有效管理虛擬團隊的 12 個技巧

在 2020 年之前，找到一種與您的團隊取得聯繫並以最佳方式領導的方法已經足夠困難了。如今，大流行文化迫使我們更加熟悉虛擬團隊的概念，這使得管理過程變得更加困難。

無需絕望，因為有很多方法可以有效地管理虛擬團隊。 我們將進行徹底的分析，並對當今最好的經理人使用的技巧和技術提供一些見解。

管理虛擬團隊有哪些挑戰？

您和您的員工在處理日常任務​​時都必然會面臨某些挑戰。 它們的範圍從簡單的誤解任務行為到更複雜的問題，例如精神脫離工作環境。

在虛擬辦公室工作很可能會讓您面臨以下一些挑戰：

• 生產力下降和表現不佳
• 由於缺乏面對面的互動而誤解了給定的任務
• 在與同事的聯繫方面去個性化
• “政教分離”——工作和家庭之間的界限變得模糊

這些是許多在家工作的員工面臨的一些最常見的障礙。 但是，如果您遇到的事情不在此列表中，請不要擔心 - 很有可能，無論您面臨什麼，您仍然並不孤單。

您如何克服管理虛擬團隊的挑戰？

簡短的回答是——循序漸進，有條不紊。

借助以下 12 個技巧，克服管理虛擬團隊的挑戰相對容易完成：

1. 允許靈活的工作時間
2. 接受虛擬團隊培訓
3. 培育獎勵驅動的環境
4. 根據不同時區組織會議
5. 索取進度報告
6. 使用通訊工具
7. 使用管理工具
8. 為您的團隊尋找合適的人
9. 擁有虛擬團隊文化
10. 了解團隊的個人需求
11. 組織一對一會議
12. 在著名的虛擬團隊中尋找靈感

提示 #1 — 允許靈活的工作時間

如果您的團隊是虛擬的，因為您的團隊成員遍布全球，該怎麼辦？

好吧，在世界各地工作意味著您的整個團隊很少能夠同時工作。

畢竟，您來自華沙的 UI 設計師將無法與您來自加利福尼亞的後端開發人員同時工作。

因此，您需要更加靈活地安排他們的工作時間——既要適應不同的時區，又要幫助您的團隊實現工作/生活平衡。 他們會因此而更快樂，因此，他們的工作也會更有成效。

因此，讓您的團隊按照他們的自然傾向工作，並指導他們跟踪他們在工作時間內從事的任務和項目的時間。

這樣，您將能夠看到：

• 當每個團隊成員都喜歡工作時
• 誰在任何時候在做什麼
• 誰目前可以承擔新任務

因此，您將能夠查明您的日程安排重疊的時間，並相應地安排實時小組活動——在您的團隊絕對需要一起工作的時間。 您可以利用這段重疊的時間來安排會議、討論策略並與每個人簽到。

