12 consejos para gestionar equipos virtuales de forma eficaz

Encontrar una manera de comunicarse con su equipo y liderar de la mejor manera posible era bastante difícil antes de 2020. Hoy en día, la cultura pandémica nos obliga a familiarizarnos más con el concepto de equipos virtuales, lo que hace que el proceso de gestión sea mucho más difícil.

No hay necesidad de desesperarse, ya que hay muchas formas de administrar adecuadamente un equipo virtual de manera eficiente. Haremos un análisis exhaustivo y ofreceremos una idea de los consejos y técnicas que utilizan los mejores gerentes en la actualidad.

¿Cuáles son los desafíos en la gestión de equipos virtuales?

Tanto usted como sus empleados se enfrentarán a ciertos desafíos al abordar las tareas cotidianas. Van desde simples actos de incomprensión de las tareas hasta cuestiones más complejas, como el desapego mental del entorno laboral.

Lo más probable es que trabajar en una oficina virtual te haga enfrentar algunos de estos desafíos:

• Disminución de la productividad y bajo rendimiento.
• Malinterpretar las tareas asignadas debido a la falta de interacción cara a cara.
• Despersonalización en cuanto a la conexión con tus compañeros.
• “Separar la iglesia del estado”: ​​las líneas entre el trabajo y el hogar se vuelven borrosas

Estos son algunos de los obstáculos más comunes que enfrentan muchos trabajadores en el hogar. Pero no se preocupe si está experimentando algo que no está en esta lista; lo más probable es que, sin importar lo que esté enfrentando, todavía no esté solo.

¿Cómo superas los desafíos de gestionar equipos virtuales?

La respuesta corta es: gradual y metódicamente .

Superar los desafíos de administrar equipos virtuales es relativamente fácil de lograr, con la ayuda de estos 12 consejos :

1. Permitir horarios de trabajo flexibles
2. Realice entrenamientos de equipos virtuales
3. Fomentar un entorno impulsado por la recompensa
4. Organizar reuniones según diferentes zonas horarias.
5. Solicitar informes de progreso
6. Usar herramientas de comunicación
7. Usar herramientas de gestión
8. Busque el tipo adecuado de personas para su equipo
9. Fomentar una cultura de equipo virtual
10. Entender las necesidades personales de su equipo
11. Organizar reuniones 1 a 1
12. Encuentra inspiración en famosos equipos virtuales

Consejo n.º 1: permita horarios de trabajo flexibles

¿Qué sucede si su equipo es virtual porque los miembros de su equipo viven en todo el mundo?

Bueno, trabajar desde diferentes partes del mundo significa que todo su equipo rara vez podrá trabajar exactamente al mismo tiempo.

Después de todo, su diseñador de interfaz de usuario de Varsovia no podrá trabajar exactamente al mismo tiempo que su desarrollador de back-end de California.

Por lo tanto, deberá ser más flexible con sus horas de trabajo, tanto para adaptarse a las diferentes zonas horarias como para ayudar a su equipo a lograr un equilibrio entre el trabajo y la vida personal. Estarán más felices por ello y, como resultado, serán más productivos con su trabajo.

Por lo tanto, haga que su equipo trabaje de acuerdo con sus predisposiciones naturales e indíqueles que realicen un seguimiento del tiempo en las tareas y proyectos en los que trabajan durante sus horas de trabajo.

De esta forma, podrás ver:

• Cuando a cada miembro individual del equipo le gusta trabajar
• Quién está trabajando en qué en cualquier momento
• Quién está actualmente disponible para asumir una nueva tarea

Como resultado, podrá identificar los momentos en que sus horarios se superponen y organizar las actividades grupales en tiempo real en consecuencia, para los momentos en que su equipo necesita trabajar en conjunto. Puede usar este tiempo superpuesto para programar una reunión de conferencia, discutir estrategias y comunicarse con todos.

