กฎของพาร์กินสัน: ทำไมคุณถึงเสียเวลาและจะหลีกเลี่ยงได้อย่างไร

คุณเคยได้ยินคำว่า spuddle หรือไม่? เป็นกริยาจากศตวรรษที่ 17 ที่หมายถึงการทำงานอย่างไม่มีประสิทธิภาพ ยุ่งมาก โดยที่ไม่ได้ทำอะไรเลย

หากคุณทำตัวไร้สาระในช่วงนี้ คุณอาจตกเป็นเหยื่อของกฎหมายพาร์กินสัน ไม่ต้องกังวลหากเป็นกรณีนี้ เรามีวิธีแก้ปัญหาให้คุณ
ในบทความนี้ เราจะมาพูดถึงกฎของพาร์กินสัน สาเหตุที่ทำให้คุณเสียเวลา และวิธีหลีกเลี่ยง

กฎของพาร์กินสันคืออะไร?

กฎของพาร์กินสันเป็นข้อสังเกตที่ระบุว่า " งานขยายเพื่อเติมเต็มระยะเวลาที่มีอยู่เพื่อให้เสร็จสิ้น " กล่าวอีกนัยหนึ่ง ผู้คนปรับความเร็วตามปริมาณงานและระยะเวลาที่พวกเขาต้องทำให้เสร็จ

กฎหมายนี้ตั้งชื่อตาม Cyril Northcote Parkinson นักประวัติศาสตร์และนักเขียนชาวอังกฤษที่มีชื่อเสียง เขาเขียนคำจำกัดความข้างต้นเพื่อเป็นจุดเริ่มต้นของบทความเรื่อง The Economist ในปี 1955 ต่อมาเขาได้เขียนหนังสือเกี่ยวกับแนวคิด นี้ ชื่อว่า Parkinson's Law: The Pursuit of Progress

ในบทความ พาร์กินสันตั้งใจที่จะมุ่งเป้าไปที่ความไร้ประสิทธิภาพของระบบราชการของ British Civil Service ซึ่งเขาทำงานอยู่ เขาสังเกตเห็นว่าทุกคนยุ่งตลอดทั้งวัน แต่มีเพียงไม่กี่อย่างที่ทำได้จริง

กฎของพาร์กินสันได้รับการพิสูจน์ด้วยการศึกษาหลายชิ้น

นอกจากนี้ยัง มี กฎหมาย Parkinson's Law of Triviality ซึ่งระบุว่าคนในองค์กรมักให้เวลาและให้ความสนใจกับเรื่องเล็กน้อยอย่างไม่เหมาะสม ดังที่พาร์กินสันกล่าวไว้ว่า “ เวลาที่ใช้ในวาระใดๆ จะเป็นสัดส่วนผกผันกับจำนวนเงินที่เกี่ยวข้อง ”

กฎของพาร์กินสันในการจัดการโครงการ

พูดง่ายๆ ก็คือ หากคุณมีเวลา 2 สัปดาห์ในการทำงานให้เสร็จ จะใช้เวลา 2 สัปดาห์ในการทำงานให้เสร็จ ถ้าคุณให้เวลาตัวเอง 5 วันสำหรับงานเดิม คุณจะจัดการให้เสร็จภายใน 5 วัน กำหนดเวลาที่ไม่เพียงพอมักทำให้เกิดการผัดวันประกันพรุ่งและใช้เวลามากเกินไปกับเรื่องเล็กน้อย

เวลาโดยประมาณในการทำงานให้เสร็จอาจเกินจริงได้เนื่องจาก:

1. บัฟเฟอร์ใหญ่เกินไป เพราะตามที่กฎของเมอร์ฟีระบุไว้ว่า “ หากมีสิ่งใดผิดพลาดได้ มันก็จะผิดพลาด ”,
2. แนวคิดที่ไม่ถูกต้องเกี่ยวกับเวลาที่ใช้ในการทำงานให้เสร็จสิ้น

have เรามักจะสงสัยว่า “ ฉันต้องใช้เวลาเท่าไหร่ใน การ ทำงาน need ” แทนที่จะเป็น “ ฉัน ต้องใช้ เวลาเท่าไหร่ในการทำงาน ไม่น่าแปลกใจเลย: ในที่ทำงาน แทบไม่มีสิ่งจูงใจให้ทำงานให้เสร็จก่อนกำหนด เนื่องจากคุณจะได้รับ "รางวัล" เฉพาะเมื่อมีงานมากขึ้นเท่านั้น เนื่องจากการทำงานเพิ่มเติมนั้นไม่ค่อยส่งผลให้ได้ค่าตอบแทนสูงขึ้น พนักงานจำนวนมากจึงไม่พบว่าการทำงานให้เสร็จก่อนเวลาอันควรคุ้มค่ากับความพยายาม

อย่างไรก็ตาม ในกรณีที่เราสนใจที่จะทำบางสิ่งอย่างรวดเร็ว แต่ยังให้มีประสิทธิภาพมากที่สุด สิ่งที่เราควรถามตัวเองก็คือ “ ฉันควรใช้เวลาเท่าไรในความจริงโดยไม่ลดทอนประสิทธิภาพการทำงานลง? ”

อะไรคือตัวอย่างกฎของพาร์กินสัน?

