12 sfaturi pentru gestionarea eficientă a echipelor virtuale

Găsirea unei modalități de a ajunge la echipa ta și de a conduce în cel mai bun mod posibil a fost destul de dificilă înainte de 2020. În zilele noastre, cultura pandemiei ne obligă să ne familiarizăm mai mult cu conceptul de echipe virtuale, ceea ce îngreunează mult procesul de management.

Nu este nevoie să disperați, deoarece există o mulțime de modalități de a gestiona corect o echipă virtuală într-un mod eficient. Vom intra într-o analiză amănunțită și vom oferi câteva informații despre sfaturile și tehnicile pe care cei mai buni manageri le folosesc în prezent.

Care sunt provocările în gestionarea echipelor virtuale?

Atât dvs., cât și angajații dvs. sunteți obligat să vă confruntați cu anumite provocări în abordarea sarcinilor de zi cu zi. Acestea variază de la simple acte de neînțelegere a sarcinilor până la probleme mai complexe, cum ar fi detașarea mentală de mediul de lucru.

Lucrul într-un birou virtual vă va face, cel mai probabil, să vă confruntați cu unele dintre aceste provocări:

• Productivitate scăzută și performanță slabă
• Înțelegerea greșită a sarcinilor date din cauza lipsei de interacțiune față în față
• Depersonalizarea în ceea ce privește legătura cu colegii tăi
• „Separarea bisericii de stat” – liniile dintre muncă și casă se estompează

Acestea sunt unele dintre cele mai frecvente obstacole cu care se confruntă mulți lucrători la domiciliu. Dar, nu vă faceți griji dacă vă confruntați cu ceva care nu este în această listă - șansele sunt, indiferent cu ce vă confruntați, să nu fiți singuri.

Cum depășiți provocările gestionării echipelor virtuale?

Răspunsul scurt este — treptat și metodic .

Depășirea provocărilor legate de gestionarea echipelor virtuale este relativ ușor de realizat - cu ajutorul acestor 12 sfaturi :

1. Permite programul de lucru flexibil
2. Urmăriți formarea echipelor virtuale
3. Creați un mediu bazat pe recompense
4. Organizați întâlniri în funcție de diferite fusuri orare
5. Solicitați rapoarte de progres
6. Utilizați instrumente de comunicare
7. Utilizați instrumente de management
8. Căutați genul potrivit de oameni pentru echipa dvs
9. Adăpostește o cultură de echipă virtuală
10. Înțelegeți nevoile personale ale echipei dvs
11. Organizați întâlniri 1 la 1
12. Găsiți inspirație în echipe virtuale celebre

Sfat # 1 — Permiteți orele de lucru flexibile

Ce se întâmplă dacă echipa ta este virtuală, deoarece membrii echipei trăiesc pe tot globul?

Ei bine, lucrul din diferite părți ale lumii înseamnă că întreaga ta echipă va putea rareori să lucreze exact în același timp.

La urma urmei, designerul tău UI din Varșovia nu va putea lucra exact în același timp cu dezvoltatorul tău back-end din California.

Așadar, va trebui să fiți mai flexibil cu orele de lucru – atât pentru a vă adapta diferitelor fusuri orare, cât și pentru a vă ajuta echipa să găsească un echilibru între viața profesională și viața privată. Vor fi mai fericiți pentru asta și, prin urmare, mai productivi cu munca lor.

Deci, puneți-vă echipa să lucreze conform predispozițiilor lor naturale și instruiți-le să urmărească timpul pentru sarcinile și proiectele la care lucrează în timpul orelor de lucru.

În acest fel, vei putea vedea:

• Când fiecărui membru al echipei îi place să lucreze
• Cine lucrează la ce în orice moment
• Cine este disponibil în prezent să preia o nouă sarcină

Ca rezultat, veți putea identifica cu precizie momentele în care programele dvs. se suprapun și veți aranja activitățile de grup în timp real în consecință - pentru momentele în care echipa dvs. trebuie neapărat să lucreze împreună. Puteți folosi acest timp care se suprapune pentru a stabili o întâlnire de conferință, pentru a discuta strategii și pentru a discuta cu toată lumea.

