Hukum Parkinson: mengapa Anda membuang waktu dan bagaimana menghindarinya?

Pernahkah Anda mendengar kata sputum ? Ini adalah kata kerja dari abad ke-17 yang berarti bekerja dengan tidak efektif, menjadi sangat sibuk sementara sama sekali tidak mencapai apa-apa.

Jika Anda telah membocorkan hari ini, Anda mungkin menjadi korban dari hukum Parkinson. Jangan khawatir jika itu masalahnya, kami punya solusi untuk Anda.
Pada artikel ini, kita akan berbicara tentang apa itu hukum Parkinson, mengapa itu membuat Anda membuang waktu, dan bagaimana menghindarinya.

Apa hukum parkinson?

Hukum Parkinson adalah pengamatan yang menyatakan bahwa " Pekerjaan meluas untuk mengisi periode waktu yang tersedia untuk penyelesaiannya ." Dengan kata lain, orang menyesuaikan kecepatan mereka dengan beban kerja dan jumlah waktu yang mereka miliki untuk menyelesaikannya.

Hukum ini dinamai Cyril Northcote Parkinson, sejarawan dan penulis Inggris yang terkenal. Dia menulis definisi di atas sebagai baris pembuka artikelnya untuk The Economist pada tahun 1955. Dia kemudian menulis sebuah buku tentang konsep tersebut, berjudul Hukum Parkinson: The Pursuit of Progress .

Dalam artikel tersebut, Parkinson bermaksud membidik inefisiensi birokratisasi Pegawai Negeri Sipil Inggris, tempat dia bekerja. Dia memperhatikan bahwa semua orang sibuk sepanjang hari, tetapi sangat sedikit hal yang benar-benar tercapai.

Hukum Parkinson sejak itu telah dibuktikan dengan beberapa penelitian.

Ada juga Hukum Trivialitas Parkinson , yang menyatakan bahwa orang-orang dalam organisasi sering memberikan waktu dan perhatian yang tidak semestinya untuk hal-hal sepele. Seperti yang dikatakan Parkinson, “ Waktu yang dihabiskan untuk setiap item agenda akan berbanding terbalik dengan jumlah [uang] yang terlibat .”

Hukum Parkinson dalam manajemen proyek

Sederhananya, jika Anda memiliki waktu 2 minggu untuk menyelesaikan suatu tugas, Anda akan membutuhkan waktu 2 minggu untuk menyelesaikannya; jika Anda memberi diri Anda 5 hari untuk tugas yang sama, Anda akan berhasil menyelesaikannya dalam 5 hari. Tenggat waktu yang tidak memadai sering menyebabkan penundaan dan menghabiskan terlalu banyak waktu untuk hal-hal sepele.

Perkiraan waktu untuk menyelesaikan suatu tugas dapat dilebih-lebihkan karena:

1. Buffer yang terlalu besar, karena, seperti yang dinyatakan oleh hukum Murphy, “ Jika sesuatu bisa salah, itu akan salah ”,
2. Gagasan yang tidak akurat tentang berapa banyak waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas.

have Kita sering bertanya-tanya, “ Berapa banyak waktu yang saya miliki need ”, alih-alih “ Berapa banyak waktu yang saya perlukan Itu tidak mengejutkan: di tempat kerja, jarang ada insentif untuk menyelesaikan lebih awal, karena Anda "dihadiahi" hanya dengan lebih banyak pekerjaan. Karena pekerjaan tambahan itu jarang menghasilkan gaji yang lebih tinggi, banyak karyawan tidak menganggap menyelesaikan tugas lebih awal sepadan dengan usaha.

Namun, dalam kasus ketika kita peduli untuk melakukan sesuatu dengan cepat, tetapi juga, seefisien mungkin, yang harus kita tanyakan pada diri sendiri adalah: “ Berapa banyak waktu yang harus saya ambil secara realistis, tanpa mengorbankan kinerja? ”

Apa contoh hukum parkinson?

Dalam karyanya, Parkinson memberi contoh seorang wanita tua yang menghabiskan sepanjang hari menulis kartu pos untuk keponakannya. Dia menulis: “ Satu jam akan dihabiskan untuk menemukan kartu pos, satu jam lagi untuk berburu kacamata, setengah jam untuk mencari alamat, satu seperempat jam untuk menyusun, dan dua puluh menit untuk memutuskan apakah akan mengambil atau tidak. payung ketika pergi ke kotak pilar di jalan berikutnya.” Singkatnya, dia membutuhkan waktu sepanjang hari untuk melakukan aktivitas sederhana yang akan diselesaikan oleh orang yang sibuk dalam beberapa menit.

Contoh umum lainnya adalah seorang siswa yang menunda-nunda kemudian menjejalkan segala sesuatunya dalam 2 hari 2 malam sebelum ujian.

