12 советов по эффективному управлению виртуальными командами

До 2020 года было достаточно сложно найти способ достучаться до своей команды и наилучшим образом возглавить ее. В настоящее время культура пандемии заставляет нас больше знакомиться с концепцией виртуальных команд, что значительно усложняет процесс управления.

Не нужно отчаиваться, так как существует множество способов эффективного управления виртуальной командой. Мы проведем тщательный анализ и предложим некоторые советы и приемы, которые сегодня используют лучшие менеджеры.

Какие проблемы возникают при управлении виртуальными командами?

И вам, и вашим сотрудникам приходится сталкиваться с определенными трудностями при решении повседневных задач. Они варьируются от простых актов непонимания задач до более сложных проблем, таких как психическое отстранение от рабочей среды.

Работая в виртуальном офисе, вы, скорее всего, столкнетесь с некоторыми из следующих проблем:

• Снижение производительности и плохая производительность
• Непонимание поставленных задач из-за отсутствия личного взаимодействия
• Обезличивание в плане связи с коллегами
• «Отделение церкви от государства» — границы между работой и домом стираются

Это одни из наиболее распространенных препятствий, с которыми сталкиваются многие домашние работники. Но не волнуйтесь, если вы испытываете что-то, чего нет в этом списке — скорее всего, с чем бы вы ни столкнулись, вы все равно не одиноки.

Как вы преодолеваете трудности управления виртуальными командами?

Короткий ответ — постепенно и методично .

Преодолеть трудности управления виртуальными командами относительно легко — с помощью этих 12 советов :

1. Разрешить гибкий график работы
2. Пройти обучение в виртуальных командах
3. Создайте атмосферу вознаграждения
4. Организация встреч по разным часовым поясам
5. Запрашивайте отчеты о проделанной работе
6. Используйте средства коммуникации
7. Используйте инструменты управления
8. Ищите подходящих людей для своей команды
9. Создайте виртуальную командную культуру
10. Понимание личных потребностей вашей команды
11. Организация встреч 1 на 1
12. Найдите вдохновение в известных виртуальных командах

Совет № 1. Разрешите гибкий график работы

Что, если ваша команда виртуальная, потому что члены вашей команды живут по всему миру?

Что ж, работа из разных уголков мира означает, что вся ваша команда редко сможет работать в одно и то же время.

В конце концов, ваш UI-дизайнер из Варшавы не сможет работать одновременно с вашим бэкенд-разработчиком из Калифорнии.

Таким образом, вам нужно быть более гибким в их рабочем графике — как для того, чтобы приспособиться к разным часовым поясам, так и для того, чтобы помочь вашей команде найти баланс между работой и личной жизнью. Они будут счастливее от этого и, как следствие, более продуктивны в своей работе.

Итак, пусть ваша команда работает в соответствии с их естественными предрасположенностями, и поручите им отслеживать время на задачи и проекты, над которыми они работают в рабочее время.

Таким образом, вы сможете увидеть:

• Когда каждый отдельный член команды любит работать
• Кто над чем работает в любой момент
• Кто в настоящее время доступен для выполнения новой задачи

В результате вы сможете точно определить время, когда ваши графики перекрываются, и соответствующим образом организовать групповые занятия в режиме реального времени — для тех моментов, когда вашей команде абсолютно необходимо работать вместе. Вы можете использовать это перекрывающееся время, чтобы организовать конференцию, обсудить стратегии и пообщаться со всеми.

Отслеживая свой гибкий график работы, вы также сможете измерять уровни производительности, а также выявлять узкие места и потенциальные траты времени, которые, как вы узнаете, необходимо устранить в будущем.

Совет № 2 — Пройдите обучение виртуальных команд

Если вы хотите освоить что-то в жизни, скорее всего, вам придется над этим поработать. То же самое касается управления удаленными командами — иногда лучше пройти обучение, прежде чем браться за дело.

Существует несколько способов управления виртуальными командами, поэтому учебные курсы по управлению виртуальными командами также включают три отдельных типа обучения: обучение технологиям, обучение групповой обработке данных и кросс-культурное обучение.

Технологическое обучение

Ваша команда должна хорошо разбираться в инструментах управления виртуальной командой, которые вы все будете использовать в своей работе.

Итак, вам нужно покрыть:

• Какие инструменты использовать,
• В каких ситуациях требуются конкретные типы инструментов,
• Как выбрать инструменты в соответствии с вашими индивидуальными потребностями и
• Как решать технические проблемы, включая проблемы с инструментами и отсутствие Wi-Fi.