Urmărindu-vă orele flexibile de lucru, veți putea, de asemenea, să măsurați nivelurile de productivitate – și să identificați blocajele și activitățile potențiale care irosesc timpul pe care veți ști că trebuie să le eliminați în viitor.

Sfat #2 — Urmăriți-vă formarea echipelor virtuale

Dacă vrei să stăpânești ceva în viață, sunt șanse să fii nevoit să lucrezi la asta. Același lucru este valabil și pentru gestionarea echipelor de la distanță - uneori, cel mai bine este să urmați un antrenament înainte de a o aborda.

Există mai multe moduri de gestionare a echipelor virtuale, așa că cursurile de formare pentru gestionarea echipelor virtuale implică și trei tipuri separate de instruire: instruire tehnologică, instruire în procesare de grup și instruire interculturală.

Instruire tehnologică

Echipa ta va trebui să cunoască bine instrumentele virtuale de management al echipei pe care le vei folosi cu toții în munca ta.

Deci, va trebui să acoperiți:

• Ce tipuri de instrumente să utilizați,
• Ce situații necesită tipuri specifice de instrumente,
• Cum să alegi instrumentele care să se potrivească nevoilor tale individuale și
• Cum să gestionați problemele tehnice - inclusiv problemele cu instrumentele și nu aveți Wi-Fi.

Instruire de procesare de grup

Echipa ta va trebui să fie capabilă să facă față diferitelor provocări legate de proiect.

Deci, va trebui să acoperiți:

• Stabilirea corectă a obiectivelor,
• Abilități de rezolvare a problemelor,
• Construirea încrederii între membrii echipei de la distanță și
• Exerciții de colaborare

Formare interculturală

Acest tip de instruire este vital dacă lucrați într-o echipă multiculturală - echipa dvs. virtuală va trebui să înțeleagă cum să funcționeze cel mai bine într-o echipă interculturală.

Deci, va trebui să acoperiți:

• Cum să depășești diferențele culturale,
• Cum să lucrezi în conformitate cu obiceiurile și rutinele de lucru ale fiecărei culturi și
• Cum să depășești prejudecățile și să ignori stereotipurile

Vă puteți înscrie la un curs oficial „Managing Virtual Teams” pentru a afla cele mai bune strategii pentru gestionarea echipelor virtuale. Sau, puteți face propriile cercetări despre cum să desfășurați cel mai bine formarea.

Sfatul nr. 3 — Creați un mediu bazat pe recompense

În cele mai multe cazuri, lucrul de acasă poate avea un impact enorm asupra nivelurilor de productivitate și asupra modului în care abordați fiecare proiect într-o zi de lucru. Pe baza experiențelor multor echipe virtuale, a nu fi înconjurat de oameni afectează foarte mult calitatea muncii tale.

Lucrul cot la cot cu colegii creează adesea un impuls competitiv, care poate fi o trăsătură productivă. Cu toate acestea, își pierde din intensitate atunci când lucrezi de acasă, mai ales dacă nu poți vizita biroul din când în când din cauza diferențelor geografice.

Prin urmare, cel mai bun mod de a ocoli acest lucru este crearea unui sistem de recompense sau a unui sistem meritocratic care prosperă într-un mediu competitiv. Poti:

• Felicitează-ți angajații pe o platformă comună pentru îndeplinirea unei sarcini dificile
• Oferiți stimulente celui mai bun lucrător al săptămânii/lunii
• Includeți zile libere pentru cei mai buni performanți
• Organizați evenimente și întâlniri prietenoase pe o platformă virtuală

Sfatul #4 — Organizați întâlnirile în funcție de diferite fusuri orare

Am atins acest lucru într-un punct anterior - dacă echipa dvs. este virtuală, deoarece vă aflați peste fusuri orare, va trebui să țineți cont de acest lucru atunci când planificați ca întreaga echipă să se „adună” și să lucreze.

Și, aceasta include în special întâlnirile de grup de orice fel.

Când vine vorba de procesul de găsire a intervalelor de timp ideale pentru întâlniri, cel mai bine este să:

• Enumeră toți membrii echipei pe o hârtie
• Adăugați fusurile orare ale acestora
• Adăugați orele lor de intrare și de plecare pe care le-ați adunat din rezultatele lor de urmărire a timpului
• Găsiți intervalele ideale pentru întâlniri prin comparație

Puteți utiliza un convertor online de fus orar în acest scop.

