Legea Parkinson: de ce pierzi timpul și cum să-l eviți

Ați auzit vreodată de cuvântul spuddle ? Este verbul din secolul al XVII-lea care înseamnă a lucra ineficient, a fi extrem de ocupat în timp ce nu obții absolut nimic.

Dacă te-ai chinuit în aceste zile, s-ar putea să fii o victimă a legii Parkinson. Nu-ți face griji dacă este cazul, avem o soluție pentru tine.
În acest articol, vom vorbi despre ce este legea Parkinson, de ce vă face să pierdeți timpul și cum să o evitați.

Ce este legea Parkinson?

Legea Parkinson este o observație care afirmă că „ Munca se extinde pentru a umple perioada de timp disponibilă pentru finalizarea acesteia ”. Cu alte cuvinte, oamenii își adaptează ritmul în funcție de volumul de muncă și de timpul pe care îl au pentru a-l termina.

Această lege poartă numele lui Cyril Northcote Parkinson, celebrul istoric și autor britanic. El a scris definiția de mai sus ca o linie de deschidere a articolului său pentru The Economist în 1955. Mai târziu a scris o carte despre acest concept, numită Legea lui Parkinson: Urmărirea progresului .

În articol, Parkinson a intenționat să vizeze ineficiența birocratizării serviciului civil britanic, unde lucra. A observat că toată lumea era ocupată toată ziua, dar foarte puține lucruri au fost de fapt realizate.

Legea Parkinson a fost demonstrată de atunci cu mai multe studii.

Există, de asemenea, Legea trivialității lui Parkinson , care afirmă că oamenii din cadrul organizațiilor acordă adesea timp și atenție necuvenite chestiunilor banale. După cum a spus Parkinson, „ Timpul petrecut cu orice punct de pe ordinea de zi va fi invers proporțional cu suma [de bani] implicată ”.

Legea Parkinson în managementul proiectelor

Mai simplu spus, dacă aveți 2 săptămâni pentru a finaliza o sarcină, vă va dura 2 săptămâni pentru a o îndeplini; dacă îți acorzi 5 zile pentru aceeași sarcină, vei reuși să o termini în 5 zile. Termenele limită neadecvate cauzează adesea amânare și petrece prea mult timp pe chestiuni banale.

Timpul estimat pentru finalizarea unei sarcini poate fi exagerat din cauza:

1. Un tampon prea mare, pentru că, așa cum spune legea lui Murphy, „ Dacă ceva poate merge prost, va merge prost ”.
2. O idee inexactă despre cât timp este nevoie pentru a finaliza sarcina.

have Adesea ne întrebăm: „ De cât timp am pentru need ”, în loc de „ De cât timp am nevoie ” Nu este o surpriză: la locul de muncă, rareori există stimulente pentru a termina mai devreme, deoarece ești „răsplătit” doar cu și mai multă muncă. Deoarece această muncă suplimentară rareori duce la salarii mai mari, mulți angajați nu consideră că terminarea unei sarcini devreme merită efortul.

Totuși, în cazurile în care ne pasă să facem ceva rapid, dar și cât mai eficient posibil, ceea ce ar trebui să ne întrebăm este: „ Cât timp ar trebui să-mi iau în mod realist, fără a compromite performanța? ”

Care este un exemplu de lege Parkinson?

În lucrarea sa, Parkinson a dat exemplul unei bătrâne care își petrece toată ziua scriind o carte poștală nepoatei sale. El a scris: „ Va petrece o oră în găsirea cărții poștale, alta în vânătoarea de ochelari, o jumătate de oră în căutarea adresei, o oră și un sfert în compunere și douăzeci de minute pentru a decide dacă să luați sau nu. o umbrelă când mergi la cutia de stâlpi de pe strada alăturată.” Pe scurt, i-a luat toată ziua să facă o activitate simplă pe care o persoană ocupată ar termina-o în câteva minute.

Un alt exemplu comun este un student care amână și apoi înghesuie totul în 2 zile și 2 nopți înainte de examen.

