La legge di Parkinson: perché si perde tempo e come evitarlo

Hai mai sentito parlare della parola spuddle ? È il verbo del 17° secolo che significa lavorare in modo inefficace, essere estremamente occupato senza ottenere assolutamente nulla.

Se in questi giorni ti sei sbaciucchiato, potresti essere una vittima della legge di Parkinson. Non preoccuparti se è così, abbiamo una soluzione per te.
In questo articolo parleremo di cos'è la legge di Parkinson, perché fa perdere tempo e come evitarla.

Cos'è la legge di Parkinson?

La legge di Parkinson è un'osservazione che afferma che " Il lavoro si espande per riempire il periodo di tempo disponibile per il suo completamento ". In altre parole, le persone adattano il proprio ritmo al carico di lavoro e alla quantità di tempo a disposizione per finirlo.

Questa legge prende il nome da Cyril Northcote Parkinson, il famoso storico e autore britannico. Ha scritto la definizione di cui sopra come riga di apertura al suo articolo per The Economist nel 1955. In seguito ha scritto un libro sul concetto, intitolato Parkinson's Law: The Pursuit of Progress .

Nell'articolo Parkinson intendeva prendere di mira l'inefficienza della burocratizzazione del servizio civile britannico, dove lavorava. Notò che tutti erano impegnati tutto il giorno, ma pochissime cose erano state effettivamente realizzate.

Da allora la legge di Parkinson è stata dimostrata con diversi studi.

C'è anche la legge della banalità di Parkinson , che afferma che le persone all'interno delle organizzazioni spesso dedicano tempo e attenzione indebiti a questioni banali. Come ha detto Parkinson, " Il tempo dedicato a qualsiasi punto all'ordine del giorno sarà inversamente proporzionale alla somma [di denaro] coinvolta ".

La legge di Parkinson nella gestione dei progetti

In poche parole, se hai 2 settimane per completare un'attività, ci vorranno 2 settimane per portarla a termine; se ti concedi 5 giorni per lo stesso compito, riuscirai a finirlo in 5 giorni. Le scadenze inadeguate spesso causano procrastinazione e dedicano troppo tempo a questioni banali.

Il tempo stimato per completare un'attività può essere esagerato a causa di:

1. Un cuscinetto troppo grande, perché, come afferma la legge di Murphy, " Se qualcosa può andare storto, andrà storto ",
2. Un'idea imprecisa di quanto tempo ci vuole per completare l'attività.

have Spesso ci chiediamo: " Quanto tempo ho per need ”, invece di “ Quanto tempo ho bisogno Non è una sorpresa: sul posto di lavoro, raramente ci sono incentivi per finire presto, dal momento che sei "premiato" solo con ancora più lavoro. Poiché quel lavoro aggiuntivo raramente si traduce in una retribuzione più elevata, molti dipendenti non ritengono che finire un compito in anticipo valga la pena.

Tuttavia, nei casi in cui ci preoccupiamo di fare qualcosa di veloce, ma anche, il più efficiente possibile, quello che dovremmo chiederci è: “ Quanto tempo devo realisticamente prendermi, senza compromettere le prestazioni? "

Qual è un esempio di legge di Parkinson?

Nel suo lavoro, Parkinson ha fatto l'esempio di un'anziana signora che passa l'intera giornata a scrivere una cartolina a sua nipote. Scrive: «Ci vorrà un'ora per trovare la cartolina, un'altra per cercare gli occhiali, mezz'ora per cercare l'indirizzo, un'ora e un quarto per comporre, e venti minuti per decidere se prendere o meno un ombrello quando vai alla cassetta delle colonne nella strada accanto. In breve, le ci voleva un'intera giornata per svolgere una semplice attività che una persona impegnata avrebbe terminato in un paio di minuti.

Un altro esempio comune è uno studente che procrastina e poi riempie tutto in 2 giorni e 2 notti prima dell'esame.