ในงานของเขา พาร์กินสันได้ยกตัวอย่างของหญิงชราคนหนึ่งที่ใช้เวลาทั้งวันเขียนโปสการ์ดถึงหลานสาวของเธอ เขาเขียนว่า: “ จะใช้เวลาหนึ่งชั่วโมงในการค้นหาโปสการ์ด อีกหนึ่งชั่วโมงในการล่าแว่นตา ครึ่งชั่วโมงในการค้นหาที่อยู่ หนึ่งชั่วโมงกับหนึ่งในสี่ในการจัดองค์ประกอบ และยี่สิบนาทีในการตัดสินใจว่าจะรับหรือไม่ ร่มเมื่อไปที่กล่องเสาในถนนถัดไป” สรุปคือ เธอใช้เวลาทั้งวันทำกิจกรรมง่ายๆ ที่คนยุ่งจะเสร็จภายในไม่กี่นาที

อีกตัวอย่างหนึ่งที่พบบ่อยคือ นักเรียนที่ผัดวันประกันพรุ่งแล้วยัดเยียดทุกอย่างใน 2 วัน 2 คืนก่อนสอบ

มีแม้กระทั่งปรากฏการณ์ที่เรียกว่า Student Syndrome ซึ่งผู้คนจะเลื่อนการทำงานออกไปจนกว่าจะถึงเส้นตาย เชื่อกันว่าคำนี้ถูกนำมาใช้โดย Eliyahu M. Goldratt ในนวนิยายเรื่อง "Critical Chain"; เขาดึงความคล้ายคลึงกันระหว่างนักเรียนที่รอจนถึงนาทีสุดท้ายเพื่อเรียนกับพนักงานที่ทำแบบเดียวกันกับงานโครงงานเพราะพวกเขาคิดว่าพวกเขามีเวลาพอที่จะทำทุกอย่าง

ดังที่ข้อขัดแย้งของ Stock-Stanford ต่อกฎของพาร์กินสันว่า “ หากคุณรอจนถึงนาทีสุดท้าย ใช้เวลาเพียงนาทีเดียวในการทำ ”

ตัวอย่างของกฎหมายพาร์กินสันในที่ทำงานมีอะไรบ้าง?

นอกจาก Student Syndrome ที่กล่าวมาข้างต้นแล้ว ยังมีตัวอย่างกฎหมายพาร์กินสันอีกมากมายในที่ทำงาน

หนึ่งในนั้นคือเมื่อบริษัทซอฟต์แวร์ 37signals (ปัจจุบันคือ Basecamp) เปิดตัว Summer Hours: พวกเขาทำงาน 4 วันต่อสัปดาห์ 8 ชั่วโมงต่อวันในช่วงฤดูร้อน พวกเขาเริ่มทดลองกับมันในปี 2550 และยังคงทำอีก 14 ปีต่อมา ดังนั้นมันต้องได้ผล แต่อย่างไร

Jason Fried ผู้ร่วมก่อตั้งของพวกเขาได้แบ่งปันความคิดเห็นของเขาต่อ New York Times — กล่าวโดยย่อ การใช้เวลาว่างมากขึ้นจะทำให้คุณมีประสิทธิผลมากขึ้น

เขายังอธิบาย:

“ น้อยคนนักที่จะทำงาน 8 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ คุณจะโชคดีถ้าคุณมีชั่วโมงดีๆ สักสองสามชั่วโมงระหว่างการประชุม การหยุดชะงัก การท่องเว็บ การเมืองในสำนักงาน และธุรกิจส่วนตัวที่แทรกซึมอยู่ในวันทำงานทั่วไป

ชั่วโมงการทำงานที่เป็นทางการน้อยลงช่วยขับไขมันออกจากสัปดาห์ทำงานปกติ (…) พวกเขา [พนักงาน] ไม่เสียไปกับสิ่งที่ไม่สำคัญ เมื่อคุณมีเวลาน้อยลง คุณมักจะใช้จ่ายอย่างชาญฉลาดมากขึ้น ”

การประชุมอาจเป็นตัวอย่างที่ดีของกฎพาร์กินสัน

บางครั้งผู้คนเดินเตร่เกินเวลาที่กำหนดโดยไม่มีโครงสร้างหรือวาระการประชุม

ในท้ายที่สุด คุณจะจากไปโดยไม่รู้ว่าพูดอะไรไปในช่วง 2 ชั่วโมงที่ผ่านมา

Jack Welch อดีต CEO ของ General Electric กล่าวในการให้สัมภาษณ์กับ Harvard Business Review:

“ ผู้จัดการที่ตื่นกลัวและประหม่าใช้หนังสือวางแผนที่หนาและซับซ้อนและสไลด์ที่ยุ่งซึ่งเต็มไปด้วยทุกสิ่งที่พวกเขารู้จักมาตั้งแต่เด็ก ผู้นำที่แท้จริงไม่ต้องการความยุ่งเหยิง ผู้คนต้องมีความมั่นใจในตนเองชัดเจน แม่นยำ เพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนในองค์กรของพวกเขา - สูงไปต่ำ - เข้าใจสิ่งที่ธุรกิจพยายามจะบรรลุ”

แต่เขาสรุปว่าความเรียบง่ายนั้นทำได้ยากที่สุด ผู้คนมักคิดว่าการใช้คำที่ใหญ่และซับซ้อนจะทำให้ดูฉลาดขึ้น แต่เป็นการเสียเวลา การสื่อสารในที่ทำงานควรมีความชัดเจนและรัดกุมเสมอ

คุณจะเอาชนะกฎพาร์กินสันได้อย่างไร?

มีสองสามวิธีในการเอาชนะกฎพาร์กินสันและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของคุณ

กำหนดมูลค่าและความสำคัญของโครงการ

หากคุณต้องการให้ใครบางคนมีประสิทธิภาพ (รวมถึงตัวคุณเอง) พวกเขาจำเป็นต้องตระหนักถึงคุณค่าและความสำคัญของโครงการ เป็นการยากที่จะมีแรงจูงใจที่จะทำโครงการให้เสร็จโดยไม่มีความสำคัญเป็นพิเศษ

ดังนั้น ให้วาดภาพที่ใหญ่ขึ้นเสมอ อธิบายว่างานปัจจุบันไม่เพียงแต่ช่วยให้บรรลุเป้าหมายที่ใหญ่ขึ้นเท่านั้น แต่ยังรวมถึงสิ่งที่จะเกิดขึ้นต่อไปด้วย บางครั้ง ผู้คนผัดวันประกันพรุ่งเพราะพวกเขาไม่รู้ว่าจะทำอะไรหลังจากเสร็จงานที่ทำอยู่ในขณะนี้ ด้วยเหตุนี้จึงควรมีกำหนดการและแผนสำหรับโครงการ

กำหนดเส้นตาย

นอกเหนือจากกำหนดเวลาของโครงการแล้ว ให้กำหนดเส้นตายเพิ่มเติมสองสามรายการสำหรับแต่ละเป้าหมาย

ตัวอย่างเช่น ฉันมีกำหนดเวลาสำหรับขั้นตอนทั้งหมดของการเขียนบทความของฉันเอง ด้วยวิธีนี้ ฉันจึงมั่นใจได้ว่าจะทำทุกอย่างให้เสร็จตรงเวลาโดยไม่เครียด ฉันกำหนดวันครบกำหนดสำหรับการกรอกแบบร่างแรก ร่างที่สอง และสุดท้ายคือการแก้ไข

ทำงานในช่วงเวลา

เพื่อให้มีสมาธิตลอดทั้งวัน ให้ทำงานในช่วงเวลา อาจสั้นเพียง 25 นาที (เช่นเดียวกับเทคนิค Pomodoro) หรือนานถึง 90 นาที ฉันไม่แนะนำให้ทำงานนานกว่านั้น เนื่องจากการศึกษาแนะนำว่าสมองสามารถมีสมาธิได้เพียง 90 นาทีก่อนที่จะต้องพัก 15 นาที

การหยุดพักจะช่วยให้จิตใจของคุณสดชื่น มีสมาธิ และมีประสิทธิภาพ

ติดตามเวลาของคุณ

หากต้องการทราบว่าแต่ละโครงการใช้เวลาเท่าไรจริง ๆ ให้ติดตามเวลาของคุณ มีแอพติดตามเวลาที่ใช้งานง่ายมากมายที่จะช่วยให้คุณเห็นว่าคุณใช้เวลาอย่างไร - ใช้เวลาทำงานกี่เปอร์เซ็นต์? และต้องใช้เวลานานแค่ไหนในการผัดวันประกันพรุ่งหรือทำเรื่องไร้สาระ?