Обучение групповой обработке

Ваша команда должна быть в состоянии решать различные задачи, связанные с проектом.

Итак, вам нужно покрыть:

• Правильная постановка целей,
• Навыки решения проблем,
• Укрепление доверия между удаленными членами команды и
• Совместные упражнения

Межкультурное обучение

Этот тип обучения жизненно важен, если вы работаете в мультикультурной команде — ваша виртуальная команда должна понять, как лучше всего работать в межкультурной команде.

Итак, вам нужно покрыть:

• Как преодолеть культурные различия,
• Как работать в соответствии с обычаями и рабочим распорядком каждой культуры, и
• Как преодолеть предубеждения и игнорировать стереотипы

Вы можете присоединиться к официальному курсу «Управление виртуальными командами», чтобы изучить лучшие стратегии управления виртуальными командами. Или вы можете провести собственное исследование того, как лучше всего проводить обучение.

Совет № 3 — Создайте атмосферу, основанную на вознаграждении

В большинстве случаев работа на дому может оказать огромное влияние на уровень вашей продуктивности и на то, как вы подходите к каждому проекту в течение рабочего дня. Основываясь на опыте многих виртуальных команд, отсутствие людей в окружении сильно влияет на качество вашей работы.

Работа бок о бок с вашими коллегами часто создает соревновательный дух, который может быть продуктивной чертой. Однако она теряет свою интенсивность, когда вы работаете из дома, особенно если вы не можете время от времени посещать офис из-за географических различий.

Поэтому лучший способ обойти это — создать систему вознаграждения или меритократическую систему, которая процветает в конкурентной среде. Ты сможешь:

• Поздравьте своих сотрудников на общей платформе за выполнение сложной задачи
• Поощрение лучшего работника недели/месяца
• Включите выходные дни для лучших исполнителей
• Организовывать дружеские мероприятия и встречи на виртуальной площадке

Совет № 4 — организуйте встречи в соответствии с разными часовыми поясами

Мы уже упоминали об этом в предыдущем пункте — если ваша команда виртуальная, потому что вы находитесь в разных часовых поясах, вам нужно будет принять это во внимание при планировании всей команды, чтобы «собираться» и работать.

И это особенно включает в себя групповые встречи любого рода.

Когда дело доходит до процесса поиска идеальных временных интервалов для встреч, лучше всего, если вы:

• Перечислите всех членов вашей команды на бумаге
• Добавьте их часовые пояса
• Добавьте время прихода и ухода, которое вы получили из результатов отслеживания рабочего времени.
• Найдите идеальные временные интервалы для встреч путем сравнения

Для этой цели вы можете использовать онлайн-конвертер часовых поясов.

После того, как вы определились со временем, вы можете проводить удаленные встречи, проводя видеоконференции или используя систему связи.

Совет № 5 — Спрашивайте отчеты о проделанной работе

Вы не хотите контролировать свою команду на микроуровне, но вам все равно придется следить за тем, что они делают, и добиваются ли они запланированного прогресса в выполнении своих задач.

Вы можете сделать это:

• Глядя на их отчеты об отслеживании времени,
• Организация и проведение регулярных ежедневных совещаний, а также
• Организация периодических встреч один на один.

В результате вы сможете выявлять и обсуждать потенциальные проблемы и своевременно устранять задержки.

Совет № 6 — Используйте средства коммуникации

Что касается советов по управлению удаленными командами, ничто не сравнится с эффективным общением .

В настоящее время существует множество способов отправить сообщение, не дожидаясь, пока кто-нибудь проверит свою электронную почту или ответит на звонок:

• Инструменты командного обмена сообщениями — такие приложения, как Pumble, отлично подходят для того, чтобы задавать быстрые вопросы и разъяснять некоторые вопросы о вашей работе.
• Инструменты для видеоконференций — они отлично подходят для проведения видеовстреч и видеоконференций с вашей командой.

По словам специалиста по цифровому маркетингу Джейсона Уэйлинга, установление четкой коммуникации с вашей командой основывается на трех принципах:

• Имея определенное место для общения,
• Наличие заранее установленного графика встреч и
• Поощрение людей иметь миниатюру.

Возможно, эти принципы кажутся вам произвольными или даже очевидными, если у вас есть управленческий опыт. Но когда они выполнены, они упрощают общение для всех.

Использование ряда различных средств связи позволяет быстро обрабатывать обсуждения, комментарии, вопросы и ответы.

Кроме того, наличие различных коммуникационных решений значительно улучшит вашу способность адаптироваться к определенным профессиональным ситуациям, требующим различных моделей поведения.

