Sanal ekipleri etkin bir şekilde yönetmek için 12 ipucu

Ekibinize ulaşmanın ve mümkün olan en iyi şekilde liderlik etmenin bir yolunu bulmak 2020'den önce yeterince zordu. Günümüzde pandemi kültürü bizi sanal ekipler kavramını daha yakından tanımaya zorluyor ve bu da yönetim sürecini çok daha zorlaştırıyor.

Bir sanal ekibi verimli bir şekilde düzgün bir şekilde yönetmenin birçok yolu olduğundan, umutsuzluğa kapılmanıza gerek yok. Kapsamlı bir analize gireceğiz ve günümüzde en iyi yöneticilerin kullandığı ipuçları ve teknikler hakkında bazı bilgiler sunacağız.

Sanal ekipleri yönetmenin zorlukları nelerdir?

Hem siz hem de çalışanlarınız günlük görevlerin üstesinden gelirken belirli zorluklarla karşı karşıya kalacaksınız. Basit yanlış anlama görevlerinden, çalışma ortamından zihinsel olarak ayrılma gibi daha karmaşık konulara kadar uzanırlar.

Sanal bir ofiste çalışmak, büyük olasılıkla aşağıdaki zorluklardan bazılarıyla yüzleşmenize neden olacaktır:

• Azalan üretkenlik ve düşük performans
• Yüz yüze etkileşim eksikliği nedeniyle verilen görevleri yanlış anlama
• Meslektaşlarınızla bağlantı açısından duyarsızlaşma
• "Kiliseyi devletten ayırmak" - iş ve ev arasındaki sınırlar bulanıklaşıyor

Bunlar, birçok ev çalışanının karşılaştığı en yaygın engellerden bazılarıdır. Ancak, bu listede olmayan bir şey yaşıyorsanız endişelenmeyin - büyük olasılıkla, neyle karşı karşıya olursanız olun, hala yalnız değilsiniz.

Sanal ekipleri yönetmenin zorluklarını nasıl aşıyorsunuz?

Kısa cevap - kademeli ve metodik olarak .

Bu 12 ipucunun yardımıyla, sanal ekipleri yönetmenin zorluklarının üstesinden gelmek nispeten kolaydır:

1. Esnek çalışma saatlerine izin verin
2. Sanal ekip eğitiminden geç
3. Ödül odaklı bir ortamı besleyin
4. Toplantıları farklı saat dilimlerine göre düzenleyin
5. İlerleme raporları isteyin
6. İletişim araçlarını kullanın
7. Yönetim araçlarını kullanın
8. Ekibiniz için doğru insanları arayın
9. Sanal bir ekip kültürünü barındırın
10. Ekibinizin kişisel ihtiyaçlarını anlayın
11. 1'e 1 toplantılar düzenleyin
12. Ünlü sanal ekiplerden ilham alın

1. İpucu — Esnek çalışma saatlerine izin verin

Ekip üyeleriniz dünyanın her yerinde yaşadığı için ekibiniz sanalsa ne olur?

Dünyanın farklı yerlerinden çalışmak, tüm ekibinizin nadiren aynı anda çalışabileceği anlamına gelir.

Sonuçta, Varşova'daki UI tasarımcınız, California'daki arka uç geliştiricinizle tam olarak aynı anda çalışamayacak.

Bu nedenle, hem farklı saat dilimlerine uyum sağlamak hem de ekibinizin bir iş/yaşam dengesi kurmasına yardımcı olmak için çalışma saatlerinde daha esnek olmanız gerekir. Bunun için daha mutlu olacaklar ve sonuç olarak işlerinde daha üretken olacaklar.

Bu nedenle, ekibinizin doğal yatkınlıklarına göre çalışmasını sağlayın ve mesai saatleri içinde üzerinde çalıştıkları görev ve projelerdeki süreyi takip etmelerini isteyin.

