12 conseils pour gérer efficacement des équipes virtuelles

Trouver un moyen de communiquer avec votre équipe et de diriger de la meilleure façon possible était déjà assez difficile avant 2020. De nos jours, la culture pandémique nous oblige à nous familiariser davantage avec le concept d'équipes virtuelles, ce qui rend le processus de gestion beaucoup plus difficile.

Il n'y a pas lieu de désespérer, car il existe de nombreuses façons de gérer correctement une équipe virtuelle de manière efficace. Nous entrerons dans une analyse approfondie et offrirons un aperçu des astuces et des techniques que les meilleurs managers utilisent de nos jours.

Quels sont les défis de la gestion d'équipes virtuelles ?

Vous et vos employés êtes tenus de faire face à certains défis dans la réalisation des tâches quotidiennes. Ils vont de simples actes d'incompréhension à des problèmes plus complexes, tels que le détachement mental de l'environnement de travail.

Travailler dans un bureau virtuel vous fera probablement face à certains de ces défis :

• Baisse de productivité et mauvaises performances
• Incompréhension des tâches données en raison du manque d'interaction en face à face
• Dépersonnalisation en termes de connexion avec vos collègues
• "Séparer l'Église de l'État" - les frontières entre le travail et la maison s'estompent

Ce sont quelques-uns des obstacles les plus courants auxquels sont confrontés de nombreux travailleurs à domicile. Mais ne vous inquiétez pas si vous rencontrez quelque chose qui ne figure pas dans cette liste - il y a de fortes chances que, quoi que vous fassiez face, vous n'êtes toujours pas seul.

Comment surmontez-vous les défis de la gestion d'équipes virtuelles ?

La réponse courte est — progressivement et méthodiquement .

Surmonter les défis de la gestion d'équipes virtuelles est relativement facile à accomplir — à l'aide de ces 12 conseils :

1. Autoriser des horaires de travail flexibles
2. Suivez la formation des équipes virtuelles
3. Entretenir un environnement axé sur les récompenses
4. Organiser des réunions selon différents fuseaux horaires
5. Demandez des rapports d'avancement
6. Utiliser les outils de communication
7. Utiliser les outils de gestion
8. Recherchez le bon type de personnes pour votre équipe
9. Héberger une culture d'équipe virtuelle
10. Comprendre les besoins personnels de votre équipe
11. Organisez des rendez-vous individuels
12. Trouvez l'inspiration dans des équipes virtuelles célèbres

Astuce #1 — Autoriser des horaires de travail flexibles

Que se passe-t-il si votre équipe est virtuelle parce que les membres de votre équipe vivent à travers le monde ?

Eh bien, travailler à partir de différentes parties du monde signifie que toute votre équipe pourra rarement travailler exactement au même moment.

Après tout, votre concepteur d'interface utilisateur de Varsovie ne pourra pas travailler exactement en même temps que votre développeur back-end de Californie.

Vous devrez donc être plus flexible avec leurs heures de travail, à la fois pour s'adapter aux différents fuseaux horaires et pour aider votre équipe à trouver un équilibre travail/vie personnelle. Ils en seront plus heureux et, par conséquent, plus productifs dans leur travail.

Alors, faites travailler votre équipe selon leurs prédispositions naturelles et demandez-leur de suivre le temps consacré aux tâches et aux projets sur lesquels ils travaillent pendant leurs heures de travail.

De cette façon, vous pourrez voir :

• Quand chaque membre de l'équipe aime travailler
• Qui travaille sur quoi à tout moment
• Qui est actuellement disponible pour assumer une nouvelle tâche

En conséquence, vous serez en mesure d'identifier les moments où vos horaires se chevauchent et d'organiser des activités de groupe en temps réel en conséquence - pour les moments où votre équipe a absolument besoin de travailler ensemble. Vous pouvez utiliser ce temps de chevauchement pour organiser une réunion de conférence, discuter de stratégies et vérifier avec tout le monde.

En suivant vos horaires de travail flexibles, vous pourrez également mesurer les niveaux de productivité et identifier les goulots d'étranglement et les activités potentielles de perte de temps que vous saurez alors devoir éliminer à l'avenir.