เป็นความคิดที่ดีที่จะทบทวนงานของคุณทุกสัปดาห์ ตรวจดูว่าคุณใช้เวลาอย่างไรในช่วง 5 วันที่ผ่านมาทุกสิ้นสัปดาห์ มีพื้นที่ที่คุณควรปรับปรุงหรือไม่? มีอะไรที่คุณควรใช้ให้มากขึ้นหรือน้อยลงหรือไม่? บทวิจารณ์รายสัปดาห์คือสิ่งที่ทำให้ประสิทธิภาพการทำงานของฉันแตกต่างไปจากเดิมอย่างสิ้นเชิง

ลองใช้กล่องบอกเวลาหรือการทำแผนที่เวลา

การจัดสรรหน่วยเวลาตายตัวสำหรับกิจกรรมล่วงหน้าเรียกว่าการจับเวลา เป็นเทคนิคการบริหารเวลาที่ทำหน้าที่จัดสรรช่วงเวลาและจำกัดกิจกรรมที่อาจทำให้เสียเวลามากเกินไป

เทคนิคที่คล้ายคลึงกันนี้เรียกว่า การทำแผนที่เวลา ก้าวไปอีกขั้น เมื่อคุณอุทิศแต่ละหน่วยของเวลาให้กับกิจกรรม จะทำให้คุณเห็นภาพรวมของเวลา นอกจากนี้ยังรวมถึงการตัดสินใจเกี่ยวกับลำดับความสำคัญสูงสุดของคุณในทุกด้านของชีวิต

กำหนดความหมายของงานได้อย่างแม่นยำ

ตั้งความคาดหวังที่ชัดเจนเกี่ยวกับความหมายของการทำภารกิจให้สำเร็จ สิ่งนี้มีประโยชน์ทั้งสำหรับพวกชอบความสมบูรณ์แบบซึ่งมีบางสิ่งที่ต้องปรับปรุงหรือเพิ่มเติมอยู่เสมอ และสำหรับผู้เริ่มต้นที่อาจรู้สึกไม่มั่นใจในทักษะของตน

นอกจากนี้ กำหนดบทบาทและความรับผิดชอบของทุกคนในโครงการได้อย่างแม่นยำ เพื่อหลีกเลี่ยงการสูญเสียเวลาอันเนื่องมาจากความเข้าใจผิด

มีเป้าหมายของคุณอยู่ที่ไหนสักแห่งที่มองเห็นได้

เมื่อเราไม่มีเป้าหมายในใจ (และอยู่ในสายตา) เรามักจะจมอยู่กับงานที่ไม่มีนัยสำคัญ เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาดังกล่าว ให้เขียนสิ่งสำคัญที่คุณต้องทำให้สำเร็จในจุดที่มองเห็นได้ (เช่น โพสต์อิทในคอมพิวเตอร์ของคุณ) เพื่อให้คุณสามารถเตือนตัวเองถึงสิ่งที่คุณต้องให้ความสำคัญ

ทำให้เป้าหมายของคุณโปร่งใส

บอกผู้คนรอบตัวคุณเกี่ยวกับเป้าหมายของคุณ คนอื่นจะทำให้คุณต้องรับผิดชอบ — เมื่อคุณบอกทุกคนเกี่ยวกับสิ่งที่คุณต้องการบรรลุ คุณก็จะรู้สึกว่าจำเป็นต้องทำสำเร็จโดยเร็วที่สุด ด้วยเหตุนี้ คุณจะผัดวันประกันพรุ่งน้อยลงและเสียเวลาน้อยลงกับเรื่องไร้สาระ

ท้าทายตัวเอง

ลองทำงานให้เสร็จเร็วขึ้น 10% โดยไม่ลดทอนคุณภาพ ถ้าคุณทำได้ดี คราวหน้าลองทำให้เสร็จเร็วขึ้น 15% จากนั้น 20% และอื่นๆ ตัวอย่างเช่น ถ้าโดยปกติคุณใช้เวลาหนึ่งชั่วโมงกว่าจะเสร็จงาน ให้ลองทำให้เสร็จเร็วขึ้น 5 นาที แล้วเสร็จ 10 นาทีก่อน หลังจากนั้น ให้ลองทำงานให้เสร็จภายใน 45 นาทีและค่อยๆ ลดเวลาลงไปเรื่อยๆ จนกว่าคุณจะพบจุดที่เหมาะสมที่สุด ซึ่งคุณไม่ได้ใช้เวลามากเกินไปกับงาน แต่ยังคงทำงานให้เสร็จด้วยสีสันที่สดใส

บทสรุป

กฎของพาร์กินสันคือผู้มาเยือนที่ไม่ต้องการแต่บ่อยครั้งในสถานที่ทำงานทุกแห่ง เมื่อคุณเริ่มตระหนักถึงสิ่งนี้ แสดงว่าคุณกำลังอยู่ในเส้นทางที่ดีที่จะมีประสิทธิภาพมากขึ้น โชคดีที่คุณสามารถหลีกเลี่ยงได้หลายวิธี ตั้งแต่การกำหนดเส้นตายเพิ่มเติม ไปจนถึงการติดตามและวิเคราะห์เวลาของคุณ