パーキンソンの法則：時間を無駄にする理由とそれを回避する方法

彼はまた説明した：

「週に8時間でも働く人はほとんどいません。 すべての会議、中断、Webサーフィン、オフィスポリティクス、および通常の勤務時間に浸透する個人的なビジネスの間に数時間の良い時間を得ることができれば、幸運です。

公式の労働時間は、通常の週の労働時間から脂肪を搾り出すのに役立ちます。 （…）彼ら[従業員]は、問題ではないことにそれを無駄にしません。 時間が少ないときは、通常、より賢く過ごします。」

会議は、パーキンソンの法則の良い例にもなり得ます。

時には、人々は割り当てられた時間を超えて、構造や議題が見えないまま歩き回っています。

結局、あなたは過去2時間に何が言われたかについて明確な考えなしに去ります。

ゼネラルエレクトリックの元CEOであるジャックウェルチは、ハーバードビジネスレビューとのインタビューで次のように述べています。

「おびえた、神経質なマネージャーは、子供時代から知っていることすべてで満たされた、厚くて複雑な計画書と忙しいスライドを使用します。 本当のリーダーは散らかる必要はありません。 組織内のすべての人（最高から最低まで）がビジネスが達成しようとしていることを確実に理解できるように、人々は明確で正確であるという自信を持っている必要があります。」

しかし、彼は、単純さを達成するのが最も難しいと結論付けています。 大きくて複雑な単語を使用すると、よりスマートに見えるとよく思われます。 代わりに、それは時間を無駄にするだけです—職場でのコミュニケーションは常に明確で簡潔でなければなりません。

パーキンソンの法則をどのように克服しますか？

パーキンソンの法則を克服し、生産性を高める方法はいくつかあります。

プロジェクトの価値と重要性を判断する

誰かが効率的になることを望むなら（あなた自身も含めて）、彼らはプロジェクトの価値と重要性を認識する必要があります。 特に意味のないプロジェクトを終わらせる動機付けは難しい。

したがって、常に大きな絵を描きます。 現在のタスクがより大きな目標を達成するのにどのように役立つかだけでなく、次に何が起こるかについても説明してください。 時々、人々は彼らが現在取り組んでいることを終えた後に何をすべきかわからないので先延ばしになります。 そのため、プロジェクトのスケジュールと計画が必要です。

期限を設定する

プロジェクトの期限とは別に、マイルストーンごとにいくつかの追加の期限を設定します。

たとえば、記事を書くすべての段階に自主的な期限があります。 そうすれば、ストレスなくすべてを時間どおりに完了することができます。 最初のドラフト、2番目のドラフト、そして最後に編集を完了する期限を設定しました。

タイムスロットで作業する

一日中集中し続けるために、時間枠で働きます。 最短で25分（ポモドーロテクニックのように）から最長で90分まで可能です。 研究によると、脳は15分間の休憩が必要になる前に、90分間しか集中できないことが示唆されているため、それより長く作業することはお勧めしません。

休憩をとることはあなたの心が新鮮で集中し、そして効率的であり続けるのを助けるでしょう。

あなたの時間を追跡する

各プロジェクトに実際にかかる時間を把握するには、時間を追跡します。 使いやすい時間追跡アプリがたくさんあり、どのように時間を過ごしているかを確認できます。その何パーセントが作業に費やされていますか？ そして、先延ばしにしたり、些細なことをしたりするのにどれくらいの時間がかかりますか？

作業の週次レビューを行うことをお勧めします。毎週の終わりに、過去5日間の時間をどのように過ごしたかを確認します。 改善すべき分野はありますか？ 多かれ少なかれ時間を費やすべきものはありますか？ 毎週のレビューは、私の生産性に本当に違いをもたらしたものです。

タイムボックスまたはタイムマッピングを試してください

アクティビティに一定の時間単位を事前に割り当てることをタイムボックスと呼びます。 これは、期間を割り当て、それ以外の場合は時間を浪費するアクティビティに厳しい制限を設けるのに役立つ時間管理手法です。

時間マッピングと呼ばれる同様の手法は、さらに一歩進んでいます。各時間単位をアクティビティに割り当てると、時間の概要がわかります。 それはまたあなたの人生のすべての分野であなたの最優先事項を決定することを含みます。

タスクが実行されることの意味を正確に定義する

タスクを正常に完了することの意味について明確な期待を設定します。 これは、常に改善または追加するものがある完璧主義者と、スキルに不安を感じる初心者の両方に役立ちます。

さらに、誤解による無駄な時間を避けるために、プロジェクトにおける全員の役割と責任を正確に決定します。

どこかにあなたの目標を見えるようにする

私たちが自分の目標を念頭に置いていない（そして見えていない）とき、私たちは取るに足らない仕事に巻き込まれる傾向があります。 それを避けるために、目に見える場所で達成する必要のある重要なこと（コンピューターの付箋紙など）を書いて、何に焦点を合わせなければならないかを思い出してください。

目標を透明にする

あなたの周りの人々にあなたの目標について話してください。 他の人はあなたに責任を負わせます—あなたが達成したいことについてみんなに話すとき、あなたは無意識のうちにできるだけ早くそれらを達成する義務があると感じるでしょう。 結果として、先延ばしが少なくなり、些細な事柄に費やす時間が少なくなります。

自分に挑戦する

品質を損なうことなく、タスクを10％速く完了してみてください。 うまくいけば、次回は15％速く、次に20％、というように完了してみてください。 たとえば、タスクを完了するのに通常1時間かかる場合は、5分早く、次に10分早くタスクを完了してみてください。 その後、45分でタスクを完了し、時間を徐々に短縮していきます。タスクにあまり時間をかけずに、色を飛ばして終了する理想的なスイートスポットが見つかるまでです。

結論

パーキンソンの法則は望ましくありませんが、すべての職場で頻繁に訪問します。 あなたがそれに気づき始めるとき、あなたはより効率的になるための良い軌道に乗っています。 幸いなことに、追加の期限の設定から時間の追跡と分析まで、さまざまな方法でそれを回避できます。