Astuce #2 — Suivez la formation des équipes virtuelles

Si vous voulez maîtriser quoi que ce soit dans la vie, il y a de fortes chances que vous deviez y travailler. Il en va de même pour la gestion d'équipes à distance - parfois, il est préférable de suivre une formation avant de s'y attaquer.

Il existe plusieurs manières de gérer des équipes virtuelles, c'est pourquoi les cours de formation à la gestion d'équipes virtuelles impliquent également trois types de formation distincts : la formation technologique, la formation au traitement de groupe et la formation interculturelle.

Formation technologique

Votre équipe devra bien connaître les outils de gestion d'équipe virtuelle que vous utiliserez tous dans votre travail.

Ainsi, vous devrez couvrir :

• Quels types d'outils utiliser,
• Quelles situations nécessitent des types d'outils spécifiques,
• Comment choisir les outils adaptés à vos besoins individuels, et
• Comment gérer les problèmes techniques, y compris les problèmes d'outils et l'absence de Wi-Fi.

Formation en traitement de groupe

Votre équipe devra être en mesure de relever divers défis liés au projet.

Ainsi, vous devrez couvrir :

• Une bonne définition des objectifs,
• Des talents pour la résolution des problèmes,
• Instaurer la confiance entre les membres de l'équipe à distance, et
• Exercices collaboratifs

Formation interculturelle

Ce type de formation est essentiel si vous travaillez dans une équipe multiculturelle - votre équipe virtuelle devra comprendre comment fonctionner au mieux dans une équipe interculturelle.

Ainsi, vous devrez couvrir :

• Comment surmonter les différences culturelles,
• Comment travailler selon les coutumes et les routines de travail de chaque culture, et
• Comment surmonter les préjugés et ignorer les stéréotypes

Vous pouvez participer à un cours officiel "Gestion d'équipes virtuelles" pour apprendre les meilleures stratégies de gestion d'équipes virtuelles. Ou, vous pouvez faire vos propres recherches sur la meilleure façon de mener la formation.

Conseil n° 3 : Entretenez un environnement axé sur les récompenses

Dans la plupart des cas, le travail à domicile peut avoir un impact considérable sur vos niveaux de productivité et sur la façon dont vous abordez chaque projet au cours d'une journée de travail. D'après les expériences de nombreuses équipes virtuelles, le fait de ne pas être entouré de personnes affecte considérablement la qualité de votre travail.

Travailler côte à côte avec vos collègues crée souvent un esprit de compétition, ce qui peut être un trait productif. Cependant, il perd de son intensité lorsque vous travaillez à domicile, surtout si vous ne pouvez pas vous rendre au bureau de temps en temps en raison de différences géographiques.

Par conséquent, la meilleure façon de contourner ce problème est de créer un système de récompense ou un système méritocratique qui prospère dans un environnement concurrentiel. Tu peux:

• Félicitez vos employés sur une plateforme partagée pour avoir accompli une tâche difficile
• Offrir des incitatifs au meilleur travailleur de la semaine/du mois
• Inclure les jours de congé pour les meilleurs élèves
• Organisez des événements et des rassemblements conviviaux sur une plateforme virtuelle

Conseil n°4 — Organisez vos réunions selon différents fuseaux horaires

Nous en avons parlé dans un point précédent - si votre équipe est virtuelle parce que vous vous trouvez dans plusieurs fuseaux horaires, vous devrez en tenir compte lors de la planification de l'ensemble de l'équipe pour « se réunir » et travailler.

Et, cela inclut notamment les réunions de groupe de toute nature.

Lorsqu'il s'agit de trouver les créneaux horaires idéaux pour les réunions, il est préférable que vous :

• Dressez la liste de tous les membres de votre équipe sur un papier
• Ajouter dans leurs fuseaux horaires
• Ajoutez leurs heures d'arrivée et de départ que vous avez recueillies à partir de leurs résultats de suivi du temps
• Trouvez les créneaux horaires idéaux pour les réunions grâce à la comparaison

Vous pouvez utiliser un convertisseur de fuseau horaire en ligne à cette fin.

