Birden çok proje nasıl yönetilir ve izlenir

Tek bir projeyi yönetirken ve takip ederken, sonuçlara ulaşmak için atılması gereken pek çok adım vardır. Aynı anda birden fazla proje yürütürken durum daha da karmaşıklaşıyor. Çoklu proje yönetimi veya portföy yönetimi , aynı anda birden fazla projenin yürütüldüğü bir ortamdır.

Kendinizi birden fazla proje yürütmeniz gereken bir durumda bulursanız, proje yönetimi metodolojilerini iyi tanımanız gerekir. Son teslim tarihlerini takip ederken dikkati bir projeden diğerine kaydırmak çok fazla pratik gerektirir.

Bu blog yazısı, birden fazla projeyi yönetirken ve takip ederken karşılaşabileceğiniz bazı zorlukları fark etmenize yardımcı olacak ve bunları aşmak için size en iyi stratejileri ve araçları tanıtacaktır.

Birden fazla projeyi kim yönetir ve takip eder?

Projeleri yönetmek ve takip etmek birçok paydaşı içermesine rağmen, sonuçta başarıları veya başarısızlıkları için birincil sorumluluğu taşıyan kişi çoklu proje yöneticisidir . Üstesinden gelmek çok büyük bir yük. Ancak, yalnızca en büyük organizasyon ve iletişim becerilerine sahip olanlar, en iyi değil, tutarlı sonuçlara ulaşabilirler.

Ortak çoklu proje yöneticisi yetkinlikleri:

• Yenilikçi bir düşünce tarzına sahip,
• Detay odaklı değil,
• Çoklu görev becerilerine sahip,
• Bir projeden diğerine geçiş yapabilen,
• Stresle etkin bir şekilde ilgilenir,
• Ekip içindeki çatışmalarla ilgilenir,
• Kaynakları etkin kullanır,
• Ekip ve müşterinin ihtiyaçlarıyla hokkabazlık yapar.

Deneyimli proje yöneticileri, birden fazla projeyi sistematik olarak yürütebilmek için hem yumuşak hem de zor becerilere sahiptir. Unutmayın: Üst düzey bir proje yöneticisi, zamanının %90'ını ekiple iletişim kurmaya harcar . Bu nedenle, ekip içindeki açık iletişim, aynı anda birden fazla projeyi yönetme ve izlemenin temelidir. Ek olarak, bir sürü freelance işle uğraşmak “birden fazla projeyi yönetmek ve takip etmek” olarak da değerlendirilebilir, dolayısıyla freelance çalışanların da çoklu proje yöneticisi olabileceğini söyleyebiliriz.

Birden fazla projeyi yönetirken ve takip ederken ortaya çıkabilecek sorunlar

Tek bir proje yürütmek, atılması gereken birçok adımı içerir ve yol, yol boyunca inişli çıkışlı olabilir. Şimdi birkaç projeyi aynı anda yönetip takip ettiğinizi hayal edin. Aynı anda birden fazla projeyle uğraşmak, sorumlu kişilere birçok açmazı beraberinde getirebilir. Bu nedenle, süreçte ortaya çıkabilecek sorunları tanımak çok önemlidir. Ancak sorunların farkında olduğunuzda, bunları başarıyla aşabilir ve sonuçlar elde edebilirsiniz.

Aynı anda birden fazla projeyi yönetirken ve takip ederken ortaya çıkabilecek en yaygın sorunların bir listesini hazırladık.

Aşırı yükleme

Aynı anda birkaç projeyi yürütmek için doğru insanları görevlendirirken, iş yükünü düşünmek çok önemlidir. Örneğin en az altı kişi gerektiren iş yükü üç kişiye verilirse sorunlar ortaya çıkabilir. Proje aşırı yükü, performansta bozulmaya ve ekip içinde yüksek düzeyde strese neden olur. Sonuç olarak, teslimatların kalitesi zarar görecektir. Ayrıca, aynı anda çok fazla proje üstlenen tek bir serbest çalışan da aşırı yükten veya daha da kötüsü tükenmişlikten muzdarip olabilir. İş yükü eşit olarak dağıtıldığında, ekip üyeleri daha az baskı hissedecek ve bu nedenle daha iyi sonuçlar verecektir.

tanımsız öncelik

Birkaç projeyi aynı anda yürütürken, çoğu zaman öncelik sırasına koymak gerekir. Acil bir proje ile önemli bir proje aynı şey değildir . Bazen karar vericiler sonuçlara atlarlar ve projeleri eğilimlerine veya aciliyetlerine göre önceliklendirirler. Sonuç olarak, kötü sonuçlarla sonuçlanırlar.