Bahkan ada fenomena yang disebut Student Syndrome , dimana orang menunda mengerjakan tugas hingga tepat sebelum deadline. Diyakini bahwa istilah tersebut diperkenalkan oleh Eliyahu M. Goldratt dalam novelnya “Critical Chain”; dia menarik paralel antara siswa yang menunggu sampai menit terakhir untuk belajar dan karyawan yang melakukan hal yang sama dengan tugas proyek mereka karena mereka pikir mereka memiliki cukup waktu untuk melakukan segalanya.

Seperti yang dinyatakan oleh Stock-Stanford Corollary untuk hukum Parkinson, “ Jika Anda menunggu sampai menit terakhir, hanya perlu satu menit untuk melakukannya .”

Apa saja contoh hukum Parkinson di tempat kerja?

Selain Sindrom Pelajar yang disebutkan di atas, ada banyak contoh hukum Parkinson di tempat kerja.

Salah satunya adalah ketika perusahaan perangkat lunak 37signals (sekarang Basecamp) memperkenalkan Jam Musim Panas: mereka bekerja 4 hari seminggu, 8 jam sehari selama musim panas. Mereka mulai bereksperimen dengannya pada tahun 2007 dan mereka masih melakukannya 14 tahun kemudian, jadi itu harus berhasil. Tapi bagaimana caranya?

Pendiri mereka, Jason Fried, membagikan pendapatnya untuk New York Times — singkatnya, mengambil lebih banyak waktu istirahat membuat Anda lebih produktif.

Dia juga menjelaskan:

“ Sangat sedikit orang yang bekerja bahkan 8 jam seminggu. Anda beruntung jika Anda mendapatkan beberapa jam yang baik di antara semua rapat, interupsi, penjelajahan web, politik kantor, dan bisnis pribadi yang memenuhi hari kerja biasa.

Jam kerja resmi yang lebih sedikit membantu memeras lemak dari minggu kerja biasa. (…) Mereka [karyawan] tidak menyia-nyiakannya untuk hal-hal yang tidak penting. Ketika Anda memiliki lebih sedikit jam, Anda biasanya menghabiskannya dengan lebih bijak ”.

Rapat juga bisa menjadi contoh yang baik dari hukum Parkinson.

Terkadang, orang mengoceh, melebihi waktu yang ditentukan, tanpa struktur atau agenda yang terlihat.

Pada akhirnya, Anda pergi tanpa gagasan yang jelas tentang apa yang telah dikatakan dalam 2 jam terakhir.

Jack Welch, mantan CEO General Electric, mengatakan dalam wawancaranya dengan Harvard Business Review:

Para manajer yang ketakutan dan gugup menggunakan buku-buku perencanaan yang tebal dan berbelit-belit dan slide-slide sibuk yang diisi dengan segala sesuatu yang mereka ketahui sejak kecil. Pemimpin sejati tidak membutuhkan kekacauan. Orang harus memiliki kepercayaan diri untuk menjadi jelas, tepat, untuk memastikan bahwa setiap orang di organisasi mereka — tertinggi hingga terendah — memahami apa yang coba dicapai oleh bisnis.”

Tapi, ia menyimpulkan bahwa kesederhanaan adalah yang paling sulit untuk dicapai. Orang sering berpikir bahwa menggunakan kata-kata yang besar dan rumit akan membuat mereka terlihat lebih pintar. Sebaliknya, itu hanya membuang-buang waktu — komunikasi di tempat kerja harus selalu jelas dan ringkas.

Bagaimana cara mengatasi hukum parkinson?

Ada beberapa cara untuk mengatasi hukum Parkinson dan meningkatkan produktivitas Anda.

Tentukan nilai dan kepentingan proyek

Jika Anda ingin seseorang menjadi efisien (termasuk Anda sendiri), mereka perlu menyadari nilai dan kepentingan proyek. Sulit untuk termotivasi untuk menyelesaikan sebuah proyek tanpa signifikansi tertentu.

Jadi, selalu lukis gambar yang lebih besar. Jelaskan tidak hanya bagaimana tugas saat ini membantu mencapai tujuan yang lebih besar, tetapi juga apa yang akan datang selanjutnya. Terkadang, orang menunda-nunda karena mereka tidak tahu apa yang harus dilakukan setelah mereka menyelesaikan apa yang sedang mereka kerjakan saat ini. Karena itu, harus ada jadwal dan rencana untuk proyek tersebut.

Tetapkan tenggat waktu

Terlepas dari tenggat waktu proyek, tetapkan beberapa tenggat waktu tambahan untuk setiap pencapaian.

Misalnya, saya memiliki tenggat waktu yang ditentukan sendiri untuk semua fase penulisan artikel saya. Dengan begitu, saya bisa memastikan saya menyelesaikan semuanya tepat waktu tanpa stres. Saya menetapkan tanggal jatuh tempo untuk menyelesaikan draf pertama, draf kedua, dan akhirnya, mengedit.

