Küçük işletmeniz için bordro nasıl yönetilir

Bordro yönetimi, en baştan yapılması gereken zorlu bir süreçtir. Küçük işletmeler için, çok sayıda düzenleme ve yasa hakkında bilgi gerektirdiğinden özellikle strese neden olur. Üstüne üstlük, çalıştığınız yerdeki herkesin geçimini siz sağlıyorsunuz ki bu hiç de küçük bir şey değil. Bu nedenle, bordro başlı başına titiz bir çalışma ve veri tutma gerektirir. Hangisine yardım etmek için buradayız.

Bu nedenle, bu blog yazısında, küçük işletmeniz için bordroyu nasıl yöneteceğinizin temelleri konusunda size rehberlik ediyoruz.

Bordro yönetimi nedir?

Bordro yönetimi, maaş bordrosunun hesaplanması ve dağıtılması, telafi edici yasa ve yönetmelikler, vergi vb. ile güncel kalma sürecidir. Ayrıca, fazla mesai hesaplama ve hesaplamaları, esnek çalışma süresi ve ücretlerle ilgili diğer detayları da içerir.

Tüm bunlar, çalışanlarınızın adil ve zamanında tazmin edilmesini sağlamak için yapılır.

Bordronuzu yönetmenin iki yolu

Özellikle bilgi işi endüstrisinde farklı çalışan türleri olduğu için tüm ücretler aynı değildir. Sektörünüze bağlı olarak ücret hesaplaması ve ödeme şunları içerebilir:

• Maaş ücreti (çoğunlukla yerinde çalışan tam zamanlı çalışanlar);
• Saatlik ücret (yükleniciler ve serbest çalışanlar);
• Komisyon (yükleniciler ve serbest çalışanlar);
• İpucu ücreti (gıda ve hizmet endüstrileri);
• Mesai;
• Ücretli izin.

Ancak, işiniz esas olarak bilgi çalışanlarına bağlıysa, genellikle daha kolay bir zamanınız olur. Bu durumda, çalışanlarınıza ödeme yapmanın iki yolu vardır:

1. Tam zamanlı çalışanlar için haftalık veya aylık, ve
2. Koşullu işçiler için bordro (talep üzerine işe alınır, genellikle danışmanlar ve serbest çalışanlar, şirkete bağlı değildir).

Müteahhitler, serbest çalışanlar ve çalışanlar arasında önemli farklılıklar vardır, bu nedenle kimin en iyi ilk adım olabileceğini belirlemek. Kimin hangi evraklara ihtiyacı olduğunu, fazla mesai için nasıl ödendiğini, izin hakkı olup olmadığını ve ne zaman olduğunu öğrenin. Bu departmandaki gecikmeler, çalışan davalarına yol açabilir.

Küçük bir işletme için bordronun nasıl yönetileceğine dair ipuçları

Başarılı ve etkili bordro yönetimi için birkaç kilit nokta gereklidir. Vergi formlarının zamanında teslim edilmesi, çalışma saatleri ve fazla mesai takibi, sözleşmelerin kapsamlı bir şekilde kontrol edilmesi vb. gerekir. Gelin, bordro sürecinin her yönüne ve nasıl yapılacağına bir göz atalım.

Bordro belgelerini kontrol altında tutun

Bunu okuyan birçoğunuz maaş bordrosu için hangi belgelerin gerekli olduğunu biliyor olsa da, hafızanızı tazelemek her zaman iyidir. Ayrıca, programı sağlamlaştırmaya yardımcı olur, bu nedenle süreç daha kolaydır.

En kısa sürede işe alım evraklarını sıralayın

Her yeni çalışan için gerekli olan sözleşmeler şunları içerir:

1. tam zamanlı çalışanlar için W-4 ve serbest çalışanlar ve yükleniciler için W-9;
2. Form I9 (işe alım tarihinden en fazla 3 gün sonra);
3. Doğrudan Para Yatırma yetkilendirme formu;

Bu vergi ve iş kanunu belgelerinin her birinin yıllık olarak sunulması için kendi son tarihleri ​​vardır. Belgelerinizi zamanında düzenleyebilmeniz için, son teslim tarihi yaklaştığında size haftalar öncesinden haber verecek özel bir program oluşturun.

Çalışanlara sağlanan faydalarla ilgili evrakları sıralayın

Ayrıca, çalışanlara sağlanan sosyal yardımları ve sigortayı karşılıyorsanız, ücretli izin, hastalık izni, fazla mesai ücretleri, hayat/sağlık sigortası, emeklilik planı vb. hakkında da düşünmeniz gerekir.

