仮想チームを効果的に管理するための12のヒント

チームに到達し、可能な限り最善の方法でリードする方法を見つけることは、2020年までは十分に困難でした。今日、パンデミック文化により、仮想チームの概念に精通する必要があり、管理プロセスが非常に困難になっています。

仮想チームを効率的に適切に管理する方法はたくさんあるので、絶望する必要はありません。 徹底的な分析を行い、現在最高のマネージャーが使用しているヒントとテクニックについての洞察を提供します。

仮想チームを管理する上での課題は何ですか？

あなたとあなたの従業員の両方が、日常のタスクに取り組む際に特定の課題に直面することになります。 それらは、誤解を招く単純な行為から、作業環境からの精神的な分離などのより複雑な問題にまで及びます。

バーチャルオフィスで作業すると、次のような課題に直面する可能性が高くなります。

• 生産性の低下とパフォーマンスの低下
• 対面の相互作用の欠如のために与えられたタスクを誤解する
• 同僚とのつながりの観点からの離人症
• 「教会を州から分離する」—仕事と家庭の境界線が曖昧になる

これらは、多くの在宅労働者が直面する最も一般的な障害のいくつかです。 ただし、このリストにないものが発生している場合でも心配する必要はありません。直面しているものが何であれ、まだ一人ではない可能性があります。

仮想チームを管理するという課題をどのように克服しますか？

簡単な答えは—徐々にそして系統的に。

仮想チームを管理するという課題を克服することは、これらの12のヒントの助けを借りて比較的簡単に達成できます。

1. 柔軟な労働時間を許可する
2. 仮想チームのトレーニングを受ける
3. 報酬主導の環境を育む
4. さまざまなタイムゾーンに従って会議を開催する
5. 進捗レポートを求める
6. コミュニケーションツールを使用する
7. 管理ツールを使用する
8. チームに適した人を探す
9. 仮想チーム文化を築く
10. チームの個人的なニーズを理解する
11. 1対1の会議を開催する
12. 有名な仮想チームでインスピレーションを見つける

ヒント1—柔軟な労働時間を許可する

チームメンバーが世界中に住んでいるためにチームが仮想である場合はどうなりますか？

ええと、世界のさまざまな地域で働くということは、チーム全体がまったく同時に働くことができることはめったにないことを意味します。

結局のところ、ワルシャワのUIデザイナーは、カリフォルニアのバックエンド開発者と同時に作業することはできません。

そのため、さまざまなタイムゾーンに対応し、チームが仕事と生活のバランスをとることができるように、勤務時間の柔軟性を高める必要があります。 彼らはそれに対してより幸せになり、その結果、彼らの仕事でより生産的になります。

したがって、チームに自然な傾向に従って作業させ、勤務時間中に作業するタスクやプロジェクトの時間を追跡するようにチームに指示します。

このように、あなたは見ることができるでしょう：

• 個々のチームメンバーが仕事をするのが好きなとき
• 誰がいつでも何に取り組んでいるのか
• 現在、誰が新しいタスクを引き受けることができますか

その結果、スケジュールが重複している時間を正確に特定し、それに応じてリアルタイムのグループアクティビティを調整することができます。これは、チームが絶対に協力する必要がある場合に対応します。 この重複する時間を使用して、会議会議を設定し、戦略について話し合い、全員とチェックインすることができます。

柔軟な労働時間を追跡することで、生産性レベルを測定し、ボトルネックや潜在的な時間の浪費活動を特定して、将来的に排除する必要があることがわかります。

ヒント2—仮想チームのトレーニングを受ける

あなたが人生で何かをマスターしたいのなら、チャンスはあなたがそれに取り組む必要があるでしょう。 リモートチームの管理についても同じことが言えます。場合によっては、それに取り組む前にトレーニングを受けるのが最善です。

仮想チームを管理する方法はいくつかあるため、仮想チームのトレーニングコースの管理には、テクノロジートレーニング、グループ処理トレーニング、異文化トレーニングの3種類のトレーニングも含まれます。

技術トレーニング

チームは、すべての作業で使用する仮想チーム管理ツールに精通している必要があります。

したがって、以下をカバーする必要があります。

• 使用するツールの種類、
• 特定の種類のツールが必要な状況は、
• 個々のニーズに合わせてツールを選択する方法、および
• ツールの問題やWi-Fiがないなど、技術的な問題を処理する方法。

