Parkinsonsches Gesetz: Warum man Zeit verschwendet und wie man es vermeidet

Haben Sie schon einmal von dem Wort Spuddle gehört ? Es ist das Verb aus dem 17. Jahrhundert, das bedeutet, ineffektiv zu arbeiten, extrem beschäftigt zu sein und dabei absolut nichts zu erreichen.

Wenn Sie in diesen Tagen gespuddelt haben, könnten Sie ein Opfer des Parkinson-Gesetzes sein. Machen Sie sich in diesem Fall keine Sorgen, wir haben eine Lösung für Sie.
In diesem Artikel sprechen wir darüber, was das Parkinson-Gesetz ist, warum Sie dadurch Zeit verschwenden und wie Sie es vermeiden können.

Was ist das Parkinson-Gesetz?

Das Parkinson-Gesetz ist eine Beobachtung, die besagt, dass „ Arbeit sich ausdehnt, um den Zeitraum auszufüllen, der für ihre Fertigstellung zur Verfügung steht “. Mit anderen Worten, die Leute passen ihr Tempo an die Arbeitsbelastung und die Zeit an, die sie haben, um sie zu erledigen.

Dieses Gesetz ist nach Cyril Northcote Parkinson, dem berühmten britischen Historiker und Autor, benannt. Er schrieb die obige Definition als Eröffnungszeile zu seinem Artikel für The Economist im Jahr 1955. Später schrieb er ein Buch über das Konzept mit dem Titel Parkinson's Law: The Pursuit of Progress .

In dem Artikel wollte Parkinson auf die Ineffizienz der Bürokratisierung des britischen öffentlichen Dienstes, in dem er arbeitete, abzielen. Er bemerkte, dass alle den ganzen Tag beschäftigt waren, aber nur sehr wenige Dinge tatsächlich erledigt wurden.

Das Parkinsonsche Gesetz wurde inzwischen durch mehrere Studien belegt.

Es gibt auch das Parkinson-Gesetz der Trivialität , das besagt, dass Menschen in Organisationen oft unangemessene Zeit und Aufmerksamkeit für triviale Angelegenheiten aufwenden. Wie Parkinson sagte: „ Die Zeit, die für einen Tagesordnungspunkt aufgewendet wird, steht im umgekehrten Verhältnis zur Summe [des Geldes], um die es geht .“

Parkinsonsches Gesetz im Projektmanagement

Einfach ausgedrückt, wenn Sie 2 Wochen Zeit haben, um eine Aufgabe zu erledigen, werden Sie 2 Wochen brauchen, um sie zu erledigen; Wenn Sie sich 5 Tage für die gleiche Aufgabe geben, schaffen Sie es in 5 Tagen. Unzureichende Fristen führen oft zu Verzögerungen und zu viel Zeitaufwand für Nebensächlichkeiten.

Die geschätzte Zeit zum Abschließen einer Aufgabe kann aus folgenden Gründen übertrieben sein:

1. Ein zu großer Puffer, denn wie Murphys Gesetz besagt: „ Wenn etwas schief gehen kann, wird es schief gehen “.
2. Eine ungenaue Vorstellung davon, wie viel Zeit benötigt wird, um die Aufgabe zu erledigen.

have Wir fragen uns oft: „ Wie viel Zeit habe ich , need “, statt „Wie viel Zeit brauche “ Das ist kein Wunder: Am Arbeitsplatz gibt es selten Anreize, früher fertig zu werden, da man nur mit noch mehr Arbeit „belohnt“ wird. Da diese zusätzliche Arbeit selten zu einer höheren Bezahlung führt, finden viele Mitarbeiter es nicht wert, eine Aufgabe vorzeitig zu erledigen.

In Fällen, in denen es uns wichtig ist, etwas schnell, aber auch so effizient wie möglich zu erledigen, sollten wir uns fragen: „ Wie viel Zeit sollte ich mir realistischerweise nehmen, ohne die Leistung zu beeinträchtigen? ”

Was ist ein Beispiel für das Parkinson-Gesetz?

Parkinson gab in seiner Arbeit ein Beispiel einer alten Dame, die den ganzen Tag damit verbringt, ihrer Nichte eine Postkarte zu schreiben. Er schrieb: „ Eine Stunde wird damit verbracht, die Postkarte zu finden, eine weitere mit der Suche nach Brillen, eine halbe Stunde mit der Suche nach der Adresse, eineinhalb Stunden mit dem Verfassen und zwanzig Minuten mit der Entscheidung, ob man sie nimmt oder nicht einen Regenschirm, wenn man in der nächsten Straße zum Säulenkasten geht.“ Kurz gesagt, sie brauchte den ganzen Tag für eine einfache Tätigkeit, die eine vielbeschäftigte Person in ein paar Minuten erledigen würde.

Ein weiteres häufiges Beispiel ist ein Student, der 2 Tage und 2 Nächte vor der Prüfung alles aufschiebt und dann alles paukt.