Odată ce v-ați hotărât cu privire la ora, puteți gestiona întâlnirile de la distanță ținând conferințe video sau printr-un sistem de comunicare.

Sfatul #5 — Solicitați rapoarte de progres

Nu vrei să-ți microgestionezi echipa — dar va trebui totuși să fii cu ochii pe ceea ce fac și dacă realizează progresul planificat în sarcinile lor.

Puteți face acest lucru prin:

• Aruncând o privire la rapoartele lor de urmărire a timpului,
• Stabilirea și desfășurarea de întâlniri zilnice regulate și
• Organizarea de întâlniri individuale ocazionale.

În consecință, veți putea identifica și discuta potențialele provocări și veți putea face față reținerii în timp util.

Sfatul #6 — Folosiți instrumente de comunicare

Când vine vorba de sfaturi pentru gestionarea echipelor la distanță, nimic nu depășește o comunicare eficientă .

În zilele noastre, există multe moduri prin care puteți trimite un mesaj fără a fi nevoie să așteptați ca cineva să-și verifice e-mailul sau să răspundă la telefon:

• Instrumente de mesagerie în echipă — aplicațiile precum Pumble sunt excelente pentru a pune întrebări rapide și pentru a clarifica unele aspecte legate de munca ta.
• Instrumente de videoconferință — sunt excelente pentru organizarea de întâlniri video și conferințe video cu echipa ta.

Potrivit unui specialist în marketing digital, Jason Whaling, stabilirea unei comunicări clare cu echipa ta se bazează pe trei principii:

• Având un loc stabilit pentru comunicare,
• Având un program de întâlnire prestabilit și
• Încurajarea oamenilor să aibă o miniatură.

Poate că aceste principii ți se par arbitrare, sau chiar evidente dacă ai experiență în management. Dar, când sunt îndeplinite, fac comunicarea ușoară pentru toată lumea.

Utilizarea unui număr de instrumente de comunicare diferite vă asigură că gestionați rapid discuțiile, comentariile, întrebările și răspunsurile.

Mai mult, avand o varietate de solutii de comunicare va imbunatati puternic capacitatea de adaptare la anumite situatii profesionale care necesita moduri diferite de comportament.

Sfatul #7 — Folosiți instrumente de management

Există o mulțime de instrumente pentru gestionarea echipelor de la distanță pe care le puteți încerca - cele mai multe dintre ele vă ajută să acoperiți gestionarea virtuală a proiectelor virtuale:

• Instrumente de management de proiect — excelente pentru a urmări progresul proiectului „de la distanță” și pentru a urmări termenele limită.
• Software de gestionare a sarcinilor — excelent pentru definirea și urmărirea sarcinilor, precum și pentru stocarea documentelor de care aveți nevoie pentru lucru.
• Instrumente de management al echipei — excelente pentru a facilita colaborarea între membrii echipei.
• Instrumente de partajare a ecranului — excelente atunci când trebuie să ajuți un membru al echipei să configureze un nou program pe care îl vei folosi amândoi sau orice altceva pe care trebuie să-l faci de la distanță.
• Foi de calcul online — grozav atunci când trebuie să lucrați la documente simultan și să aveți toate modificările salvate și sincronizate în timp real, automat.

Folosirea unui număr de instrumente de management vă va facilita foarte mult managementul proiectului, sarcinii și echipelor - și vă va asigura că economisiți timp lucrând într-un singur document în același timp.

Sfat #8 — Căutați genul potrivit de oameni pentru echipa dvs

Când cauți oamenii pe care îi vei angaja pentru a lucra în echipa ta virtuală, asigură-te că:

• Postați-vă locurile de muncă vacante pe site- uri web de independenți de renume — desfășurați interviuri tehnice cu candidații care aplică, dar puneți-le, de asemenea, să treacă prin câteva teste de personalitate, pentru a vă asigura că se potrivesc cu cultura.
• Testați noii angajați — înainte de a vă înscrie cu membrii individuali ai echipei cu normă întreagă, preluați-i mai întâi pentru proiecte mai mici, pentru a le testa abilitățile și potențialul de cooperare ulterioară.
• Oferiți un avantaj persoanelor cu experiență în lucrul de la distanță — acest lucru nu ar trebui să fie obligatoriu , dar oamenii care au lucrat deja de la distanță știu să lucreze eficient într-o echipă virtuală. Acestea sunt cunoștințe pe care le pot extinde la restul echipei.

