12 نصيحة لإدارة الفرق الافتراضية بشكل فعال

كان العثور على طريقة للوصول إلى فريقك والقيادة بأفضل طريقة ممكنة أمرًا صعبًا بما يكفي قبل عام 2020. في الوقت الحاضر ، تجبرنا ثقافة الوباء على أن نصبح أكثر دراية بمفهوم الفرق الافتراضية ، مما يجعل عملية الإدارة أكثر صعوبة.

لا داعي لليأس ، فهناك العديد من الطرق لإدارة فريق افتراضي بطريقة فعالة. سنخوض في تحليل شامل ونقدم بعض الأفكار حول النصائح والتقنيات التي يستخدمها أفضل المديرين في الوقت الحاضر.

ما هي التحديات في إدارة الفرق الافتراضية؟

أنت وموظفوك ملزمون بمواجهة تحديات معينة في التعامل مع المهام اليومية. وهي تتراوح من الأعمال البسيطة لسوء الفهم إلى القضايا الأكثر تعقيدًا ، مثل الانفصال العقلي عن بيئة العمل.

من المرجح أن العمل في مكتب افتراضي قد يواجه بعضًا من هذه التحديات:

• انخفاض الإنتاجية وضعف الأداء
• سوء فهم المهام المعينة بسبب نقص التفاعل وجهاً لوجه
• تبدد الشخصية فيما يتعلق بالاتصال بزملائك
• "فصل الكنيسة عن الدولة" - تتلاشى الخطوط الفاصلة بين العمل والمنزل

هذه بعض أكثر العقبات شيوعًا التي يواجهها الكثير من العاملين في المنزل. لكن لا تقلق إذا كنت تواجه شيئًا غير موجود في هذه القائمة - هناك احتمالات ، مهما كان ما تواجهه ، فأنت لست وحيدًا.

كيف تتغلب على تحديات إدارة الفرق الافتراضية؟

الإجابة المختصرة هي - تدريجياً ومنهجية .

من السهل نسبيًا التغلب على تحديات إدارة الفرق الافتراضية - بمساعدة هذه النصائح الـ 12 :

1. السماح لساعات العمل المرنة
2. احصل على تدريب فرق افتراضية
3. رعاية بيئة مدفوعة المكافآت
4. تنظيم الاجتماعات وفقًا لمناطق زمنية مختلفة
5. اسأل عن تقارير التقدم
6. استخدم أدوات الاتصال
7. استخدم أدوات الإدارة
8. ابحث عن الأشخاص المناسبين لفريقك
9. كوّن ثقافة الفريق الافتراضية
10. افهم الاحتياجات الشخصية لفريقك
11. تنظيم اجتماعات فردية
12. ابحث عن الإلهام في الفرق الافتراضية الشهيرة

النصيحة رقم 1 - اسمح بساعات عمل مرنة

ماذا لو كان فريقك افتراضيًا لأن أعضاء فريقك يعيشون في جميع أنحاء العالم؟

حسنًا ، العمل من أجزاء مختلفة من العالم يعني أن فريقك بأكمله نادرًا ما يكون قادرًا على العمل في نفس الوقت بالضبط.

بعد كل شيء ، لن يتمكن مصمم واجهة المستخدم الخاص بك من وارسو من العمل في نفس الوقت تمامًا مثل مطور الواجهة الخلفية من كاليفورنيا.

لذلك ، ستحتاج إلى أن تكون أكثر مرونة في ساعات عملهم - لاستيعاب مناطق زمنية مختلفة ومساعدة فريقك على تحقيق التوازن بين العمل والحياة. سيكونون أكثر سعادة لذلك ، ونتيجة لذلك ، سيكونون أكثر إنتاجية في عملهم.

لذا ، اطلب من فريقك العمل وفقًا لميولهم الطبيعية ، وإرشادهم لتتبع الوقت في المهام والمشاريع التي يعملون عليها خلال ساعات عملهم.

