Prawo Parkinsona: dlaczego marnujesz czas i jak go unikać

Czy słyszałeś kiedyś o słowie kałuża ? To czasownik z XVII wieku, który oznacza pracować nieefektywnie, być bardzo zajętym, nie osiągając absolutnie niczego.

Jeśli ostatnio się miotasz, możesz być ofiarą prawa Parkinsona. Nie martw się, jeśli tak jest, mamy dla Ciebie rozwiązanie.
W tym artykule porozmawiamy o tym, czym jest prawo Parkinsona, dlaczego marnujesz czas i jak go unikać.

Czym jest prawo Parkinsona?

Prawo Parkinsona to obserwacja, która mówi, że „ Praca rozszerza się, aby wypełnić czas dostępny na jej ukończenie ”. Innymi słowy, ludzie dostosowują swoje tempo do obciążenia pracą i czasu, jaki mają na jej ukończenie.

Prawo to nosi imię Cyrila Northcote'a Parkinsona, słynnego brytyjskiego historyka i autora. Napisał powyższą definicję jako wstęp do swojego artykułu w The Economist w 1955 roku. Później napisał książkę o tej koncepcji zatytułowaną Prawo Parkinsona: W pogoni za postępem .

W artykule Parkinson zamierzał wycelować w nieefektywność biurokratyzacji brytyjskiej służby cywilnej, w której pracował. Zauważył, że wszyscy byli zajęci przez cały dzień, ale bardzo niewiele rzeczy udało się osiągnąć.

Od tego czasu prawo Parkinsona zostało udowodnione w kilku badaniach.

Istnieje również Prawo Trywialności Parkinsona , które stanowi, że ludzie w organizacjach często poświęcają zbyt dużo czasu i uwagi na błahe sprawy. Jak powiedział Parkinson: „ Czas poświęcony na dowolny punkt porządku obrad będzie w odwrotnej proporcji do zaangażowanej kwoty [pieniędzy] ”.

Prawo Parkinsona w zarządzaniu projektami

Mówiąc prościej, jeśli masz 2 tygodnie na wykonanie zadania, zajmie Ci to 2 tygodnie; jeśli dasz sobie 5 dni na to samo zadanie, uda ci się je ukończyć w 5 dni. Nieodpowiednie terminy często powodują zwlekanie i spędzanie zbyt wiele czasu na błahych sprawach.

Szacowany czas wykonania zadania może być wyolbrzymiony ze względu na:

1. Zbyt duży bufor, ponieważ, jak mówi prawo Murphy'ego: „ Jeśli coś może pójść nie tak, to pójdzie nie tak ”,
2. Nieprecyzyjne wyobrażenie o tym, ile czasu zajmuje wykonanie zadania.

have Często zastanawiamy się: „ Ile mam czasu need ”, zamiast „ Ile czasu potrzebuję ” To nie jest niespodzianką: w miejscu pracy rzadko pojawiają się zachęty do wcześniejszego zakończenia pracy, ponieważ „nagradza się” tylko jeszcze większą pracą. Ponieważ ta dodatkowa praca rzadko skutkuje wyższymi zarobkami, wielu pracowników nie uważa, że ​​ukończenie zadania wcześnie jest warte wysiłku.

Jednak w przypadkach, gdy zależy nam na zrobieniu czegoś szybko, ale także jak najskuteczniej, powinniśmy zadać sobie pytanie: „ Ile czasu powinienem realistycznie zająć, nie narażając wydajności? ”

Jaki jest przykład prawa Parkinsona?

W swojej pracy Parkinson podał przykład starszej pani, która spędza cały dzień na pisaniu pocztówki do swojej siostrzenicy. Pisał: „ Godzinę spędzi na odnalezieniu pocztówki, drugą na polowaniu na okulary, pół godziny na poszukiwaniu adresu, godzinę i kwadrans na komponowaniu, a dwadzieścia minut na zadecydowaniu, czy wziąć, czy nie. parasol, gdy idzie się do skrzynki na słup na sąsiedniej ulicy. Krótko mówiąc, zajęło jej cały dzień wykonanie prostej czynności, którą zajęta osoba zakończy w ciągu kilku minut.

Innym częstym przykładem jest uczeń, który zwleka, a potem wpycha wszystko na 2 dni i 2 noce przed egzaminem.