Совет № 7 — Используйте инструменты управления

Существует множество инструментов для управления удаленными командами, которые вы можете попробовать — большинство из них помогут вам охватить виртуальное управление виртуальными проектами:

• Инструменты управления проектами — отлично подходят для отслеживания хода проекта «издалека» и контроля сроков.
• Программное обеспечение для управления задачами — отлично подходит для определения и отслеживания задач, а также для хранения документов, необходимых для работы.
• Инструменты управления командой — отлично подходят для облегчения совместной работы членов команды.
• Инструменты совместного доступа к экрану — отлично подходят, когда вам нужно помочь члену команды настроить новую программу, которую вы оба будете использовать, или что-то еще, что вам нужно выполнить на расстоянии.
• Электронные таблицы в Интернете — отлично подходят, когда вам нужно работать с документами одновременно и сохранять и синхронизировать все изменения в режиме реального времени автоматически.

Использование ряда инструментов управления значительно облегчит управление вашими проектами, задачами и командой, а также обеспечит экономию времени за счет одновременной работы с одним документом.

Совет № 8. Ищите подходящих людей для своей команды

При поиске людей, которых вы наймете для работы в своей виртуальной команде, убедитесь, что вы:

• Разместите свои вакансии на авторитетных сайтах для фрилансеров — проведите технические собеседования с подавшими заявку кандидатами, но также попросите их пройти пару личностных тестов, чтобы убедиться, что они соответствуют корпоративной культуре.
• Тестируйте новых сотрудников — прежде чем нанимать отдельных членов команды на полный рабочий день, сначала возьмите их на работу в небольших проектах, чтобы проверить их навыки и потенциал для дальнейшего сотрудничества.
• Дайте преимущество людям с опытом удаленной работы — это не должно быть обязательным , но люди, которые уже работали удаленно, знают, как эффективно работать в виртуальной команде. Это знание, которое они могут передать остальной команде.

Нанимая правильных людей, вы соберете группу людей, подходящих для создания успешной команды, несмотря на то, что они могут никогда не встретиться лицом к лицу.

Совет № 9. Создайте виртуальную командную культуру

Виртуальная командная культура так же важна, как и любая другая командная культура — группе людей в виртуальной команде все равно придется сформировать какое-то понимание, а также построить взаимное доверие.

Вы можете сделать это:

• Время от времени встречайтесь лицом к лицу — если вы все живете в одной стране, вы можете организовывать встречи каждые пару месяцев. Организуйте командный ужин, сходите в боулинг и узнайте друг друга не только по титулам вашей компании.
• Пытаясь установить виртуальную дружбу — поскольку вы не сможете часто устраивать вечеринки с пиццей и играть в футбол вместе, вы можете поощрять людей заводить дружеские отношения в Интернете. Как менеджер вы можете стать лидером — добавьте членов своей команды в Linkedin и Twitter или даже в Facebook и Instagram.
• Сделать все встречи дистанционными — иногда только часть команды является виртуальной, а у невиртуальной части команды может возникнуть соблазн провести отдельные встречи. Чтобы удаленная толпа не чувствовала себя обделенной, установите практику проведения всех встреч, даже быстрых, онлайн.

По словам Рахула Виджа, генерального директора агентства цифрового маркетинга WebSpero Solutions, один из лучших способов мотивировать сотрудников и защитить их от чувства «отстраненности» — выделить пару часов в неделю на внеклассные занятия.

«Держите их вовлеченными в различные офисные мероприятия и мероприятия. Планируйте виртуальные интерактивные сеансы, такие как виртуальные обеды, виртуальные игры и сеансы болтовни, где будет обсуждаться все, кроме офиса и его работы».

Создание виртуальной командной культуры помогает команде почувствовать себя единым целым, а не просто отдельными людьми перед своими компьютерами, просто выполняющими свою часть работы и работающими не покладая рук.

Совет № 10 — проявите понимание к личным потребностям вашей команды

Как и в случае с гибким графиком работы, вы также должны учитывать, что у ваших сотрудников есть личная жизнь и обязательства. Это часто может снижать эффективность их работы, особенно когда они работают из дома, поскольку нет возможности «убежать» от своих проблем.

Вот почему в современных компаниях часто есть большие группы HR, которые готовы помочь своим коллегам с любыми проблемами, с которыми они могут столкнуться.

Тем не менее, есть несколько шагов, которые вы, как менеджер, можете предпринять, чтобы убедиться, что ваши сотрудники находят способ сбалансировать свою личную и профессиональную жизнь:

• Поощряйте сотрудников общаться с вашим отделом кадров, если у них возникают какие-либо проблемы, влияющие на их работу.
• Создайте здоровую среду, в которой сотрудники не испытывают стресса в отношении своих задач и проектов.
• Когда это возможно, пусть члены команды оставляют менее важные и менее срочные задачи на завтра — будьте реалистичны в отношении рабочей нагрузки.

