12 wskazówek dotyczących efektywnego zarządzania wirtualnymi zespołami

Znalezienie sposobu na dotarcie do swojego zespołu i poprowadzenie w najlepszy możliwy sposób było wystarczająco trudne przed 2020 rokiem. Obecnie kultura pandemiczna zmusza nas do bliższego zapoznania się z koncepcją wirtualnych zespołów, co znacznie utrudnia proces zarządzania.

Nie ma co się rozpaczać, bo sposobów na właściwe zarządzanie wirtualnym zespołem jest mnóstwo. Przejdziemy do dokładnej analizy i zaoferujemy wgląd w wskazówki i techniki, z których korzystają obecnie najlepsi menedżerowie.

Jakie są wyzwania w zarządzaniu wirtualnymi zespołami?

Zarówno Ty, jak i Twoi pracownicy zmierzycie się z pewnymi wyzwaniami w realizacji codziennych zadań. Obejmują one zarówno proste akty niezrozumienia zadań, jak i bardziej złożone kwestie, takie jak psychiczne oderwanie od środowiska pracy.

Praca w wirtualnym biurze najprawdopodobniej wiąże się z niektórymi z tych wyzwań:

• Zmniejszona produktywność i słaba wydajność
• Niezrozumienie postawionych zadań z powodu braku interakcji twarzą w twarz
• Depersonalizacja w zakresie więzi z kolegami
• „Oddzielenie kościoła od państwa” — zacierają się granice między pracą a domem

To jedne z najczęstszych przeszkód, z którymi boryka się wielu pracowników domowych. Ale nie martw się, jeśli doświadczasz czegoś, czego nie ma na tej liście — są szanse, że bez względu na to, z czym się zmagasz, nadal nie jesteś sam.

Jak pokonujesz wyzwania związane z zarządzaniem wirtualnymi zespołami?

Krótka odpowiedź brzmi — stopniowo i metodycznie .

Pokonanie wyzwań związanych z zarządzaniem wirtualnymi zespołami jest stosunkowo łatwe — z pomocą tych 12 wskazówek :

1. Zezwalaj na elastyczne godziny pracy
2. Przejdź szkolenie zespołów wirtualnych
3. Pielęgnuj środowisko oparte na nagrodach
4. Organizuj spotkania według różnych stref czasowych
5. Zapytaj o raporty z postępów
6. Korzystaj z narzędzi komunikacyjnych
7. Korzystaj z narzędzi do zarządzania
8. Poszukaj odpowiednich ludzi do swojego zespołu
9. Zachowaj kulturę wirtualnego zespołu
10. Rozumiesz osobiste potrzeby swojego zespołu
11. Organizuj spotkania 1 na 1
12. Znajdź inspirację w słynnych wirtualnych zespołach

Wskazówka nr 1 — Zezwól na elastyczne godziny pracy

Co zrobić, jeśli Twój zespół jest wirtualny, ponieważ członkowie zespołu mieszkają na całym świecie?

Cóż, praca z różnych części świata oznacza, że ​​cały Twój zespół rzadko będzie w stanie pracować dokładnie w tym samym czasie.

W końcu twój projektant UI z Warszawy nie będzie mógł pracować dokładnie w tym samym czasie, co twój back-end developer z Kalifornii.

Musisz więc być bardziej elastyczny w swoich godzinach pracy — zarówno w celu dostosowania do różnych stref czasowych, jak i pomocy zespołowi w osiągnięciu równowagi między życiem zawodowym a prywatnym. Będą z tego powodu szczęśliwsi, a co za tym idzie, bardziej wydajni w swojej pracy.

Dlatego pozwól swojemu zespołowi pracować zgodnie z jego naturalnymi predyspozycjami i poinstruuj go, aby śledził czas nad zadaniami i projektami, nad którymi pracują w godzinach pracy.

W ten sposób będziesz mógł zobaczyć:

• Kiedy każdy członek zespołu lubi pracować
• Kto nad czym pracuje w każdej chwili?
• Kto jest obecnie dostępny do podjęcia nowego zadania?

W rezultacie będziesz mógł określić czasy, w których Twoje harmonogramy nakładają się na siebie, i odpowiednio zorganizować zajęcia grupowe w czasie rzeczywistym — na czasy, w których Twój zespół bezwzględnie musi ze sobą współpracować. Możesz wykorzystać ten nakładający się czas na zorganizowanie spotkania konferencyjnego, omówienie strategii i skontaktowanie się ze wszystkimi.