Hastalık izni, izin, tatil ve fazla mesai gibi bu bilgilerin çoğu bir zaman izleme yazılımında izlenebilir. Bu verileri dijitalleştirmenin en iyi yanı, ne zaman ihtiyacınız olursa olsun, sadece birkaç tıklamayla gerekli tüm sayılarla kapsamlı bir rapor oluşturmanızdır.

İş kanunları ve vergi düzenlemelerinden haberdar olun

Söylemeye gerek yok, vergi düzenlemeleri veya iş kanunları olsun, her türlü değişiklikten haberdar olmak herkesin (özellikle bir işletme sahibinin) çıkarınadır. Kendi İş Konseyi tarafından hazırlanan bir Forbes makalesi, küçük işletme sahiplerine paha biçilmez ipuçları verdi. Bunlar arasında birkaç tanesini ayırmak istiyoruz:

• Bir danışman – uzmanlığı olan, size yüz binlerce olmasa da binlerce ücrete mal olabilecek tuzaklardan kaçınmanıza yardımcı olacak birisini işe alın;
• Danışmanlarınızla düzenli olarak görüşün - haftalık veya aylık olarak;
• Haber bülteni güncellemeleri için kaydolun veya web sitelerine yer işareti koyun - Jennifer Coy'un aynı makalede bahsettiği gibi, bir yasa çıkarılıp yazılı hale gelir gelmez harekete geçme zamanı. Bir YouTube videosunu veya bazı dijital editörlerden gelen bir raporu beklemek zaten çok geç olabilir.

Bu üç ipucu bile küçük işletmeniz için güncel kalmak için yeterli olabilir. Bununla birlikte, basit olduğu ve bilmeniz gereken her şeyi en az ayrıntıyla açıkladığı için makaleyi gözden geçirmenizi şiddetle tavsiye ederiz.

Belirli bir maaş bordrosu süresine sahip olun

Her şeyden önce, muhtemelen tüm çalışanlarınız için belirli bir ödeme gününüz vardır. İster aylık, ister haftalık, ister iki haftada bir. Bunun gibi belirlenmiş bir tarihe sahip olmak, siz o üzerinde çalışırken diğer tüm bordro görevlerini planlamayı kolaylaştırır.

Ülkeniz için yasal olarak gerekli olan asgari ödeme günü sayısının ne olduğunu kontrol etmek önemlidir. Kanun, çalışanlarınıza ayda iki kez ödeme yapmanızı gerektiriyorsa, bilmeniz gerekir. Çünkü asgariden daha az sıklıkta ödeme yapıyorsanız, yasal yansımalarla karşı karşıya kalırsınız.

Örneğin, New York'ta yasa, kol emeği işçilerine haftalık ödeme yapılması gerektiğini belirtirken, büro çalışanları için ayda iki kez ödeme yapılması gerekir.

Zamanı takip ederek kayıtlarınızı düzenli ve güvende tutun

Çoğu bordro yönetimi sürecindeki en büyük sorun, uygun kayıt tutma eksikliğidir. Daha kesin olmak gerekirse:

• Kalem ve kağıt ile katılım takibi;
• Manuel giriş gerektiren bir elektronik tablo ile izleme süresi;
• Yalnızca temel işlevleri olan zaman izleme yazılımı.

Günümüz bilgi endüstrisinde, her işletmenin güvenilir, sağlam bir bordro süresi izleyicisine ihtiyacı vardır. Aşağıdaki çalışma saatlerinin yanı sıra, maaş bordrosunu aşağıdakileri yaparak da çok daha kolay hale getirebilirsiniz:

• Masrafları ve proje ilerlemesini takip etme;
• Faturalandırılabilir ve faturalandırılamayan saatleri ayırma olanağına sahip olmak;
• Hangi alanların size en çok veya en az maliyetli olduğu konusunda fikir edinme;
• Ekibinizin projenin her bir yönüne ne kadar zaman harcadığı, bu da genel olarak finansmanı etkiliyor;
• Faturalar, raporlar ve çok daha fazlasını oluşturma.

Clockify gibi uzun süredir devam eden zaman izleyicileri, tüm zor ve sıkıcı görevleri yükleyerek işinize yardımcı olabilir. Tek yapmanız gereken çalışanlarınıza zamanlarını nasıl takip edecekleri konusunda talimat vermek ve - işte! Kolay ve sorunsuz bordro için ihtiyaç duyacağınız her türlü bilgi.

