Business Review ile yaptığı röportajda şunları söyledi:

“ Korkmuş, gergin yöneticiler kalın, dolambaçlı planlama kitapları ve çocukluktan beri bildikleri her şeyle dolu yoğun slaytlar kullanırlar. Gerçek liderlerin dağınıklığa ihtiyacı yoktur. İnsanların açık ve kesin olacak özgüvene sahip olmaları gerekir; en üsttekinden en düşüğe kadar organizasyonlarındaki herkesin işin neyi başarmaya çalıştığını anladığından emin olmak için.”

Ancak, basitliğin elde edilmesi en zor olduğu sonucuna varıyor. İnsanlar genellikle büyük ve karmaşık kelimeler kullanmanın onları daha akıllı göstereceğini düşünür. Bunun yerine, sadece zaman kaybettirir - iş yerindeki iletişim her zaman açık ve net olmalıdır.

Parkinson yasasını nasıl aşarsınız?

Parkinson yasasını aşmanın ve üretkenliğinizi artırmanın birkaç yolu vardır.

Projenin değerini ve önemini belirleyin

Birinin (kendiniz dahil) verimli olmasını istiyorsanız, o kişinin projenin değeri ve öneminin farkında olması gerekir. Özel bir önemi olmayan bir projeyi bitirmek için motive olmak zordur.

Bu nedenle, her zaman daha büyük bir resim çizin. Yalnızca mevcut görevin daha büyük bir hedefe ulaşmaya nasıl yardımcı olduğunu değil, aynı zamanda bundan sonra ne olacağını da açıklayın. Bazen insanlar o an üzerinde çalıştıkları işi bitirdikten sonra ne yapacaklarını bilemedikleri için ertelerler. Bu nedenle, proje için bir program ve bir plan olmalıdır.

Son tarihler belirleyin

Bir proje bitiş tarihi dışında, her dönüm noktası için birkaç ek son tarih belirleyin.

Örneğin, makalelerimi yazmanın tüm aşamaları için kendime koyduğum son tarihler var. Bu şekilde, herhangi bir stres olmadan her şeyi zamanında bitirdiğimden emin olabilirim. İlk taslağı, ikinci taslağı ve son olarak düzenlemeyi tamamlamak için son tarihler belirledim.

Zaman dilimlerinde çalışın

Gün boyunca odaklanmış kalmak için zaman dilimlerinde çalışın. 25 dakika kadar kısa (Pomodoro tekniğinde olduğu gibi) veya 90 dakika kadar uzun olabilirler. Bundan daha uzun süre çalışmayı tavsiye etmem, çünkü araştırmalar beynin 15 dakikalık bir molaya ihtiyaç duymadan önce yalnızca 90 dakika odaklanabildiğini gösteriyor.

Mola vermek zihninizin taze, odaklanmış ve verimli kalmasına yardımcı olacaktır.

Zamanını takip et

Her projenin gerçekte ne kadar zaman aldığını anlamak için zamanınızı takip edin. Zamanınızı nasıl harcadığınızı görmenizi sağlayacak çok sayıda kullanımı kolay zaman izleme uygulaması var - yüzde kaçı çalışmaya harcanıyor? Ve önemsiz şeyleri ertelemek veya yapmak için ne kadar zaman harcanıyor?

Çalışmanızın Haftalık İncelemesini yapmak iyi bir fikirdir: Her haftanın sonunda, önceki 5 gün içinde zamanınızı nasıl harcadığınızı kontrol edin. Geliştirmeniz gereken bir alan var mı? Daha fazla veya daha az zaman harcamanız gereken bir şey var mı? Haftalık İncelemeler, üretkenliğimde gerçekten fark yaratan bir şey.

Zaman sınırlamasını veya zaman eşlemesini deneyin

Faaliyetler için önceden sabit zaman birimleri tahsis etmeye zaman sınırlaması denir. Zaman dilimlerini ayırmaya ve aksi takdirde çok fazla zamanınızı alacak faaliyetlere katı bir sınır koymaya hizmet eden bir zaman yönetimi tekniğidir.

Zaman eşleme adı verilen benzer bir teknik, bir adım daha ileri gider: her bir zaman birimini bir etkinliğe ayırdığınızda, size zamanınızın bir özetini verir. Ayrıca, hayatınızın tüm alanlarındaki en önemli önceliklerinize karar vermeyi de içerir.

Görevin ne anlama geldiğini tam olarak tanımlayın

Görevi başarıyla tamamlamanın ne anlama geldiğine dair net beklentiler belirleyin. Bu, hem her zaman geliştirecek veya ekleyecek bir şeyleri olan mükemmeliyetçiler için hem de becerilerinde güvensiz hisseden yeni başlayanlar için yararlıdır.

Ayrıca, yanlış anlaşılmalar nedeniyle zaman kaybını önlemek için bir projede herkesin rol ve sorumluluklarını kesin olarak belirleyin.

Hedefinizi görünür bir yerde tutun

Hedeflerimiz aklımızda olmadığında (ve görünürde), önemsiz görevlere kapılma eğilimindeyiz. Bunu önlemek için, başarmanız gereken önemli şeyleri görünür bir yere yazın (örneğin, bilgisayarınızda bir post-it notu), böylece neye odaklanmanız gerektiğini kendinize hatırlatabilirsiniz.

Hedeflerinizi şeffaf hale getirin

Çevrenizdeki insanlara hedeflerinizi anlatın. Diğer insanlar sizi sorumlu tutacak - herkese başarmak istediğiniz şeylerden bahsettiğinizde, bilinçaltında onları mümkün olan en kısa sürede gerçekleştirmek zorunda hissedeceksiniz. Sonuç olarak, daha az erteleyecek ve önemsiz konularda daha az zaman harcayacaksınız.

Kendinle yarış

Kaliteden ödün vermeden bir görevi %10 daha hızlı bitirmeyi deneyin. Başarılı olursanız, bir dahaki sefere %15 daha hızlı tamamlamayı deneyin, ardından %20 vb. Örneğin, bir görevi bitirmeniz genellikle bir saatinizi alıyorsa, işi 5 dakika önce, ardından 10 dakika önce bitirmeyi deneyin. Bundan sonra, görevi 45 dakikada tamamlamayı deneyin ve süreyi kademeli olarak kısaltmaya devam edin - bir görev için çok fazla zaman harcamadığınız, ancak yine de uçan renklerle bitirdiğiniz ideal tatlı noktayı bulana kadar.

Çözüm

Parkinson yasası, her işyerinde istenmeyen, ancak sık sık ziyaretçidir. Bunun farkında olmaya başladığınızda, daha verimli olmak için iyi bir yoldasınız. Neyse ki, ek son tarihler belirlemekten zamanınızı takip etmeye ve analiz etmeye kadar birçok yönden bundan kaçınabilirsiniz.