Совет № 11 — организуйте встречи один на один

Несмотря на то, что виртуальная командная культура позволяет установить более тесные связи с вашими сотрудниками, все же важно выделить время, чтобы познакомиться с ними и посмотреть, как они работают.

Индивидуальные встречи один на один важны по трем причинам:

• Снятие стресса, связанного с властью, у части сотрудников,
• Обсуждение потенциальных препятствий и трудностей в повседневной работе, а также
• Знакомство с возможностями и ограничениями каждого сотрудника.

Директор по коммуникациям JotForm Аннабель Моу подчеркивает важность встреч один на один, утверждая, что они являются важной частью мотивации ее коллег.

Помимо 15-минутных еженедельных совещаний для отчетов о проделанной работе, она также выделяет 30 минут каждую пятницу, чтобы организовать встречи один на один с каждым сотрудником и обсудить, как на них повлияла рабочая неделя.

Она отмечает, что это отличный способ выпустить пар и дружески поболтать, сохраняя при этом здоровую рабочую атмосферу.

« Наличие достаточного количества точек соприкосновения друг с другом помогает понять, на каком этапе находится каждый, получить обратную связь и убедиться, что команда чувствует себя счастливой и продуктивной в том, над чем они работают».

Совет № 12. Найдите вдохновение в известных виртуальных командах

Всякий раз, когда вы сомневаетесь в том, как управлять своей виртуальной командой, черпайте вдохновение в виртуальных командах, которые годами добиваются успеха в том, что они делают.

Вот лишь некоторые примеры успешных виртуальных команд, а также некоторые сведения о том, как они работают и что делает их политику удаленной работы успешной:

Базовый лагерь

Год основания : 1999

Штаб-квартира : Чикаго

Количество людей, которые работают удаленно : 50 сотрудников, расположенных по всему миру.

Чему вы можете у них научиться : они предлагают специальные льготы своим удаленным работникам — например, если кто-то из них хочет купить стоячий стол для повышения производительности, компания покрывает расходы.

Забавный факт : основатели Basecamp Джейсон Фрид и Дэвид Ханссон даже опубликовали руководство по управлению удаленной компанией под названием Remote .

Запир

Год основания : 2011

Штаб -квартира: Сан-Франциско

Количество людей, которые работают удаленно : 20 штатных сотрудников, все удаленно.

Чему вы можете у них научиться : они используют ряд инструментов для преодоления географического разрыва и облегчения совместной работы и управления проектами.

Забавный факт : они предпочитают термин «распределенный», а не «удаленный», потому что они все время на связи в течение рабочего дня.

Трелло

Год основания : 2011

Штаб -квартира: Нью-Йорк

Количество людей, которые работают удаленно : Весь отдел маркетинга виртуальный + 50% других отделов.

Чему вы можете у них научиться : они остаются на связи и всегда в курсе благодаря частым видеовстречам.

Интересный факт : команда Trello использует приложение для управления проектами Trello для удаленного управления своими проектами.

Clockify (да — мы тоже работаем удаленно)

Год основания : 2017

Штаб -квартира: Пало-Альто

Количество людей, которые работают удаленно : члены нашей команды часто путешествуют между Пало-Альто и Нови-Садом, поэтому мы часто сотрудничаем онлайн.

Чему вы можете научиться у них (ну, у нас ): мы остаемся в курсе хода проекта, отслеживая время с помощью Clockify, программного обеспечения для отслеживания времени, которое мы разработали сами.

Забавный факт : Всякий раз, когда вы читаете пост из нашего блога, скорее всего, вы читаете статью, написанную «в дороге».

Поэтому, если вы сомневаетесь, вы всегда можете чему-то научиться у известных успешных виртуальных команд — какие бы проблемы у вас ни возникали, скорее всего, они тоже прошли через них, а затем поделились ими со всем миром.

Завершение…

Всех этих советов может показаться много, но нет необходимости повторять каждый шаг, чтобы улучшить свои управленческие навыки. Сосредоточьтесь на паре из них, и вы увидите, что ваша рабочая среда начнет светиться.

Самое главное, что нужно помнить, — это ценить своих сотрудников, понимать их потребности и создавать дружелюбную атмосферу. После того, как вы это сделаете, вы заметите улучшение, и вам будет намного легче выполнять эти шаги.