Закон Паркинсона: почему вы теряете время и как этого избежать

Вы когда-нибудь слышали слово spudle ? Это глагол XVII века, который означает работать неэффективно, быть чрезвычайно занятым, не достигая при этом абсолютно ничего.

Если вы в последнее время кувыркаетесь, возможно, вы стали жертвой закона Паркинсона. Не волнуйтесь, если это так, у нас есть решение для вас.
В этой статье мы поговорим о том, что такое закон Паркинсона, почему он заставляет вас терять время и как его избежать.

Что такое закон Паркинсона?

Закон Паркинсона — это наблюдение, которое гласит, что « Работа расширяется, чтобы заполнить период времени, доступный для ее завершения ». Другими словами, люди приспосабливают свой темп к рабочей нагрузке и количеству времени, которое у них есть, чтобы закончить ее.

Этот закон назван в честь Сирила Норткота Паркинсона, известного британского историка и писателя. Он написал приведенное выше определение в качестве вводной строки к своей статье для The Economist в 1955 году. Позже он написал книгу об этой концепции под названием «Закон Паркинсона: стремление к прогрессу» .

В статье Паркинсон намеревался нацелиться на неэффективность бюрократизации британской государственной службы, где он работал. Он заметил, что все были заняты весь день, но на самом деле было сделано очень мало вещей.

С тех пор закон Паркинсона был доказан несколькими исследованиями.

Есть также закон тривиальности Паркинсона , который гласит, что люди в организациях часто уделяют слишком много времени и внимания тривиальным вещам. Как сказал Паркинсон, « время, потраченное на любой пункт повестки дня, будет обратно пропорционально вовлеченной сумме [денег] ».

Закон Паркинсона в управлении проектами

Проще говоря, если у вас есть 2 недели на выполнение задачи, вам потребуется 2 недели, чтобы выполнить ее; если вы дадите себе 5 дней на одно и то же задание, вы успеете закончить его за 5 дней. Неадекватные сроки часто вызывают прокрастинацию и трату слишком большого количества времени на тривиальные вопросы.

Расчетное время выполнения задачи может быть завышено из-за:

1. Слишком большой буфер, потому что, как гласит закон Мерфи, « если что-то может пойти не так, то оно пойдет не так ».
2. Неточное представление о том, сколько времени требуется для выполнения задачи.

have Мы часто задаемся вопросом: « Сколько времени у меня есть, need », вместо « Сколько времени мне нужно Это неудивительно: на рабочем месте редко бывают стимулы закончить работу раньше, поскольку вас «награждают» только еще большим объемом работы. Поскольку эта дополнительная работа редко приводит к более высокой оплате, многие сотрудники не считают, что завершение задачи досрочно стоит затраченных усилий.

Однако в тех случаях, когда мы хотим сделать что-то быстро, но при этом как можно эффективнее, мы должны спросить себя: « Сколько времени я реально должен потратить, не ставя под угрозу производительность? ”

Что является примером закона Паркинсона?

В своей работе Паркинсон привел пример пожилой дамы, которая целый день пишет открытку своей племяннице. Он писал: « Час будет потрачен на поиски открытки, другой на поиски очков, полчаса на поиски адреса, час с четвертью на сочинение и двадцать минут на решение, брать или не брать». зонт, когда идешь к будке на соседней улице». Короче говоря, целый день она делала простое дело, которое занятый человек сделал бы за пару минут.

Еще один распространенный пример — студент, который прокрастинирует, а потом зубрит все за 2 дня и 2 ночи до экзамена.

Существует даже такое явление , как синдром студента , когда люди откладывают выполнение задачи до самого крайнего срока. Считается, что этот термин был введен Элиягу М. Голдраттом в его романе «Критическая цепь»; он провел параллель между студентами, которые ждут до последней минуты, чтобы учиться, и сотрудниками, которые делают то же самое со своими проектными задачами, потому что думают, что у них достаточно времени, чтобы сделать все.

Как гласит Сток-Стэнфордское следствие закона Паркинсона: « Если вы будете ждать до последней минуты, это займет всего минуту ».

Каковы некоторые примеры закона Паркинсона на рабочем месте?

Помимо вышеупомянутого синдрома студента, есть много примеров действия закона Паркинсона на рабочем месте.

Один из них — когда софтверная компания 37signals (теперь Basecamp) представила Summer Hours: летом они работают 4 дня в неделю по 8 часов в день. Они начали экспериментировать с ним в 2007 году и продолжают это делать спустя 14 лет, так что это должно сработать. Но как?

Их соучредитель Джейсон Фрайд поделился своим мнением для New York Times — короче говоря, если больше отдыхать, вы будете более продуктивны.

Он также объяснил:

« Очень немногие люди работают даже по 8 часов в неделю. Вам повезет, если у вас будет несколько хороших часов между всеми встречами, перерывами, веб-серфингом, офисной политикой и личными делами, которые пронизывают обычный рабочий день.

Меньшее официальное рабочее время помогает выжать жир из типичной рабочей недели. (…) Они [сотрудники] не тратят их на то, что просто не имеет значения. Когда у вас меньше часов, вы обычно тратите их более разумно ».

Совещания также могут быть хорошим примером закона Паркинсона.

Иногда люди бродят, превышая отведенное время, без какой-либо структуры или повестки дня.

В конце концов, вы уходите без четкого представления о том, что было сказано за последние 2 часа.