Bu şekilde şunları görebileceksiniz:

• Her bir ekip üyesi çalışmayı sevdiğinde
• Kim her an ne üzerinde çalışıyor
• Şu anda kimler yeni bir görev üstlenmeye müsait?

Sonuç olarak, programlarınızın çakıştığı zamanları saptayabilir ve gerçek zamanlı grup etkinliklerini buna göre düzenleyebilirsiniz - ekibinizin kesinlikle birlikte çalışması gerektiği zamanlar için. Bu çakışan zamanı bir konferans toplantısı ayarlamak, stratejileri tartışmak ve herkesle görüşmek için kullanabilirsiniz.

Esnek çalışma saatlerinizi takip ederek, üretkenlik düzeylerini de ölçebilecek ve gelecekte ortadan kaldırmanız gerektiğini anlayacağınız darboğazları ve potansiyel zaman kaybettiren faaliyetleri belirleyebileceksiniz.

2. İpucu — Sanal ekip eğitiminden geçin

Hayatta herhangi bir konuda ustalaşmak istiyorsanız, büyük ihtimalle üzerinde çalışmanız gerekecek. Aynı şey uzaktaki ekipleri yönetmek için de geçerlidir - bazen, üstesinden gelmeden önce eğitimden geçmeniz en iyisidir.

Sanal ekipleri yönetmenin birkaç yolu vardır, bu nedenle sanal ekipleri yönetmek eğitim kursları ayrıca üç ayrı eğitim türünü içerir: teknoloji eğitimi, grup işleme eğitimi ve kültürler arası eğitim.

Teknoloji eğitimi

Ekibinizin, işinizde kullanacağınız sanal ekip yönetimi araçları konusunda bilgili olması gerekir.

Bu nedenle, şunları kapsamanız gerekir:

• Ne tür araçlar kullanılacağı,
• Hangi durumlar belirli türde araçlar gerektirir,
• Bireysel ihtiyaçlarınıza uygun araçlar nasıl seçilir ve
• Araç sorunları ve Wi-Fi olmaması da dahil olmak üzere teknik sorunlarla nasıl başa çıkılır.

Grup işleme eğitimi

Ekibiniz, projeyle ilgili çeşitli zorlukların üstesinden gelebilmelidir.

Bu nedenle, şunları kapsamanız gerekir:

• Doğru hedef belirleme,
• Problem çözme yetenekleri,
• Uzak ekip üyeleri arasında güven oluşturmak ve
• İşbirliği alıştırmaları

Kültürler arası eğitim

Çok kültürlü bir ekipte çalışıyorsanız bu tür bir eğitim hayati önem taşır - sanal ekibinizin kültürler arası bir ekipte en iyi nasıl çalışacağını anlaması gerekir.

Bu nedenle, şunları kapsamanız gerekir:

• Kültürel farklılıkların üstesinden nasıl gelinir,
• Her kültürün geleneklerine ve çalışma rutinlerine göre nasıl çalışılır ve
• Önyargıların üstesinden nasıl gelinir ve stereotipler nasıl görmezden gelinir?

Sanal ekipleri yönetmek için en iyi stratejileri öğrenmek için resmi bir "Sanal Ekipleri Yönetme" kursuna katılabilirsiniz. Veya eğitimi en iyi nasıl yürüteceğiniz konusunda kendi araştırmanızı yapabilirsiniz.

3. İpucu — Ödül odaklı bir ortamı besleyin

Çoğu durumda, evden çalışmak, üretkenlik düzeyleriniz ve bir iş gününde her projeye yaklaşımınız üzerinde büyük bir etki yaratabilir. Pek çok sanal ekibin deneyimlerine dayanarak, insanlarla çevrili olmamak işinizin kalitesini büyük oranda etkiler.

Meslektaşlarınızla yan yana çalışmak, genellikle üretken bir özellik olabilen rekabetçi bir dürtü yaratır. Ancak, özellikle coğrafi farklılıklar nedeniyle zaman zaman ofisi ziyaret edemiyorsanız, evden çalışırken yoğunluğunu kaybeder.