Śledząc swoje elastyczne godziny pracy, będziesz również w stanie mierzyć poziomy produktywności — i identyfikować wąskie gardła oraz potencjalne działania czasochłonne, o których będziesz wiedział, że musisz je wyeliminować w przyszłości.

Wskazówka nr 2 — Przejdź szkolenie zespołów wirtualnych

Jeśli chcesz opanować coś w życiu, prawdopodobnie będziesz musiał nad tym popracować. To samo dotyczy zarządzania zdalnymi zespołami — czasami najlepiej jest przejść szkolenie przed podjęciem tego zadania.

Istnieje kilka sposobów zarządzania wirtualnymi zespołami, dlatego kursy szkoleniowe dotyczące zarządzania wirtualnymi zespołami obejmują również trzy oddzielne typy szkoleń: szkolenie w zakresie technologii, szkolenie z przetwarzania grupowego i szkolenie międzykulturowe.

Szkolenie technologiczne

Twój zespół będzie musiał być dobrze zaznajomiony z wirtualnymi narzędziami do zarządzania zespołem, których wszyscy będziesz używać w swojej pracy.

Musisz więc pokryć:

• Jakich narzędzi użyć,
• Jakie sytuacje wymagają określonych rodzajów narzędzi,
• Jak dobrać narzędzia do indywidualnych potrzeb oraz
• Jak radzić sobie z problemami technicznymi — w tym problemami z narzędziami i brakiem Wi-Fi.

Szkolenie w zakresie przetwarzania grupowego

Twój zespół będzie musiał sprostać różnym wyzwaniom związanym z projektem.

Musisz więc pokryć:

• Właściwe wyznaczanie celów,
• Umiejętność rozwiązywania problemów,
• Budowanie zaufania wśród zdalnych członków zespołu oraz
• Ćwiczenia współpracy

Szkolenie międzykulturowe

Ten rodzaj szkolenia jest niezbędny, jeśli pracujesz w zespole wielokulturowym — Twój wirtualny zespół będzie musiał zrozumieć, jak najlepiej funkcjonować w zespole międzykulturowym.

Musisz więc pokryć:

• jak przezwyciężyć różnice kulturowe,
• Jak pracować zgodnie ze zwyczajami i rutynami pracy w każdej kulturze oraz
• Jak przezwyciężać uprzedzenia i ignorować stereotypy

Możesz dołączyć do oficjalnego kursu „Zarządzanie wirtualnymi zespołami”, aby poznać najlepsze strategie zarządzania wirtualnymi zespołami. Możesz też przeprowadzić własne badania, jak najlepiej przeprowadzić szkolenie.

Porada #3 — Pielęgnuj środowisko oparte na nagrodach

W większości przypadków praca w domu może mieć ogromny wpływ na poziom Twojej produktywności i sposób, w jaki podchodzisz do każdego projektu w dniu pracy. Bazując na doświadczeniach wielu wirtualnych zespołów, brak bycia otoczonym przez ludzi ma ogromny wpływ na jakość Twojej pracy.

Współpraca z kolegami często tworzy motywację do rywalizacji, co może być cechą produktywną. Jednak traci swoją intensywność, gdy pracujesz w domu, zwłaszcza jeśli nie możesz od czasu do czasu odwiedzać biura z powodu różnic geograficznych.

Dlatego najlepszym sposobem na obejście tego jest stworzenie systemu nagród lub systemu merytokratycznego, który dobrze prosperuje w konkurencyjnym środowisku. Możesz:

• Pogratuluj swoim pracownikom na wspólnej platformie wykonania trudnego zadania
• Zaoferuj zachęty najlepszemu pracownikowi tygodnia/miesiąca
• Uwzględnij dni wolne dla najlepszych wykonawców
• Organizuj przyjazne wydarzenia i spotkania na wirtualnej platformie

Wskazówka #4 — Organizuj spotkania według różnych stref czasowych

Poruszyliśmy tę kwestię we wcześniejszym punkcie — jeśli Twój zespół jest wirtualny, ponieważ znajdujesz się w różnych strefach czasowych, musisz wziąć to pod uwagę, planując cały zespół, aby „spotkać się” i pracować.

Dotyczy to zwłaszcza wszelkiego rodzaju spotkań grupowych.

Jeśli chodzi o proces znajdowania idealnych przedziałów czasowych na spotkania, najlepiej, abyś:

• Wypisz wszystkich członków swojego zespołu na papierze
• Dodaj swoje strefy czasowe
• Dodaj ich godziny wejścia i wyjścia, które zebrałeś z ich wyników śledzenia czasu
• Znajdź idealne przedziały czasowe na spotkania poprzez porównanie

W tym celu możesz skorzystać z internetowego konwertera stref czasowych.