Es gibt sogar ein Phänomen namens Studentensyndrom , bei dem die Leute die Aufgabe bis kurz vor dem Abgabetermin verzögern. Es wird angenommen, dass der Begriff von Eliyahu M. Goldratt in seinem Roman „Critical Chain“ eingeführt wurde; Er zog eine Parallele zwischen Studenten, die bis zur letzten Minute mit dem Lernen warten, und Mitarbeitern, die mit ihren Projektaufgaben dasselbe tun, weil sie glauben, genug Zeit für alles zu haben.

Wie die Stock-Stanford-Ergänzung zum Parkinson-Gesetz besagt: „ Wenn Sie bis zur letzten Minute warten, dauert es nur eine Minute .“

Was sind einige Beispiele für das Parkinson-Gesetz am Arbeitsplatz?

Abgesehen vom oben erwähnten Studentensyndrom gibt es viele Beispiele für das Parkinson-Gesetz am Arbeitsplatz.

Einer davon war, als ein Softwareunternehmen 37signals (jetzt Basecamp) Sommerzeiten einführte: Sie arbeiten 4 Tage die Woche, 8 Stunden am Tag im Sommer. Sie begannen 2007 damit zu experimentieren und tun es 14 Jahre später immer noch, also muss es funktionieren. Aber wie?

Ihr Mitbegründer, Jason Fried, teilte seine Meinung für die New York Times mit – kurz gesagt, mehr Auszeit macht Sie produktiver.

Er erklärte auch:

„ Sehr wenige Menschen arbeiten auch nur 8 Stunden die Woche. Sie haben Glück, wenn Sie zwischen all den Besprechungen, Unterbrechungen, dem Surfen im Internet, der Büropolitik und den persönlichen Angelegenheiten, die den typischen Arbeitstag durchdringen, ein paar gute Stunden haben.

Weniger offizielle Arbeitszeiten tragen dazu bei, das Fett aus der typischen Arbeitswoche herauszupressen. (…) Sie [Mitarbeiter] verschwenden es nicht mit Dingen, die einfach nicht wichtig sind. Wenn Sie weniger Stunden haben, verbringen Sie diese normalerweise klüger “.

Meetings können auch ein gutes Beispiel für das Parkinson-Gesetz sein.

Manchmal schweifen die Leute ab und überschreiten die zugeteilte Zeit, ohne dass eine Struktur oder Agenda in Sicht ist.

Am Ende gehen Sie ohne eine klare Vorstellung davon, was in den letzten 2 Stunden gesagt wurde.

Jack Welch, der ehemalige CEO von General Electric, sagte in seinem Interview mit Harvard Business Review:

„ Verängstigte, nervöse Manager verwenden dicke, verschlungene Planungsbücher und geschäftige Folien, die mit allem gefüllt sind, was sie seit ihrer Kindheit wissen. Echte Führungskräfte brauchen keine Unordnung. Die Menschen müssen das Selbstvertrauen haben, klar und präzise zu sein, um sicher zu sein, dass jede Person in ihrer Organisation – von der höchsten bis zur niedrigsten – versteht, was das Unternehmen zu erreichen versucht.“

Aber er kommt zu dem Schluss, dass Einfachheit am schwierigsten zu erreichen ist. Die Leute denken oft, dass die Verwendung großer und komplizierter Wörter sie klüger erscheinen lässt. Stattdessen ist es nur Zeitverschwendung – die Kommunikation am Arbeitsplatz sollte immer klar und prägnant sein.

Wie überwindet man das Parkinsonsche Gesetz?

Es gibt einige Möglichkeiten, das Parkinson-Gesetz zu überwinden und Ihre Produktivität zu steigern.

Bestimmen Sie den Wert und die Bedeutung des Projekts

Wenn Sie möchten, dass jemand effizient ist (Sie selbst eingeschlossen), muss er sich des Werts und der Bedeutung des Projekts bewusst sein. Es ist schwer, motiviert zu sein, ein Projekt ohne besondere Bedeutung abzuschließen.

Malen Sie also immer ein größeres Bild. Erklären Sie nicht nur, wie die aktuelle Aufgabe hilft, ein größeres Ziel zu erreichen, sondern auch, was als nächstes kommt. Manchmal zögern Leute, weil sie nicht wissen, was sie tun sollen, nachdem sie das, woran sie gerade arbeiten, beendet haben. Aus diesem Grund sollte es einen Zeitplan und einen Plan für das Projekt geben.

Fristen setzen

Legen Sie neben einer Projektfrist ein paar zusätzliche Fristen für jeden Meilenstein fest.

Zum Beispiel habe ich mir selbst gesetzte Fristen für alle Phasen des Schreibens meiner Artikel. So kann ich sicherstellen, dass ich alles pünktlich und stressfrei fertigstelle. Ich setze Fälligkeitstermine für die Fertigstellung des ersten Entwurfs, des zweiten Entwurfs und schließlich die Bearbeitung.

