Loi de Parkinson : pourquoi vous perdez du temps et comment l'éviter

Avez-vous déjà entendu parler du mot spuddle ? C'est le verbe du 17ème siècle qui signifie travailler inefficacement, être extrêmement occupé sans rien accomplir.

Si vous avez arrosé ces jours-ci, vous êtes peut-être victime de la loi de Parkinson. Ne vous inquiétez pas si c'est le cas, nous avons une solution pour vous.
Dans cet article, nous parlerons de ce qu'est la loi de Parkinson, pourquoi elle vous fait perdre du temps et comment l'éviter.

Qu'est-ce que la loi de Parkinson ?

La loi de Parkinson est une observation qui stipule que « le travail s'étend pour remplir la période de temps disponible pour son achèvement ». En d'autres termes, les gens adaptent leur rythme à la charge de travail et au temps dont ils disposent pour la terminer.

Cette loi porte le nom de Cyril Northcote Parkinson, le célèbre historien et auteur britannique. Il a écrit la définition ci-dessus comme première ligne de son article pour The Economist en 1955. Plus tard, il a écrit un livre sur le concept, intitulé Parkinson's Law: The Pursuit of Progress .

Dans l'article, Parkinson entendait viser l'inefficacité de la bureaucratisation de la fonction publique britannique, où il travaillait. Il a remarqué que tout le monde était occupé toute la journée, mais que très peu de choses étaient réellement accomplies.

La loi de Parkinson a depuis été prouvée par plusieurs études.

Il y a aussi la loi de trivialité de Parkinson , qui stipule que les personnes au sein des organisations accordent souvent un temps et une attention excessifs à des questions triviales. Comme l'a dit Parkinson, " Le temps consacré à n'importe quel point de l'ordre du jour sera inversement proportionnel à la somme [d'argent] impliquée ."

La loi de Parkinson en gestion de projet

En termes simples, si vous avez 2 semaines pour accomplir une tâche, il vous faudra 2 semaines pour la faire ; si vous vous donnez 5 jours pour la même tâche, vous arriverez à la terminer en 5 jours. Des délais inadéquats entraînent souvent des procrastinations et passent trop de temps sur des questions insignifiantes.

Le temps estimé pour effectuer une tâche peut être exagéré en raison de :

1. Un tampon trop grand, car, comme le dit la loi de Murphy, " Si quelque chose peut mal tourner, ça ira mal ",
2. Une idée inexacte du temps qu'il faut pour accomplir la tâche.

have On se demande souvent : « Combien de temps me reste -t-il need », au lieu de « De combien de temps ai-je besoin » Cela n'est pas surprenant : sur le lieu de travail, il y a rarement des incitations à finir tôt, puisque vous n'êtes « récompensé » qu'avec encore plus de travail. Comme ce travail supplémentaire se traduit rarement par un salaire plus élevé, de nombreux employés ne trouvent pas que terminer une tâche tôt en vaut la peine.

Cependant, dans les cas où nous nous soucions de faire quelque chose de rapide, mais aussi d'aussi efficace que possible, ce que nous devrions nous demander est : « Combien de temps dois-je prendre de manière réaliste, sans compromettre la performance ? ”

Quel est un exemple de la loi de Parkinson ?

Dans son travail, Parkinson a donné l'exemple d'une vieille dame qui passe toute la journée à écrire une carte postale à sa nièce. Il écrit : « Une heure sera consacrée à retrouver la carte postale, une autre à chercher des spectacles, une demi-heure à chercher l'adresse, une heure et quart à composer, et vingt minutes à décider de prendre ou non un parapluie en allant à la casemate de la rue voisine. En bref, il lui a fallu toute la journée pour faire une activité simple qu'une personne occupée terminerait en quelques minutes.

Un autre exemple courant est celui d'un étudiant qui tergiverse puis entasse tout en 2 jours et 2 nuits avant l'examen.