通過跟踪您的靈活工作時間，您還可以衡量生產力水平 - 並識別瓶頸和潛在的浪費時間的活動，然後您將知道您需要在未來消除。

提示 #2 — 接受虛擬團隊培訓

如果您想掌握生活中的任何事情，那麼您很可能必須努力。 管理遠程團隊也是如此——有時，最好在處理它之前接受培訓。

管理虛擬團隊有多種方式，因此管理虛擬團隊培訓課程也涉及三種不同類型的培訓：技術培訓、群體處理培訓和跨文化培訓。

技術培訓

您的團隊必須精通您將在工作中使用的虛擬團隊管理工具。

因此，您需要涵蓋：

• 使用什麼類型的工具，
• 什麼情況需要特定類型的工具，
• 如何選擇適合您個人需求的工具，以及
• 如何處理技術問題——包括工具問題和沒有 Wi-Fi。

團體加工培訓

您的團隊必須能夠應對各種與項目相關的挑戰。

因此，您需要涵蓋：

• 正確的目標設定，
• 解決問題的能力，
• 在遠程團隊成員之間建立信任，以及
• 協作練習

跨文化培訓

如果您在多元文化團隊中工作，這種類型的培訓至關重要——您的虛擬團隊需要了解如何在跨文化團隊中發揮最佳作用。

因此，您需要涵蓋：

• 如何克服文化差異，
• 如何根據每種文化的習俗和工作慣例工作，以及
• 如何克服偏見並忽略刻板印象

您可以參加官方的“管理虛擬團隊”課程，學習管理虛擬團隊的最佳策略。 或者，您可以自己研究如何最好地進行培訓。

提示 #3 — 培養獎勵驅動的環境

在大多數情況下，在家工作會對您的生產力水平以及您在工作日處理每個項目的方式產生巨大影響。 根據許多虛擬團隊的經驗，不被人包圍會極大地影響您的工作質量。

與同事並肩工作通常會產生競爭動力，這可能是一種富有成效的特質。 但是，當您在家工作時，它會失去強度，尤其是當您由於地域差異而無法不時訪問辦公室時。

因此，解決這個問題的最佳方法是創建一個在競爭環境中蓬勃發展的獎勵制度或精英制度。 你可以：

• 祝賀您的員工在共享平台上執行艱鉅的任務
• 為每週/每月最優秀的員工提供獎勵
• 包括為表現最好的人放假
• 在虛擬平台上組織友好的活動和聚會

提示 #4 — 根據不同的時區組織會議

我們在前面提到過這一點——如果你的團隊是虛擬的，因為你位於不同的時區，你需要在計劃整個團隊“聚在一起”工作時考慮到這一點。

而且，這尤其包括任何形式的小組會議。

在為會議尋找理想時間段的過程中，您最好：

• 在紙上列出所有團隊成員
• 添加他們的時區
• 添加您從他們的時間跟踪結果中收集的他們的上班和下班時間
• 通過比較找到理想的會議時間段

為此，您可以使用在線時區轉換器。

一旦確定了時間，您就可以通過召開視頻會議或通過通信系統處理遠程會議。

提示 #5 — 索取進度報告

你不想對你的團隊進行微觀管理——但你仍然需要密切關注他們在做什麼，以及他們是否在完成計劃中的任務。

您可以通過以下方式做到這一點：

• 瀏覽他們的時間跟踪報告，
• 建立和執行定期的日常會議，以及
• 安排不定期的一對一會議。

因此，您將能夠發現並討論潛在的挑戰並及時處理問題。

提示 #6 — 使用溝通工具

談到管理遠程團隊的技巧，沒有什麼比高效溝通更重要了。

如今，您可以通過多種方式發送消息，而無需等待某人查看電子郵件或接聽電話：

• 團隊消息傳遞工具——像 Pumble 這樣的應用程序非常適合提出快速問題和澄清有關您工作的一些問題。
• 視頻會議工具——它們非常適合與您的團隊進行視頻會議和視頻會議。

根據數字營銷專家 Jason Whaling 的說法，與您的團隊建立清晰的溝通依賴於三個原則：

• 有固定的交流場所，
• 有預定的會議時間表，以及
• 鼓勵人們使用縮略圖。

也許這些原則對你來說是武斷的，如果你有管理經驗，甚至是顯而易見的。 但是，當它們完成時，它們使每個人的交流變得容易。

使用多種不同的通信工具可確保您快速處理討論、評論、問題和答案。

此外，擁有多種溝通解決方案將大大提高您適應某些需要不同行為模式的專業情況的能力。

提示 #7 — 使用管理工具

您可以嘗試許多用於管理遠程團隊的工具——其中大多數可以幫助您涵蓋虛擬項目的虛擬管理：

• 項目管理工具——非常適合“遠程”跟踪項目進度並關注最後期限。
• 任務管理軟件——非常適合定義和跟踪任務，以及存儲工作所需的文檔。
• 團隊管理工具——非常適合促進團隊成員之間的協作。
• 屏幕共享工具- 當您需要幫助團隊成員設置您將使用的新程序或您需要從遠處執行的任何其他事情時，這非常有用。
• 在線電子表格- 當您必須同時處理文檔並自動實時保存和同步所有更改時，這是非常棒的。

使用多種管理工具將極大地促進您的項目、任務和團隊管理 - 並確保您通過同時處理一個文檔來節省時間。

提示 #8 — 為您的團隊尋找合適的人

在尋找您將僱用的人在您的虛擬團隊中工作時，請確保您：

• 在著名的自由職業者網站上發布您的職位空缺——對申請的候選人進行技術面試，但讓他們也接受一些性格測試，以確保他們適合文化。
• 測試新員工——在與個別團隊成員全職簽約之前，先讓他們參與較小的項目，以測試他們的技能和進一步合作的潛力。
• 為有遠程工作經驗的人提供優勢——這不應該是必須的，但已經遠程工作的人知道如何有效地在虛擬團隊中工作。 這是他們可以擴展到團隊其他成員的知識。

通過僱用合適的人，您將組建一群適合組建成功團隊的人——不管他們可能永遠不會面對面見面的事實。

提示 #9 — 擁有虛擬團隊文化

虛擬團隊文化與任何其他團隊文化一樣重要——虛擬團隊中的一群人仍然需要形成某種理解，以及建立相互信任。

您可以通過以下方式實現：

• 不時見面——如果你們都住在同一個國家，你可以每隔幾個月組織一次聚會。 組織一次團隊晚宴，出去打保齡球，並在公司頭銜之外相互了解。
• 嘗試建立虛擬友誼——因為你不能經常一起舉辦披薩派對和玩 Fussball，你可以鼓勵人們建立在線友誼。 作為經理，您可以帶路——在 Linkedin 和 Twitter，甚至 Facebook 和 Instagram 上添加您的團隊成員。
• 使所有會議遠程友好——有時，團隊中只有一部分是虛擬的，而團隊中的非虛擬部分可能會想舉行單獨的會議。 為了避免偏遠的人群感到被忽視，請建立在線舉行所有會議的做法，即使是快速會議也是如此。