Bu nedenle, bunu aşmanın en iyi yolu, rekabetçi bir ortamda gelişen bir ödül sistemi veya meritokratik sistem oluşturmaktır. Yapabilirsin:

• Zor bir görevi yerine getirmek için çalışanlarınızı ortak bir platformda tebrik edin
• Haftanın/ayın en iyi çalışanına teşvik sunun
• En iyi performans gösterenler için izin günleri dahil edin
• Sanal bir platformda dostça etkinlikler ve toplantılar düzenleyin

4. İpucu — Toplantıları farklı saat dilimlerine göre düzenleyin

Buna daha önce değinmiştik - ekibiniz farklı zaman dilimlerinde bulunduğunuz için sanalsa, tüm ekibin "bir araya gelmesini" ve çalışmasını planlarken bunu hesaba katmanız gerekir.

Ve buna özellikle her türden grup toplantıları dahildir.

Toplantılar için ideal zaman dilimlerini bulma süreci söz konusu olduğunda, şunları yapmanız en iyisidir:

• Tüm ekip üyelerinizi bir kağıt üzerinde listeleyin
• Saat dilimlerini ekleyin
• Zaman izleme sonuçlarından topladığınız giriş ve çıkış saatlerini ekleyin
• Karşılaştırma yoluyla toplantılar için ideal zaman dilimlerini bulun

Bu amaçla çevrimiçi bir saat dilimi dönüştürücü kullanabilirsiniz.

Saate karar verdikten sonra, video konferanslar düzenleyerek veya bir iletişim sistemi aracılığıyla uzaktan toplantıları yönetebilirsiniz.

İpucu #5 — İlerleme raporları isteyin

Ekibinizi mikro yönetmek istemezsiniz - ancak yine de ne yaptıklarına ve görevlerinde planlanan ilerlemeyi gerçekleştirip gerçekleştirmediklerine göz kulak olmanız gerekir.

Bunu şu şekilde yapabilirsiniz:

• Zaman izleme raporlarına bakarak,
• Düzenli günlük toplantıların oluşturulması ve yürütülmesi ve
• Ara sıra bire bir toplantılar düzenlemek.

Sonuç olarak, potansiyel zorlukları tespit edip tartışabilecek ve gecikmelerle zamanında başa çıkabileceksiniz.

İpucu #6 — İletişim araçlarını kullanın

Uzak ekipleri yönetmek için ipuçları söz konusu olduğunda, hiçbir şey verimli iletişimin yerini tutamaz.

Günümüzde, birinin e-postasını kontrol etmesini veya telefona cevap vermesini beklemeden bir mesaj göndermenin birçok yolu var:

• Ekip mesajlaşma araçları — Pumble gibi uygulamalar, hızlı sorular sormak ve işinizle ilgili bazı konuları netleştirmek için harikadır.
• Video konferans araçları — ekibinizle görüntülü toplantılar ve video konferanslar gerçekleştirmek için harikadırlar.

Dijital pazarlama uzmanı Jason Whaling'e göre ekibinizle net bir iletişim kurmak üç ilkeye dayanır:

• İletişim için belirli bir yere sahip olmak,
• Önceden belirlenmiş bir toplantı programına sahip olmak ve
• İnsanları küçük resme sahip olmaya teşvik etmek.

Belki bu ilkeler size keyfi, hatta yönetim deneyiminiz varsa bariz görünebilir. Ancak başarılı olduklarında iletişimi herkes için kolaylaştırırlar.

Bir dizi farklı iletişim aracı kullanmak, tartışmaları, yorumları, soruları ve yanıtları hızlı bir şekilde ele almanızı sağlar.

Ayrıca, çeşitli iletişim çözümlerine sahip olmak, farklı davranış biçimleri gerektiren belirli profesyonel durumlara uyum sağlama yeteneğinizi büyük ölçüde geliştirecektir.