Il existe même un phénomène appelé le syndrome de l'étudiant , où les gens retardent l'exécution de la tâche juste avant la date limite. On pense que le terme a été introduit par Eliyahu M. Goldratt dans son roman "Critical Chain" ; il a établi un parallèle entre les étudiants qui attendent à la dernière minute pour étudier et les employés qui font de même avec leurs tâches de projet parce qu'ils pensent avoir suffisamment de temps pour tout faire.

Comme l'indique le corollaire de Stock-Stanford de la loi de Parkinson, « si vous attendez la dernière minute, cela ne prend qu'une minute à faire ».

Quels sont quelques exemples de la loi de Parkinson en milieu de travail ?

Outre le syndrome étudiant mentionné ci-dessus, il existe de nombreux exemples de la loi de Parkinson sur le lieu de travail.

L'un d'eux est lorsqu'une société de logiciels 37signals (maintenant Basecamp) a introduit les heures d'été : ils travaillent 4 jours par semaine, 8 heures par jour pendant l'été. Ils ont commencé à l'expérimenter en 2007 et ils le font encore 14 ans plus tard, donc ça doit marcher. Mais comment?

Leur co-fondateur, Jason Fried, a partagé son opinion pour le New York Times - en bref, prendre plus de temps libre vous rend plus productif.

Il a également expliqué :

« Très peu de gens travaillent ne serait-ce que 8 heures par semaine. Vous avez de la chance si vous avez quelques bonnes heures entre toutes les réunions, les interruptions, la navigation sur le Web, la politique de bureau et les affaires personnelles qui imprègnent la journée de travail typique.

Moins d'heures de travail officielles aident à réduire la graisse de la semaine de travail typique. (…) Ils [les employés] ne le gaspillent pas pour des choses qui n'ont tout simplement pas d'importance. Lorsque vous avez moins d'heures, vous les dépensez généralement plus judicieusement ».

Les réunions peuvent aussi être un bon exemple de la loi de Parkinson.

Parfois, les gens errent, dépassant le temps imparti, sans structure ni ordre du jour en vue.

Au final, vous repartez sans avoir une idée précise de ce qui s'est dit ces 2 dernières heures.

Jack Welch, l'ancien PDG de General Electric, a déclaré dans son entretien avec Harvard Business Review :

« Les gestionnaires effrayés et nerveux utilisent des livres de planification épais et alambiqués et des diapositives chargées remplies de tout ce qu'ils connaissent depuis l'enfance. Les vrais leaders n'ont pas besoin de désordre. Les gens doivent avoir confiance en eux pour être clairs, précis, pour être sûrs que chaque personne dans leur organisation - du plus haut au plus bas - comprend ce que l'entreprise essaie d'accomplir.

Mais, il conclut que la simplicité est la plus difficile à atteindre. Les gens pensent souvent que l'utilisation de mots longs et compliqués les fera paraître plus intelligents. Au lieu de cela, cela ne fait que perdre du temps - la communication sur le lieu de travail doit toujours être claire et concise.

Comment vaincre la loi de Parkinson ?

Il existe plusieurs façons de surmonter la loi de Parkinson et d'augmenter votre productivité.

Déterminer la valeur et l'importance du projet

Si vous voulez que quelqu'un soit efficace (y compris vous-même), il doit être conscient de la valeur et de l'importance du projet. Il est difficile d'être motivé pour terminer un projet sans importance particulière.

Alors, peignez toujours une image plus grande. Expliquez non seulement comment la tâche actuelle aide à atteindre un objectif plus grand, mais aussi ce qui va suivre. Parfois, les gens tergiversent parce qu'ils ne savent pas quoi faire après avoir terminé ce sur quoi ils travaillent en ce moment. Pour cette raison, il devrait y avoir un calendrier et un plan pour le projet.

Fixez des délais

En plus d'une échéance de projet, fixez quelques échéances supplémentaires pour chaque jalon.

Par exemple, je me suis imposé des délais pour toutes les phases de rédaction de mes articles. De cette façon, je peux m'assurer de tout finir à temps sans aucun stress. J'ai fixé des dates d'échéance pour terminer le premier brouillon, le deuxième brouillon et enfin, l'édition.

