有效管理虚拟团队的 12 个技巧

在 2020 年之前，找到一种与您的团队取得联系并以最佳方式领导的方法已经足够困难了。如今，大流行文化迫使我们更加熟悉虚拟团队的概念，这使得管理过程变得更加困难。

无需绝望，因为有很多方法可以有效地管理虚拟团队。 我们将进行彻底的分析，并对当今最好的经理人使用的技巧和技术提供一些见解。

管理虚拟团队有哪些挑战？

您和您的员工在处理日常任务时都必然会面临某些挑战。 它们的范围从简单的误解任务行为到更复杂的问题，例如精神脱离工作环境。

在虚拟办公室工作很可能会让您面临以下一些挑战：

• 生产力下降和表现不佳
• 由于缺乏面对面的互动而误解了给定的任务
• 在与同事的联系方面去个性化
• “政教分离”——工作和家庭之间的界限变得模糊

这些是许多在家工作的员工面临的一些最常见的障碍。 但是，如果您遇到的事情不在此列表中，请不要担心——很可能，无论您面临什么，您仍然并不孤单。

您如何克服管理虚拟团队的挑战？

简短的回答是——循序渐进，有条不紊。

借助以下 12 个技巧，克服管理虚拟团队的挑战相对容易完成：

1. 允许灵活的工作时间
2. 接受虚拟团队培训
3. 培育奖励驱动的环境
4. 根据不同时区组织会议
5. 索取进度报告
6. 使用通讯工具
7. 使用管理工具
8. 为您的团队寻找合适的人
9. 拥有虚拟团队文化
10. 了解团队的个人需求
11. 组织一对一会议
12. 在著名的虚拟团队中寻找灵感

提示 #1 — 允许灵活的工作时间

如果您的团队是虚拟的，因为您的团队成员遍布全球，该怎么办？

好吧，在世界各地工作意味着您的整个团队很少能够同时工作。

毕竟，您来自华沙的 UI 设计师将无法与您来自加利福尼亚的后端开发人员同时工作。

因此，您需要更加灵活地安排他们的工作时间——既要适应不同的时区，又要帮助您的团队实现工作/生活平衡。 他们会因此而更快乐，因此，他们的工作也会更有成效。

因此，让您的团队按照他们的自然倾向工作，并指导他们跟踪他们在工作时间内从事的任务和项目的时间。

这样，您将能够看到：

• 当每个团队成员都喜欢工作时
• 谁在任何时候在做什么
• 谁目前可以承担新任务

因此，您将能够查明您的日程安排重叠的时间，并相应地安排实时小组活动——在您的团队绝对需要一起工作的时间。 您可以利用这段重叠的时间来安排会议、讨论策略并与每个人签到。