بهذه الطريقة ، ستتمكن من رؤية:

• عندما يحب كل فرد من أعضاء الفريق العمل
• من يعمل على ماذا في أي لحظة
• من هو متاح حاليًا لتولي مهمة جديدة

نتيجة لذلك ، ستكون قادرًا على تحديد الأوقات التي تتداخل فيها جداولك وترتيب أنشطة المجموعة في الوقت الفعلي وفقًا لذلك - للأوقات التي يحتاج فيها فريقك للعمل معًا. يمكنك استخدام هذا الوقت المتداخل لإعداد اجتماع مؤتمر ومناقشة الاستراتيجيات والتسجيل مع الجميع.

من خلال تتبع ساعات عملك المرنة ، ستتمكن أيضًا من قياس مستويات الإنتاجية - وتحديد الاختناقات والأنشطة المحتملة لإضاعة الوقت التي ستعرف بعد ذلك أنك بحاجة إلى التخلص منها في المستقبل.

نصيحة رقم 2 - خضع لتدريب الفرق الافتراضية

إذا كنت تريد إتقان أي شيء في الحياة ، فستضطر إلى العمل عليه. الأمر نفسه ينطبق على إدارة الفرق البعيدة - في بعض الأحيان ، من الأفضل أن تخضع للتدريب قبل التعامل معه.

هناك عدة طرق لإدارة الفرق الافتراضية ، لذا فإن إدارة الدورات التدريبية للفرق الافتراضية تتضمن أيضًا ثلاثة أنواع منفصلة من التدريب: التدريب التكنولوجي ، والتدريب على المعالجة الجماعية ، والتدريب عبر الثقافات.

التدريب على التكنولوجيا

يجب أن يكون فريقك على دراية جيدة بأدوات إدارة الفريق الافتراضية التي ستستخدمها جميعًا في عملك.

لذلك ، سوف تحتاج إلى تغطية:

• ما أنواع الأدوات التي يجب استخدامها ،
• ما المواقف التي تتطلب أنواعًا معينة من الأدوات ،
• كيفية اختيار الأدوات التي تناسب احتياجاتك الفردية ، و
• كيفية التعامل مع المشكلات التقنية - بما في ذلك مشكلات الأدوات وعدم وجود شبكة Wi-Fi.

تدريب تجهيز المجموعة

يجب أن يكون فريقك قادرًا على مواجهة التحديات المختلفة المتعلقة بالمشروع.

لذلك ، سوف تحتاج إلى تغطية:

• تحديد الهدف المناسب ،
• مهارات حل المشاكل،
• بناء الثقة بين أعضاء الفريق عن بعد ، و
• تمارين التعاون

التدريب عبر الثقافات

يعد هذا النوع من التدريب أمرًا حيويًا إذا كنت تعمل في فريق متعدد الثقافات - سيحتاج فريقك الافتراضي إلى فهم أفضل السبل للعمل في فريق متعدد الثقافات.

لذلك ، سوف تحتاج إلى تغطية:

• كيفية التغلب على الاختلافات الثقافية ،
• كيفية العمل وفقًا لعادات كل ثقافة وإجراءات عملها ، و
• كيفية التغلب على الأفكار المسبقة وتجاهل الصور النمطية

يمكنك الانضمام إلى دورة "إدارة الفرق الافتراضية" الرسمية للتعرف على أفضل الاستراتيجيات لإدارة الفرق الافتراضية. أو يمكنك إجراء البحث الخاص بك حول أفضل السبل لإجراء التدريب.

نصيحة رقم 3 - رعاية بيئة مدفوعة المكافآت

في معظم الحالات ، يمكن أن يكون للعمل من المنزل تأثير كبير على مستويات الإنتاجية لديك والطريقة التي تتعامل بها مع كل مشروع في يوم العمل. بناءً على تجارب العديد من الفرق الافتراضية ، فإن عدم التواجد بين الناس يؤثر على جودة عملك بهامش ضخم.

غالبًا ما يخلق العمل جنبًا إلى جنب مع زملائك دافعًا تنافسيًا يمكن أن يكون سمة منتجة. ومع ذلك ، فإنه يفقد شدته عند العمل من المنزل ، خاصة إذا لم تتمكن من زيارة المكتب من وقت لآخر بسبب الاختلافات الجغرافية.