Travailler dans des créneaux horaires

Pour rester concentré tout au long de la journée, travaillez par tranches horaires. Ils peuvent être aussi courts que 25 minutes (comme dans la technique Pomodoro) ou aussi longs que 90 minutes. Je ne conseillerais pas de travailler plus longtemps que cela, car des études suggèrent que le cerveau ne peut se concentrer que pendant 90 minutes avant d'avoir besoin d'une pause de 15 minutes.

Faire des pauses aidera votre esprit à rester frais, concentré et efficace.

Suivez votre temps

Pour savoir combien de temps prend réellement chaque projet, suivez votre temps. Il existe de nombreuses applications de suivi du temps faciles à utiliser qui vous permettront de voir comment vous passez votre temps - quel pourcentage de celui-ci est consacré au travail ? Et combien de temps passe-t-il à tergiverser ou à faire des choses insignifiantes ?

C'est une bonne idée de faire un bilan hebdomadaire de votre travail : à la fin de chaque semaine, vérifiez comment vous avez passé votre temps au cours des 5 derniers jours. Y a-t-il un domaine dans lequel vous devriez vous améliorer ? Y a-t-il quelque chose sur lequel vous devriez passer plus ou moins de temps ? Les révisions hebdomadaires sont quelque chose qui a vraiment fait une différence dans ma productivité.

Essayez le timeboxing ou le time mapping

L'attribution d'unités de temps fixes pour les activités à l'avance s'appelle le timeboxing. C'est une technique de gestion du temps qui sert à allouer des plages horaires et à limiter strictement les activités qui, autrement, vous prendraient trop de temps.

Une technique similaire, appelée cartographie du temps, va encore plus loin : lorsque vous consacrez chaque unité de temps à une activité, cela vous donne un aperçu de votre temps. Cela inclut également de décider de vos principales priorités dans tous les domaines de votre vie.

Définir précisément ce que signifie que la tâche est accomplie

Définissez des attentes claires sur ce que cela signifie de mener à bien la tâche. Ceci est utile à la fois pour les perfectionnistes, qui ont toujours quelque chose à améliorer ou à ajouter, et pour les débutants, qui peuvent se sentir peu sûrs de leurs compétences.

De plus, déterminez précisément les rôles et responsabilités de chacun dans un projet, pour éviter les pertes de temps dues à des malentendus.

Ayez votre objectif quelque part visible

Lorsque nous n'avons pas nos objectifs en tête (et en vue), nous avons tendance à nous laisser prendre par des tâches insignifiantes. Pour éviter cela, écrivez les choses importantes que vous devez accomplir dans un endroit visible (comme un post-it sur votre ordinateur), afin de vous rappeler ce sur quoi vous devez vous concentrer.

Rendez vos objectifs transparents

Parlez aux gens autour de vous de vos objectifs. D'autres personnes vous tiendront responsable - lorsque vous parlez à tout le monde des choses que vous voulez réaliser, vous vous sentirez inconsciemment obligé de les accomplir dès que possible. En conséquence, vous procrastinerez moins et perdrez moins de temps sur des sujets triviaux.

Mettez-vous au défi

Essayez de terminer une tâche 10 % plus rapidement, sans compromettre la qualité. Si vous réussissez, la prochaine fois, essayez de le terminer 15 % plus rapidement, puis 20 %, et ainsi de suite. Par exemple, s'il vous faut généralement une heure pour terminer une tâche, essayez de la terminer 5 minutes plus tôt, puis 10 minutes plus tôt. Après cela, essayez de terminer la tâche en 45 minutes et continuez à raccourcir progressivement le temps - jusqu'à ce que vous trouviez le point idéal où vous ne passez pas trop de temps sur une tâche, mais que vous finissiez quand même avec brio.

Conclusion

La loi de Parkinson est un visiteur indésirable, mais fréquent dans tous les lieux de travail. Lorsque vous commencez à en prendre conscience, vous êtes sur la bonne voie pour devenir plus efficace. Heureusement, vous pouvez l'éviter de plusieurs façons, de la fixation de délais supplémentaires au suivi et à l'analyse de votre temps.