Al realizar un seguimiento de sus horas de trabajo flexibles, también podrá medir los niveles de productividad e identificar cuellos de botella y posibles actividades que le hagan perder el tiempo y que luego sabrá que debe eliminar en el futuro.

Consejo n.º 2: realice un entrenamiento de equipos virtuales

Si quieres dominar algo en la vida, lo más probable es que tengas que trabajar en ello. Lo mismo ocurre con la gestión de equipos remotos: a veces, es mejor que se capacite antes de abordarlo.

Hay varias formas de gestionar equipos virtuales, por lo que los cursos de formación de gestión de equipos virtuales también implican tres tipos distintos de formación: formación en tecnología, formación en procesamiento de grupos y formación intercultural.

Formación tecnológica

Su equipo tendrá que estar bien versado en las herramientas de gestión de equipos virtuales que todos utilizarán en su trabajo.

Por lo tanto, deberá cubrir:

• Qué tipos de herramientas usar,
• Qué situaciones requieren tipos específicos de herramientas,
• Cómo elegir las herramientas que se ajusten a sus necesidades individuales, y
• Cómo manejar los problemas técnicos, incluidos los problemas con las herramientas y la falta de Wi-Fi.

Capacitación en procesamiento grupal

Su equipo deberá ser capaz de abordar varios desafíos relacionados con el proyecto.

Por lo tanto, deberá cubrir:

• Fijación adecuada de objetivos,
• Habilidades para resolver problemas,
• Generar confianza entre los miembros remotos del equipo, y
• Ejercicios de colaboración

Formación intercultural

Este tipo de capacitación es vital si trabaja en un equipo multicultural: su equipo virtual deberá comprender cómo funcionar mejor en un equipo intercultural.

Por lo tanto, deberá cubrir:

• Cómo superar las diferencias culturales,
• Cómo trabajar de acuerdo con las costumbres y rutinas de trabajo de cada cultura, y
• Cómo superar los prejuicios e ignorar los estereotipos

Puede unirse a un curso oficial de "Administración de equipos virtuales" para aprender las mejores estrategias para administrar equipos virtuales. O bien, puede hacer su propia investigación sobre la mejor manera de llevar a cabo la capacitación.

Consejo n.º 3: fomente un entorno impulsado por las recompensas

En la mayoría de los casos, trabajar desde casa puede tener un gran impacto en sus niveles de productividad y en la forma en que aborda cada proyecto en un día laboral. Basado en las experiencias de muchos equipos virtuales, no estar rodeado de personas afecta la calidad de tu trabajo por un margen enorme.

Trabajar codo a codo con sus colegas a menudo crea un impulso competitivo, que puede ser un rasgo productivo. Sin embargo, pierde su intensidad cuando trabajas desde casa, especialmente si no puedes visitar la oficina de vez en cuando debido a las diferencias geográficas.

Por lo tanto, la mejor manera de evitar esto es creando un sistema de recompensas o un sistema meritocrático que prospere en un entorno competitivo. Puede:

• Felicite a sus empleados en una plataforma compartida por realizar una tarea difícil
• Ofrecer incentivos al mejor trabajador de la semana/mes
• Incluir días libres para los mejores
• Organice eventos y reuniones amistosas en una plataforma virtual

Consejo n.º 4: organice reuniones según las diferentes zonas horarias

Ya mencionamos esto en un punto anterior: si su equipo es virtual porque están ubicados en diferentes zonas horarias, deberá tener esto en cuenta cuando planifique que todo el equipo se "reúna" y trabaje.

Y esto incluye especialmente las reuniones de grupo de cualquier tipo.

Cuando se trata del proceso de encontrar los horarios ideales para las reuniones, lo mejor es que:

• Haga una lista de todos los miembros de su equipo en un papel
• Añadir en sus zonas horarias
• Agregue sus horas de entrada y salida que ha recopilado de sus resultados de seguimiento de tiempo
• Encuentre las franjas horarias ideales para las reuniones a través de la comparación

Puede usar un convertidor de zona horaria en línea para este propósito.