Gdy już zdecydujesz się na termin, możesz obsługiwać spotkania na odległość, organizując wideokonferencje lub korzystając z systemu komunikacji.

Wskazówka #5 — Poproś o raporty z postępów

Nie chcesz mikrozarządzać swoim zespołem — ale nadal będziesz musiał mieć oko na to, co robią i czy robią zaplanowane postępy w swoich zadaniach.

Możesz to zrobić poprzez:

• Zerkając na ich raporty śledzenia czasu,
• Ustanawianie i przeprowadzanie regularnych codziennych spotkań oraz
• Organizowanie okazjonalnych spotkań jeden na jednego.

W rezultacie będziesz w stanie wykryć i omówić potencjalne wyzwania oraz poradzić sobie z napadami w odpowiednim czasie.

Wskazówka #6 — Użyj narzędzi komunikacyjnych

Jeśli chodzi o wskazówki dotyczące zarządzania zdalnymi zespołami, nic nie przebije sprawnej komunikacji .

W dzisiejszych czasach istnieje wiele sposobów na wysłanie wiadomości bez konieczności czekania, aż ktoś sprawdzi pocztę lub odbierze telefon:

• Narzędzia do komunikacji zespołowej — aplikacje takie jak Pumble doskonale nadają się do zadawania szybkich pytań i wyjaśniania niektórych kwestii dotyczących Twojej pracy.
• Narzędzia do wideokonferencji — świetnie nadają się do prowadzenia wideokonferencji i wideokonferencji z zespołem.

Według specjalisty ds. marketingu cyfrowego, Jasona Whalinga, nawiązanie jasnej komunikacji z zespołem opiera się na trzech zasadach:

• Posiadanie ustalonego miejsca do komunikacji,
• Posiadanie z góry ustalonego harmonogramu spotkań oraz
• Zachęcanie ludzi do posiadania miniatury.

Może te zasady wydają ci się arbitralne, a nawet oczywiste, jeśli masz doświadczenie w zarządzaniu. Ale po ich ukończeniu ułatwiają komunikację dla wszystkich.

Korzystanie z wielu różnych narzędzi komunikacyjnych zapewnia szybką obsługę dyskusji, komentarzy, pytań i odpowiedzi.

Co więcej, posiadanie różnorodnych rozwiązań komunikacyjnych znacznie poprawi Twoją zdolność do przystosowania się do pewnych sytuacji zawodowych, które wymagają różnych sposobów zachowania.

Wskazówka #7 — Użyj narzędzi do zarządzania

Istnieje wiele narzędzi do zarządzania zdalnymi zespołami, które możesz wypróbować — większość z nich pomaga w wirtualnym zarządzaniu wirtualnymi projektami:

• Narzędzia do zarządzania projektami — doskonałe do śledzenia postępów projektu „z daleka” i pilnowania terminów.
• Oprogramowanie do zarządzania zadaniami — doskonałe do definiowania i śledzenia zadań, a także do przechowywania dokumentów potrzebnych do pracy.
• Narzędzia do zarządzania zespołem — doskonałe do ułatwiania współpracy między członkami zespołu.
• Narzędzia do udostępniania ekranu — świetne, gdy musisz pomóc członkowi zespołu w skonfigurowaniu nowego programu, którego oboje będziecie używać, lub czegokolwiek innego, co trzeba wykonać z daleka.
• Arkusze kalkulacyjne online — świetne, gdy musisz jednocześnie pracować nad dokumentami i automatycznie zapisywać i synchronizować wszystkie zmiany w czasie rzeczywistym.

Korzystanie z wielu narzędzi do zarządzania znacznie ułatwi zarządzanie projektami, zadaniami i zespołem — a także zapewni oszczędność czasu dzięki jednoczesnej pracy nad jednym dokumentem.

Wskazówka 8 — Poszukaj odpowiednich ludzi do swojego zespołu

Szukając osób, które zatrudnisz do pracy w swoim wirtualnym zespole, upewnij się, że:

• Opublikuj swoje oferty pracy na renomowanych stronach internetowych dla freelancerów — przeprowadź techniczne rozmowy kwalifikacyjne z kandydatami, którzy się zgłaszają, ale także zleć im kilka testów osobowości, aby upewnić się, że pasują do kultury.
• Przetestuj nowych pracowników — zanim zarejestrujesz się z poszczególnymi członkami zespołu w pełnym wymiarze godzin, zabierz ich najpierw do mniejszych projektów, aby sprawdzić ich umiejętności i potencjał do dalszej współpracy.
• Daj przewagę osobom z doświadczeniem w pracy zdalnej — nie powinno to być konieczne , ale osoby, które już pracowały zdalnie, wiedzą, jak efektywnie pracować w wirtualnym zespole. Jest to wiedza, którą mogą rozszerzyć na resztę zespołu.