Une fois que vous avez décidé de l'heure, vous pouvez ensuite gérer des réunions à distance en organisant des vidéoconférences ou via un système de communication.

Astuce #5 — Demandez des rapports d'avancement

Vous ne voulez pas microgérer votre équipe, mais vous devrez toujours garder un œil sur ce qu'ils font et s'ils font les progrès prévus dans leurs tâches.

Vous pouvez le faire en :

• En jetant un coup d'œil à leurs rapports de suivi du temps,
• Établir et tenir des réunions quotidiennes régulières, et
• Organiser des rencontres ponctuelles en tête-à-tête.

En conséquence, vous serez en mesure de repérer et de discuter des défis potentiels et de gérer les blocages en temps opportun.

Astuce #6 — Utilisez les outils de communication

En matière de conseils pour gérer des équipes à distance, rien ne vaut une communication efficace .

De nos jours, il existe de nombreuses façons de faire passer un message sans avoir à attendre que quelqu'un vérifie ses e-mails ou réponde au téléphone :

• Outils de messagerie d'équipe - des applications comme Pumble sont idéales pour poser des questions rapides et clarifier certains points concernant votre travail.
• Outils de vidéoconférence - ils sont parfaits pour organiser des réunions vidéo et des vidéoconférences avec votre équipe.

Selon un spécialiste du marketing digital, Jason Whaling, établir une communication claire avec votre équipe repose sur trois principes :

• Avoir un lieu de communication défini,
• Avoir un horaire de réunion prédéterminé, et
• Encourager les gens à avoir une vignette.

Peut-être que ces principes vous paraissent arbitraires, voire évidents si vous avez une expérience en management. Mais, lorsqu'ils sont accomplis, ils facilitent la communication pour tout le monde.

L'utilisation d'un certain nombre d'outils de communication différents vous permet de gérer rapidement les discussions, les commentaires, les questions et les réponses.

De plus, disposer de solutions de communication variées améliorera fortement votre capacité d'adaptation à certaines situations professionnelles nécessitant des modes de comportement différents.

Astuce #7 — Utilisez les outils de gestion

Il existe de nombreux outils de gestion d'équipes distantes que vous pouvez essayer - la plupart d'entre eux vous aident à couvrir la gestion virtuelle de projets virtuels :

• Outils de gestion de projet - parfaits pour suivre l'avancement du projet "de loin" et garder un œil sur les délais.
• Logiciel de gestion des tâches - idéal pour définir et suivre les tâches, ainsi que pour stocker les documents dont vous avez besoin pour le travail.
• Outils de gestion d'équipe — parfaits pour faciliter la collaboration entre les membres de l'équipe.
• Outils de partage d'écran - parfaits lorsque vous devez aider un membre de l'équipe à configurer un nouveau programme que vous utiliserez tous les deux, ou toute autre chose que vous devez effectuer à distance.
• Feuilles de calcul en ligne - idéales lorsque vous devez travailler simultanément sur des documents et que toutes les modifications sont enregistrées et synchronisées en temps réel, automatiquement.

L'utilisation d'un certain nombre d'outils de gestion facilitera grandement la gestion de votre projet, de vos tâches et de votre équipe, tout en vous permettant de gagner du temps en travaillant sur un seul document à la fois.

Conseil n° 8 — Recherchez le bon type de personnes pour votre équipe

Lorsque vous recherchez les personnes que vous embaucherez pour travailler dans votre équipe virtuelle, assurez-vous :

• Publiez vos offres d'emploi sur des sites indépendants réputés - menez des entretiens techniques avec les candidats qui postulent, mais faites-leur également passer quelques tests de personnalité, pour vous assurer qu'ils correspondent à la culture.
• Testez les nouvelles recrues - avant de vous inscrire à temps plein avec des membres individuels de l'équipe, engagez-les d'abord pour des projets plus petits, afin de tester leurs compétences et leur potentiel de coopération.
• Donner un avantage aux personnes ayant de l'expérience dans le travail à distance - cela ne devrait pas être un must , mais les personnes qui ont déjà travaillé à distance savent comment travailler efficacement dans une équipe virtuelle. Ce sont des connaissances qu'ils peuvent étendre au reste de l'équipe.