根據數字營銷機構 WebSpero Solutions 的首席執行官 Rahul Vij 的說法，激勵員工並保護他們免受“分離”感的最佳方法之一是每週留出幾個小時的課外活動。

“讓他們參與不同的辦公室活動和活動。 計劃虛擬互動會議，如虛擬午餐、虛擬遊戲和閒聊會議，除了辦公室及其工作之外，所有內容都將被討論。”

建立虛擬團隊文化有助於團隊感覺更像一個整體——而不僅僅是在電腦前的個人，只是做他們的工作份額和打卡時間。

提示 #10 — 表現出對團隊個人需求的理解

與允許靈活的工作時間類似，您還應該考慮到您的員工有個人生活和承諾。 這通常會影響他們的工作效率，尤其是當他們在家工作時，因為沒有辦法“逃避”他們的問題。

這就是為什麼當今的企業通常擁有大型人力資源團隊來幫助他們的同事解決他們可能遇到的任何問題。

但是，作為經理，您可以採取幾個步驟來確保您的員工找到平衡個人生活和職業生活的方法：

• 如果員工遇到任何影響其工作的問題，鼓勵他們與您的人力資源團隊交談
• 創造一個健康的環境，讓員工不會對他們的任務和項目感到壓力
• 如果可能，讓團隊成員把不太重要和不太緊急的任務留到明天——對工作量要現實

提示 #11 — 組織一對一會議

儘管擁有虛擬團隊文化可以與您的員工建立更好的聯繫，但留出一些時間來了解他們並了解他們的表現仍然很重要。

進行單獨的一對一會議很重要，原因有以下三個：

• 為一些員工消除與權威相關的壓力，
• 討論日常工作場所中的潛在障礙和困難，以及
• 熟悉每位員工的能力和局限性。

JotForm 的傳播總監 Annabel Maw 強調了一對一會議的重要性，認為這是激勵同事的關鍵部分。

除了每週 15 分鐘的進度報告會議外，她還每週五抽出 30 分鐘與每位員工組織一對一的會議，並討論工作週對他們的影響。

她指出，這是一種很好的發洩情緒和友好聊天的方式，同時還能保持健康的工作環境。

“彼此之間有大量的接觸點有助於了解每個人的位置、獲得反饋，並確保團隊對他們正在做的事情感到高興和富有成效。”

提示 #12 — 在著名的虛擬團隊中尋找靈感

每當對如何處理您的虛擬團隊存有疑問時，請從多年來在其工作上取得成功的虛擬團隊中汲取靈感。

以下只是一些成功的虛擬團隊示例——以及對他們如何運作以及他們的遠程工作政策成功的原因的一些見解：

大本營

成立時間：1999

總部：芝加哥

遠程工作的人數：全球有 50 名員工。

你可以從他們那裡學到什麼：他們為遠程工作人員提供了特殊的好處——例如，如果他們中的任何人想要購買站立式辦公桌來提高生產力，公司會承擔費用。

有趣的事實：Basecamp 的創始人 Jason Fried 和 David Hansson 甚至出版了一本關於運營一家名為Remote的遠程公司的指南。

扎皮爾

成立時間：2011年

總部：舊金山

遠程工作人數：20名全職員工，全部遠程。

您可以從他們那裡學到什麼：他們使用許多工具來彌合地理差距並促進協作和項目管理。

有趣的事實：他們更喜歡“分佈式”而不是“遠程”這個詞——因為他們在工作日的整個時間都在聯繫。

特雷羅

成立時間：2011年

總部：紐約

遠程工作的人數：整個營銷部門是虛擬的 + 50% 的其他部門。

您可以從他們身上學到什麼：他們通過頻繁的視頻會議保持聯繫並了解最新情況。

有趣的事實：Trello 團隊使用 Trello 項目管理應用程序遠程管理他們的項目。

Clockify（是的——我們也遠程工作）

成立時間：2017年

總部：帕洛阿爾托

遠程工作的人數：我們團隊的成員經常往返於帕洛阿爾托和諾維薩德之間——因此，我們經常在線協作。

你可以從他們身上學到什麼（嗯，我們）：我們通過使用我們自己開發的時間跟踪軟件 Clockify 跟踪時間來了解項目進度

有趣的事實：每當您閱讀我們博客中的帖子時，您很可能正在閱讀“在路上”時寫的一篇文章。

因此，當您有疑問時，您總是可以從著名的成功虛擬團隊那裡學到一些東西——無論您遇到什麼挑戰，他們也有可能經歷過這些挑戰，然後與世界分享。

包起來…

所有這些提示可能看起來很多，但沒有必要遵循每個步驟來提高您的管理技能。 專注於其中的幾個，你會發現你的工作環境會開始亮起來。

要記住的最重要的事情是重視您的員工，了解他們的需求，並建立一個友好的環境。 完成此操作後，您會注意到改進，並且您將能夠更輕鬆地實施這些步驟。