通过跟踪您的灵活工作时间，您还可以衡量生产力水平 - 并识别瓶颈和潜在的浪费时间的活动，然后您将知道您需要在未来消除。

提示 #2 — 接受虚拟团队培训

如果您想掌握生活中的任何事情，那么您很可能必须努力。 管理远程团队也是如此——有时，最好在处理它之前接受培训。

管理虚拟团队有多种方式，因此管理虚拟团队培训课程也涉及三种不同类型的培训：技术培训、群体处理培训和跨文化培训。

技术培训

您的团队必须精通您将在工作中使用的虚拟团队管理工具。

因此，您需要涵盖：

• 使用什么类型的工具，
• 什么情况需要特定类型的工具，
• 如何选择适合您个人需求的工具，以及
• 如何处理技术问题——包括工具问题和没有 Wi-Fi。

团体加工培训

您的团队必须能够应对各种与项目相关的挑战。

因此，您需要涵盖：

• 正确的目标设定，
• 解决问题的能力，
• 在远程团队成员之间建立信任，以及
• 协作练习

跨文化培训

如果您在多元文化团队中工作，这种类型的培训至关重要——您的虚拟团队需要了解如何在跨文化团队中发挥最佳作用。

因此，您需要涵盖：

• 如何克服文化差异，
• 如何根据每种文化的习俗和工作惯例工作，以及
• 如何克服偏见并忽略刻板印象

您可以参加官方的“管理虚拟团队”课程，学习管理虚拟团队的最佳策略。 或者，您可以自己研究如何最好地进行培训。

提示 #3 — 培养奖励驱动的环境

在大多数情况下，在家工作会对您的生产力水平以及您在工作日处理每个项目的方式产生巨大影响。 根据许多虚拟团队的经验，不被人包围会极大地影响您的工作质量。

与同事并肩工作通常会产生竞争动力，这可能是一种富有成效的特质。 但是，当您在家工作时，它会失去强度，尤其是当您由于地域差异而无法不时访问办公室时。

因此，解决这个问题的最佳方法是创建一个在竞争环境中蓬勃发展的奖励制度或精英制度。 你可以：

• 祝贺您的员工在共享平台上执行艰巨的任务
• 为每周/每月最优秀的员工提供奖励
• 包括为表现最好的人放假
• 在虚拟平台上组织友好的活动和聚会

提示 #4 — 根据不同的时区组织会议

我们在前面提到过这一点——如果你的团队是虚拟的，因为你位于不同的时区，你需要在计划整个团队“聚在一起”工作时考虑到这一点。

而且，这尤其包括任何形式的小组会议。

在为会议寻找理想时间段的过程中，您最好：

• 在纸上列出所有团队成员
• 添加他们的时区
• 添加您从他们的时间跟踪结果中收集的他们的上班和下班时间
• 通过比较找到理想的会议时间段

为此，您可以使用在线时区转换器。

一旦确定了时间，您就可以通过召开视频会议或通过通信系统处理远程会议。

提示 #5 — 索取进度报告

你不想对你的团队进行微观管理——但你仍然需要密切关注他们在做什么，以及他们是否在完成计划中的任务。

您可以通过以下方式做到这一点：

• 浏览他们的时间跟踪报告，
• 建立和执行定期的日常会议，以及
• 安排不定期的一对一会议。

因此，您将能够发现并讨论潜在的挑战并及时处理问题。

提示 #6 — 使用沟通工具

谈到管理远程团队的技巧，没有什么比高效沟通更重要了。

如今，您可以通过多种方式发送消息，而无需等待某人查看电子邮件或接听电话：

• 团队消息传递工具——像 Pumble 这样的应用程序非常适合提出快速问题和澄清有关您工作的一些问题。
• 视频会议工具——它们非常适合与您的团队进行视频会议和视频会议。

根据数字营销专家 Jason Whaling 的说法，与您的团队建立清晰的沟通依赖于三个原则：

• 有固定的交流场所，
• 有预定的会议时间表，以及
• 鼓励人们使用缩略图。

也许这些原则对你来说是武断的，如果你有管理经验，甚至是显而易见的。 但是，当它们完成时，它们使每个人的交流变得容易。

使用多种不同的通信工具可确保您快速处理讨论、评论、问题和答案。

此外，拥有多种沟通解决方案将大大提高您适应某些需要不同行为模式的专业情况的能力。

提示 #7 — 使用管理工具

您可以尝试许多用于管理远程团队的工具——其中大多数可以帮助您涵盖虚拟项目的虚拟管理：

• 项目管理工具——非常适合“远程”跟踪项目进度并关注最后期限。
• 任务管理软件——非常适合定义和跟踪任务，以及存储工作所需的文档。
• 团队管理工具——非常适合促进团队成员之间的协作。
• 屏幕共享工具- 当您需要帮助团队成员设置您将使用的新程序或您需要从远处执行的任何其他事情时，这非常有用。
• 在线电子表格- 当您必须同时处理文档并自动实时保存和同步所有更改时，这是非常棒的。

使用多种管理工具将极大地促进您的项目、任务和团队管理 - 并确保您通过同时处理一个文档来节省时间。

提示 #8 — 为您的团队寻找合适的人

在寻找您将雇用的人在您的虚拟团队中工作时，请确保您：

• 在著名的自由职业者网站上发布你的职位空缺——对申请的候选人进行技术面试，但让他们也接受一些性格测试，以确保他们适合文化。
• 测试新员工——在与个别团队成员全职签约之前，先让他们参与较小的项目，以测试他们的技能和进一步合作的潜力。
• 为有远程工作经验的人提供优势——这不应该是必须的，但已经远程工作的人知道如何有效地在虚拟团队中工作。 这是他们可以扩展到团队其他成员的知识。

通过雇用合适的人，您将组建一群适合组建成功团队的人——不管他们可能永远不会面对面见面的事实。

提示 #9 — 拥有虚拟团队文化

虚拟团队文化与任何其他团队文化一样重要——虚拟团队中的一群人仍然需要形成某种理解，以及建立相互信任。

您可以通过以下方式实现：

• 不时见面——如果你们都住在同一个国家，你可以每隔几个月组织一次聚会。 组织一次团队晚宴，出去打保龄球，并在公司头衔之外相互了解。
• 尝试建立虚拟友谊——因为你不能经常一起举办披萨派对和玩 Fussball，你可以鼓励人们建立在线友谊。 作为经理，您可以带路——在 Linkedin 和 Twitter，甚至 Facebook 和 Instagram 上添加您的团队成员。
• 使所有会议远程友好——有时，团队中只有一部分是虚拟的，而团队中的非虚拟部分可能会想举行单独的会议。 为了避免偏远的人群感到被忽视，请建立在线举行所有会议的做法，即使是快速会议也是如此。