C'è anche un fenomeno chiamato sindrome dello studente , in cui le persone ritardano a svolgere il compito fino a poco prima della scadenza. Si ritiene che il termine sia stato introdotto da Eliyahu M. Goldratt nel suo romanzo “Critical Chain”; ha tracciato un parallelo tra studenti che aspettano fino all'ultimo minuto per studiare e dipendenti che fanno lo stesso con i loro compiti di progetto perché pensano di avere abbastanza tempo per fare tutto.

Come afferma il corollario Stock-Stanford alla legge di Parkinson, " Se aspetti fino all'ultimo minuto, ci vuole solo un minuto per farlo ".

Quali sono alcuni esempi di legge di Parkinson sul posto di lavoro?

A parte la summenzionata Sindrome dello Studente, ci sono molti esempi di legge di Parkinson sul posto di lavoro.

Uno di questi è quando una società di software 37signals (ora Basecamp) ha introdotto Summer Hours: lavorano 4 giorni alla settimana, 8 ore al giorno durante l'estate. Hanno iniziato a sperimentarlo nel 2007 e lo fanno ancora 14 anni dopo, quindi deve funzionare. Ma come?

Il loro co-fondatore, Jason Fried, ha condiviso la sua opinione per il New York Times: in breve, prendersi più tempo libero ti rende più produttivo.

Ha anche spiegato:

“ Pochissime persone lavorano anche 8 ore a settimana. Sei fortunato se riesci a passare qualche ora buona tra tutte le riunioni, le interruzioni, la navigazione web, le politiche d'ufficio e gli affari personali che permeano la tipica giornata lavorativa.

Meno orari di lavoro ufficiali aiutano a spremere il grasso dalla tipica settimana lavorativa. (...) Loro [dipendenti] non lo sprecano per cose che semplicemente non contano. Quando hai meno ore di solito le trascorri più saggiamente ”.

Le riunioni possono anche essere un buon esempio della legge di Parkinson.

A volte, le persone divagano, superando il tempo assegnato, senza una struttura o un'agenda in vista.

Alla fine, te ne vai senza un'idea chiara di ciò che è stato detto nelle ultime 2 ore.

Jack Welch, l'ex CEO di General Electric, ha dichiarato nella sua intervista con Harvard Business Review:

“ I manager spaventati e nervosi usano libri di pianificazione spessi e contorti e diapositive piene di tutto ciò che hanno conosciuto fin dall'infanzia. I veri leader non hanno bisogno di disordine. Le persone devono avere la fiducia in se stesse per essere chiare, precise, per essere sicure che ogni persona nella loro organizzazione, dal più alto al più basso, capisca ciò che l'azienda sta cercando di ottenere".

Ma conclude che la semplicità è la più difficile da raggiungere. Le persone spesso pensano che usare parole grandi e complicate le farà sembrare più intelligenti. Invece, fa solo perdere tempo: la comunicazione sul posto di lavoro dovrebbe essere sempre chiara e concisa.

Come si supera la legge di Parkinson?

Ci sono alcuni modi per superare la legge di Parkinson e aumentare la tua produttività.

Determina il valore e l'importanza del progetto

Se vuoi che qualcuno sia efficiente (te stesso compreso), deve essere consapevole del valore e dell'importanza del progetto. È difficile essere motivati ​​a portare a termine un progetto senza un significato particolare.

Quindi, dipingi sempre un quadro più ampio. Spiega non solo come il compito attuale aiuta a raggiungere un obiettivo più grande, ma anche cosa verrà dopo. A volte, le persone procrastinano perché non sanno cosa fare dopo aver finito ciò su cui stanno lavorando in questo momento. Per questo motivo, ci dovrebbe essere un programma e un piano per il progetto.

Stabilisci delle scadenze

Oltre alla scadenza del progetto, stabilisci alcune scadenze aggiuntive per ciascuna pietra miliare.

Ad esempio, ho delle scadenze autoimposte per tutte le fasi di scrittura dei miei articoli. In questo modo, posso assicurarmi di finire tutto in tempo senza stress. Ho fissato le date di scadenza per il completamento della prima bozza, la seconda bozza e, infine, la modifica.