En embauchant les bonnes personnes, vous constituerez un groupe de personnes pour former une équipe performante, indépendamment du fait qu'elles ne se rencontreront peut-être jamais en personne.

Conseil n° 9 — Ayez une culture d'équipe virtuelle

La culture d'équipe virtuelle est tout aussi importante que toute autre culture d'équipe - le groupe de personnes au sein d'une équipe virtuelle devra toujours former une sorte de compréhension, ainsi qu'établir une confiance mutuelle.

Vous pouvez y arriver en :

• Rencontrez-vous de temps en temps – si vous vivez tous dans le même pays, vous pouvez organiser une rencontre tous les deux mois. Organisez un dîner d'équipe, sortez au bowling et apprenez à vous connaître au-delà des titres de votre entreprise.
• Essayer d'établir des amitiés virtuelles - comme vous ne pourrez pas organiser de soirées pizza et jouer au Fussball ensemble aussi souvent, vous pouvez encourager les gens à nouer des amitiés en ligne. En tant que manager, vous pouvez montrer la voie en ajoutant les membres de votre équipe sur Linkedin et Twitter, ou même sur Facebook et Instagram.
• Rendre toutes les réunions conviviales à distance - parfois, seule une partie de l'équipe est virtuelle, et la partie non virtuelle de l'équipe peut être tentée de tenir des réunions séparées. Pour éviter que la foule éloignée ne se sente exclue, établissez l'habitude de tenir toutes les réunions, même les plus rapides, en ligne.

Selon Rahul Vij, PDG d'une agence de marketing numérique WebSpero Solutions, l'un des meilleurs moyens de motiver les travailleurs et de les protéger du sentiment de «détachement» est de réserver quelques heures par semaine pour les activités parascolaires.

« Gardez-les impliqués dans les différentes activités et événements du bureau. Planifiez des sessions interactives virtuelles comme des déjeuners virtuels, des jeux virtuels et des sessions de bavardage où tout sera discuté sauf le bureau et son travail.

Construire une culture d'équipe virtuelle aide l'équipe à se sentir plus comme un tout - et pas seulement des individus devant leurs ordinateurs, faisant simplement leur part de travail et pointant vers l'horloge.

Astuce #10 – Faites preuve de compréhension pour les besoins personnels de votre équipe

De même que pour permettre des horaires de travail flexibles, vous devez également essayer de prendre en considération le fait que vos employés ont des vies et des engagements personnels. Cela peut souvent interférer avec leur efficacité au travail, en particulier lorsqu'ils travaillent à domicile, car il n'y a aucun moyen de «fuir» leurs problèmes.

C'est pourquoi les entreprises d'aujourd'hui ont souvent de grandes équipes RH qui sont là pour aider leurs collègues à résoudre les problèmes qu'ils pourraient rencontrer.

Cependant, en tant que gestionnaire, vous pouvez prendre quelques mesures pour vous assurer que vos employés trouvent un moyen d'équilibrer leur vie personnelle et professionnelle :

• Encouragez les employés à parler avec votre équipe RH s'ils rencontrent des problèmes qui affectent leur travail
• Créer un environnement sain où les employés ne sont pas stressés par leurs tâches et projets
• Dans la mesure du possible, laissez les membres de l'équipe laisser les tâches les moins importantes et les moins urgentes pour demain - soyez réaliste quant à la charge de travail

Conseil n°11 — Organisez des réunions en tête-à-tête

Même si entretenir une culture d'équipe virtuelle établit de meilleures relations avec vos employés, il est toujours important de réserver du temps pour apprendre à les connaître et voir comment ils vont.

Avoir des entretiens individuels en tête-à-tête est important pour trois raisons :

• Supprimer le stress lié à l'autorité pour certains employés,
• Discuter des obstacles et des difficultés potentiels dans le travail quotidien, et
• Se familiariser avec les capacités et les limites de chaque employé.