İhtiyaçlarınız için yanlış araçları kullanmak

Tutarlı sonuçlar elde etmek için doğru proje yönetimi ve izleme aracını kullanmak çok önemlidir. Birkaç farklı yerde not tutmaktan ve modası geçmiş bir zımbalı saat makinesi kullanmaktan kaçının. Çoğu zaman güncelliğini yitirmiş ve hatta ihtiyaç duyduğunuz özelliklerden yoksun olan tutarsız araçları tercih etmek, ekip içinde genel bir kafa karışıklığına ve kaçırılan teslim tarihlerine yol açabilir. Bu nedenle, ekibiniz içinde etkili işbirliği ve zaman takibi sunan bir araç seçin. Bu şekilde, tüm paydaşlar herhangi bir zamanda iş kapsamı hakkında net bir görüşe sahip olacak ve bir daha asla son teslim tarihini kaçırmayacaktır. Bu gönderide daha sonra, size ekibinizin çalışmalarını etkili bir şekilde yönetmenize ve izlemenize yardımcı olacak kullanışlı bir araç tanıtacağız.

Kaynak tahsisi

Çoklu proje yöneticisinin bir başka endişesi de şudur: “ Kaynaklar buna göre nasıl tahsis edilir? Yukarıda bahsedilen araştırma bulgularına göre, çoklu proje yöneticisi genellikle kaynak açıklarıyla uğraşır. Aynı anda birden fazla proje çalıştırırken, belirli kaynakların paylaşılması gerekir.

Kaynaklar aşırı veya eksik tahsis edilmemelidir . Örneğin bir konferans odası herkese eşit olarak tahsis edilmesi gereken, sabah müsait olmayan, öğleden sonra boş olan bir kaynaktır. Öte yandan, bazı ekip üyelerinin zamanlanmış görevleri yoksa, yetersiz tahsis edilirler. Ayrıca, bazı takım arkadaşlarının yapacak bir şeyi olmayabilirken, diğerlerinin çifte rezervasyon yapması, çalışanların memnuniyetsizliğine neden olabilir.

Çoklu proje yöneticisinin işi, her zaman kaynak kullanılabilirliğine aşina olmak ve birden fazla proje yürütürken bunları eşit olarak atamaktır.

Birden fazla projeyi etkin bir şekilde yönetmek ve izlemek için 8 strateji

Müşteri gereksinimlerini, proje planlarını, kapsamları, ekip üyelerini, bütçeyi ve aynı anda üç hatta beş projeyle çarpılan her şeyi dengelemeniz gerekir. Kulağa imkansız mı geliyor? Doğru stratejileri seçerseniz böyle olması gerekmez. Bu nedenle, birden fazla projeyi etkili bir şekilde yönetmenize ve izlemenize yardımcı olacak 8 strateji hazırladık.

1. Tek bir projeyi nasıl çalıştıracağınızı öğrenin

Proje yönetiminde yeniyseniz, önce tek bir projeyi nasıl etkili bir şekilde yürüteceğinizi bilmeden aynı anda birden fazla proje yürütmeye başlayamayacağınızı anlamanız gerekir.

Proje yönetim süreci, projenin sponsoru tarafından tüm hedeflerin ve gereksinimlerin sunulduğu proje başlangıç ​​toplantısı ile başlar. Bundan sonra, bu gereksinimleri karşılamanız ve proje başlatıcısına göre çalışma beyanınızı oluşturmanız gerekir. "Çalışmanın kapsamı" olarak da bilinen çalışma bildiriminizin, maliyetler, zaman çizelgeleri ve beklenen teslimatlar dahil olmak üzere tüm çalışma kapsamını tanımlaması gerekir.

Project Management Institute'un A Guide to the Project Management Body of Knowledge adlı kitabı, bir çalışma bildirimini “ sözleşme kapsamında tedarik edilecek ürün veya hizmetlerin anlatısal bir açıklaması ” olarak tanımlar.

Basitçe söylemek gerekirse - önce tek bir projeyi nasıl yürüteceğinizi öğrenin ve birden fazla proje yürütmek (neredeyse) doğal olarak gelecektir.