Zatrudniając odpowiednie osoby, skompletujesz grupę ludzi odpowiednich do stworzenia odnoszącego sukcesy zespołu — niezależnie od tego, że mogą nigdy nie spotkać się twarzą w twarz.

Wskazówka #9 — Zachowaj kulturę wirtualnego zespołu

Kultura zespołu wirtualnego jest tak samo ważna, jak każda inna kultura zespołowa — grupa osób w zespole wirtualnym nadal będzie musiała nawiązać pewne porozumienie, a także budować wzajemne zaufanie.

Możesz to zrobić poprzez:

• Spotkania twarzą w twarz od czasu do czasu — jeśli wszyscy mieszkacie w tym samym kraju, możesz organizować takie spotkania co kilka miesięcy. Zorganizuj kolacje zespołowe, wyjdź na kręgle i poznaj się poza tytułami Twojej firmy.
• Próbując nawiązać wirtualne przyjaźnie — ponieważ nie będziesz w stanie często urządzać pizzerii i grać razem w Fussball, możesz zachęcać ludzi do zawierania przyjaźni online. Jako menedżer możesz przewodzić — dodawać członków swojego zespołu na Linkedin i Twitter, a nawet Facebook i Instagram.
• Uczynienie wszystkich spotkań zdalnymi przyjaznymi — czasami tylko część zespołu jest wirtualna, a niewirtualna część zespołu może ulec pokusie organizowania oddzielnych spotkań. Aby uniknąć uczucia pominięcia zdalnego tłumu, ustal praktykę organizowania wszystkich spotkań, nawet tych szybkich, online.

Według Rahula Vij, dyrektora generalnego agencji marketingu cyfrowego WebSpero Solutions, jednym z najlepszych sposobów motywowania pracowników i ochrony ich przed poczuciem „oderwania” jest wydzielenie kilku godzin tygodniowo na zajęcia dodatkowe.

„Zaangażuj ich w różne działania biurowe i wydarzenia. Planuj wirtualne sesje interaktywne, takie jak wirtualne lunche, wirtualne gry i sesje pogawędek, podczas których omawiane będzie wszystko oprócz biura i jego pracy”.

Budowanie kultury zespołu wirtualnego pomaga zespołowi poczuć się bardziej jak całość — a nie tylko poszczególne osoby przed komputerami, wykonujące swoją część pracy i wybijające czas.

Wskazówka nr 10 — Okaż zrozumienie dla osobistych potrzeb swojego zespołu

Podobnie jak w przypadku elastycznych godzin pracy, powinieneś również wziąć pod uwagę, że Twoi pracownicy mają życie osobiste i zobowiązania. Może to często zakłócać ich wydajność pracy, zwłaszcza gdy pracują w domu, ponieważ nie ma sposobu, aby „uciec” od swoich problemów.

Dlatego dzisiejsze firmy często mają duże zespoły HR, które pomagają swoim współpracownikom w rozwiązywaniu problemów, z którymi mogą się spotkać.

Jest jednak kilka kroków, które jako menedżer możesz podjąć, aby upewnić się, że Twoi pracownicy znajdą sposób na pogodzenie życia osobistego i zawodowego:

• Zachęć pracowników do porozmawiania z zespołem HR, jeśli mają jakiekolwiek problemy, które wpływają na ich pracę
• Stwórz zdrowe środowisko, w którym pracownicy nie będą się stresować swoimi zadaniami i projektami
• Jeśli to możliwe, pozwól członkom zespołu pozostawić mniej ważne i mniej pilne zadania na jutro — podchodź realistycznie do obciążenia pracą

Tip #11 — Organizuj spotkania 1 na 1

Mimo że kultura wirtualnego zespołu zapewnia lepsze relacje z pracownikami, nadal ważne jest, aby zarezerwować trochę czasu na ich poznanie i sprawdzenie, jak sobie radzą.

Prowadzenie indywidualnych spotkań 1 na 1 jest ważne z trzech powodów:

• Usunięcie stresu związanego z władzą dla niektórych pracowników,
• Omówienie potencjalnych przeszkód i trudności w codziennym miejscu pracy oraz
• Zapoznanie się z możliwościami i ograniczeniami każdego pracownika.