Există chiar și un fenomen numit Sindromul Studentului , în care oamenii întârzie îndeplinirea sarcinii până chiar înainte de termenul limită. Se crede că termenul a fost introdus de Eliyahu M. Goldratt în romanul său „Critical Chain”; el a făcut o paralelă între studenții care așteaptă până în ultimul moment pentru a studia și angajații care fac același lucru cu sarcinile de proiect pentru că cred că au timp suficient pentru a face totul.

După cum afirmă Corolarul Stock-Stanford al legii Parkinson, „ Dacă aștepți până în ultimul moment, durează doar un minut .”

Care sunt câteva exemple de lege Parkinson la locul de muncă?

În afară de Sindromul Studentului menționat mai sus, există o mulțime de exemple de lege Parkinson la locul de muncă.

Unul dintre ele este atunci când o companie de software 37signals (acum Basecamp) a introdus Summer Hours: lucrează 4 zile pe săptămână, 8 ore pe zi în timpul verii. Au început să experimenteze cu el în 2007 și încă o fac 14 ani mai târziu, așa că trebuie să funcționeze. Dar cum?

Cofondatorul lor, Jason Fried, și-a împărtășit părerea pentru New York Times - pe scurt, să iei mai mult timp liber te face mai productiv.

El a mai explicat:

„ Foarte puțini oameni lucrează chiar și 8 ore pe săptămână. Ai noroc dacă ai câteva ore bune între toate întâlnirile, întreruperile, navigarea pe internet, politica de birou și afacerile personale care pătrund în ziua de lucru tipică.

Mai puține ore de lucru oficiale ajută la stoarcerea grăsimii din săptămâna obișnuită de lucru. (…) Ei [angajații] nu o irosesc cu lucruri care pur și simplu nu contează. Când ai mai puține ore, de obicei le petreci mai înțelept ”.

Întâlnirile pot fi, de asemenea, un bun exemplu al legii Parkinson.

Uneori, oamenii rătăcesc, depășind timpul alocat, fără nicio structură sau agendă la vedere.

Până la urmă pleci fără o idee clară despre ce s-a spus în ultimele 2 ore.

Jack Welch, fostul CEO al General Electric, a spus în interviul său pentru Harvard Business Review:

„ Managerii înspăimântați și nervoși folosesc cărți de planificare groase și complicate și diapozitive pline cu tot ce au știut încă din copilărie. Liderii adevărați nu au nevoie de dezordine. Oamenii trebuie să aibă încrederea în sine pentru a fi clari, precisi, pentru a se asigura că fiecare persoană din organizația lor – de la cel mai înalt la cel mai mic – înțelege ce încearcă afacerea să realizeze.”

Dar, el ajunge la concluzia că simplitatea este cel mai greu de realizat. Oamenii cred adesea că folosirea unor cuvinte mari și complicate îi va face să pară mai inteligenți. În schimb, doar pierde timpul - comunicarea la locul de muncă ar trebui să fie întotdeauna clară și concisă.

Cum depășești legea Parkinson?

Există câteva modalități de a depăși legea Parkinson și de a vă crește productivitatea.

Determinați valoarea și importanța proiectului

Dacă vrei ca cineva să fie eficient (inclusiv pe tine), trebuie să fie conștient de valoarea și importanța proiectului. Este greu să fii motivat să termini un proiect fără o semnificație specială.

Deci, pictați întotdeauna o imagine mai mare. Explicați nu numai modul în care sarcina curentă ajută la atingerea unui obiectiv mai mare, ci și ce va urma în continuare. Uneori, oamenii amână pentru că nu știu ce să facă după ce termină ceea ce lucrează în acest moment. Din acest motiv, ar trebui să existe un program și un plan pentru proiect.

Stabiliți termene limită

În afară de un termen limită pentru proiect, setați câteva termene limită suplimentare pentru fiecare etapă.

De exemplu, am termene auto-impuse pentru toate fazele de scriere a articolelor mele. În felul acesta, mă pot asigura că termin totul la timp, fără niciun stres. Am stabilit termene limită pentru finalizarea primei schițe, a celei de-a doua și, în final, a editării.