لذلك ، فإن أفضل طريقة للتغلب على هذا هي من خلال إنشاء نظام مكافأة أو نظام الجدارة الذي يزدهر في بيئة تنافسية. تستطيع:

• هنئ موظفيك على منصة مشتركة لأداء مهمة صعبة
• قدم حوافز لأفضل عامل في الأسبوع / الشهر
• قم بتضمين أيام إجازة لأفضل أصحاب الأداء
• تنظيم الأحداث والتجمعات الودية على منصة افتراضية

نصيحة رقم 4 - تنظيم الاجتماعات وفقًا لمناطق زمنية مختلفة

لقد تطرقنا إلى هذا في نقطة سابقة - إذا كان فريقك افتراضيًا لأنك موجود عبر مناطق زمنية ، فستحتاج إلى أخذ ذلك في الاعتبار عند التخطيط للفريق بأكمله "للالتقاء" والعمل.

وهذا يشمل بشكل خاص الاجتماعات الجماعية من أي نوع.

عندما يتعلق الأمر بعملية العثور على فترات زمنية مثالية للاجتماعات ، فمن الأفضل أن:

• ضع قائمة بجميع أعضاء فريقك على ورقة
• أضف مناطقهم الزمنية
• أضف أوقات دخولك وانتهاءك التي جمعتها من نتائج تتبع الوقت
• ابحث عن المواعيد الزمنية المثالية للاجتماعات من خلال المقارنة

يمكنك استخدام محول المنطقة الزمنية عبر الإنترنت لهذا الغرض.

بمجرد تحديد الوقت ، يمكنك بعد ذلك التعامل مع الاجتماعات عن بُعد من خلال عقد مؤتمرات الفيديو أو من خلال نظام اتصال.

نصيحة رقم 5 - اسأل عن تقارير التقدم

لا تريد إدارة فريقك بدقة - ولكن لا يزال يتعين عليك مراقبة ما يفعلونه وما إذا كانوا يحققون التقدم المخطط له في مهامهم.

يمكنك القيام بذلك عن طريق:

• بإلقاء نظرة خاطفة على تقارير تتبع الوقت ،
• إقامة اجتماعات يومية منتظمة وتنفيذها
• ترتيب اجتماعات فردية بين الحين والآخر.

نتيجة لذلك ، ستكون قادرًا على تحديد ومناقشة التحديات المحتملة والتعامل مع التعطل في الوقت المناسب.

نصيحة رقم 6 - استخدم أدوات الاتصال

عندما يتعلق الأمر بنصائح لإدارة الفرق البعيدة ، لا شيء يتفوق على الاتصال الفعال .

في الوقت الحاضر ، هناك العديد من الطرق التي يمكنك من خلالها إرسال رسالة دون الحاجة إلى انتظار شخص ما للتحقق من بريده الإلكتروني أو الرد على الهاتف:

• أدوات مراسلة الفريق - تُعد تطبيقات مثل Pumble رائعة لطرح أسئلة سريعة وتوضيح بعض الأمور المتعلقة بعملك.
• أدوات مؤتمرات الفيديو - فهي رائعة لعقد اجتماعات الفيديو ومؤتمرات الفيديو مع فريقك.

وفقًا لمتخصص التسويق الرقمي ، Jason Whaling ، يعتمد إنشاء اتصال واضح مع فريقك على ثلاثة مبادئ:

• وجود مكان مخصص للتواصل ،
• وجود جدول اجتماع محدد مسبقًا ، و
• تشجيع الناس على الحصول على صورة مصغرة.

ربما تبدو هذه المبادئ اعتباطية بالنسبة لك ، أو حتى واضحة إذا كان لديك خبرة في الإدارة. ولكن عندما يتم إنجازها ، فإنها تجعل الاتصال سهلاً للجميع.

يضمن استخدام عدد من أدوات الاتصال المختلفة التعامل مع المناقشات والتعليقات والأسئلة والإجابات بسرعة.

علاوة على ذلك ، فإن وجود مجموعة متنوعة من حلول الاتصال سيحسن بشدة قدرتك على التكيف مع مواقف مهنية معينة تتطلب أنماطًا مختلفة من السلوك.