Istnieje nawet zjawisko zwane Syndromem Studenta , w którym ludzie opóźniają wykonanie zadania tuż przed terminem. Uważa się, że termin ten został wprowadzony przez Eliyahu M. Goldratta w jego powieści „Łańcuch krytyczny”; nakreślił paralelę między studentami, którzy czekają na naukę do ostatniej chwili, a pracownikami, którzy robią to samo ze swoimi zadaniami projektowymi, ponieważ uważają, że mają wystarczająco dużo czasu na wszystko.

Jak stwierdza wniosek Stock-Stanford do prawa Parkinsona: „ Jeśli poczekasz do ostatniej chwili, zajmie to tylko minutę ”.

Jakie są przykłady prawa Parkinsona w miejscu pracy?

Oprócz wspomnianego wyżej Zespołu Studenta istnieje wiele przykładów prawa Parkinsona w miejscu pracy.

Jednym z nich jest wprowadzenie przez firmę programistyczną 37signals (obecnie Basecamp) godzin letnich: pracują one 4 dni w tygodniu, 8 godzin dziennie w okresie letnim. Zaczęli z tym eksperymentować w 2007 roku i nadal robią to 14 lat później, więc to musi działać. Ale jak?

Ich współzałożyciel, Jason Fried, podzielił się swoją opinią dla New York Times — krótko mówiąc, branie większej ilości wolnego czasu zwiększa produktywność.

Wyjaśnił również:

“ Bardzo niewiele osób pracuje nawet 8 godzin tygodniowo. Masz szczęście, jeśli masz kilka dobrych godzin pomiędzy wszystkimi spotkaniami, przerwami, surfowaniem po Internecie, polityką biurową i osobistymi sprawami, które przenikają typowy dzień pracy.

Mniej oficjalnych godzin pracy pomaga wycisnąć tłuszcz z typowego tygodnia pracy. (…) Oni [pracownicy] nie marnują jej na rzeczy, które po prostu nie mają znaczenia. Kiedy masz mniej godzin, zwykle spędzasz je mądrzej ”.

Spotkania mogą być również dobrym przykładem prawa Parkinsona.

Czasami ludzie włóczą się, przekraczając wyznaczony czas, bez widocznej struktury lub planu.

W końcu wyjeżdżasz bez jasnego pojęcia, co zostało powiedziane w ciągu ostatnich 2 godzin.

Jack Welch, były dyrektor generalny General Electric, powiedział w wywiadzie dla Harvard Business Review:

„ Przerażeni, zdenerwowani menedżerowie używają grubych, zawiłych książek o planowaniu i ruchliwych slajdów wypełnionych wszystkim, co znali od dzieciństwa. Prawdziwi liderzy nie potrzebują bałaganu. Ludzie muszą mieć pewność siebie, aby być jasnymi, precyzyjnymi i mieć pewność, że każda osoba w ich organizacji — od najwyższego do najniższego — rozumie, co firma stara się osiągnąć”.

Dochodzi jednak do wniosku, że najtrudniej jest osiągnąć prostotę. Ludzie często myślą, że używanie dużych i skomplikowanych słów sprawi, że będą wyglądać mądrzej. Zamiast tego po prostu marnuje czas — komunikacja w miejscu pracy powinna być zawsze jasna i zwięzła.

Jak pokonać prawo Parkinsona?

Istnieje kilka sposobów na pokonanie prawa Parkinsona i zwiększenie produktywności.

Określ wartość i znaczenie projektu

Jeśli chcesz, aby ktoś był skuteczny (w tym ty), musi być świadomy wartości i wagi projektu. Trudno mieć motywację do zakończenia projektu bez szczególnego znaczenia.

Dlatego zawsze maluj większy obraz. Wyjaśnij nie tylko, w jaki sposób bieżące zadanie pomaga w osiągnięciu większego celu, ale także co będzie dalej. Czasami ludzie zwlekają, ponieważ nie wiedzą, co zrobić, gdy skończą to, nad czym aktualnie pracują. W związku z tym powinien istnieć harmonogram i plan projektu.

Ustaw terminy

Oprócz terminu realizacji projektu, ustaw kilka dodatkowych terminów dla każdego kamienia milowego.

Na przykład sam sobie narzuciłem terminy dla wszystkich etapów pisania moich artykułów. W ten sposób bez stresu skończę wszystko na czas. Ustaliłem terminy ukończenia pierwszego szkicu, drugiego szkicu i wreszcie redakcji.

