Ley de Parkinson: por qué pierdes el tiempo y cómo evitarlo

¿Alguna vez has oído hablar de la palabra spuddle ? Es el verbo del siglo XVII que significa trabajar ineficazmente, estar extremadamente ocupado sin lograr absolutamente nada.

Si has estado chapoteando estos días, es posible que seas víctima de la ley de Parkinson. No te preocupes si ese es el caso, tenemos una solución para ti.
En este artículo hablaremos de qué es la ley de Parkinson, por qué te hace perder el tiempo y cómo evitarla.

¿Qué es la ley de Parkinson?

La ley de Parkinson es una observación que establece que “ El trabajo se expande hasta llenar el período de tiempo disponible para su realización ”. En otras palabras, las personas ajustan su ritmo a la carga de trabajo y la cantidad de tiempo que tienen para terminarlo.

Esta ley lleva el nombre de Cyril Northcote Parkinson, el famoso historiador y autor británico. Escribió la definición anterior como una línea de apertura de su artículo para The Economist en 1955. Más tarde escribió un libro sobre el concepto, llamado Ley de Parkinson: la búsqueda del progreso .

En el artículo, Parkinson pretendía apuntar a la ineficiencia de la burocratización del Servicio Civil Británico, donde trabajaba. Notó que todos estaban ocupados todo el día, pero que muy pocas cosas se lograban realmente.

Desde entonces, la ley de Parkinson ha sido probada con varios estudios.

También existe la Ley de trivialidad de Parkinson , que establece que las personas dentro de las organizaciones a menudo dedican tiempo y atención indebidos a asuntos triviales. Como dijo Parkinson, “ El tiempo dedicado a cualquier tema de la agenda será inversamente proporcional a la suma [de dinero] involucrada ”.

La ley de Parkinson en la gestión de proyectos

En pocas palabras, si tiene 2 semanas para completar una tarea, le llevará 2 semanas terminarla; si te das 5 días para la misma tarea, lograrás terminarla en 5 días. Los plazos inadecuados a menudo provocan la postergación y el gasto de demasiado tiempo en asuntos triviales.

El tiempo estimado para completar una tarea puede ser exagerado debido a:

1. Un amortiguador demasiado grande, porque, como dice la ley de Murphy, " si algo puede salir mal, saldrá mal ".
2. Una idea inexacta de cuánto tiempo lleva completar la tarea.

have A menudo nos preguntamos: “ ¿Cuánto tiempo tengo need ”, en lugar de “ ¿Cuánto tiempo necesito Eso no sorprende: en el lugar de trabajo, rara vez hay incentivos para terminar temprano, ya que solo se lo “recompensa” con más trabajo. Como ese trabajo adicional rara vez resulta en un salario más alto, muchos empleados no consideran que terminar una tarea antes de tiempo valga la pena.

Sin embargo, en los casos en que nos preocupamos por hacer algo rápido, pero también lo más eficiente posible, lo que deberíamos preguntarnos es: “ ¿Cuánto tiempo debo tomar de manera realista, sin comprometer el rendimiento? ”

¿Cuál es un ejemplo de la ley de Parkinson?

En su trabajo, Parkinson puso el ejemplo de una anciana que se pasa todo el día escribiendo una postal a su sobrina. Escribió: “ Se empleará una hora en encontrar la postal, otra en buscar anteojos, media hora en buscar la dirección, una hora y cuarto en redactar, y veinte minutos en decidir si tomar o no un paraguas para ir al palco de la calle de al lado. En resumen, le tomó todo el día hacer una actividad simple que una persona ocupada terminaría en un par de minutos.

Otro ejemplo común es un estudiante que posterga y luego mete todo en 2 días y 2 noches antes del examen.

Incluso existe un fenómeno llamado Síndrome del estudiante , en el que las personas retrasan la realización de la tarea hasta justo antes de la fecha límite. Se cree que el término fue introducido por Eliyahu M. Goldratt en su novela “Cadena crítica”; trazó un paralelismo entre los estudiantes que esperan hasta el último minuto para estudiar y los empleados que hacen lo mismo con las tareas de sus proyectos porque creen que tienen suficiente tiempo para hacer todo.

Como dice el corolario de Stock-Stanford de la ley de Parkinson: “ Si esperas hasta el último minuto, solo te tomará un minuto hacerlo ”.

¿Cuáles son algunos ejemplos de la ley de Parkinson en el lugar de trabajo?

Además del Síndrome del Estudiante mencionado anteriormente, hay muchos ejemplos de la ley de Parkinson en el lugar de trabajo.

Uno de ellos es cuando una empresa de software 37signals (ahora Basecamp) introdujo el horario de verano: funcionan 4 días a la semana, 8 horas al día durante el verano. Comenzaron a experimentar con él en 2007 y todavía lo hacen 14 años después, por lo que debe funcionar. ¿Pero cómo?

Su cofundador, Jason Fried, compartió su opinión para el New York Times: en resumen, tomarse más tiempo libre lo hace más productivo.

También explicó:

“ Muy poca gente trabaja aunque sea 8 horas a la semana. Tiene suerte si tiene algunas buenas horas entre todas las reuniones, interrupciones, navegación web, políticas de oficina y asuntos personales que impregnan el día laboral típico.

Menos horas de trabajo oficiales ayudan a exprimir la grasa de la semana laboral típica. (…) Ellos [los empleados] no lo desperdician en cosas que simplemente no importan. Cuando tienes menos horas sueles gastarlas más sabiamente ”.

Las reuniones también pueden ser un buen ejemplo de la ley de Parkinson.

A veces, la gente divaga, excediendo el tiempo asignado, sin estructura ni agenda a la vista.

Al final, te vas sin una idea clara de lo que se ha dicho en las últimas 2 horas.

