12 dicas para gerenciar equipes virtuais com eficiência

Encontrar uma forma de chegar ao seu time e liderar da melhor forma já era difícil antes de 2020. Atualmente, a cultura da pandemia nos obriga a conhecer melhor o conceito de equipes virtuais, o que dificulta muito o processo de gestão.

Não há necessidade de se desesperar, pois há muitas maneiras de gerenciar adequadamente uma equipe virtual de maneira eficiente. Vamos fazer uma análise minuciosa e oferecer algumas dicas e técnicas que os melhores gerentes usam hoje em dia.

Quais são os desafios na gestão de equipes virtuais?

Tanto você quanto seus funcionários enfrentarão certos desafios ao lidar com as tarefas diárias. Eles vão desde simples atos de incompreensão de tarefas até questões mais complexas, como o distanciamento mental do ambiente de trabalho.

Trabalhar em um escritório virtual provavelmente fará com que você enfrente alguns desses desafios:

• Diminuição da produtividade e baixo desempenho
• Incompreensão das tarefas dadas devido à falta de interação face a face
• Despersonalização em termos de conexão com seus colegas
• “Separando a igreja do estado” – as linhas entre trabalho e casa ficam borradas

Estes são alguns dos obstáculos mais comuns que muitos trabalhadores em casa enfrentam. Mas não se preocupe se você estiver passando por algo que não está nesta lista – as chances são de que, seja o que for que você esteja enfrentando, você ainda não está sozinho.

Como você supera os desafios de gerenciar equipes virtuais?

A resposta curta é – gradual e metodicamente .

Superar os desafios de gerenciar equipes virtuais é relativamente fácil de realizar — com a ajuda destas 12 dicas :

1. Permitir horários de trabalho flexíveis
2. Faça treinamento de equipes virtuais
3. Cultive um ambiente orientado a recompensas
4. Organize reuniões de acordo com diferentes fusos horários
5. Peça relatórios de progresso
6. Use ferramentas de comunicação
7. Use ferramentas de gestão
8. Procure o tipo certo de pessoas para sua equipe
9. Abrigar uma cultura de equipe virtual
10. Ter compreensão para as necessidades pessoais de sua equipe
11. Organize reuniões individuais
12. Encontre inspiração em equipes virtuais famosas

Dica nº 1 – Permita horários de trabalho flexíveis

E se sua equipe for virtual porque os membros de sua equipe moram em todo o mundo?

Bem, trabalhar em diferentes partes do mundo significa que toda a sua equipe raramente poderá trabalhar exatamente ao mesmo tempo.

Afinal, seu designer de interface de usuário de Varsóvia não poderá trabalhar exatamente ao mesmo tempo que seu desenvolvedor de back-end da Califórnia.

Portanto, você precisará ser mais flexível com o horário de trabalho - tanto para acomodar diferentes fusos horários quanto para ajudar sua equipe a encontrar um equilíbrio entre trabalho e vida pessoal. Eles ficarão mais felizes por isso e, como resultado, mais produtivos com seu trabalho.

Portanto, faça com que sua equipe trabalhe de acordo com suas predisposições naturais e instrua-os a rastrear o tempo em tarefas e projetos em que trabalham durante o horário de trabalho.

Dessa forma, você poderá ver:

• Quando cada membro da equipe gosta de trabalhar
• Quem está trabalhando no que a qualquer momento
• Quem está atualmente disponível para assumir uma nova tarefa

Como resultado, você poderá identificar os horários em que suas agendas se sobrepõem e organizar as atividades em grupo em tempo real de acordo — para os momentos em que sua equipe absolutamente precisa trabalhar em conjunto. Você pode usar esse tempo de sobreposição para marcar uma reunião de conferência, discutir estratégias e conversar com todos.

Ao rastrear suas horas de trabalho flexíveis, você também poderá medir os níveis de produtividade — e identificar gargalos e possíveis atividades de desperdício de tempo que você saberá que precisa eliminar no futuro.

Dica nº 2 — Faça um treinamento de equipes virtuais

Se você quer dominar qualquer coisa na vida, é provável que tenha que trabalhar nisso. O mesmo vale para o gerenciamento de equipes remotas – às vezes, é melhor fazer um treinamento antes de enfrentá-lo.

Existem várias maneiras de gerenciar equipes virtuais, portanto, gerenciar cursos de treinamento de equipes virtuais também envolve três tipos distintos de treinamento: treinamento em tecnologia, treinamento em processamento de grupo e treinamento intercultural.

Treinamento em tecnologia

Sua equipe terá que conhecer bem as ferramentas de gerenciamento de equipe virtual que todos usarão em seu trabalho.

Então, você precisará cobrir:

• Que tipos de ferramentas usar,
• Quais situações exigem tipos específicos de ferramentas,
• Como escolher as ferramentas para atender às suas necessidades individuais e
• Como lidar com problemas técnicos - incluindo problemas de ferramentas e falta de Wi-Fi.

Treinamento de processamento em grupo

Sua equipe terá que ser capaz de enfrentar vários desafios relacionados ao projeto.

Então, você precisará cobrir:

• Definição correta de metas,
• Habilidades para resolver problemas,
• Construir confiança entre os membros da equipe remota e
• Exercícios de colaboração

Treinamento transcultural

Esse tipo de treinamento é vital se você trabalha em uma equipe multicultural – sua equipe virtual precisará entender a melhor forma de funcionar em uma equipe multicultural.