2. Bir plan geliştirin

İster tek bir proje, ister bir dizi proje yürütüyor olun, her proje için ayrı ayrı bir proje planı geliştirmeniz gerekir. Ancak o zaman proje faaliyetlerini takip edebilecek ve ekibinize net bir çalışma kapsamı sağlayabileceksiniz.

Proje planı şunları içerir:

• Proje gereksinimleri — Tüm paydaşlarla bir toplantı planlayın ve gereksinimleri toplu olarak toplayın (bire bir toplantılar yapmayın).
• Proje kapsamı — Çalışmanızın kapsamını tanımlayın ve alakasız şeyleri hariç tutun.
• WBS (İş Dökümü Yapısı) — Projeyi daha küçük parçalara ayırmaya yönelik ve her görev için bir bütçeleme planı ve bir zaman çerçevesi yapmanıza yardımcı olan bir yöntem.
• Çizelge — Geliştirilmiş bir çizelge, belirli bir görevin bir projeyi tamamlamasının ne kadar süreceğini tahmin etmenize yardımcı olur.
• Bütçeleme — Bütçenizi net bir şekilde tanımlamak için WBS'ye ihtiyacınız vardır. Bütçe planınıza riskleri dahil etmeyi unutmayın.

Şeffaf bir planınız olduğunda, hem siz hem de ekip üyeleriniz iş kapsamının net bir resmine sahip olacak ve her zaman görevde kalacaksınız. Dahası, değerli zamanınızı kaybetmeden bir projeden diğerine etkili bir şekilde geçebileceksiniz.

3. Öncelikli bir proje belirleyin

Birden fazla projeyi yönetirken ve takip ederken, bunları sorunsuz bir şekilde yürütmenize yardımcı olabilecek birçok strateji vardır. Proje önceliklendirmesine özel önem vermek istiyoruz. Bir paydaş için öncelikli bir proje, bir kuruluş için mutlaka bir öncelik değildir. Projelere öncelik vermek, genellikle çok projeli bir yönetici veya üst düzey bir yönetici olan bir karar verici için büyük bir taahhüt olabilir. Öncelikli bir projeyi başarıyla tanımladığınızdan emin olmak için etkili bir karar vermenize yardımcı olabilecek bazı adımlar vardır.

Önceliklendirmeyi kolaylaştıracak beş adım hazırladık.

Hedef belirle

Öncelikli bir proje belirlenirken, her zaman uzun vadeli hedef göz önünde bulundurulmalıdır. Net bir hedefiniz yoksa, projeler eninde sonunda başarısız olmaya mahkumdur. Şüphe duyduğunuzda kendinize şu tür sorular sorun: Neyi başarmaya çalışıyorum? Bu proje neden önemli? Hedefleri bilirken, sonuç elde etmek için en önemli adımlara odaklanırsınız.

Görevleri sistematik olarak önceliklendirin

Örneğin, öncelik verilmesi gereken on proje varsa, karar verici, projeleri öncelik 1'den 10'a kadar - en önemsizi olmak üzere - numaralandırmalıdır. Ayrıca öncelikli proje belirlemek için hangi projelerin diğerlerine bağımlı olduğuna dikkat edilmelidir. Yalnızca bir önceki proje sona erdiğinde bağımlı bir proje başlayabilir.

Kaynakları atayın

Yüksek öncelikli görevlere önce kaynaklar verilir. Ayrıca, devam eden birkaç proje herhangi bir kaynağı paylaşmıyorsa, karar vericiler önce öncelikli projelere gerekli kaynakları tahsis eder.

Acil ve önemli görevleri ayırt edin

Araştırmaya göre, insanlar uzun vadeli sonuçları olan önemli görevler yerine önce zamana duyarlı görevleri, yani acil görevleri gerçekleştirmeyi seçiyorlar. Bunun nedeni, önemli görevlerin genellikle daha korkutucu olmasıdır. Neyin acil ve neyin önemli olduğunu ayırt etmek için konfor alanınızdan çıkmanız ve önce önemli görevleri çözmeye derinlemesine dalmanız gerekir.

Öncelikli toplantılar planlayın

Son olarak, öncelikleri belirlemek için öncelikli toplantılar yapılmalıdır. Tüm karar verici paydaşlar hazır bulunduğu ve uyumlu olduğu sürece, bunların ayrı toplantılar olması gerekmez.