Jack Welch, ex director ejecutivo de General Electric, dijo en su entrevista con Harvard Business Review:

“ Los gerentes asustados y nerviosos usan libros de planificación gruesos y enrevesados ​​y diapositivas llenas de todo lo que saben desde la infancia. Los verdaderos líderes no necesitan desorden. Las personas deben tener la confianza en sí mismas para ser claras, precisas, para estar seguras de que cada persona en su organización, de mayor a menor, entienda lo que el negocio está tratando de lograr”.

Pero concluye que la simplicidad es lo más difícil de lograr. La gente a menudo piensa que usar palabras grandes y complicadas los hará parecer más inteligentes. En lugar de eso, solo es una pérdida de tiempo: la comunicación en el lugar de trabajo siempre debe ser clara y concisa.

¿Cómo se supera la ley de Parkinson?

Hay algunas formas de superar la ley de Parkinson y aumentar su productividad.

Determinar el valor y la importancia del proyecto.

Si desea que alguien sea eficiente (incluido usted mismo), debe ser consciente del valor y la importancia del proyecto. Es difícil estar motivado para terminar un proyecto sin un significado particular.

Por lo tanto, siempre pinta un cuadro más grande. Explique no solo cómo la tarea actual ayuda a alcanzar una meta más grande, sino también lo que vendrá después. A veces, las personas posponen las cosas porque no saben qué hacer después de terminar lo que están haciendo en ese momento. Por eso, debe haber un cronograma y un plan para el proyecto.

Establecer plazos

Además de una fecha límite para el proyecto, establezca algunas fechas límite adicionales para cada hito.

Por ejemplo, tengo plazos autoimpuestos para todas las fases de redacción de mis artículos. De esa manera, puedo asegurarme de terminar todo a tiempo sin estrés. Establecí fechas de vencimiento para completar el primer borrador, el segundo borrador y, finalmente, la edición.

Trabajar en franjas horarias

Para mantener la concentración durante todo el día, trabaje en intervalos de tiempo. Pueden ser tan cortos como 25 minutos (como en la técnica Pomodoro) o tan largos como 90 minutos. No recomendaría trabajar más tiempo que eso, ya que los estudios sugieren que el cerebro solo puede concentrarse durante 90 minutos antes de necesitar un descanso de 15 minutos.

Hacer descansos ayudará a que tu mente se mantenga fresca, enfocada y eficiente.

Seguimiento de su tiempo

Para calcular cuánto tiempo lleva realmente cada proyecto, haga un seguimiento de su tiempo. Hay muchas aplicaciones de seguimiento del tiempo fáciles de usar que le permitirán ver cómo pasa su tiempo: ¿qué porcentaje de él se dedica a trabajar? ¿Y cuánto tiempo se dedica a procrastinar oa hacer cosas triviales?

Es buena idea hacer una Revisión Semanal de tu trabajo: al final de cada semana, revisa cómo empleaste tu tiempo en los 5 días anteriores. ¿Hay un área en la que deberías mejorar? ¿Hay algo en lo que debas dedicar más o menos tiempo? Las revisiones semanales son algo que realmente marcó la diferencia en mi productividad.

Pruebe el timeboxing o el mapeo de tiempo

La asignación de unidades fijas de tiempo para actividades por adelantado se denomina timeboxing. Es una técnica de gestión del tiempo que sirve para asignar períodos de tiempo y poner un límite estricto a las actividades que de otro modo le quitarían demasiado tiempo.

Una técnica similar, llamada mapeo del tiempo, va un paso más allá: cuando dedicas cada unidad de tiempo a una actividad, te da una visión general de tu tiempo. También incluye decidir sobre sus principales prioridades en todas las áreas de su vida.

Definir con precisión qué significa que la tarea está hecha

Establezca expectativas claras de lo que significa completar la tarea con éxito. Esto es útil tanto para los perfeccionistas, que siempre tienen algo que mejorar o agregar, como para los principiantes, que pueden sentirse inseguros en sus habilidades.

Además, determine con precisión los roles y responsabilidades de cada uno en un proyecto, para evitar pérdidas de tiempo por malentendidos.

Ten tu objetivo en algún lugar visible

Cuando no tenemos nuestros objetivos en mente (ya la vista), tendemos a quedar atrapados en tareas insignificantes. Para evitar eso, escriba las cosas importantes que necesita lograr en un lugar visible (como una nota adhesiva en su computadora), para que pueda recordar en qué debe concentrarse.

Haz que tus objetivos sean transparentes

Cuéntales a las personas que te rodean acerca de tus metas. Otras personas te harán responsable: cuando les cuentes a todos las cosas que quieres lograr, subconscientemente te sentirás obligado a lograrlas lo antes posible. Como consecuencia, procrastinarás menos y perderás menos tiempo en asuntos triviales.

Retarte a ti mismo

Intenta terminar una tarea un 10 % más rápido, sin comprometer la calidad. Si lo hace bien, la próxima vez intente completarlo un 15 % más rápido, luego un 20 % y así sucesivamente. Por ejemplo, si normalmente tarda una hora en terminar una tarea, intente terminarla 5 minutos antes y luego 10 minutos antes. Después de eso, intente completar la tarea en 45 minutos y siga acortando gradualmente el tiempo, hasta que encuentre el punto óptimo ideal en el que no dedique demasiado tiempo a una tarea, pero aún así la termine con gran éxito.

Conclusión

La ley de Parkinson es un visitante no deseado pero frecuente en todos los lugares de trabajo. Cuando empiezas a ser consciente de ello, estás en un buen camino para ser más eficiente. Afortunadamente, puede evitarlo de muchas maneras, desde establecer plazos adicionales hasta realizar un seguimiento y analizar su tiempo.