قانون باركنسون: لماذا تضيع الوقت وكيف تتجنبه

وأوضح أيضًا:

" قلة قليلة من الناس تعمل حتى 8 ساعات في الأسبوع. أنت محظوظ إذا حصلت على بضع ساعات جيدة بين جميع الاجتماعات ، والمقاطعات ، وتصفح الإنترنت ، وسياسات المكتب ، والأعمال الشخصية التي تتخلل يوم العمل المعتاد.

تساعد ساعات العمل الرسمية الأقل في التخلص من الدهون في أسبوع العمل المعتاد. (...) إنهم [الموظفون] لا يضيعون في أشياء لا تهم. عندما يكون لديك ساعات أقل ، عادة ما تقضيها بحكمة أكثر ".

يمكن أن تكون الاجتماعات أيضًا مثالًا جيدًا على قانون باركنسون.

في بعض الأحيان ، يتجول الناس ، متجاوزين الوقت المخصص لهم ، دون وجود هيكل أو أجندة في الأفق.

في النهاية ، تغادر دون فكرة واضحة عما قيل في آخر ساعتين.

قال جاك ويلش ، الرئيس التنفيذي السابق لشركة جنرال إلكتريك ، في مقابلته مع Harvard Business Review:

" يستخدم المديرون الخائفون والمتوترون كتب تخطيط سميكة ومعقدة وشرائح مزدحمة مليئة بكل ما عرفوه منذ الطفولة. القادة الحقيقيون لا يحتاجون إلى الفوضى. يجب أن يتمتع الأشخاص بالثقة بالنفس ليكونوا واضحين ودقيقين للتأكد من أن كل شخص في مؤسستهم - من الأعلى إلى الأقل - يفهم ما تحاول الشركة تحقيقه ".

لكنه يخلص إلى أن البساطة هي الأصعب في تحقيقها. غالبًا ما يعتقد الناس أن استخدام الكلمات الكبيرة والمعقدة سيجعلهم يبدون أكثر ذكاءً. بدلاً من ذلك ، فهو يضيع الوقت فقط - يجب أن يكون التواصل في مكان العمل دائمًا واضحًا ومختصرًا.

كيف تتغلب على قانون باركنسون؟

هناك عدة طرق للتغلب على قانون باركنسون وزيادة إنتاجيتك.

تحديد قيمة المشروع وأهميته

إذا كنت تريد أن يكون شخص ما فعالاً (بما فيهم أنت) ، فعليهم أن يكونوا على دراية بقيمة المشروع وأهميته. من الصعب أن يكون لديك دافع لإنهاء مشروع بدون أهمية خاصة.

لذلك ، ارسم دائمًا صورة أكبر. اشرح ليس فقط كيف تساعد المهمة الحالية في الوصول إلى هدف أكبر ، ولكن أيضًا ما سيحدث بعد ذلك. في بعض الأحيان ، يماطل الناس لأنهم لا يعرفون ماذا يفعلون بعد أن ينهوا ما يعملون عليه في الوقت الحالي. لهذا السبب ، يجب أن يكون هناك جدول زمني وخطة للمشروع.

حدد المواعيد النهائية

بصرف النظر عن الموعد النهائي للمشروع ، حدد بعض المواعيد النهائية الإضافية لكل حدث رئيسي.

على سبيل المثال ، لدي مواعيد نهائية فرضتها على نفسي لجميع مراحل كتابة مقالاتي. بهذه الطريقة ، يمكنني التأكد من إنهاء كل شيء في الوقت المحدد دون أي ضغوط. لقد حددت مواعيد استحقاق استكمال المسودة الأولى والمسودة الثانية وأخيرًا التحرير.

العمل في فترات زمنية

للحفاظ على تركيزك طوال اليوم ، اعمل في فترات زمنية. يمكن أن تصل مدتها إلى 25 دقيقة (كما هو الحال في تقنية بومودورو) أو 90 دقيقة. لا أنصح بالعمل لفترة أطول من ذلك ، حيث تشير الدراسات إلى أن الدماغ يمكنه التركيز لمدة 90 دقيقة فقط قبل أن يحتاج إلى استراحة لمدة 15 دقيقة.