グループ処理トレーニング

チームは、プロジェクトに関連するさまざまな課題に取り組むことができなければなりません。

したがって、以下をカバーする必要があります。

• 適切な目標設定、
• 問題解決スキル、
• リモートチームメンバー間の信頼を構築し、
• コラボレーション演習

異文化トレーニング

このタイプのトレーニングは、多文化チームで作業する場合に不可欠です。仮想チームは、異文化チームで最適に機能する方法を理解する必要があります。

したがって、以下をカバーする必要があります。

• 文化の違いを克服する方法、
• それぞれの文化の習慣や仕事の習慣に従って働く方法、そして
• 偏見を克服し、固定観念を無視する方法

公式の「仮想チームの管理」コースに参加して、仮想チームを管理するための最良の戦略を学ぶことができます。 または、トレーニングを実施するための最善の方法について独自の調査を行うことができます。

ヒント3—報酬主導の環境を育む

ほとんどの場合、自宅で仕事をすることは、生産性レベルと、平日の各プロジェクトへのアプローチ方法に大きな影響を与える可能性があります。 多くの仮想チームの経験に基づくと、人に囲まれていないと、作業の品質に大きな影響があります。

同僚と並んで作業することで、競争力のあるドライブが作成されることがよくあります。これは、生産的な特性になる可能性があります。 ただし、自宅で仕事をしていると、特に地理的な違いのために時々オフィスに行くことができない場合は、その強度が失われます。

したがって、これを回避する最善の方法は、競争の激しい環境で繁栄する報酬システムまたは実力主義システムを作成することです。 あなたはできる：

• 難しいタスクを実行するための共有プラットフォームで従業員を祝福します
• 週/月の最高の労働者にインセンティブを提供する
• 最高のパフォーマーのための休日を含める
• 仮想プラットフォーム上で友好的なイベントや集会を開催する

ヒント4—さまざまなタイムゾーンに従って会議を開催する

これについては前の時点で触れました。タイムゾーンをまたいでいるためにチームが仮想である場合は、チーム全体が「集まって」作業するように計画するときに、これを考慮する必要があります。

そして、これには特にあらゆる種類のグループ会議が含まれます。

会議の理想的な時間枠を見つけるプロセスに関しては、次のことが最善です。

• チームメンバー全員を紙にリストする
• タイムゾーンを追加する
• タイムトラッキングの結果から収集した出勤時刻と退勤時刻を追加します
• 比較を通じて会議の理想的な時間枠を見つける

この目的のために、オンラインタイムゾーンコンバーターを使用できます。

時間の決定が済んだら、ビデオ会議を開催したり、通信システムを介してリモート会議を処理したりできます。

ヒント5—進捗レポートを求める

チームを細かく管理する必要はありませんが、チームが何をしているか、タスクが計画どおりに進んでいるかどうかを監視する必要があります。

これは次の方法で実行できます。

• 彼らの時間追跡レポートをちらっと見ながら、
• 定期的な毎日の会議の確立と実施、および
• 時折1対1の会議を手配します。

その結果、潜在的な課題を見つけて話し合い、停滞にタイムリーに対処できるようになります。

ヒント6—コミュニケーションツールを使用する

リモートチームを管理するためのヒントに関しては、効率的なコミュニケーションに勝るものはありません。

今日では、誰かがメールをチェックしたり電話に出たりするのを待たずにメッセージを発信する方法はたくさんあります。

• チームメッセージングツール— Pumbleのようなアプリは、簡単な質問をしたり、作業に関するいくつかの問題を明確にしたりするのに最適です。
• ビデオ会議ツール—チームとのビデオ会議やビデオ会議を実行するのに最適です。

デジタルマーケティングスペシャリストのJasonWhalingによると、チームとの明確なコミュニケーションを確立するには、次の3つの原則が必要です。

• コミュニケーションの場が決まっている、
• 事前に決められた会議スケジュールを持ち、
• サムネイルを作成するように人々に勧めます。

たぶん、これらの原則はあなたにとって恣意的であるように思われるかもしれませんし、あなたが管理経験を持っていれば明白でさえあるかもしれません。 しかし、それらが達成されると、誰にとってもコミュニケーションが容易になります。