Una vez que haya decidido la hora, puede manejar reuniones remotas mediante videoconferencias o mediante un sistema de comunicación.

Consejo n.º 5: solicite informes de progreso

No desea microgestionar a su equipo, pero aún tendrá que estar atento a lo que están haciendo y si están logrando el progreso planificado con sus tareas.

Puedes hacer esto por:

• Mirando sus informes de seguimiento de tiempo,
• Establecer y llevar a cabo reuniones periódicas diarias, y
• Organizar reuniones individuales ocasionales.

Como resultado, podrá detectar y discutir posibles desafíos y lidiar con las demoras de manera oportuna.

Consejo #6 — Usa herramientas de comunicación

Cuando se trata de consejos para administrar equipos remotos, nada supera a la comunicación eficiente .

Hoy en día, hay muchas maneras de enviar un mensaje sin tener que esperar a que alguien revise su correo electrónico o conteste el teléfono:

• Herramientas de mensajería de equipo : las aplicaciones como Pumble son excelentes para hacer preguntas rápidas y aclarar algunos asuntos sobre su trabajo.
• Herramientas de videoconferencia : son excelentes para realizar videoconferencias y videoconferencias con su equipo.

Según un especialista en marketing digital, Jason Whaling, establecer una comunicación clara con su equipo se basa en tres principios:

• Tener un lugar fijo para la comunicación,
• Tener un horario predeterminado de reuniones, y
• Animar a la gente a tener una miniatura.

Tal vez estos principios le parezcan arbitrarios, o incluso obvios si tiene experiencia en administración. Pero, cuando se logran, facilitan la comunicación para todos.

El uso de una serie de herramientas de comunicación diferentes le garantiza que manejará las discusiones, los comentarios, las preguntas y las respuestas rápidamente.

Además, contar con una variedad de soluciones de comunicación mejorará considerablemente su capacidad de adaptación a ciertas situaciones profesionales que requieren diferentes modos de comportamiento.

Consejo n.º 7: utilice herramientas de gestión

Hay muchas herramientas para administrar equipos remotos que puede probar; la mayoría de ellas lo ayudan a cubrir la administración virtual de proyectos virtuales:

• Herramientas de gestión de proyectos : excelentes para realizar un seguimiento del progreso del proyecto "desde lejos" y controlar los plazos.
• Software de gestión de tareas : excelente para definir y realizar un seguimiento de las tareas, así como para almacenar los documentos que necesita para trabajar.
• Herramientas de gestión de equipos : excelentes para facilitar la colaboración entre los miembros del equipo.
• Herramientas para compartir pantalla : excelentes cuando necesita ayudar a un miembro del equipo a configurar un nuevo programa que ambos usarán, o cualquier otra cosa que necesite realizar desde lejos.
• Hojas de cálculo en línea : excelente cuando tiene que trabajar en documentos simultáneamente y tener todos los cambios guardados y sincronizados en tiempo real, automáticamente.

El uso de una serie de herramientas de gestión facilitará en gran medida la gestión de proyectos, tareas y equipos, además de garantizar que ahorre tiempo al trabajar en un documento al mismo tiempo.

Consejo n.° 8: busque el tipo adecuado de personas para su equipo

Cuando busque a las personas que contratará para trabajar en su equipo virtual, asegúrese de:

• Publique sus ofertas de trabajo en sitios web independientes de buena reputación: realice entrevistas técnicas con los candidatos que se postulen, pero también pídales que pasen por un par de pruebas de personalidad para asegurarse de que encajan en una cultura.
• Pruebe a los nuevos empleados : antes de contratar a miembros individuales del equipo a tiempo completo, llévelos primero a proyectos más pequeños, para probar sus habilidades y potencial para una mayor cooperación.
• Dale una ventaja a las personas con experiencia en trabajo remoto : esto no debería ser obligatorio , pero las personas que ya han trabajado de forma remota saben cómo trabajar en un equipo virtual de manera eficiente. Este es un conocimiento que pueden extender al resto del equipo.