Lucrați în intervale de timp

Pentru a rămâne concentrat pe tot parcursul zilei, lucrați în intervale orare. Acestea pot fi de până la 25 de minute (ca în tehnica Pomodoro) sau de până la 90 de minute. Nu aș sfătui să lucrezi mai mult de atât, deoarece studiile sugerează că creierul se poate concentra doar timp de 90 de minute înainte de a avea nevoie de o pauză de 15 minute.

A face pauze vă va ajuta mintea să rămână proaspătă, concentrată și eficientă.

Urmăriți-vă timpul

Pentru a afla cât timp durează de fapt fiecare proiect, urmăriți-vă timpul. Există o mulțime de aplicații de urmărire a timpului ușor de utilizat, care vă vor permite să vedeți cum vă petreceți timpul - ce procent din acesta este cheltuit lucrând? Și cât timp durează să amâni sau să faci lucruri banale?

Este o idee bună să faceți o revizuire săptămânală a muncii dvs.: la sfârșitul fiecărei săptămâni, verificați cum v-ați petrecut timpul în ultimele 5 zile. Există un domeniu pe care ar trebui să-l îmbunătățiți? Există ceva pentru care ar trebui să petreci mai mult sau mai puțin timp? Recenziile săptămânale sunt ceva care a făcut cu adevărat o diferență în productivitatea mea.

Încercați timeboxing sau time mapping

Alocarea în avans a unităților fixe de timp pentru activități se numește timeboxing. Este o tehnică de gestionare a timpului care servește la alocarea perioadelor de timp și pentru a pune o limită strictă activităților care altfel ți-ar lua prea mult timp.

O tehnică similară, numită maparea timpului, face un pas mai departe: atunci când dedici fiecare unitate de timp unei activități, îți oferă o imagine de ansamblu asupra timpului tău. De asemenea, include decizia asupra priorităților tale principale în toate domeniile vieții tale.

Definiți cu precizie ce înseamnă îndeplinirea sarcinii

Stabiliți așteptări clare cu privire la ceea ce înseamnă îndeplinirea cu succes a sarcinii. Acest lucru este util atât pentru perfecționiști, care au întotdeauna ceva de îmbunătățit sau de adăugat, cât și pentru începători, care se pot simți nesiguri în abilitățile lor.

Mai mult, determinați cu precizie rolurile și responsabilitățile fiecăruia într-un proiect, pentru a evita timpul pierdut din cauza neînțelegerilor.

Aveți obiectivul undeva vizibil

Atunci când nu avem obiectivele noastre în minte (și la vedere), avem tendința de a fi prinși în sarcini nesemnificative. Pentru a evita acest lucru, scrieți lucruri importante pe care trebuie să le realizați într-un loc vizibil (cum ar fi o notă post-it pe computer), astfel încât să vă puteți aminti pe ce trebuie să vă concentrați.

Faceți-vă obiectivele transparente

Spune-le oamenilor din jurul tău despre obiectivele tale. Alți oameni vă vor ține la răspundere - atunci când le spuneți tuturor despre lucrurile pe care doriți să le realizați, vă veți simți subconștient obligat să le realizați cât mai curând posibil. În consecință, vei amâna mai puțin și vei pierde mai puțin timp cu chestiuni banale.

Provoaca-te

Încercați să finalizați o sarcină cu 10% mai rapid, fără a compromite calitatea. Dacă te descurci bine, data viitoare încearcă să o completezi cu 15% mai repede, apoi cu 20% și așa mai departe. De exemplu, dacă de obicei vă ia o oră pentru a finaliza o sarcină, încercați să o terminați cu 5 minute mai devreme, apoi cu 10 minute mai devreme. După aceea, încercați să finalizați sarcina în 45 de minute și continuați să scurtați treptat timpul - până când găsiți acel punct ideal în care nu petreceți prea mult timp unei sarcini, dar o finalizați cu brio.

Concluzie

Legea Parkinson este un vizitator nedorit, dar frecvent în orice loc de muncă. Când începi să fii conștient de asta, ești pe un drum bun pentru a deveni mai eficient. Din fericire, îl poți evita în multe feluri, de la stabilirea unor termene limită suplimentare până la urmărirea și analiza timpului tău.