Lavora in fasce orarie

Per rimanere concentrato durante il giorno, lavora in fasce orarie. Possono durare fino a 25 minuti (come nella tecnica del pomodoro) o fino a 90 minuti. Non consiglierei di lavorare più a lungo, poiché gli studi suggeriscono che il cervello può concentrarsi solo per 90 minuti prima di aver bisogno di una pausa di 15 minuti.

Fare delle pause aiuterà la tua mente a rimanere fresca, concentrata ed efficiente.

Tieni traccia del tuo tempo

Per capire quanto tempo impiega effettivamente ogni progetto, monitora il tuo tempo. Esistono molte app di monitoraggio del tempo facili da usare che ti permetteranno di vedere come trascorri il tuo tempo: quale percentuale viene spesa lavorando? E quanto tempo passa per procrastinare o fare cose banali?

È una buona idea fare una Revisione Settimanale del tuo lavoro: alla fine di ogni settimana, controlla come hai trascorso il tuo tempo nei 5 giorni precedenti. C'è un'area su cui dovresti migliorare? C'è qualcosa su cui dovresti dedicare più o meno tempo? Le recensioni settimanali sono qualcosa che ha davvero fatto la differenza nella mia produttività.

Prova il timeboxing o la mappatura del tempo

L'allocazione anticipata di unità di tempo fisse per le attività è chiamata timeboxing. È una tecnica di gestione del tempo che serve per allocare periodi di tempo e porre un limite rigoroso alle attività che altrimenti toglierebbero troppo tempo.

Una tecnica simile, chiamata mappatura del tempo, fa un ulteriore passo avanti: quando dedichi ogni unità di tempo a un'attività, ti dà una panoramica del tuo tempo. Include anche la decisione sulle tue priorità principali in tutte le aree della tua vita.

Definire con precisione cosa significa che l'attività è stata eseguita

Stabilisci aspettative chiare su cosa significhi completare l'attività con successo. Questo è utile sia per i perfezionisti, che hanno sempre qualcosa da migliorare o aggiungere, sia per i principianti, che potrebbero sentirsi insicuri nelle proprie capacità.

Inoltre, determinare con precisione i ruoli e le responsabilità di ognuno in un progetto, per evitare perdite di tempo dovute a malintesi.

Fai in modo che il tuo obiettivo sia visibile da qualche parte

Quando non abbiamo i nostri obiettivi in ​​mente (e in vista), tendiamo a rimanere coinvolti in compiti insignificanti. Per evitarlo, scrivi le cose importanti che devi realizzare in un punto visibile (come un post-it sul tuo computer), in modo da poter ricordare a te stesso su cosa devi concentrarti.

Rendi trasparenti i tuoi obiettivi

Parla alle persone intorno a te dei tuoi obiettivi. Le altre persone ti terranno responsabile: quando parli a tutti delle cose che vuoi ottenere, ti sentirai inconsciamente obbligato a realizzarle il prima possibile. Di conseguenza, procrastinerai meno e perderai meno tempo in questioni banali.

Mettiti alla prova

Prova a completare un'attività il 10% più velocemente, senza compromettere la qualità. Se fai bene, la prossima volta prova a completarlo più velocemente del 15%, poi del 20% e così via. Ad esempio, se di solito ci vuole un'ora per completare un'attività, prova a finirla 5 minuti prima, quindi 10 minuti prima. Dopodiché, prova a completare l'attività in 45 minuti e continua ad accorciare gradualmente il tempo, fino a trovare quel punto debole ideale in cui non dedichi troppo tempo a un'attività, ma la finisci comunque a pieni voti.

Conclusione

La legge di Parkinson è un visitatore indesiderato, ma frequente in ogni luogo di lavoro. Quando inizi a esserne consapevole, sei sulla buona strada per diventare più efficiente. Fortunatamente, puoi evitarlo in molti modi, dall'impostazione di scadenze aggiuntive al monitoraggio e all'analisi del tuo tempo.