İpucu #7 — Yönetim araçlarını kullanın

Uzak ekipleri yönetmek için deneyebileceğiniz çok sayıda araç vardır - bunların çoğu sanal projelerin sanal yönetimini sağlamanıza yardımcı olur:

• Proje yönetimi araçları — proje ilerlemesini "uzaktan" takip etmek ve son teslim tarihlerini takip etmek için harika.
• Görev yönetimi yazılımı — görevleri tanımlamak ve izlemek ve ayrıca iş için ihtiyaç duyduğunuz belgeleri depolamak için harika.
• Ekip yönetimi araçları — ekip üyeleri arasında işbirliğini kolaylaştırmak için harika.
• Ekran paylaşım araçları — bir ekip üyesinin ikinizin de kullanacağı yeni bir program kurmasına veya uzaktan gerçekleştirmeniz gereken herhangi bir şeye yardımcı olmanız gerektiğinde harika.
• Çevrimiçi elektronik tablolar — belgeler üzerinde aynı anda çalışmanız ve tüm değişikliklerin otomatik olarak gerçek zamanlı olarak kaydedilip eşitlenmesi gerektiğinde harikadır.

Bir dizi yönetim aracı kullanmak projenizi, görevinizi ve ekip yönetiminizi büyük ölçüde kolaylaştıracak ve aynı anda tek bir belge üzerinde çalışarak zamandan tasarruf etmenizi sağlayacaktır.

İpucu #8 — Ekibiniz için doğru insanları arayın

Sanal ekibinizde çalışması için işe alacağınız kişileri ararken şunları yaptığınızdan emin olun:

• İş ilanlarınızı saygın serbest web sitelerinde yayınlayın - başvuran adaylarla teknik görüşmeler yapın, ancak bir kültüre uygun olduklarından emin olmak için birkaç kişilik testinden geçmelerini sağlayın.
• Yeni işe alınanları test edin - bireysel ekip üyeleriyle tam zamanlı olarak kaydolmadan önce, becerilerini ve daha fazla işbirliği için potansiyellerini test etmek için önce onları daha küçük projelere alın.
• Uzaktan çalışma deneyimi olan kişilere bir avantaj sağlayın — bu bir zorunluluk olmamalı , ancak daha önce uzaktan çalışmış kişiler sanal bir ekipte verimli bir şekilde çalışmayı biliyorlar. Bu, ekibin geri kalanına genişletebilecekleri bilgidir.

Doğru kişileri işe alarak, başarılı bir ekip oluşturmak için bir grup insanı doğru bir şekilde derleyeceksiniz - hiçbir zaman yüz yüze görüşemeyecekleri gerçeğinden bağımsız olarak.

9. İpucu — Sanal bir ekip kültürü barındırın

Sanal ekip kültürü, diğer herhangi bir ekip kültürü kadar önemlidir - sanal bir ekip içindeki insan grubu, karşılıklı güven oluşturmanın yanı sıra bir tür anlayış oluşturmak zorunda kalacaktır.

Bunu şu şekilde gerçekleştirebilirsiniz:

• Zaman zaman yüz yüze görüşme — hepiniz aynı ülkede yaşıyorsanız, birkaç ayda bir bir araya gelebilirsiniz. Bir takım yemeği düzenleyin, bowlinge gidin ve şirket unvanlarınızın ötesinde birbirinizi tanıyın.
• Sanal arkadaşlıklar kurmaya çalışırken - bu kadar sık ​​​​pizza partileri verip Fussball oynayamayacağınız için insanları çevrimiçi arkadaşlıklar kurmaya teşvik edebilirsiniz. Bir yönetici olarak öncülük edebilirsiniz - ekip üyelerinizi Linkedin ve Twitter'a, hatta Facebook ve Instagram'a ekleyin.
• Tüm toplantıları uzaktan dostu yapmak — bazen ekibin yalnızca bir kısmı sanaldır ve ekibin sanal olmayan kısmı ayrı toplantılar yapmak için cazip gelebilir. Uzak kalabalığın dışlanmış hissetmesini önlemek için, tüm toplantıları, hatta hızlı olanları bile çevrimiçi yapma pratiğini oluşturun.