根据数字营销机构 WebSpero Solutions 的首席执行官 Rahul Vij 的说法，激励员工并保护他们免受“分离”感的最佳方法之一是每周留出几个小时的课外活动。

“让他们参与不同的办公室活动和活动。 计划虚拟互动会议，如虚拟午餐、虚拟游戏和闲聊会议，除了办公室及其工作之外，所有内容都将被讨论。”

建立虚拟团队文化有助于团队感觉更像一个整体——而不仅仅是在电脑前的个人，只是做他们的工作份额和打卡时间。

提示 #10 — 表现出对团队个人需求的理解

与允许灵活的工作时间类似，您还应该考虑到您的员工有个人生活和承诺。 这通常会影响他们的工作效率，尤其是当他们在家工作时，因为没有办法“逃避”他们的问题。

这就是为什么当今的企业通常拥有大型人力资源团队来帮助他们的同事解决他们可能遇到的任何问题。

但是，作为经理，您可以采取几个步骤来确保您的员工找到平衡个人生活和职业生活的方法：

• 如果员工遇到任何影响其工作的问题，鼓励他们与您的人力资源团队交谈
• 创造一个健康的环境，让员工不会对他们的任务和项目感到压力
• 如果可能，让团队成员把不太重要和不太紧急的任务留到明天——对工作量要现实

提示 #11 — 组织一对一会议

尽管拥有虚拟团队文化可以与您的员工建立更好的联系，但留出一些时间来了解他们并了解他们的表现仍然很重要。

进行单独的一对一会议很重要，原因有以下三个：

• 为一些员工消除与权威相关的压力，
• 讨论日常工作场所中的潜在障碍和困难，以及
• 熟悉每位员工的能力和局限性。

JotForm 的传播总监 Annabel Maw 强调了一对一会议的重要性，认为这是激励同事的关键部分。

除了每周 15 分钟的进度报告会议外，她还每周五抽出 30 分钟与每位员工组织一对一的会议，并讨论工作周对他们的影响。

她指出，这是一种很好的发泄情绪和友好聊天的方式，同时还能保持健康的工作环境。

“彼此之间有大量的接触点有助于了解每个人的位置、获得反馈，并确保团队对他们正在做的事情感到高兴和富有成效。”

提示 #12 — 在著名的虚拟团队中寻找灵感

每当对如何处理您的虚拟团队存有疑问时，请从多年来在其工作上取得成功的虚拟团队中汲取灵感。

以下只是一些成功的虚拟团队示例——以及对他们如何运作以及他们的远程工作政策成功的原因的一些见解：

大本营

成立时间：1999

总部：芝加哥

远程工作的人数：全球有 50 名员工。

你可以从他们那里学到什么：他们为远程工作人员提供了特殊的好处——例如，如果他们中的任何人想要购买站立式办公桌来提高生产力，公司会承担费用。

有趣的事实：Basecamp 的创始人 Jason Fried 和 David Hansson 甚至出版了一本关于运营一家名为Remote的远程公司的指南。

扎皮尔

成立时间：2011年

总部：旧金山

远程工作人数：20名全职员工，全部远程。

您可以从他们那里学到什么：他们使用许多工具来弥合地理差距并促进协作和项目管理。

有趣的事实：他们更喜欢“分布式”而不是“远程”这个词——因为他们在工作日的整个时间都在联系。

特雷罗

成立时间：2011年

总部：纽约

远程工作的人数：整个营销部门是虚拟的 + 50% 的其他部门。

您可以从他们身上学到什么：他们通过频繁的视频会议保持联系并了解最新情况。

有趣的事实：Trello 团队使用 Trello 项目管理应用程序远程管理他们的项目。

Clockify（是的——我们也远程工作）

成立时间：2017年

总部：帕洛阿尔托

远程工作的人数：我们团队的成员经常往返于帕洛阿尔托和诺维萨德之间——因此，我们经常在线协作。

你可以从他们身上学到什么（嗯，我们）：我们通过使用我们自己开发的时间跟踪软件 Clockify 跟踪时间来了解项目进度

有趣的事实：每当您阅读我们博客中的帖子时，您很可能正在阅读“在路上”时写的一篇文章。

因此，当您有疑问时，您总是可以从著名的成功虚拟团队那里学到一些东西——无论您遇到什么挑战，他们也有可能经历过这些挑战，然后与世界分享。

包起来…

所有这些提示可能看起来很多，但没有必要遵循每个步骤来提高您的管理技能。 专注于其中的几个，你会发现你的工作环境会开始亮起来。

要记住的最重要的事情是重视您的员工，了解他们的需求，并建立一个友好的环境。 完成此操作后，您会注意到改进，并且您将能够更轻松地实施这些步骤。