Bekerja dalam slot waktu

Untuk tetap fokus sepanjang hari, bekerjalah dalam slot waktu. Mereka bisa sesingkat 25 menit (seperti dalam teknik Pomodoro) atau selama 90 menit. Saya tidak menyarankan bekerja lebih lama dari itu, karena penelitian menunjukkan bahwa otak hanya dapat fokus selama 90 menit sebelum perlu istirahat 15 menit.

Beristirahat akan membantu pikiran Anda tetap segar, fokus, dan efisien.

Lacak waktu Anda

Untuk mengetahui berapa banyak waktu yang sebenarnya dibutuhkan setiap proyek, lacak waktu Anda. Ada banyak aplikasi pelacak waktu yang mudah digunakan yang memungkinkan Anda melihat bagaimana Anda menghabiskan waktu — berapa persentase waktu yang dihabiskan untuk bekerja? Dan berapa banyak waktu yang dihabiskan untuk menunda-nunda atau melakukan hal-hal sepele?

Sebaiknya lakukan Review Mingguan atas pekerjaan Anda: di akhir setiap minggu, periksa bagaimana Anda menghabiskan waktu Anda dalam 5 hari sebelumnya. Apakah ada area yang harus Anda tingkatkan? Apakah ada sesuatu yang Anda harus menghabiskan lebih banyak atau lebih sedikit waktu? Ulasan Mingguan adalah sesuatu yang benar-benar membuat perbedaan dalam produktivitas saya.

Coba timeboxing atau pemetaan waktu

Mengalokasikan unit waktu tetap untuk kegiatan di muka disebut timeboxing. Ini adalah teknik manajemen waktu yang berfungsi untuk mengalokasikan periode waktu dan memberikan batasan ketat pada aktivitas yang akan menghabiskan terlalu banyak waktu Anda.

Teknik serupa, yang disebut pemetaan waktu, melangkah lebih jauh: ketika Anda mendedikasikan setiap unit waktu untuk suatu aktivitas, itu memberi Anda gambaran umum tentang waktu Anda. Ini juga termasuk memutuskan prioritas utama Anda di semua bidang kehidupan Anda.

Definisikan dengan tepat apa artinya tugas itu selesai

Tetapkan harapan yang jelas tentang apa artinya menyelesaikan tugas dengan sukses. Ini berguna baik untuk perfeksionis, yang selalu memiliki sesuatu untuk ditingkatkan atau ditambahkan, dan untuk pemula, yang mungkin merasa tidak aman dalam keterampilan mereka.

Selanjutnya, tentukan secara tepat peran dan tanggung jawab setiap orang dalam sebuah proyek, untuk menghindari waktu terbuang karena kesalahpahaman.

Buat tujuan Anda terlihat di suatu tempat

Ketika kita tidak memiliki tujuan kita dalam pikiran (dan terlihat), kita cenderung terjebak dalam tugas-tugas yang tidak penting. Untuk menghindarinya, tulis hal-hal penting yang perlu Anda selesaikan di tempat yang terlihat (seperti catatan tempel di komputer Anda), sehingga Anda dapat mengingatkan diri sendiri tentang apa yang harus Anda fokuskan.

Jadikan tujuan Anda transparan

Beri tahu orang-orang di sekitar Anda tentang tujuan Anda. Orang lain akan membuat Anda bertanggung jawab — ketika Anda memberi tahu semua orang tentang hal-hal yang ingin Anda capai, secara tidak sadar Anda akan merasa berkewajiban untuk mencapainya sesegera mungkin. Akibatnya, Anda akan lebih sedikit menunda-nunda dan membuang lebih sedikit waktu untuk hal-hal sepele.

Tantang dirimu sendiri

Cobalah menyelesaikan tugas 10% lebih cepat, tanpa mengurangi kualitasnya. Jika Anda melakukannya dengan baik, lain kali coba selesaikan 15% lebih cepat, lalu 20%, dan seterusnya. Misalnya, jika biasanya Anda membutuhkan waktu satu jam untuk menyelesaikan tugas, cobalah menyelesaikannya 5 menit lebih awal, lalu 10 menit lebih awal. Setelah itu, coba selesaikan tugas dalam 45 menit dan terus perpendek waktu secara bertahap — sampai Anda menemukan sweet spot yang ideal di mana Anda tidak menghabiskan terlalu banyak waktu untuk tugas, tetapi tetap menyelesaikannya dengan warna-warni.

Kesimpulan

Hukum Parkinson adalah pengunjung yang tidak diinginkan, tetapi sering dikunjungi di setiap tempat kerja. Ketika Anda mulai menyadarinya, Anda berada di jalur yang baik untuk menjadi lebih efisien. Untungnya, Anda dapat menghindarinya dengan banyak cara, mulai dari menetapkan tenggat waktu tambahan hingga melacak dan menganalisis waktu Anda.