Bir dijital pazarlama ajansı WebSpero Solutions'ın CEO'su Rahul Vij'e göre, çalışanları motive etmenin ve onları “ayrılma” duygusundan korumanın en iyi yollarından biri, haftada birkaç saatini ders dışı çalışmalara ayırmaktır.

”Farklı ofis aktivitelerine ve etkinliklerine katılmalarını sağlayın. Ofis ve iş dışında her şeyin tartışılacağı sanal öğle yemekleri, sanal oyunlar ve sohbet oturumları gibi sanal etkileşimli oturumlar planlayın.”

Sanal bir ekip kültürü oluşturmak, ekibin daha çok bir bütün gibi hissetmesine yardımcı olur - ve yalnızca bilgisayarlarının başındaki bireyleri değil, yalnızca işin kendi paylarına düşeni yapmasına ve zamanı aşmasına yardımcı olur.

İpucu #10 — Ekibinizin kişisel ihtiyaçlarını anladığınızı gösterin

Esnek çalışma saatlerine izin vermek gibi, çalışanlarınızın da özel yaşamları ve taahhütleri olduğunu göz önünde bulundurmaya çalışmalısınız. Bu, özellikle sorunlarından “kaçmanın” bir yolu olmadığı için, özellikle evden çalıştıklarında iş verimliliğine müdahale edebilir.

Bu nedenle, günümüz işletmelerinde, karşılaşabilecekleri herhangi bir sorunla ilgili olarak iş arkadaşlarına yardımcı olmak için orada bulunan büyük İK ekipleri vardır.

Ancak, bir yönetici olarak, çalışanlarınızın kişisel ve profesyonel yaşamlarını dengelemenin bir yolunu bulmalarını sağlamak için atabileceğiniz birkaç adım vardır:

• Çalışanları, işlerini etkileyen herhangi bir sorun yaşıyorlarsa, İK ekibinizle konuşmaya teşvik edin
• Çalışanların görev ve projeleriyle ilgili stresli olmadıkları sağlıklı bir ortam yaratmak
• Mümkün olduğunda, ekip üyelerinin daha az önemli ve daha az acil olan görevleri yarına bırakmasına izin verin - iş yükü konusunda gerçekçi olun

İpucu #11 — Bire bir toplantılar düzenleyin

Sanal bir ekip kültürüne sahip olmak çalışanlarınızla daha iyi bağlantılar kursa da, onları tanımak ve nasıl olduklarını görmek için biraz zaman ayırmak yine de önemlidir.

Bireysel, bire bir toplantılar yapmak üç nedenden dolayı önemlidir:

• Bazı çalışanlar için otorite kaynaklı stresi ortadan kaldırmak,
• Günlük işyerindeki potansiyel engelleri ve zorlukları tartışmak ve
• Her çalışanın yetenekleri ve sınırlamaları hakkında bilgi sahibi olmak.

JotForm'un iletişim direktörü Annabel Maw, meslektaşlarını motive etmenin çok önemli bir parçası olduğunu savunarak 1'e 1 toplantıların önemini vurguluyor.

İlerleme raporları için haftalık 15 dakikalık toplantıların yanı sıra, her bir çalışanla bire bir toplantılar düzenlemek ve çalışma haftasının onları nasıl etkilediğini tartışmak için her Cuma 30 dakika ayırıyor.

Sağlıklı bir çalışma ortamını korurken, stres atmak ve arkadaşça sohbet etmenin mükemmel bir yolu olduğunu belirtiyor.