Bir bordro yöneticisi atayın

Bordro yöneticileri, uzmanlıkları işletme finansmanı ve insan kaynakları olan kişilerdir. Yalnızca maaş bordrosu ile ilgilenirler ve ayrıca ilgili personeli (eğer varsa) denetlerler.

Ayrı danışmanlar ve muhasebeciler kiralamak istemiyorsanız, bunların hepsini sizin için yapması için her zaman gemide birini tutabilirsiniz. Bir bordro yöneticisi tüm belgeleri kontrol altında tutacak, vergi ve iş kanunlarındaki değişiklikler hakkında sizi bilgilendirecek, ücretleri, fazla mesaileri, sigortaları ve sosyal yardımları hesaplayacak ve gerekli sözleşme ve bordro değişikliklerini çalışana iletecektir.

Uzmanlıklarıyla, avantajlarınızı sorumlu bir şekilde genişletmek için de çalışabilirsiniz. Örneğin, işinizi potansiyel çalışanlar için daha cazip hale getirmek için PTO'nuzu (ücretli izin politikası) geliştirmek.

İK ve bordro yöneticilerinin birlikte çalışmasını sağlayın

Bir İK yöneticiniz varsa, onları ve bordro yöneticisini bağlamak işinize fayda sağlayacaktır.

İK, şirket ve çalışanlar arasındaki köprü olduğundan, ikisi arasında bilgi aktarımı için gerekli tüm uzmanlıkla donatılmıştır. Bir çalışanın maaşı veya yan hakları hakkında daha fazla bilgi edinmek istemesi durumunda bordro süreci hakkında bilgi alabilir veya sorularını ve endişelerini bordro yöneticisine iletebilirler.

Harici bir ajans tutmayı düşünün

Bu tavsiye, tam zamanlı çalışanlar dışında müteahhitleri olan işletme sahiplerine yöneliktir. Müteahhitler ve serbest çalışanlar çok sayıda farklı dokümantasyon gerektirdiğinden, hepsine ayak uydurmak zor olabilir.

Bordro yöneticileri bu konuda yine de size yardımcı olabilir, ancak başka bir kişiyi işe almak istemiyorsanız, işi bir acenteden yaptırabilirsiniz. Her şeyi halletmek için kurum içinde atanmış bir kişiniz olmasa da, bir ajans aracılığıyla yönetilen bordro ayrıca şunlardan da yararlanabilir:

• Bordro işleme yazılımı hakkında endişelenmenize gerek yok;
• Bir işe alım sürecinden geçmek zorunda kalmamak;
• Şirketinize odaklanmış yetenekli bir insan havuzu sağlamak;
• Bakımı daha az maliyetlidir;
• Herhangi bir vergi kanunu ve düzenleme değişikliği hakkında sizi bilgilendirmek.

Sonuç olarak, şirket içi bordro yönetimi mi yoksa dış kaynak mı kullanacağınız elbette işletmenizin büyüklüğüne, ölçeklenebilirliğine ve finansmanına bağlıdır.

Süreç hakkında şeffaf olun

Son olarak, en az değil, tüm bordro süreci hakkında şeffaf olmak istiyorsunuz. Çalışanların hangi vergilerin ödendiğini, iş kanunlarının maaşlarını ve sözleşmelerini nasıl etkilediğini, bordro çizelgesine kadar (belgeleri dosyalamaya ve işlemeye başladığınızda, ücretlerin dağıtıldığı ana kadar) bilmesinin hiçbir zararı yoktur.

Süreci açıklamak, soru ve endişelerinizi almak ve 1:1 danışmanlık sunmak için bordro yöneticisiyle ara sıra (kısa) ofis çapında toplantılar planlayabilirsiniz. Ücretler asla tabu bir konu olmamalıdır ve çalışanlar ücretlerinin nasıl işlendiği ve dağıtıldığı konusunda ne kadar ilgili olursa, size ve genel olarak işletmeye o kadar fazla güven duyarlar.

Çözüm

En iyi bordro uygulaması genellikle en basit olanıdır - veya en azından izin verebileceği kadar basittir. En büyük endişeleriniz

• Ücretleri ve sosyal yardımları nasıl ve ne zaman ödemeniz gerektiğini belirleyen yasa ve yönetmelikleri takip etmek ve
• tüm sözleşmelerinizin, çalışma sürenizin ve ek verilerinizin tek bir yerde ve güncel olduğundan emin olun.

İyi bir zaman izleme yazılımı ve bir bordro danışmanı, her ikisini de yönetmenize yardımcı olabilir. Ancak, mümkünse, bir bordro yöneticisi veya bir ajans işe almak, işin çoğunu ve sonuçta stresi bir uzman olan birine devredecektir.