さまざまなコミュニケーションツールを使用することで、ディスカッション、コメント、質問、回答をすばやく処理できます。

さらに、さまざまなコミュニケーションソリューションを用意することで、さまざまな行動様式を必要とする特定の専門的な状況に適応する能力が大幅に向上します。

ヒント7—管理ツールを使用する

試すことができるリモートチームを管理するためのツールはたくさんあります。それらのほとんどは、仮想プロジェクトの仮想管理をカバーするのに役立ちます。

• プロジェクト管理ツール—「遠くから」プロジェクトの進捗状況を追跡し、期限を監視するのに最適です。
• タスク管理ソフトウェア—タスクの定義と追跡、および作業に必要なドキュメントの保存に最適です。
• チーム管理ツール—チームメンバー間のコラボレーションを促進するのに最適です。
• 画面共有ツール—チームメンバーが両方で使用する新しいプログラムや、遠くから実行する必要のあるその他のプログラムをセットアップするのを支援する必要がある場合に最適です。
• オンラインスプレッドシート—ドキュメントを同時に処理し、すべての変更をリアルタイムで自動的に保存および同期する必要がある場合に最適です。

多数の管理ツールを使用すると、プロジェクト、タスク、およびチームの管理が大幅に容易になるだけでなく、1つのドキュメントで同時に作業することで時間を節約できます。

ヒント8—チームに適した人を探す

仮想チームで働くために雇う人を探すときは、次のことを確認してください。

• 評判の良いフリーランスのウェブサイトに求人情報を投稿します—応募する候補者に技術面接を実施しますが、文化に適合していることを確認するために、いくつかの性格検査も受けます。
• 新入社員のテスト—個々のチームメンバーにフルタイムでサインアップする前に、まず小規模なプロジェクトに参加して、彼らのスキルとさらなる協力の可能性をテストします。
• リモートワークの経験がある人に利点を与えましょう。これは必須ではありませんが、すでにリモートで作業したことがある人は、仮想チームで効率的に作業する方法を知っています。 これは、彼らがチームの他のメンバーに拡張できる知識です。

適切な個人を採用することで、チームを成功させるための適切な人々のグループを編成します。彼らが直接会うことは決してないかもしれないという事実に関係なく。

ヒント9—仮想チーム文化を活用する

仮想チーム文化は、他のチーム文化と同じように重要です。仮想チーム内の人々のグループは、相互信頼を構築するだけでなく、何らかの理解を形成する必要があります。

あなたはそれを実現することができます：

• 時々顔を合わせて会う—あなたがすべて同じ国に住んでいるなら、あなたは数ヶ月ごとに集まりを組織することができます。 チームディナーを企画し、ボウリングに出かけ、会社の肩書きを超えてお互いを知るようになります。
• 仮想の友情を築こうとしています。ピザパーティーを開いたり、サッカーを一緒にプレイしたりすることはあまりできないので、オンラインの友情を築くように人々を促すことができます。 マネージャーとして、あなたは先導することができます— LinkedinとTwitter、さらにはFacebookとInstagramにチームメンバーを追加します。
• すべての会議をリモートフレンドリーにする—場合によっては、チームの一部だけが仮想であり、チームの非仮想部分は別々の会議を開催したくなることがあります。 遠く離れた群衆が取り残されていると感じることを避けるために、すべての会議を、迅速な会議も含めてオンラインで開催する慣行を確立してください。

デジタルマーケティングエージェンシーWebSperoSolutionsのCEOであるRahulVijによると、労働者をやる気にさせ、「分離」の感覚から労働者を保護するための最良の方法の1つは、課外授業のために週に2、3時間を確保することです。

」さまざまなオフィス活動やイベントに参加させてください。 バーチャルランチ、バーチャルゲーム、チットチャットセッションなどのバーチャルインタラクティブセッションを計画します。オフィスとその仕事以外のすべてについて話し合います。」

仮想チーム文化を構築することで、チームは全体のように感じることができます。コンピューターの前にいる個人だけでなく、仕事の分担をして時間を割くだけです。

ヒント10—チームの個人的なニーズに対する理解を示す

柔軟な勤務時間を許可するのと同様に、従業員には個人的な生活と責任があることも考慮に入れる必要があります。 これは、特に自宅で仕事をしているときに、問題から「逃げる」方法がないため、仕事の効率を妨げることがよくあります。