نصيحة رقم 7 - استخدم أدوات الإدارة

هناك الكثير من الأدوات لإدارة الفرق البعيدة التي يمكنك تجربتها - يساعدك معظمها في تغطية الإدارة الافتراضية للمشاريع الافتراضية:

• أدوات إدارة المشروع - رائعة لتتبع تقدم المشروع "من بعيد" ومراقبة المواعيد النهائية.
• برنامج إدارة المهام - رائع لتحديد المهام وتتبعها ، فضلاً عن تخزين المستندات التي تحتاجها للعمل.
• أدوات إدارة الفريق - رائعة لتسهيل التعاون بين أعضاء الفريق.
• أدوات مشاركة الشاشة - رائعة عندما تحتاج إلى مساعدة أحد أعضاء الفريق في إعداد برنامج جديد ستستخدمه كلاكما ، أو أي شيء آخر تحتاجه لأداء من بعيد.
• جداول البيانات عبر الإنترنت - رائعة عندما يتعين عليك العمل على المستندات في وقت واحد وحفظ جميع التغييرات ومزامنتها في الوقت الفعلي تلقائيًا.

سيؤدي استخدام عدد من أدوات الإدارة إلى تسهيل إدارة مشروعك ومهمتك وفريقك إلى حد كبير - بالإضافة إلى ضمان توفير الوقت من خلال العمل في مستند واحد في نفس الوقت.

نصيحة رقم 8 - ابحث عن الأشخاص المناسبين لفريقك

عند البحث عن الأشخاص الذين ستوظفهم للعمل في فريقك الافتراضي ، تأكد من:

• انشر الوظائف الشاغرة الخاصة بك على مواقع الويب المستقلة ذات السمعة الطيبة - قم بإجراء مقابلات فنية مع المرشحين الذين يتقدمون ، ولكن اجعلهم يخضعون أيضًا لاثنين من اختبارات الشخصية ، للتأكد من أنهم مناسبون للثقافة.
• اختبر التعيينات الجديدة - قبل الاشتراك مع أعضاء الفريق الفرديين بدوام كامل ، اصطحبهم لمشاريع أصغر أولاً ، لاختبار مهاراتهم وإمكاناتهم لمزيد من التعاون.
• امنح ميزة للأشخاص ذوي الخبرة في العمل عن بُعد - لا ينبغي أن يكون هذا أمرًا ضروريًا ، لكن الأشخاص الذين عملوا بالفعل عن بُعد يعرفون كيفية العمل في فريق افتراضي بكفاءة. هذه هي المعرفة التي يمكن أن تمتد إلى بقية الفريق.

من خلال تعيين الأفراد المناسبين ، ستقوم بتجميع مجموعة من الأشخاص بشكل صحيح لتشكيل فريق ناجح - بغض النظر عن حقيقة أنهم قد لا يلتقون وجهًا لوجه أبدًا.

نصيحة رقم 9 - كوّن ثقافة الفريق الافتراضية

ثقافة الفريق الافتراضي لا تقل أهمية عن أي ثقافة أخرى للفريق - لا يزال يتعين على مجموعة الأشخاص داخل الفريق الافتراضي تكوين نوع من التفاهم ، فضلاً عن بناء الثقة المتبادلة.

يمكنك تحقيق ذلك من خلال:

• الاجتماع وجهًا لوجه من وقت لآخر - إذا كنت تعيش جميعًا في نفس البلد ، فيمكنك تنظيم لقاء كل شهرين. نظِّم عشاءًا جماعيًا ، واخرج للعب البولينج ، وتعرَّف على بعضكما البعض بخلاف عناوين شركتك.
• في محاولة لتأسيس صداقات افتراضية - نظرًا لأنك لن تكون قادرًا على إقامة حفلات بيتزا ولعب Fussball معًا في كثير من الأحيان ، يمكنك تشجيع الناس على تكوين صداقات عبر الإنترنت. بصفتك مديرًا ، يمكنك أن تقود الطريق - أضف أعضاء فريقك على Linkedin و Twitter ، أو حتى Facebook و Instagram.
• جعل جميع الاجتماعات سهلة الاستخدام عن بُعد - في بعض الأحيان ، يكون جزء فقط من الفريق افتراضيًا ، وقد يميل الجزء غير الافتراضي من الفريق إلى عقد اجتماعات منفصلة. لتجنب شعور الحشد البعيد بالتجاهل ، قم بتأسيس ممارسة عقد جميع الاجتماعات ، حتى الاجتماعات السريعة ، عبر الإنترنت.