İşinize öncelik vermek, aynı anda birden fazla projeyi yönetirken ve takip ederken değerli zamanınızdan ve emeğinizden tasarruf etmenizi sağlayan harika bir stratejidir. Adımları buna göre takip edin ve projelerde bir daha asla başarısız olmayacağınızı garanti ediyoruz.

4. Dikkatinizin dağılmasına izin vermeyin

Meşgul olmak mutlaka üretkenliğe yol açmaz. Bu nedenle, sohbet mesajlarına yanıt vermek, iş arkadaşlarınızla konuşmak veya bildirimleri kontrol etmek gibi dikkat dağıtıcı unsurları yönetmeye çalışın. Zaman kazanmak için e-posta yanıtlarınızı otomatikleştirin ve işinize öncelik vermenizi önleyen önemsiz dikkat dağıtıcı şeylere izin vermeyin.

Ayrıca “Hayır” demeyi öğrenin. “Hayır” demeyi öğrenmezseniz, kendinizi işin içinde boğulmuş bulacaksınız. Halihazırda çok fazla işiniz var - aynı anda birkaç projeyle uğraşmak yeterince stresli. “Hayır” demek size ve işinize yarar. Sadece açık sözlü, nazik ama kararlı olun. İş yerinde dikkat dağıtıcı unsurları ortadan kaldırmak, zihninizi dağıtacak ve odaklanmanızı sağlayacaktır.

5. Düzenli toplantılar yapın

Proje yönetiminin %90'ı iletişimle ilgili olduğu için düzenli toplantılar son derece önemlidir. Tüm paydaşlar toplantıda hazır bulunmalıdır ve karar verici kişilerden bazıları eksikse toplantıyı yeniden planlayın.

Üst düzey bir proje yöneticisinin en az 24 saat önceden bir ajandası vardır ve PowerPoint sunumunu toplantıdan önce paylaşır. Bu şekilde herkes proje ve hedefleri hakkında net bir görüşe sahip olur. Unutmayın: sunum slaytlarını değil, toplantıyı yönetin. Ayrıca, bir toplantı sadece bir konuyu kapsamalıdır.

Bu yönergeler, ekibinizi etkili bir şekilde yönetmenize ve verimli sonuçlar almanıza yardımcı olacaktır.

6. İhtiyaçlarınız için doğru aracı kullanın

Deneyimli proje yöneticileri, tüm bilgilerin tek bir yerde saklanmasının ne kadar önemli olduğunu kanıtlayabilir. Görevleriniz çeşitli araçlara dağıldığında ne siz ne de ekip üyeleriniz iş kapsamının net bir resmini elde edemezsiniz.

Ancak, hangi aracı kullanmalısınız?

Mevcut çok sayıda proje yönetimi aracı var ve biri bir nedenden dolayı ikilemde kalabilir.

Doğru aracı seçerken, bir kalite yönetimi ve izleme aracı şunları yapmalıdır:

Kullanışlı ve kullanımı kolay olun (karmaşık ve kafa karıştırıcı araçları kimse sevmez).

Bir projede zamanı ve ilerlemeyi takip edin.

Bütçeyi takip edin ve tahmini bütçeye ulaşıldığında sizi bilgilendirin.

Projeleri görevlere göre ayırın.

Proje ve görev son tarihlerini sağlayın.

Ekibiniz tarafından her zaman paylaşılabilir ve görünür olun.

Ayrıca, doğru ürün yönetim aracının kullanılmasına da dikkatinizi çekmeliyiz. Proje yöneticisinin görevi ürünü başarılı bir şekilde teslim etmek ve projenin farklı aşamalarında yönlendirmek iken, ürün yöneticisinin görevi daha sonra müşteri gereksinimlerinin karşılandığından emin olmaktır. Bunu yapmak için, bir ürün yöneticisi, ürün katılımının sorunsuz bir şekilde çalışmasını sağlayacak uygun bir ürün yönetim aracını seçmelidir.

Ayrıca hiçbir aletin sizin yerinize bu işi yapmayacağını da unutmamalısınız. Özelliklerini dikkatlice inceleyin ve bunları buna göre nasıl kullanacağınızı öğrenin.

7. Değiştirmek için ayarlayın

Çok projeli bir yönetici olarak, projelerin zaman içinde değiştiğini muhtemelen biliyorsunuzdur. Özellikle aynı anda birden fazla proje yürütüyorsanız, proje yönetimindeki değişiklikler neredeyse kaçınılmazdır. Bir değişiklik kontrol prosedürü olmadan, işiniz üzerindeki kontrolünüzü kaybedersiniz ve sonuç olarak projeler başarısızlığa mahkum edilir.

