Lei de Parkinson: por que você perde tempo e como evitá-lo

Você já ouviu falar na palavra spuddle ? É o verbo do século XVII que significa trabalhar ineficientemente, estar extremamente ocupado sem conseguir absolutamente nada.

Se você está se mexendo ultimamente, pode ser vítima da lei de Parkinson. Não se preocupe se for esse o caso, temos uma solução para você.
Neste artigo, falaremos sobre o que é a lei de Parkinson, por que ela faz você perder tempo e como evitá-la.

O que é a lei de Parkinson?

A lei de Parkinson é uma observação que afirma que “o trabalho se expande para preencher o período de tempo disponível para sua conclusão ”. Em outras palavras, as pessoas ajustam seu ritmo à carga de trabalho e ao tempo que têm para terminá-la.

Esta lei tem o nome de Cyril Northcote Parkinson, o famoso historiador e autor britânico. Ele escreveu a definição acima como uma linha de abertura para seu artigo para The Economist em 1955. Mais tarde, ele escreveu um livro sobre o conceito, chamado Parkinson's Law: The Pursuit of Progress .

No artigo, Parkinson pretendia apontar para a ineficiência da burocratização do Serviço Civil Britânico, onde trabalhava. Ele notou que todos estavam ocupados o dia todo, mas muito poucas coisas eram realmente realizadas.

A lei de Parkinson já foi comprovada com vários estudos.

Há também a Lei da Trivialidade de Parkinson , que afirma que as pessoas dentro das organizações geralmente dedicam tempo e atenção indevidos a assuntos triviais. Como disse Parkinson, “ o tempo gasto em qualquer item da agenda será em proporção inversa à soma [de dinheiro] envolvida ”.

A lei de Parkinson no gerenciamento de projetos

Simplificando, se você tiver 2 semanas para concluir uma tarefa, levará 2 semanas para concluí-la; se você se dedicar 5 dias para a mesma tarefa, conseguirá terminá-la em 5 dias. Prazos inadequados costumam causar procrastinação e gastar muito tempo em assuntos triviais.

O tempo estimado para concluir uma tarefa pode ser exagerado devido a:

1. Um buffer muito grande, porque, como afirma a lei de Murphy, “ Se algo pode dar errado, vai dar errado ”,
2. Uma ideia imprecisa de quanto tempo leva para concluir a tarefa.

have Muitas vezes nos perguntamos: “ Quanto tempo tenho need ”, em vez de “ Quanto tempo preciso ” Isso não é surpresa: no local de trabalho, raramente há incentivos para terminar mais cedo, já que você é “recompensado” apenas com ainda mais trabalho. Como esse trabalho adicional raramente resulta em salários mais altos, muitos funcionários não acham que terminar uma tarefa antes valha o esforço.

No entanto, nos casos em que nos preocupamos em fazer algo rápido, mas também o mais eficiente possível, o que devemos nos perguntar é: “ Quanto tempo devo levar de forma realista, sem comprometer o desempenho? ”

O que é um exemplo da lei de Parkinson?

Em seu trabalho, Parkinson deu o exemplo de uma velhinha que passa o dia inteiro escrevendo um cartão postal para a sobrinha. Ele escreveu: “ Será gasta uma hora para encontrar o cartão-postal, outra para procurar óculos, meia hora para procurar o endereço, uma hora e um quarto para redigir e vinte minutos para decidir se leva ou não um guarda-chuva ao ir para a caixa de correio na próxima rua.” Resumindo, ela levava o dia inteiro para fazer uma atividade simples que uma pessoa ocupada terminaria em alguns minutos.

Outro exemplo comum é um aluno que procrastina e depois acumula tudo em 2 dias e 2 noites antes do exame.

Existe até um fenômeno chamado Síndrome do Aluno , em que as pessoas atrasam a realização da tarefa até antes do prazo. Acredita-se que o termo foi introduzido por Eliyahu M. Goldratt em seu romance “Critical Chain”; ele traçou um paralelo entre alunos que esperam até o último minuto para estudar e funcionários que fazem o mesmo com suas tarefas de projeto porque acham que têm tempo suficiente para fazer tudo.

Como afirma o Corolário de Stock-Stanford para a lei de Parkinson: “ Se você esperar até o último minuto, leva apenas um minuto para fazer ”.

Quais são alguns exemplos da lei de Parkinson no local de trabalho?

Além da Síndrome do Estudante acima mencionada, existem muitos exemplos da lei de Parkinson no local de trabalho.

Uma delas foi quando uma empresa de software 37signals (agora Basecamp) introduziu o Horário de Verão: funciona 4 dias por semana, 8 horas por dia durante o verão. Eles começaram a experimentar em 2007 e ainda fazem isso 14 anos depois, então deve funcionar. Mas como?

O cofundador deles, Jason Fried, compartilhou sua opinião para o New York Times – em suma, tirar mais tempo de folga torna você mais produtivo.

Ele também explicou:

“ Poucas pessoas trabalham até 8 horas por semana. Você tem sorte se tiver algumas boas horas entre todas as reuniões, interrupções, navegação na web, política de escritório e negócios pessoais que permeiam o dia de trabalho típico.

Menos horas de trabalho oficiais ajudam a espremer a gordura da semana de trabalho típica. (…) Eles [funcionários] não gastam com coisas que simplesmente não importam. Quando você tem menos horas costuma gastá-las com mais sabedoria ”.

As reuniões também podem ser um bom exemplo da lei de Parkinson.

Às vezes, as pessoas divagam, ultrapassando o tempo previsto, sem estrutura ou agenda à vista.