“ Birbirleriyle çok sayıda temas noktasına sahip olmak, herkesin nerede olduğunu anlamaya, geri bildirim almaya ve ekibin üzerinde çalıştıkları şeyden mutlu ve üretken hissetmelerini sağlamaya yardımcı olur.”

12. İpucu — Ünlü sanal ekiplerden ilham alın

Sanal ekibinizle nasıl başa çıkacağınız konusunda şüpheye düştüğünüzde, yaptıkları işte yıllardır başarılı olan sanal ekiplerden ilham alın.

İşte başarılı sanal ekip örneklerinden sadece birkaçı - nasıl çalıştıklarına ve uzaktan çalışma politikalarını neyin başarılı kıldığına dair bazı bilgiler:

ana kamp

Kuruluş : 1999

Merkez : Şikago

Uzaktan çalışan kişi sayısı : Dünya genelinde 50 çalışan.

Onlardan öğrenebilecekleriniz : Uzaktan çalışanlarına özel avantajlar sunarlar - örneğin, herhangi biri üretkenliği artırmak için bir ayakta çalışma masası satın almak isterse, masrafları şirket karşılar.

Eğlenceli Bilgi : Basecamp'ın kurucuları Jason Fried ve David Hansson, Remote adlı uzak bir şirketi yönetme konusunda bir kılavuz bile yayınladılar.

Zapier

Kuruluş : 2011

Merkez : San Francisco

Uzaktan çalışan kişi sayısı : 20 tam zamanlı çalışan, tamamı uzaktan.

Onlardan öğrenebilecekleriniz : Coğrafi boşluğu kapatmak ve işbirliğini ve proje yönetimini kolaylaştırmak için bir dizi araç kullanırlar.

Eğlenceli Bilgi : "Uzaktan" yerine "dağıtılmış" terimini tercih ederler çünkü iş günleri boyunca sürekli iletişim halindedirler.

Trello

Kuruluş : 2011

Merkez : New York

Uzaktan çalışan kişi sayısı : Pazarlama departmanının tamamı sanal + diğer departmanların %50'si.

Onlardan öğrenebilecekleriniz : Sık sık görüntülü toplantılarla bağlantıda kalırlar ve güncel kalırlar.

Eğlenceli Bilgi : Trello ekibi, projelerini uzaktan yönetmek için Trello proje yönetimi uygulamasını kullanır.

Clockify (evet - biz de uzaktan çalışıyoruz)

Kuruluş : 2017

Merkez : Palo Alto

Uzaktan çalışan kişi sayısı : Ekibimizin üyeleri sık sık Palo Alto ve Novi Sad arasında seyahat eder - bu nedenle, genellikle çevrimiçi işbirliği yaparız.

Onlardan öğrenebilecekleriniz ( bizden ) : Kendi geliştirdiğimiz bir zaman takip yazılımı olan Clockify ile zamanı takip ederek projenin ilerleyişi hakkında güncel kalıyoruz.

Eğlenceli Bilgi : Blogumuzdan bir gönderi okuduğunuzda, muhtemelen “yolda” yazılmış bir parça okuyorsunuzdur.

Bu nedenle, şüpheye düştüğünüzde, her zaman ünlü başarılı sanal ekiplerden bir şeyler öğrenebilirsiniz - karşılaştığınız zorluklar ne olursa olsun, onların da üstesinden gelmeleri ve sonra dünyayla paylaşmaları ihtimali vardır.

Tamamlanıyor…

Tüm bu ipuçları çok fazla gibi görünebilir, ancak yönetim becerilerinizi geliştirmek için her adımı izlemenize gerek yoktur. Birkaçına odaklanın ve çalışma ortamınızın aydınlanmaya başladığını göreceksiniz.

Unutulmaması gereken en önemli şey, çalışanlarınıza değer vermek, ihtiyaçlarını anlamak ve samimi bir ortam oluşturmaktır. Bunu yaptıktan sonra, gelişmeyi fark edeceksiniz ve bu adımları çok daha kolay uygulayabileceksiniz.