La directrice des communications de JotForm, Annabel Maw, souligne l'importance des réunions individuelles en affirmant qu'elles sont un élément crucial de la motivation de ses collègues.

En plus des réunions hebdomadaires de 15 minutes pour les rapports d'avancement, elle réserve également 30 minutes chaque vendredi pour organiser des réunions individuelles avec chaque employé et discuter de la façon dont la semaine de travail les a affectés.

Elle note que c'est un excellent moyen de se défouler et d'avoir une conversation amicale, tout en maintenant un environnement de travail sain.

« Avoir un bon nombre de points de contact les uns avec les autres permet de comprendre où en est chacun, d'obtenir des commentaires et de s'assurer que l'équipe se sent satisfaite et productive de ce sur quoi elle travaille.

Astuce #12 — Trouvez l'inspiration dans des équipes virtuelles célèbres

En cas de doute sur la façon de gérer votre équipe virtuelle, inspirez-vous des équipes virtuelles qui réussissent dans ce qu'elles font depuis des années.

Voici seulement quelques exemples d'équipes virtuelles réussies - ainsi qu'un aperçu de leur fonctionnement et de ce qui fait le succès de leur politique de travail à distance :

Camp de base

Créé en : 1999

Siège social : Chicago

Le nombre de personnes travaillant à distance : 50 collaborateurs répartis dans le monde.

Ce que vous pouvez apprendre d'eux : Ils offrent des avantages spéciaux à leurs travailleurs à distance — par exemple, si l'un d'entre eux veut acheter un bureau debout pour améliorer la productivité, l'entreprise couvre les coûts.

Fait amusant : Les fondateurs de Basecamp, Jason Fried et David Hansson, ont même publié un guide sur la gestion d'une entreprise à distance appelée Remote .

Zapier

Créé en : 2011

Siège social : San Francisco

Le nombre de personnes qui travaillent à distance : 20 salariés à temps plein, tous à distance.

Ce que vous pouvez apprendre d'eux : Ils utilisent un certain nombre d'outils pour combler le fossé géographique et faciliter la collaboration et la gestion de projet.

Fait amusant : Ils préfèrent le terme « distribué » au lieu de « à distance » - car ils sont en contact tout le temps pendant leurs journées de travail.

Trello

Créé en : 2011

Siège social : New-York

Le nombre de personnes qui travaillent à distance : L'ensemble du service marketing est virtuel + 50% des autres services.

Ce que vous pouvez apprendre d'eux : Ils restent connectés et informés grâce à de fréquentes réunions vidéo.

Fait amusant : L'équipe Trello utilise l'application de gestion de projet Trello pour gérer ses projets à distance.

Clockify (oui, nous travaillons aussi à distance)

Fondé en : 2017

Siège social : Palo Alto

Le nombre de personnes qui travaillent à distance : Les membres de notre équipe voyagent fréquemment entre Palo Alto et Novi Sad — nous collaborons donc souvent en ligne.

Ce que vous pouvez apprendre d'eux (enfin, de nous ) : nous nous tenons au courant de l'avancement du projet en suivant le temps avec Clockify, un logiciel de suivi du temps que nous avons développé nous-mêmes

Fait amusant : Chaque fois que vous lisez un article de notre blog, il y a de fortes chances que vous lisiez un article écrit « sur la route ».

Ainsi, en cas de doute, vous pouvez toujours apprendre quelque chose d'équipes virtuelles célèbres qui ont réussi - quels que soient les défis que vous pourriez avoir, il y a de fortes chances qu'ils les aient également traversés, puis partagés avec le monde.

Emballer…

Tous ces conseils peuvent sembler beaucoup, mais il n'est pas nécessaire de suivre chaque étape pour améliorer vos compétences en gestion. Concentrez-vous sur quelques-uns d'entre eux et vous verrez que votre environnement de travail commencera à s'éclairer.

La chose la plus importante à retenir est de valoriser vos employés, de comprendre leurs besoins et de créer un environnement convivial. Après avoir fait cela, vous remarquerez une amélioration et vous pourrez mettre en œuvre ces étapes beaucoup plus facilement.