Angajând persoanele potrivite, veți alcătui un grup de oameni potriviti pentru a forma o echipă de succes - indiferent de faptul că s-ar putea să nu se întâlnească niciodată față în față.

Sfat # 9 — Adăpostește o cultură de echipă virtuală

Cultura de echipă virtuală este la fel de importantă ca orice altă cultură de echipă - grupul de oameni dintr-o echipă virtuală va trebui să formeze un fel de înțelegere, precum și să construiască încredere reciprocă.

Puteți face acest lucru prin:

• Întâlnirea față în față din când în când — dacă locuiți cu toții în aceeași țară, puteți organiza o întâlnire la fiecare două luni. Organizați o cină în echipă, mergeți la bowling și cunoașteți-vă dincolo de titlurile companiei dvs.
• Încercând să stabiliți prietenii virtuale - deoarece nu veți putea organiza petreceri cu pizza și juca Fussball împreună atât de des, puteți încuraja oamenii să facă prietenii online. În calitate de manager, puteți deschide calea — adăugați membrii echipei pe Linkedin și Twitter sau chiar pe Facebook și Instagram.
• Faceți ca toate întâlnirile să fie prietenoase la distanță - uneori, doar o parte a echipei este virtuală, iar partea nevirtuală a echipei poate fi tentată să organizeze întâlniri separate. Pentru a evita ca mulțimea de la distanță să se simtă exclusă, stabiliți practica de a organiza toate întâlnirile, chiar și cele rapide, online.

Potrivit lui Rahul Vij, CEO al unei agenții de marketing digital WebSpero Solutions, una dintre cele mai bune modalități de a motiva lucrătorii și de a-i proteja de sentimentul de „detașare” este să aloci câteva ore într-o săptămână pentru extrașcolare.

”Păstrați-i implicați în diferite activități și evenimente de birou. Planificați sesiuni interactive virtuale, cum ar fi prânzuri virtuale, jocuri virtuale și sesiuni de discuții în care totul va fi discutat, cu excepția biroului și a activității sale.”

Construirea unei culturi de echipă virtuală ajută echipa să se simtă mai mult ca un întreg - și nu doar indivizii în fața computerelor lor, pur și simplu făcând partea lor din muncă și depășind ceasul.

Sfat #10 — Arată înțelegerea nevoilor personale ale echipei tale

În mod similar cu permiterea orelor de lucru flexibile, ar trebui să încercați, de asemenea, să luați în considerare faptul că angajații dvs. au vieți și angajamente personale. Acest lucru poate interfera adesea cu eficiența muncii lor, mai ales atunci când lucrează de acasă, deoarece nu există nicio modalitate de a „fugi” de problemele lor.

Acesta este motivul pentru care afacerile de astăzi au adesea echipe mari de resurse umane care sunt acolo pentru a-și ajuta colegii cu orice probleme cu care s-ar putea confrunta.

Cu toate acestea, există câțiva pași pe care tu, în calitate de manager, îi poți face pentru a te asigura că angajații tăi găsesc o modalitate de a-și echilibra viața personală și cea profesională:

• Încurajați angajații să vorbească cu echipa dvs. de resurse umane dacă se confruntă cu probleme care le afectează munca
• Creați un mediu sănătos în care angajații să nu fie stresați cu privire la sarcinile și proiectele lor
• Când este posibil, lăsați membrii echipei să lase sarcinile mai puțin importante și mai puțin urgente pentru mâine - fiți realiști în ceea ce privește volumul de muncă

Sfatul #11 — Organizați întâlniri 1-la-1

Chiar dacă adăpostirea unei culturi de echipă virtuală stabilește conexiuni mai bune cu angajații tăi, este totuși important să-ți aloci ceva timp pentru a-i cunoaște și a vedea cum se descurcă.

Este important să aveți întâlniri individuale, individuale, din trei motive:

• Eliminarea stresului legat de autoritate pentru unii angajați,
• Discutarea posibilelor obstacole și dificultăți la locul de muncă de zi cu zi și
• Familiarizarea cu capacitățile și limitările fiecărui angajat.