Al contratar a las personas adecuadas, reunirá un grupo de personas adecuado para formar un equipo exitoso, independientemente del hecho de que es posible que nunca se reúnan cara a cara.

Consejo n.º 9: fomentar una cultura de equipo virtual

La cultura del equipo virtual es tan importante como cualquier otra cultura de equipo: el grupo de personas dentro de un equipo virtual aún tendrá que formar algún tipo de entendimiento, así como generar confianza mutua.

Puedes hacer que suceda:

• Reunirse cara a cara de vez en cuando : si todos viven en el mismo país, pueden organizar una reunión cada dos meses. Organiza una cena de equipo, sal a jugar a los bolos y conócete más allá de los títulos de tu empresa.
• Tratar de establecer amistades virtuales : como no podrán organizar fiestas de pizza y jugar Fussball juntos con tanta frecuencia, puede alentar a las personas a entablar amistades en línea. Como gerente, puede liderar el camino: agregue a los miembros de su equipo en Linkedin y Twitter, o incluso en Facebook e Instagram.
• Hacer que todas las reuniones sean remotas: a veces, solo una parte del equipo es virtual, y la parte no virtual del equipo puede verse tentada a celebrar reuniones separadas. Para evitar que la multitud remota se sienta excluida, establezca la práctica de realizar todas las reuniones, incluso las rápidas, en línea.

Según Rahul Vij, director ejecutivo de la agencia de marketing digital WebSpero Solutions, una de las mejores maneras de motivar a los trabajadores y protegerlos del sentimiento de “desapego” es reservar un par de horas a la semana para actividades extracurriculares.

”Manténgalos involucrados en diferentes actividades y eventos de la oficina. Planifique sesiones interactivas virtuales como almuerzos virtuales, juegos virtuales y sesiones de charla donde se discutirá todo menos la oficina y su trabajo”.

Construir una cultura de equipo virtual ayuda a que el equipo se sienta más como un todo, y no solo como individuos frente a sus computadoras, simplemente haciendo su parte del trabajo y marcando el reloj.

Consejo n.º 10: demuestre comprensión de las necesidades personales de su equipo

De manera similar a permitir horarios de trabajo flexibles, también debe tratar de tener en cuenta que sus empleados tienen vidas y compromisos personales. A menudo, esto puede interferir con la eficiencia de su trabajo, especialmente cuando trabajan desde casa, ya que no hay forma de "escapar" de sus problemas.

Esta es la razón por la cual las empresas de hoy en día a menudo tienen grandes equipos de recursos humanos que están ahí para ayudar a sus compañeros de trabajo con cualquier problema que puedan estar experimentando.

Sin embargo, hay un par de pasos que usted, como gerente, puede tomar para asegurarse de que sus empleados encuentren una manera de equilibrar su vida personal y profesional:

• Anime a los empleados a hablar con su equipo de recursos humanos si tienen algún problema que afecte su trabajo.
• Crear un ambiente saludable donde los empleados no estén estresados ​​con respecto a sus tareas y proyectos.
• Cuando sea posible, permita que los miembros del equipo dejen las tareas menos importantes y menos urgentes para mañana; sea realista sobre la carga de trabajo.

Consejo n.º 11: organice reuniones 1 a 1

Aunque albergar una cultura de equipo virtual establece mejores conexiones con sus empleados, es importante reservar algo de tiempo para conocerlos y ver cómo les va.

Tener reuniones individuales 1 a 1 es importante por tres razones:

• Eliminar el estrés relacionado con la autoridad para algunos empleados,
• Discutir los posibles obstáculos y dificultades en el lugar de trabajo cotidiano, y
• Conocer las capacidades y limitaciones de cada empleado.