Sorunu değerlendirirken, çözmek için bir sonraki adımınızı belirlemeniz gerekir. Belki de çalışma kapsamınız, bütçeniz veya zaman çerçevenizle ilgili değişiklikleri entegre etmeniz gerekecek. Bazen bir sorunun herhangi bir işlem gerektirmediğini unutmayın.

PRINCE2'ye göre, “ bir değişikliği uygulamak için sadece iki neden vardır: yeni bir fayda sağlamak veya mevcut bir faydayı korumak. ”

Bununla birlikte, birden fazla proje yürütürken, genellikle değişikliklerin olması zorunludur. Bu nedenle, eğer bilgili iseniz, onlara erişmekte sorun yaşamazsınız.

8. Çalışmanızı devredin

Bazen ekibinizdeki diğer insanlara sorumluluklar vermeniz gerekebilir. Her şeyi tek başınıza yapamayacağınız için ekibinizde güven oluşturmalı ve görevleri buna göre devretmelisiniz.

Ancak, diğer insanlara sorumluluklar atadığınızda bile, bu sonuçtan artık sorumlu olmadığınız anlamına gelmez. Senin işin, devam eden işi izlemek ve üzerinde kontrol sağlamak. Yetkilendirmenin mikro yönetim anlamına gelmediğini unutmayın.

Bu nedenle, ne yaptıklarını anlayabilmeniz için ekibinizle bağlantı kurun. İşlerin yolunda gittiğinden emin olmak için açık iletişiminiz olduğunu bilmek hayatınızı kolaylaştırır.

Birden çok projeyi yönetmek ve izlemek için araçlar

Birkaç projeyi aynı anda yönetme ve takip etme konusunda yeniyseniz, bunun oldukça bir taahhüt olabileceğini göreceksiniz. Doğru stratejileri ve araçları kullanmadan, sonunda kafanızı kaşıyacaksınız.

Aynı anda birkaç proje yürütürken, zengin özelliklere sahip ve yönetimi kolay kaliteli bir araca ihtiyacınız vardır. Dışarıda birden fazla proje yönetimi aracı var ve işi kesinlikle iyi yapıyorlar. Ancak doğru aracı seçerken seçici olmak ve tüm gerçekleri göz önünde bulundurmak gerekir.

Bu bölümde, projelerinizi kolaylıkla yönetmenize ve izlemenize yardımcı olabilecek iki aracı karşılaştırmak istiyoruz.

Excel'de birden çok projeyi yönetme ve izleme

Microsoft Excel, küçük veya orta ölçekli projeleri görselleştirmek, planlamak ve izlemek için elektronik tabloları kullanan basit bir proje yönetimi aracıdır. Verimli analiz için birçok analitik araç ve çeşitli proje yönetimi şablonları içerir.

Excel, proje yönetimi için kullanılan yatay bir çubuk grafik olan Gantt grafiğini kullanır. Gantt şeması, çizelgelerin, son teslim tarihlerinin, kaynakların grafiksel bir sunumunu sağlar ve bunların izlenmesine yardımcı olur.

Excel'in iyi yanı, görevleri ve projelerdeki ilerlemelerini izlemeye ve izlemeye yardımcı olan çeşitli şablonlar sunmasıdır.

İnsanlar Excel'in yanı sıra benzer özellikler sundukları için Google Sheets, Libre OfficeCalc'ı da kullanıyorlar.

Bu bölümde, Microsoft Excel'in çoklu proje izleme şablonundaki en önemli unsurlara kısaca göz atacağız.

Bir proje planı oluşturun

Resim 1: Bir proje planı oluştururken, proje adı, müşteri adı ve sorumlu yönetici ile ilgili bilgileri doldurduğunuz yeri görebilirsiniz. Şablonun sağ tarafında, Gantt şemasında sunulan tüm görevleri görebilirsiniz.

Resim 1: Bir proje planı oluşturma

Ayrıca, açılır menüden projelerinizi seçebilir ve her biri için ayrıntı ekleyebilirsiniz. Dilediğiniz kadar proje ekleyebilirsiniz. Bir proje eklediğinizde veya kaldırdığınızda, Gantt grafiğinde otomatik olarak güncellenir.