Directorul de comunicații la JotForm, Annabel Maw, subliniază importanța întâlnirilor 1-la-1, argumentând că acestea sunt o parte crucială a motivarii colegilor ei.

Pe lângă întâlnirile săptămânale de 15 minute pentru rapoartele de progres, ea alocă și 30 de minute în fiecare vineri pentru a organiza întâlniri individuale cu fiecare angajat și pentru a discuta despre modul în care săptămâna de lucru i-a afectat.

Ea observă că este o modalitate excelentă de a scăpa de abur și de a avea o discuție prietenoasă, menținând în același timp un mediu de lucru sănătos.

„ A avea un număr mare de puncte de contact unul cu celălalt ajută să înțelegem unde se află toată lumea, să obțineți feedback și să vă asigurați că echipa se simte fericită și productivă cu ceea ce lucrează.”

Sfat #12 — Găsiți inspirație în echipe virtuale celebre

Ori de câte ori aveți îndoieli despre cum să vă gestionați echipa virtuală, inspirați-vă de la echipele virtuale care au avut succes în ceea ce fac de ani de zile.

Iată doar câteva dintre exemplele de echipe virtuale de succes – precum și o perspectivă asupra modului în care funcționează și a ceea ce face ca politica lor de lucru la distanță să fie de succes:

Tabăra de bază

Fondat în : 1999

Sediu : Chicago

Numărul de oameni care lucrează de la distanță : 50 de angajați aflați în întreaga lume.

Ce puteți învăța de la ei : oferă beneficii speciale lucrătorilor lor de la distanță — de exemplu, dacă vreunul dintre ei dorește să cumpere un birou în picioare pentru a îmbunătăți productivitatea, compania acoperă costurile.

Fapt distractiv : fondatorii Basecamp, Jason Fried și David Hansson, au publicat chiar și un ghid despre conducerea unei companii la distanță numită Remote .

Zapier

Fondat în : 2011

Sediu : San Francisco

Numărul de persoane care lucrează de la distanță : 20 de angajați cu normă întreagă, toți de la distanță.

Ce puteți învăța de la ei : folosesc o serie de instrumente pentru a reduce decalajul geografic și a facilita colaborarea și managementul proiectelor.

Fapt distractiv : ei preferă termenul „distribuit” în loc de „la distanță” - pentru că sunt în contact tot timpul în timpul zilelor lor de lucru.

Trello

Fondat în : 2011

Sediu : New York

Numărul de oameni care lucrează de la distanță : Întregul departament de marketing este virtual + 50% din celelalte departamente.

Ce puteți învăța de la ei : rămân conectați și la curent prin întâlniri video frecvente.

Fapt distractiv : echipa Trello folosește aplicația de management al proiectelor Trello pentru a-și gestiona proiectele de la distanță.

Clockify (da – lucrăm și de la distanță)

Fondat în : 2017

Sediu : Palo Alto

Numărul de persoane care lucrează de la distanță : Membrii echipei noastre călătoresc frecvent între Palo Alto și Novi Sad - așa că, de multe ori, colaborăm online.

Ce puteți învăța de la ei (bine, noi ): rămânem la curent cu progresul proiectului urmărind timpul cu Clockify, un software de urmărire a timpului pe care l-am dezvoltat noi înșine

Fapt distractiv : Ori de câte ori citiți o postare de pe blogul nostru, sunt șanse să citiți un articol scris în timp ce „pe drum”.

Așadar, atunci când aveți îndoieli, puteți oricând să învățați ceva de la echipe virtuale celebre de succes - indiferent de provocările pe care le-ați avea, sunt șanse ca acestea să treacă și prin ele și apoi să le împărtășească lumii.

Încheierea…

Toate aceste sfaturi ar putea părea multe, dar nu este nevoie să urmați fiecare pas pentru a vă îmbunătăți abilitățile de management. Concentrează-te pe câteva dintre ele și vei vedea că mediul tău de lucru va începe să se lumineze.

Cel mai important lucru de reținut este să-ți prețuiești angajații, să înțelegi nevoile lor și să creezi un mediu prietenos. După ce ați făcut acest lucru, veți observa îmbunătățiri și veți putea implementa acești pași mult mai ușor.