وفقًا لراهول فيج ، الرئيس التنفيذي لإحدى وكالات التسويق الرقمي WebSpero Solutions ، فإن إحدى أفضل الطرق لتحفيز العمال وحمايتهم من الشعور "بالانفصال" هي تخصيص ساعتين في الأسبوع للمناهج الدراسية.

"اجعلهم يشاركون في أنشطة وأحداث المكتب المختلفة. خطط لجلسات تفاعلية افتراضية مثل وجبات الغداء الافتراضية والألعاب الافتراضية وجلسات الدردشة حيث سيتم مناقشة كل شيء باستثناء المكتب وعمله ".

يساعد بناء ثقافة الفريق الافتراضية الفريق على الشعور وكأنه الكل - وليس فقط الأفراد أمام أجهزة الكمبيوتر الخاصة بهم ، بل يقومون فقط بنصيبهم من العمل وينفذون الوقت.

النصيحة رقم 10 - أظهر تفهمك للاحتياجات الشخصية لفريقك

على غرار السماح بساعات عمل مرنة ، يجب أن تحاول أيضًا أن تأخذ في الاعتبار أن لموظفيك حياة والتزامات شخصية. يمكن أن يتداخل هذا غالبًا مع كفاءة عملهم ، خاصةً عندما يعملون من المنزل حيث لا توجد طريقة "للهروب" من مشاكلهم.

لهذا السبب غالبًا ما يكون لدى الشركات اليوم فرق كبيرة للموارد البشرية موجودة لمساعدة زملائهم في العمل في أي مشكلات قد يواجهونها.

ومع ذلك ، هناك بعض الخطوات التي يمكنك ، كمدير ، اتخاذها للتأكد من أن موظفيك يجدون طريقة لتحقيق التوازن بين حياتهم الشخصية والمهنية:

• شجع الموظفين على التحدث مع فريق الموارد البشرية إذا كانوا يواجهون أي مشاكل تؤثر على عملهم
• خلق بيئة صحية حيث لا يتم الضغط على الموظفين فيما يتعلق بمهامهم ومشاريعهم
• عندما يكون ذلك ممكنًا ، اسمح لأعضاء الفريق بترك المهام الأقل أهمية والأقل إلحاحًا ليوم غد - كن واقعياً بشأن عبء العمل

نصيحة رقم 11 - تنظيم اجتماعات فردية

على الرغم من أن تبني ثقافة الفريق الافتراضية يؤسس علاقات أفضل مع موظفيك ، إلا أنه لا يزال من المهم تخصيص بعض الوقت للتعرف عليهم ومعرفة مدى أدائهم.

يعد عقد اجتماعات فردية وجهاً لوجه أمرًا مهمًا لثلاثة أسباب:

• إزالة الضغط المرتبط بالسلطة لبعض الموظفين ،
• مناقشة العقبات والصعوبات المحتملة في مكان العمل اليومي
• التعرف على قدرات وقيود كل موظف.

تشدد مديرة الاتصالات في JotForm ، أنابيل ماو ، على أهمية الاجتماعات الفردية من خلال القول بأنها جزء أساسي من تحفيز زملائها.

بصرف النظر عن الاجتماعات الأسبوعية التي تستغرق 15 دقيقة لتقارير التقدم ، فإنها تخصص أيضًا 30 دقيقة كل يوم جمعة لتنظيم اجتماعات فردية مع كل موظف ومناقشة كيفية تأثير أسبوع العمل عليهم.

وتشير إلى أنها طريقة ممتازة للتخلص من التوتر وإجراء محادثة ودية ، مع الحفاظ على بيئة عمل صحية.