Bir veri sayfası doldurun

Resim 2 Veri Sayfası size her projedeki görevlerin sayısını gösterir ve bu, onların durumunu takip ettiğiniz yerdir. %1 ile %25 arasındaki görevler başlangıç ​​aşamasındadır. Durumu %50 civarında olan görevler orta aşamadadır ve yarısı tamamlanmıştır. %75 ile %99 arasında statüye sahip olan görevler son aşamadadır ve tamamlanmak üzeredir. %100 statülü görevler tamamen tamamlanır.

Resim 2: Veri sayfası

Veri sayfasında, her proje için görev ekleyebilir veya kaldırabilirsiniz. Sorumlu sütununda, her görev için ekibinizden bir sorumlu atayabilir ve isimlerini yazabilirsiniz.

Son olarak, başlangıç ​​tarihi ve günleri gerekli sütunlarında projelerinizin başlangıç ​​ve bitiş tarihlerini ayarlayın.

Proje özeti oluşturun

Resim 3 Proje özeti'nde projelerin özetini görebilirsiniz. Bu bölüm, projelerinizin genel bir görünümüne sahip olmanızı sağlar. Veri sayfasında yaptığınız her şey burada görünecektir. Ayrıca, buraya yeni projeler ekleyebilirsiniz ve bunlar, tamamlanma yüzdeleriyle birlikte Gannt şemasında otomatik olarak görünürler.

Resim 3: Proje özeti

Veri sayfasında t, her bir görevin durumunu ayrı ayrı görebilirsiniz. Ancak proje özetinde , her bir projenin durumuna ilişkin genel bir görünüm elde edebilirsiniz.

Genel izlenimi alın

Temel olarak, Excel elektronik tablolarında birden çok proje çalıştırmak size ayrıntılı bir genel bakış ve akılda kalıcı veri görselleştirmeleri sağlayabilir. Birden fazla aktivite gerçekleştiren uygun fiyatlı bir araçtır ve çok sayıda insan Excel ile tanışmıştır.

Ancak manuel girdi gerektirdiği için bir kısır döngüye dönüşebilir. İstatistikler, ilerleme, başlangıç ​​ve bitiş tarihleri ​​hakkında net bir genel bakış sağlasa da sözdizimini öğrenmek beceri ister. Bu, özellikle yeni başlayanlar için zaman alıcı ve yönetilmesi zor olabilir. Zaman takibi ve bütçeleme de birden fazla formül girmeyi gerektirir.

Diğer bir eksi, güvenlik sorunlarının olmasıdır. Proje verilerini e-posta yoluyla paylaşmak, kuruluşunuzun gizliliğini tehlikeye atabilir.

Genel olarak Excel, küçük kuruluşlardaki küçük projeler için iyi bir seçimdir. Ancak, daha gelişmiş ve zengin özelliklere sahip bir şey arıyorsanız, ek bir izleme ve yönetim uygulaması seçmeniz gerekecektir.

Clockify'da birden fazla projeyi yönetme ve izleme

Zaman işleyişi uygulaması Clockify, birden fazla projede çalışan kişilerin faydalı bulacağı proje yönetimi özellikleri sunar . Sınırsız sayıda kullanıcı ve proje için temel zaman takibi özelliklerini ücretsiz olarak sunan bir zaman takip uygulamasıdır .

Projeleri yönetmeyi ve izlemeyi çok uygun, şeffaf ve görsel olarak çekici hale getirir. Bir vurgu olarak, ekibinizin zamanını ve ilerlemesini takip edebilecek, bütçeleme yapabilecek ve projeleriniz için kolayca zaman tahminleri yapabileceksiniz.

Bu bölümde, Clockify'ın birden fazla projeyi yönetme ve izlemeyle ilgili zengin özelliklerini ve yeteneklerini derinlemesine inceleyeceğiz.

Projeler, görevler ekleyin ve erişimi tanımlayın

İlk olarak, istediğiniz kadar proje ve görev ekleyebilir ve her görev için ayrı ayrı süre izleyebilirsiniz. Her görevden sorumlu kişiyi atayın, zaman tahminlerini belirleyin ve tamamlandığında görevleri tamamlandı olarak işaretleyin.

Resim 4: Görevler

Erişim sekmesi , herkesin projeleri izleyebilmesi için projeleri genel olarak işaretleme olanağı sunar. Projenizi özel olarak işaretleyin ve yalnızca projeye eklediğiniz kişiler projedeki süreyi takip edebilecek.