La directora de comunicaciones de JotForm, Annabel Maw, enfatiza la importancia de las reuniones 1 a 1 al argumentar que son una parte crucial para motivar a sus colegas.

Aparte de las reuniones semanales de 15 minutos para los informes de progreso, también reserva 30 minutos cada viernes para organizar reuniones individuales con cada empleado y analizar cómo les afecta la semana laboral.

Ella señala que es una excelente manera de desahogarse y tener una conversación amistosa, mientras se mantiene un ambiente de trabajo saludable.

“ Tener una buena cantidad de puntos de contacto entre sí ayuda a comprender dónde se encuentran todos, obtener comentarios y asegurarse de que el equipo se sienta feliz y productivo con lo que están trabajando”.

Consejo n.º 12: encuentre inspiración en equipos virtuales famosos

Siempre que tenga dudas sobre cómo manejar su equipo virtual, inspírese en los equipos virtuales que han tenido éxito en lo que hacen durante años.

Estos son solo algunos de los ejemplos exitosos de equipos virtuales, así como una idea de cómo operan y qué hace que su política de trabajo remoto sea exitosa:

Campamento base

Fundada en : 1999

Sede : Chicago

El número de personas que trabajan de forma remota : 50 empleados ubicados en todo el mundo.

Lo que puede aprender de ellos : ofrecen beneficios especiales a sus trabajadores remotos; por ejemplo, si alguno de ellos quiere comprar un escritorio de pie para mejorar la productividad, la empresa cubre los costos.

Dato curioso : los fundadores de Basecamp, Jason Fried y David Hansson, incluso publicaron una guía sobre cómo administrar una empresa remota llamada Remote .

Zapier

Fundada en : 2011

Sede : San Francisco

El número de personas que trabajan de forma remota : 20 empleados a tiempo completo, todos remotos.

Lo que puede aprender de ellos : utilizan una serie de herramientas para cerrar la brecha geográfica y facilitar la colaboración y la gestión de proyectos.

Dato curioso : Prefieren el término "distribuido" en lugar de "remoto", porque están en contacto todo el tiempo durante sus días de trabajo.

Trello

Fundado en : 2011

Sede : Nueva York

El número de personas que trabajan de forma remota : Todo el departamento de marketing es virtual + 50% de otros departamentos.

Lo que puede aprender de ellos : se mantienen conectados y actualizados a través de videoconferencias frecuentes.

Dato curioso : el equipo de Trello utiliza la aplicación de gestión de proyectos de Trello para gestionar sus proyectos de forma remota.

Clockify (sí, también trabajamos de forma remota)

Fundada en : 2017

Sede : Palo Alto

La cantidad de personas que trabajan de forma remota : los miembros de nuestro equipo viajan con frecuencia entre Palo Alto y Novi Sad, por lo que a menudo colaboramos en línea.

Lo que puede aprender de ellos (bueno, nosotros ): Nos mantenemos actualizados sobre el progreso del proyecto mediante el seguimiento del tiempo con Clockify, un software de seguimiento del tiempo que desarrollamos nosotros mismos.

Dato curioso : cada vez que lea una publicación de nuestro blog, es probable que esté leyendo un artículo escrito mientras estaba "en el camino".

Entonces, en caso de duda, siempre puede aprender algo de famosos equipos virtuales exitosos: independientemente de los desafíos que pueda tener, es probable que ellos también los hayan superado y luego los hayan compartido con el mundo.

Terminando…

Todos estos consejos pueden parecer muchos, pero no es necesario seguir cada paso para mejorar sus habilidades de gestión. Concéntrate en un par de ellos y verás que tu ambiente de trabajo comenzará a iluminarse.

Lo más importante que debe recordar es valorar a sus empleados, comprender sus necesidades y establecer un entorno amigable. Después de hacer esto, notará una mejora y podrá implementar estos pasos mucho más fácilmente.