سيساعد أخذ فترات راحة عقلك على البقاء منتعشًا ومركّزًا وفعالًا.

تتبع وقتك

لمعرفة مقدار الوقت الذي يستغرقه كل مشروع فعليًا ، تتبع وقتك. هناك الكثير من تطبيقات تتبع الوقت سهلة الاستخدام والتي ستتيح لك معرفة كيف تقضي وقتك - ما هي النسبة المئوية التي تقضيها في العمل؟ وكم من الوقت يذهب للتسويف أو القيام بأشياء تافهة؟

من الجيد إجراء مراجعة أسبوعية لعملك: في نهاية كل أسبوع ، تحقق من كيفية قضاء وقتك في الأيام الخمسة السابقة. هل هناك مجال يجب تحسينه؟ هل هناك شيء يجب أن تقضي وقتًا أطول أو أقل فيه؟ المراجعات الأسبوعية هي شيء أحدث فرقًا في إنتاجيتي.

جرب الوقت المحدد أو تخطيط الوقت

يسمى تخصيص وحدات زمنية ثابتة للأنشطة مسبقًا بـ timeboxing. إنها تقنية لإدارة الوقت تعمل على تخصيص فترات زمنية ووضع حد صارم للأنشطة التي من شأنها أن تأخذ الكثير من وقتك.

هناك أسلوب مشابه ، يسمى تخطيط الوقت ، يذهب إلى أبعد من ذلك: عندما تخصص كل وحدة زمنية لنشاط ما ، فإنها تعطيك نظرة عامة على وقتك. يتضمن أيضًا تحديد أولوياتك القصوى في جميع مجالات حياتك.

حدد بدقة ما الذي يعنيه إنجاز المهمة

ضع توقعات واضحة لما يعنيه إكمال المهمة بنجاح. هذا مفيد لكل من المثاليين ، الذين لديهم دائمًا شيء لتحسينه أو إضافته ، وللمبتدئين ، الذين قد يشعرون بعدم الأمان في مهاراتهم.

علاوة على ذلك ، حدد بدقة أدوار ومسؤوليات كل فرد في المشروع ، لتجنب إضاعة الوقت بسبب سوء الفهم.

اجعل هدفك في مكان ما مرئيًا

عندما لا تكون أهدافنا في الاعتبار (وفي الأفق) ، فإننا نميل إلى الانشغال بمهام غير مهمة. لتجنب ذلك ، اكتب أشياء مهمة تحتاج إلى إنجازها في مكان مرئي (مثل ملاحظة لاصقة على جهاز الكمبيوتر الخاص بك) ، حتى تتمكن من تذكير نفسك بما عليك التركيز عليه.

اجعل أهدافك شفافة

أخبر الناس من حولك عن أهدافك. سيحاسبك الآخرون - عندما تخبر الجميع عن الأشياء التي تريد تحقيقها ، ستشعر لا شعوريًا بأنك ملزم بإنجازها في أقرب وقت ممكن. نتيجة لذلك ، ستقلل من المماطلة وتضيع وقتًا أقل في الأمور التافهة.

تحدى نفسك

حاول إنهاء مهمة أسرع بنسبة 10٪ ، دون المساس بالجودة. إذا قمت بعمل جيد ، في المرة القادمة حاول إكماله 15٪ أسرع ، ثم 20٪ ، وهكذا. على سبيل المثال ، إذا كنت تستغرق عادةً ساعة لإنهاء مهمة ما ، فحاول الانتهاء منها قبل 5 دقائق ، ثم قبل 10 دقائق. بعد ذلك ، حاول إكمال المهمة في 45 دقيقة واستمر في تقصير الوقت تدريجيًا - حتى تجد تلك البقعة المثالية التي لا تقضي فيها الكثير من الوقت في مهمة ما ، ولكنك لا تزال تنهيها بألوان متطايرة.

خاتمة

قانون باركنسون هو زائر غير مرغوب فيه ، ولكنه زائر متكرر في كل مكان عمل. عندما تبدأ في إدراك ذلك ، فأنت على طريق جيد لتصبح أكثر كفاءة. لحسن الحظ ، يمكنك تجنبه بعدة طرق ، من تحديد مواعيد نهائية إضافية إلى تتبع وقتك وتحليله.