Arbeiten Sie in Zeitfenstern

Um den ganzen Tag konzentriert zu bleiben, arbeiten Sie in Zeitfenstern. Sie können so kurz wie 25 Minuten (wie bei der Pomodoro-Technik) oder so lang wie 90 Minuten sein. Ich würde davon abraten, länger zu arbeiten, da Studien belegen, dass sich das Gehirn nur 90 Minuten lang konzentrieren kann, bevor es eine 15-minütige Pause braucht.

Pausen zu machen hilft deinem Geist, frisch, konzentriert und effizient zu bleiben.

Verfolgen Sie Ihre Zeit

Um herauszufinden, wie viel Zeit jedes Projekt tatsächlich in Anspruch nimmt, verfolgen Sie Ihre Zeit. Es gibt viele benutzerfreundliche Zeiterfassungs-Apps, mit denen Sie sehen können, wie Sie Ihre Zeit verbringen – wie viel Prozent davon verbringen Sie mit der Arbeit? Und wie viel Zeit wird für das Aufschieben oder Erledigen trivialer Dinge aufgewendet?

Es ist eine gute Idee, einen wöchentlichen Rückblick auf Ihre Arbeit zu machen: Überprüfen Sie am Ende jeder Woche, wie Sie Ihre Zeit in den letzten 5 Tagen verbracht haben. Gibt es einen Bereich, in dem Sie sich verbessern sollten? Gibt es etwas, für das Sie mehr oder weniger Zeit aufwenden sollten? Wöchentliche Bewertungen sind etwas, das meine Produktivität wirklich verbessert hat.

Probieren Sie Timeboxing oder Time Mapping aus

Das Zuweisen fester Zeiteinheiten für Aktivitäten im Voraus wird als Timeboxing bezeichnet. Es ist eine Zeitmanagementtechnik, die dazu dient, Zeiträume zuzuweisen und Aktivitäten, die sonst zu viel Zeit in Anspruch nehmen würden, streng einzuschränken.

Eine ähnliche Technik namens Time Mapping geht noch einen Schritt weiter: Wenn Sie jede Zeiteinheit einer Aktivität widmen, erhalten Sie einen Überblick über Ihre Zeit. Es beinhaltet auch die Entscheidung über Ihre obersten Prioritäten in allen Bereichen Ihres Lebens.

Definieren Sie genau, was bedeutet, dass die Aufgabe erledigt ist

Setzen Sie klare Erwartungen, was es bedeutet, die Aufgabe erfolgreich abzuschließen. Dies ist sowohl für Perfektionisten hilfreich, die immer etwas zu verbessern oder hinzuzufügen haben, als auch für Anfänger, die sich möglicherweise in ihren Fähigkeiten unsicher fühlen.

Legen Sie außerdem die Rollen und Verantwortlichkeiten aller in einem Projekt genau fest, um Zeitverschwendung durch Missverständnisse zu vermeiden.

Haben Sie Ihr Ziel irgendwo sichtbar

Wenn wir unsere Ziele nicht vor Augen (und in Sichtweite) haben, neigen wir dazu, uns in unbedeutenden Aufgaben zu verfangen. Um dies zu vermeiden, schreiben Sie wichtige Dinge, die Sie erledigen müssen, an eine gut sichtbare Stelle (z. B. auf einen Post-it-Zettel auf Ihrem Computer), damit Sie sich daran erinnern können, worauf Sie sich konzentrieren müssen.

Machen Sie Ihre Ziele transparent

Erzählen Sie Ihren Mitmenschen von Ihren Zielen. Andere Leute werden Sie zur Rechenschaft ziehen – wenn Sie allen von den Dingen erzählen, die Sie erreichen möchten, werden Sie sich unbewusst verpflichtet fühlen, diese so schnell wie möglich zu erreichen. Infolgedessen werden Sie weniger aufschieben und weniger Zeit mit Nebensächlichkeiten verschwenden.

Fordere dich heraus

Versuchen Sie, eine Aufgabe 10 % schneller zu erledigen, ohne die Qualität zu beeinträchtigen. Wenn Sie gut abschneiden, versuchen Sie beim nächsten Mal, es 15 % schneller zu erledigen, dann 20 % schneller und so weiter. Wenn Sie zum Beispiel normalerweise eine Stunde brauchen, um eine Aufgabe zu erledigen, versuchen Sie, sie 5 Minuten früher und dann 10 Minuten früher zu erledigen. Versuchen Sie danach, die Aufgabe in 45 Minuten zu erledigen, und verkürzen Sie die Zeit immer weiter – bis Sie den idealen optimalen Punkt gefunden haben, an dem Sie nicht zu viel Zeit mit einer Aufgabe verbringen, sie aber dennoch mit Bravour beenden.

Fazit

Das Parkinson-Gesetz ist ein unerwünschter, aber häufiger Besucher an jedem Arbeitsplatz. Wenn Sie anfangen, sich dessen bewusst zu werden, sind Sie auf einem guten Weg, effizienter zu werden. Glücklicherweise können Sie dies auf viele Arten vermeiden, von der Festlegung zusätzlicher Fristen bis hin zur Verfolgung und Analyse Ihrer Zeit.