" يساعد وجود قدر كبير من نقاط الاتصال مع بعضنا البعض على فهم مكان تواجد الجميع ، والحصول على التعليقات ، والتأكد من أن الفريق يشعر بالسعادة والإنتاجية فيما يعملون عليه".

نصيحة رقم 12 - ابحث عن الإلهام في الفرق الافتراضية الشهيرة

كلما ساورك شك حول كيفية التعامل مع فريقك الافتراضي - استلهم من الفرق الافتراضية التي نجحت في ما تفعله لسنوات.

فيما يلي بعض الأمثلة فقط على الفرق الافتراضية الناجحة - بالإضافة إلى بعض الأفكار حول كيفية عملها وما الذي يجعل سياسة العمل عن بُعد ناجحة:

معسكر القاعدة

تأسست عام 1999

المقر : شيكاغو

عدد الأشخاص الذين يعملون عن بعد : 50 موظفًا في جميع أنحاء العالم.

ما يمكنك تعلمه منهم : إنهم يقدمون مزايا خاصة لعمالهم عن بعد - على سبيل المثال ، إذا أراد أي منهم شراء مكتب دائم لتحسين الإنتاجية ، فإن الشركة تغطي التكاليف.

حقيقة ممتعة : قام مؤسسو Basecamp ، جايسون فرايد وديفيد هانسون ، بنشر دليل حول إدارة شركة بعيدة تسمى Remote .

زابير

تأسست عام 2011

المقر : سان فرانسيسكو

عدد الأشخاص الذين يعملون عن بعد : 20 موظفًا بدوام كامل ، وجميعهم عن بُعد.

ما يمكنك تعلمه منهم : يستخدمون عددًا من الأدوات لسد الفجوة الجغرافية وتسهيل التعاون وإدارة المشاريع.

حقيقة ممتعة : إنهم يفضلون مصطلح "موزع" بدلاً من "بعيد" - لأنهم على اتصال طوال الوقت خلال أيام عملهم.

تريلو

تأسست عام 2011

المقر : نيويورك

عدد الأشخاص الذين يعملون عن بعد : قسم التسويق بالكامل افتراضي + 50٪ من الأقسام الأخرى.

ما يمكنك أن تتعلمه منهم : يظلون على اتصال دائم بآخر من خلال اجتماعات الفيديو المتكررة.

حقيقة ممتعة : يستخدم فريق Trello تطبيق إدارة مشاريع Trello لإدارة مشاريعهم عن بُعد.

Clockify (نعم - نحن نعمل عن بعد أيضًا)

تأسست عام : 2017

المقر : بالو ألتو

عدد الأشخاص الذين يعملون عن بُعد : يسافر أعضاء فريقنا بشكل متكرر بين Palo Alto و Novi Sad - لذلك ، غالبًا ما نتعاون عبر الإنترنت.

ما يمكنك تعلمه منهم (حسنًا ، نحن ): نبقى على اطلاع دائم بتقدم المشروع من خلال تتبع الوقت باستخدام Clockify ، وهو برنامج لتتبع الوقت قمنا بتطويره بأنفسنا

حقيقة ممتعة : عندما تقرأ منشورًا من مدونتنا ، فمن المحتمل أنك تقرأ قطعة مكتوبة أثناء "على الطريق".

لذلك ، عندما تكون في شك ، يمكنك دائمًا تعلم شيء ما من الفرق الافتراضية الناجحة الشهيرة - مهما كانت التحديات التي قد تواجهك ، فمن المحتمل أنهم مروا بها أيضًا ، ثم شاركوها مع العالم.

تغليف…

قد تبدو كل هذه النصائح كثيرة ، ولكن لا داعي لاتباع كل خطوة من أجل تحسين مهاراتك الإدارية. ركز على اثنين منهم وسترى أن بيئة عملك ستبدأ في الإضاءة.

أهم شيء يجب تذكره هو تقدير موظفيك ، وفهم احتياجاتهم ، وتهيئة بيئة ودية. بعد القيام بذلك ، ستلاحظ تحسنًا وستكون قادرًا على تنفيذ هذه الخطوات بشكل أسهل كثيرًا.