これが、今日の企業が、同僚が経験している可能性のある問題について支援するためにそこにいる大規模なHRチームを持っていることが多い理由です。

ただし、マネージャーとして、従業員が個人的な生活と仕事上の生活のバランスをとる方法を見つけられるようにするために、いくつかの手順を実行できます。

• 仕事に影響を与える問題が発生した場合は、従業員にHRチームと話すように促します
• 従業員が自分のタスクやプロジェクトに関してストレスを感じない健康的な環境を作ります
• 可能であれば、チームメンバーに、重要性が低く緊急性の低いタスクを明日のために残してもらいます。ワークロードについて現実的に考えてください。

ヒント＃11 —1対1の会議を開催する

仮想チームの文化を保持することで従業員とのつながりが向上しますが、それでも、従業員のことを知り、彼らがどのように行動しているかを確認するための時間を確保することが重要です。

個別の1対1の会議を開くことは、次の3つの理由で重要です。

• 一部の従業員の権限関連のストレスを取り除き、
• 日常の職場における潜在的な障害や困難について話し合い、
• 各従業員の能力と制限に精通する。

JotFormのコミュニケーションディレクターであるAnnabelMawは、1対1の会議が同僚のやる気を引き出す重要な部分であると主張することにより、1対1の会議の重要性を強調しています。

進捗レポートのための毎週15分の会議の他に、彼女は毎週金曜日に30分を確保して、各従業員との1対1の会議を開催し、平日が従業員にどのように影響したかについて話し合います。

彼女は、健康的な作業環境を維持しながら、蒸気を吹き飛ばして友好的なチャットをするための優れた方法であると述べています。

「お互いに十分な量のタッチポイントを持つことは、全員がどこにいるかを理解し、フィードバックを得て、チームが自分たちが取り組んでいることに満足して生産的であると感じていることを確認するのに役立ちます。」

ヒント＃12 —有名な仮想チームからインスピレーションを得てください

仮想チームの処理方法について疑問がある場合は、何年にもわたって成功を収めてきた仮想チームからインスピレーションを得てください。

ここでは、成功した仮想チームの例の一部と、それらがどのように動作し、リモートワークポリシーを成功させるのかについての洞察を示します。

ベースキャンプ

設立：1999年

本社：シカゴ

リモートで働く人の数：世界中にいる50人の従業員。

彼らから学べること：彼らはリモートワーカーに特別なメリットを提供します。たとえば、生産性を向上させるためにスタンディングデスクを購入したい場合は、会社がコストを負担します。

おもしろ情報：Basecampの創設者であるJasonFriedとDavidHanssonは、 Remoteというリモート企業の運営に関するガイドも公開しています。

Zapier

設立：2011年

本社：サンフランシスコ

リモートで働く人の数：20人のフルタイムの従業員、すべてリモート。

彼らから学べること：彼らは地理的なギャップを埋め、コラボレーションとプロジェクト管理を促進するために多くのツールを使用しています。

おもしろ情報：彼らは、「リモート」ではなく「分散」という用語を好みます。これは、勤務時間中ずっと連絡を取り合っているためです。

Trello

設立：2011年

本社：ニューヨーク

リモートで働く人の数：マーケティング部門全体が仮想+他の部門の50％です。

あなたが彼らから学ぶことができること：彼らは頻繁なビデオ会議を通して接続され、最新の状態を保ちます。

おもしろ情報：Trelloチームは、Trelloプロジェクト管理アプリを使用してプロジェクトをリモートで管理します。

Clockify（はい—私たちもリモートで作業します）

設立：2017

本社：パロアルト

リモートで作業する人の数：私たちのチームのメンバーは、パロアルトとノヴィサドの間を頻繁に移動します。そのため、オンラインで共同作業を行うことがよくあります。

彼らから学べること（まあ、私たち）：私たちは自分たちで開発したタイムトラッカーソフトウェアであるClockifyで時間を追跡することで、プロジェクトの進捗状況を常に把握しています。

おもしろ情報：私たちのブログから投稿を読んでいるときはいつでも、「外出中」に書かれた作品を読んでいる可能性があります。

したがって、疑わしい場合は、有名な成功した仮想チームからいつでも何かを学ぶことができます。どのような課題があったとしても、それらを通過して世界と共有される可能性があります。

まとめ…

これらのヒントはすべて多くのように思えるかもしれませんが、管理スキルを向上させるために各ステップに従う必要はありません。 それらのいくつかに焦点を当てると、作業環境が明るくなり始めることがわかります。

覚えておくべき最も重要なことは、従業員を大切にし、彼らのニーズを理解し、友好的な環境を整えることです。 これを実行すると、改善に気付くでしょう。これらの手順をはるかに簡単に実装できるようになります。