Джек Уэлч, бывший генеральный директор General Electric, сказал в интервью Harvard Business Review:

« Испуганные, нервные менеджеры используют толстые, запутанные книги по планированию и занятые слайды, заполненные всем, что они знали с детства. Настоящим лидерам не нужен беспорядок. Люди должны обладать уверенностью в себе, чтобы быть ясными и точными, чтобы быть уверенными, что каждый человек в их организации — от высшего до низшего — понимает, чего пытается достичь бизнес».

Но он заключает, что труднее всего достичь простоты. Люди часто думают, что использование больших и сложных слов сделает их умнее. Наоборот, это просто трата времени — общение на рабочем месте всегда должно быть четким и лаконичным.

Как преодолеть закон Паркинсона?

Есть несколько способов обойти закон Паркинсона и повысить свою продуктивность.

Определить ценность и важность проекта

Если вы хотите, чтобы кто-то был эффективным (включая вас), он должен осознавать ценность и важность проекта. Трудно быть мотивированным, чтобы закончить проект, который не имеет особого значения.

Поэтому всегда рисуйте большую картину. Объясните не только то, как текущая задача помогает в достижении более крупной цели, но и то, что будет дальше. Иногда люди откладывают дела на потом, потому что не знают, что делать после того, как закончат то, над чем работают в данный момент. Из-за этого должен быть график и план проекта.

Установить сроки

Помимо крайнего срока проекта, установите несколько дополнительных сроков для каждой вехи.

Например, у меня есть установленные мной сроки для всех этапов написания моих статей. Таким образом, я могу быть уверен, что закончу все вовремя, без какого-либо стресса. Я устанавливаю сроки завершения первого черновика, второго черновика и, наконец, редактирования.

Работа во временных интервалах

Чтобы оставаться сосредоточенным в течение дня, работайте по временным интервалам. Они могут длиться от 25 минут (как в технике помидора) до 90 минут. Я бы не советовал работать дольше, так как исследования показывают, что мозг может сосредоточиться только в течение 90 минут, прежде чем потребуется 15-минутный перерыв.

Перерывы помогут вашему разуму оставаться свежим, сосредоточенным и эффективным.

Отслеживайте свое время

Чтобы выяснить, сколько времени на самом деле занимает каждый проект, отслеживайте свое время. Существует множество простых в использовании приложений для отслеживания времени, которые позволят вам увидеть, как вы тратите свое время — какой процент от него уходит на работу? И сколько времени уходит на прокрастинацию или выполнение тривиальных дел?

Рекомендуется делать еженедельный обзор своей работы: в конце каждой недели проверяйте, как вы проводили свое время в предыдущие 5 дней. Есть ли область, которую вы должны улучшить? Есть ли что-то, на что вы должны тратить больше или меньше времени? Еженедельные обзоры — это то, что действительно повлияло на мою продуктивность.

Попробуйте тайм-боксинг или тайм-мэппинг

Предварительное выделение фиксированных единиц времени для деятельности называется тайм-боксингом. Это метод тайм-менеджмента, который служит для распределения периодов времени и установления строгих ограничений на деятельность, которая в противном случае отняла бы у вас слишком много времени.

Похожий метод, называемый картированием времени, идет еще дальше: когда вы посвящаете каждую единицу времени какой-либо деятельности, вы получаете обзор своего времени. Это также включает в себя определение ваших главных приоритетов во всех сферах вашей жизни.

Точно определите, что означает, что задача выполнена

Установите четкие ожидания относительно того, что означает успешное выполнение задачи. Это полезно как перфекционистам, которым всегда есть что улучшить или добавить, так и новичкам, которые могут чувствовать себя неуверенно в своих силах.

Кроме того, точно определите роли и обязанности каждого в проекте, чтобы избежать потери времени из-за недопонимания.

Пусть ваша цель будет где-то видна

Когда у нас нет целей в голове (и в поле зрения), мы склонны увязнуть в незначительных задачах. Чтобы избежать этого, запишите важные вещи, которые вам нужно выполнить, на видном месте (например, на стикере на вашем компьютере), чтобы вы могли напомнить себе, на чем вам нужно сосредоточиться.

Сделайте свои цели прозрачными

Расскажите окружающим о своих целях. Другие люди будут держать вас подотчетными — когда вы всем рассказываете о том, чего хотите достичь, вы подсознательно чувствуете себя обязанным сделать это как можно скорее. Как следствие, вы будете меньше откладывать и тратить меньше времени на тривиальные вопросы.

Испытай себя

Попробуйте выполнить задачу на 10 % быстрее без ущерба для качества. Если вы справитесь, в следующий раз попробуйте выполнить его на 15% быстрее, затем на 20% и так далее. Например, если обычно выполнение задачи занимает у вас час, попробуйте закончить ее на 5 минут раньше, а затем на 10 минут раньше. После этого попробуйте выполнить задачу за 45 минут и продолжайте постепенно сокращать время — пока не найдете идеальное место, где вы не тратите слишком много времени на задачу, но все же выполняете ее с честью.

Вывод

Закон Паркинсона — нежелательный, но частый гость на каждом рабочем месте. Когда вы начнете осознавать это, вы на правильном пути к тому, чтобы стать более эффективным. К счастью, этого можно избежать разными способами: от установки дополнительных сроков до отслеживания и анализа своего времени.