Praca w przedziałach czasowych

Aby być skoncentrowanym przez cały dzień, pracuj w określonych przedziałach czasowych. Mogą trwać nawet 25 minut (jak w technice Pomodoro) lub nawet 90 minut. Nie radziłbym pracować dłużej, ponieważ badania sugerują, że mózg może skupić się tylko przez 90 minut, zanim potrzebuje 15-minutowej przerwy.

Robienie przerw pomoże Twojemu umysłowi zachować świeżość, koncentrację i wydajność.

Śledź swój czas

Aby dowiedzieć się, ile czasu faktycznie zajmuje każdy projekt, śledź swój czas. Istnieje wiele łatwych w użyciu aplikacji do śledzenia czasu, które pozwolą Ci zobaczyć, jak spędzasz czas — jaki procent czasu spędzasz na pracy? A ile czasu zajmuje odkładanie lub robienie błahych rzeczy?

Dobrym pomysłem jest zrobienie cotygodniowego przeglądu swojej pracy: pod koniec każdego tygodnia sprawdź, jak spędziłeś czas w ciągu ostatnich 5 dni. Czy jest obszar, który powinieneś poprawić? Czy jest coś, nad czym powinieneś poświęcić mniej lub więcej czasu? Cotygodniowe recenzje to coś, co naprawdę zmieniło moją produktywność.

Wypróbuj timeboxing lub mapowanie czasu

Przydzielanie z góry stałych jednostek czasu na działania to tzw. timeboxing. Jest to technika zarządzania czasem, która służy do przydzielania okresów czasu i nakładania ścisłego ograniczenia na czynności, które w przeciwnym razie zajęłyby zbyt dużo czasu.

Podobna technika, zwana mapowaniem czasu, idzie o krok dalej: kiedy poświęcasz każdą jednostkę czasu na aktywność, daje to przegląd Twojego czasu. Obejmuje to również decydowanie o najważniejszych priorytetach we wszystkich dziedzinach życia.

Precyzyjnie określ, co oznacza wykonanie zadania

Określ jasne oczekiwania, co oznacza pomyślne wykonanie zadania. Jest to pomocne zarówno dla perfekcjonistów, którzy zawsze mają coś do poprawienia lub dodania, jak i dla początkujących, którzy mogą czuć się niepewnie w swoich umiejętnościach.

Ponadto dokładnie określ role i obowiązki wszystkich w projekcie, aby uniknąć marnowania czasu z powodu nieporozumień.

Miej swój cel gdzieś widoczny

Kiedy nie myślimy o naszych celach (i nie mamy ich w zasięgu wzroku), mamy tendencję do wikłania się w nieistotne zadania. Aby tego uniknąć, napisz w widocznym miejscu ważne rzeczy, które musisz wykonać (np. karteczkę samoprzylepną na komputerze), abyś mógł sobie przypomnieć, na czym musisz się skupić.

Spraw, aby Twoje cele były przejrzyste

Powiedz ludziom wokół siebie o swoich celach. Inni ludzie będą cię rozliczać — kiedy powiesz wszystkim o rzeczach, które chcesz osiągnąć, podświadomie poczujesz się zobowiązany do ich jak najszybszego osiągnięcia. W rezultacie mniej zwlekasz i mniej czasu będziesz tracić na błahe sprawy.

Sprawdź się

Spróbuj ukończyć zadanie o 10% szybciej, bez utraty jakości. Jeśli dobrze sobie poradzisz, następnym razem spróbuj ukończyć ją o 15% szybciej, potem o 20% i tak dalej. Na przykład, jeśli wykonanie zadania zwykle zajmuje ci godzinę, spróbuj ukończyć je 5 minut wcześniej, a potem 10 minut wcześniej. Następnie spróbuj wykonać zadanie w 45 minut i stopniowo skracaj czas — aż znajdziesz idealne miejsce, w którym nie spędzasz zbyt wiele czasu nad zadaniem, ale nadal kończysz je śpiewająco.

Wniosek

Prawo Parkinsona to niechciany, ale częsty gość w każdym miejscu pracy. Kiedy zaczynasz być tego świadomy, jesteś na dobrej drodze, aby stać się bardziej wydajnym. Na szczęście możesz tego uniknąć na wiele sposobów, od wyznaczania dodatkowych terminów po śledzenie i analizę czasu.