No final, você sai sem uma ideia clara do que foi dito nas últimas 2 horas.

Jack Welch, ex-CEO da General Electric, disse em sua entrevista à Harvard Business Review:

“ Os gerentes amedrontados e nervosos usam livros de planejamento grossos e complicados e slides cheios de tudo o que sabem desde a infância. Os verdadeiros líderes não precisam de desordem. As pessoas devem ter autoconfiança para serem claras, precisas, para ter certeza de que todas as pessoas em sua organização – do mais alto ao mais baixo – entendam o que o negócio está tentando alcançar.”

Mas, ele conclui que a simplicidade é o mais difícil de alcançar. As pessoas geralmente pensam que usar palavras grandes e complicadas fará com que pareçam mais inteligentes. Em vez disso, apenas desperdiça tempo – a comunicação no local de trabalho deve ser sempre clara e concisa.

Como você supera a lei de Parkinson?

Existem algumas maneiras de superar a lei de Parkinson e aumentar sua produtividade.

Determinar o valor e a importância do projeto

Se você quer que alguém seja eficiente (inclusive você), ele precisa estar ciente do valor e da importância do projeto. É difícil estar motivado para terminar um projeto sem significado particular.

Então, sempre pinte uma imagem maior. Explique não apenas como a tarefa atual ajuda a alcançar um objetivo maior, mas também o que virá a seguir. Às vezes, as pessoas procrastinam porque não sabem o que fazer depois de terminar o que estão trabalhando no momento. Por isso, deve haver um cronograma e um plano para o projeto.

Definir prazos

Além de um prazo do projeto, defina alguns prazos adicionais para cada etapa.

Por exemplo, tenho prazos auto-impostos para todas as fases de redação dos meus artigos. Dessa forma, posso ter certeza de terminar tudo a tempo, sem nenhum estresse. Eu estabeleci datas para completar o primeiro rascunho, o segundo rascunho e, finalmente, a edição.

Trabalhe em horários

Para manter o foco ao longo do dia, trabalhe em intervalos de tempo. Eles podem ser tão curtos quanto 25 minutos (como na técnica Pomodoro) ou até 90 minutos. Eu não aconselharia trabalhar mais do que isso, pois estudos sugerem que o cérebro só pode se concentrar por 90 minutos antes de precisar de uma pausa de 15 minutos.

Fazer pausas ajudará sua mente a permanecer fresca, focada e eficiente.

Acompanhe seu tempo

Para descobrir quanto tempo cada projeto realmente leva, acompanhe seu tempo. Existem muitos aplicativos de rastreamento de tempo fáceis de usar que permitem que você veja como você gasta seu tempo - qual porcentagem é gasta trabalhando? E quanto tempo vai para procrastinar ou fazer coisas triviais?

É uma boa ideia fazer uma Revisão Semanal do seu trabalho: no final de cada semana, verifique como você gastou seu tempo nos 5 dias anteriores. Existe uma área que você deve melhorar? Existe algo em que você deve gastar mais ou menos tempo? As Avaliações Semanais são algo que realmente fez a diferença na minha produtividade.

Tente timeboxing ou mapeamento de tempo

A alocação antecipada de unidades fixas de tempo para atividades é chamada de timeboxing. É uma técnica de gerenciamento de tempo que serve para alocar períodos de tempo e colocar um limite estrito para atividades que, de outra forma, tirariam muito do seu tempo.

Uma técnica semelhante, chamada de mapeamento de tempo, vai um passo além: quando você dedica cada unidade de tempo a uma atividade, ela fornece uma visão geral do seu tempo. Também inclui decidir sobre suas principais prioridades em todas as áreas de sua vida.

Defina com precisão o que significa que a tarefa é feita

Defina expectativas claras do que significa concluir a tarefa com sucesso. Isso é útil tanto para perfeccionistas, que sempre têm algo a melhorar ou acrescentar, quanto para iniciantes, que podem se sentir inseguros em suas habilidades.

Além disso, determine com precisão os papéis e responsabilidades de todos em um projeto, para evitar perda de tempo devido a mal-entendidos.

Tenha seu objetivo em algum lugar visível

Quando não temos nossos objetivos em mente (e à vista), tendemos a ficar presos em tarefas insignificantes. Para evitar isso, escreva coisas importantes que você precisa realizar em um local visível (como um post-it no seu computador), para que você possa se lembrar do que precisa focar.

Torne seus objetivos transparentes

Conte às pessoas ao seu redor sobre seus objetivos. Outras pessoas irão mantê-lo responsável – quando você contar a todos sobre as coisas que deseja alcançar, você se sentirá subconscientemente obrigado a realizá-las o mais rápido possível. Como consequência, você procrastinará menos e perderá menos tempo com assuntos triviais.

Desafie-se

Tente terminar uma tarefa 10% mais rápido, sem comprometer a qualidade. Se você se sair bem, da próxima vez, tente completá-lo 15% mais rápido, depois 20% e assim por diante. Por exemplo, se você costuma levar uma hora para terminar uma tarefa, tente terminá-la 5 minutos antes e 10 minutos antes. Depois disso, tente concluir a tarefa em 45 minutos e vá diminuindo gradualmente o tempo – até encontrar o ponto ideal ideal onde você não gasta muito tempo em uma tarefa, mas ainda a termina com cores voadoras.

Conclusão

A lei de Parkinson é um visitante indesejado, mas frequente em todos os locais de trabalho. Quando você começa a ter consciência disso, está no bom caminho para se tornar mais eficiente. Felizmente, você pode evitá-lo de várias maneiras, desde definir prazos adicionais até rastrear e analisar seu tempo.