Resim 5: Erişim

Üç erişim düzeyi vardır:

• Yöneticiler (her şeyi görebilen ve düzenleyebilen kişiler),
• Düzenli kullanıcılar (zamanı takip edebilen ve etkinleştirilirse proje ve görevler oluşturabilen ve durumu görebilen kişiler),
• Yöneticiler (belirli projeleri yönetebilen, durumu görebilen, projelere üye ekleyebilen ve projeleri ve kullanıcıları için zamanı görebilen kişiler).

Proje ayarlarını değiştirin

Bir proje ortamında, projelerinizi isimlerini değiştirerek ve müşterilere göre kategorilere ayırarak kişiselleştirebilirsiniz . Ayrıca projeleri görsel olarak ayırt etmek için bir renk paleti kullanabilirsiniz.

Resim 6: Proje ayarları

Burası ayrıca faturalandırılabilir saatlik ücretleri ayarlayabileceğiniz yerdir. Ayrıca projenizin ilerlemesini nasıl izlemek istediğinizi de ayarlayabilirsiniz - manuel tahmin veya görev tabanlı.

Proje durumlarını takip edin

Durum sekmesinde tahmini süre ile izleme süresini karşılaştırabilir ve ilerlemeyi takip edebilirsiniz. Burası, projelerinizin görevleri, ilerlemesi, atananlar ve bütçeleme hakkında bütünsel bir görüşe sahip olduğunuz yerdir.

Resim 7: Proje durumu

Projenizin ilerleyişini, faturalandırılabilir ve faturalandırılamaz saatleri net bir şekilde görebilmeniz için veriler görsel olarak sunulur.

Bir kez daha, genel izlenimi alın

Clockify , projelerinizi yönetmenize büyük ölçüde yardımcı olabilecek akıllı ve kullanımı kolay bir zaman tutma uygulamasıdır. Gerçek zamanlı olarak takip edebilir veya bir göreve harcadığınız zamanı manuel olarak girebilirsiniz. Ayrıca tahmini bütçeye ulaşıldığında sizi bilgilendirir ve projelerinizin verileri ve ilerleyişi hakkında size net bir fikir verir.

Clockify'ın Excel'e kıyasla büyük bir zaman kazandıran avantajı basitliğidir. Bir örneğe bakalım. Müşterilerin tek bir projede binlerce görev içeren birden çok projeye sahip olduğu durumlarla muhtemelen karşılaşmışsınızdır. Tüm bu verileri manuel olarak girdiğinizi hayal edin. Bir CSV dosyasını doğrudan Clockify'a aktarabileceğiniz için artık bunun için endişelenmenize gerek yok.

Ayrıca diğer web uygulamaları içerisinden zamanı takip edebilirsiniz. Trello gibi bir zaman tutma özelliğine sahip olmayan bir proje yönetim aracı kullanıyorsanız, eklentiyi yükleyin; Clockify, zamanı doğrudan Trello'nun kartlarında/görevlerinde izleyecektir. Zamanlayıcıyı başlattığınızda, Trello'daki bilgilere dayalı olarak zaman izleme aracında doğru proje ve görev otomatik olarak oluşturulur.

Clockify ayrıca Asana, Jira, Quickbooks ve diğer birçok proje yönetimi aracıyla da bütünleşir.

Birden fazla projeyi aynı anda yönetmek ve izlemek, içinde yaşadığımız hızlı dünyada yaygın bir uygulama haline geldi. Neyse ki Clockify, değerli zamandan tasarruf sağlar ve işi otomatik olarak yapar.

Çözüm

Aynı anda birden fazla projeyi izlemek ve yönetmek karmaşık ve göz korkutucu bir iştir. Çok projeli bir yönetici veya serbest çalışan, birden fazla projeyi, ekip üyesini ve müşterinin gereksinimlerini aynı anda yürüten büyük bir sorumluluğa sahiptir.

Doğru stratejileri kullanmak ve bir kalite yönetim ve izleme aracını seçmek, bu süreci iyi yağlanmış bir makine haline getirebilir.

Ayrıca ekibinizde güven oluşturmayı ve geçmiş projelerinizden ders çıkarmayı da unutmayın. Başarıyla yürütülen her proje size daha fazla bilgi kazandıracak ve işinizden gururla daha çok keyif alacaksınız.