Dyrektor ds. komunikacji w JotForm, Annabel Maw, podkreśla znaczenie spotkań 1 na 1, argumentując, że są one kluczowym elementem motywowania jej współpracowników.

Oprócz 15-minutowych cotygodniowych spotkań poświęconych raportom z postępów, przeznacza również 30 minut w każdy piątek na zorganizowanie spotkań 1 na 1 z każdym pracownikiem i omówienie tego, w jaki sposób wpłynął na nich tydzień pracy.

Zauważa, że ​​to doskonały sposób na wypuszczenie pary i przyjacielską pogawędkę, przy jednoczesnym zachowaniu zdrowego środowiska pracy.

„ Posiadanie dużej liczby punktów styku ze sobą pomaga zrozumieć, gdzie wszyscy się znajdują, uzyskać informacje zwrotne i upewnić się, że zespół czuje się szczęśliwy i produktywny z tym, nad czym pracuje”.

Tip #12 — Znajdź inspirację w słynnych wirtualnych zespołach

Jeśli masz wątpliwości, jak radzić sobie ze swoim wirtualnym zespołem — czerp inspirację z wirtualnych zespołów, które od lat odnoszą sukcesy w tym, co robią.

Oto tylko kilka przykładów udanych zespołów wirtualnych — a także wgląd w to, jak działają i co sprawia, że ​​ich polityka pracy zdalnej jest skuteczna:

Obóz bazowy

Rok założenia : 1999

Siedziba : Chicago

Liczba osób pracujących zdalnie : 50 pracowników zlokalizowanych na całym świecie.

Czego możesz się od nich nauczyć : Oferują specjalne korzyści swoim zdalnym pracownikom — na przykład, jeśli któryś z nich chce kupić stojące biurko, aby zwiększyć produktywność, firma pokrywa koszty.

Ciekawostka : Założyciele Basecamp, Jason Fried i David Hansson, opublikowali nawet przewodnik dotyczący prowadzenia zdalnej firmy o nazwie Remote .

Zapier

Rok założenia : 2011

Siedziba : San Francisco

Liczba osób pracujących zdalnie : 20 pracowników etatowych, wszyscy zdalni.

Czego możesz się od nich nauczyć : Używają wielu narzędzi, aby wypełnić lukę geograficzną oraz ułatwić współpracę i zarządzanie projektami.

Ciekawostka : Wolą termin „rozproszony” zamiast „zdalny” — ponieważ są w kontakcie przez cały czas w ciągu ich dni roboczych.

Trello

Rok założenia : 2011

Siedziba : Nowy Jork

Liczba osób pracujących zdalnie : Cały dział marketingu jest wirtualny + 50% innych działów.

Czego możesz się od nich nauczyć : pozostają w kontakcie i na bieżąco dzięki częstym spotkaniom wideo.

Ciekawostka : zespół Trello używa aplikacji do zarządzania projektami Trello do zdalnego zarządzania swoimi projektami.

Clockify (tak — pracujemy też zdalnie)

Rok założenia : 2017

Siedziba : Palo Alto

Liczba osób pracujących zdalnie : Członkowie naszego zespołu często podróżują między Palo Alto a Nowym Sadem — dlatego często współpracujemy online.

Czego możesz się od nich nauczyć (cóż, my ): Jesteśmy na bieżąco z postępami projektu, śledząc czas za pomocą Clockify, oprogramowania do śledzenia czasu, które sami opracowaliśmy

Ciekawostka : za każdym razem, gdy czytasz post z naszego bloga, prawdopodobnie czytasz tekst napisany „w drodze”.

Tak więc, jeśli masz wątpliwości, zawsze możesz nauczyć się czegoś od znanych, odnoszących sukcesy wirtualnych zespołów — niezależnie od wyzwań, jakie masz, są szanse, że oni również przez nie przeszli, a następnie podzielą się ze światem.

Podsumowanie…

Wszystkie te wskazówki mogą wydawać się dużo, ale nie ma potrzeby podążania za każdym krokiem, aby poprawić swoje umiejętności zarządzania. Skoncentruj się na kilku z nich, a zobaczysz, że Twoje środowisko pracy zacznie się rozjaśniać.

Najważniejszą rzeczą do zapamiętania jest docenienie swoich pracowników, zrozumienie ich potrzeb i stworzenie przyjaznego środowiska. Gdy to zrobisz, zauważysz poprawę i będziesz mógł znacznie łatwiej wdrożyć te kroki.