Então, você precisará cobrir:

• Como superar as diferenças culturais,
• Como trabalhar de acordo com os costumes e rotinas de trabalho de cada cultura, e
• Como superar preconceitos e ignorar estereótipos

Você pode participar de um curso oficial “Gerenciando Equipes Virtuais” para aprender as melhores estratégias para gerenciar equipes virtuais. Ou você pode fazer sua própria pesquisa sobre a melhor forma de conduzir o treinamento.

Dica nº 3 – Cultive um ambiente orientado a recompensas

Na maioria dos casos, trabalhar em casa pode ter um grande impacto em seus níveis de produtividade e na maneira como você aborda cada projeto em um dia de trabalho. Com base nas experiências de muitas equipes virtuais, não estar cercado de pessoas afeta muito a qualidade do seu trabalho.

Trabalhar lado a lado com seus colegas geralmente cria uma motivação competitiva, que pode ser uma característica produtiva. No entanto, perde sua intensidade quando você trabalha em casa, especialmente se você não puder visitar o escritório de vez em quando devido a diferenças geográficas.

Portanto, a melhor maneira de contornar isso é criando um sistema de recompensas ou um sistema meritocrático que prospere em um ambiente competitivo. Você pode:

• Parabenize seus funcionários em uma plataforma compartilhada por realizar uma tarefa difícil
• Ofereça incentivos ao melhor trabalhador da semana/mês
• Inclua dias de folga para os melhores desempenhos
• Organize eventos e encontros amigáveis ​​em uma plataforma virtual

Dica nº 4 — Organize reuniões de acordo com diferentes fusos horários

Já mencionamos isso em um ponto anterior — se sua equipe é virtual porque você está localizada em fusos horários diferentes, você precisará levar isso em consideração ao planejar toda a equipe para “reunir-se” e trabalhar.

E isso inclui especialmente reuniões de grupo de qualquer tipo.

Quando se trata do processo de encontrar os horários ideais para reuniões, é melhor que você:

• Liste todos os membros da sua equipe em um papel
• Adicionar em seus fusos horários
• Adicione os horários de entrada e saída que você coletou dos resultados de rastreamento de tempo
• Encontre os horários ideais para reuniões por meio de comparação

Você pode usar um conversor de fuso horário online para essa finalidade.

Depois de decidir o horário, você pode lidar com reuniões remotas realizando videoconferências ou por meio de um sistema de comunicação.

Dica nº 5 – Peça relatórios de progresso

Você não quer microgerenciar sua equipe, mas ainda precisa ficar de olho no que eles estão fazendo e se estão fazendo o progresso planejado em suas tarefas.

Você pode fazer isso por:

• Olhando para seus relatórios de rastreamento de tempo,
• Estabelecer e realizar reuniões diárias regulares, e
• Organizar reuniões individuais ocasionais.

Como resultado, você poderá identificar e discutir possíveis desafios e lidar com atrasos em tempo hábil.

Dica #6 – Use ferramentas de comunicação

Quando se trata de dicas para gerenciar equipes remotas, nada supera a comunicação eficiente .

Hoje em dia, há muitas maneiras de enviar uma mensagem sem ter que esperar que alguém verifique seu e-mail ou atenda o telefone:

• Ferramentas de mensagens de equipe — aplicativos como o Pumble são ótimos para fazer perguntas rápidas e esclarecer alguns assuntos sobre seu trabalho.
• Ferramentas de videoconferência — são ótimas para realizar videoconferências e videoconferências com sua equipe.

De acordo com um especialista em marketing digital, Jason Whaling, estabelecer uma comunicação clara com sua equipe se baseia em três princípios:

• Ter um local definido para comunicação,
• Ter uma agenda de reuniões pré-determinada e
• Incentivar as pessoas a ter uma miniatura.

Talvez esses princípios pareçam arbitrários para você, ou até óbvios se você tiver experiência em gestão. Mas, quando são realizados, facilitam a comunicação para todos.

O uso de várias ferramentas de comunicação diferentes garante que você lide com discussões, comentários, perguntas e respostas rapidamente.

Além disso, ter uma variedade de soluções de comunicação melhorará fortemente sua capacidade de se adaptar a determinadas situações profissionais que exigem diferentes modos de comportamento.

Dica nº 7 – Use ferramentas de gerenciamento

Existem muitas ferramentas para gerenciar equipes remotas que você pode experimentar - a maioria delas ajuda a cobrir o gerenciamento virtual de projetos virtuais:

• Ferramentas de gerenciamento de projetos — ótimas para acompanhar o progresso do projeto “de longe” e ficar de olho nos prazos.
• Software de gerenciamento de tarefas — ótimo para definir e rastrear tarefas, além de armazenar documentos necessários para o trabalho.
• Ferramentas de gerenciamento de equipe — ótimas para facilitar a colaboração entre os membros da equipe.
• Ferramentas de compartilhamento de tela — ótimas quando você precisa ajudar um membro da equipe a configurar um novo programa que ambos usarão ou qualquer outra coisa que precise executar de longe.
• Planilhas online — ótimas quando você precisa trabalhar em documentos simultaneamente e ter todas as alterações salvas e sincronizadas em tempo real, automaticamente.

O uso de várias ferramentas de gerenciamento facilitará muito o gerenciamento de projetos, tarefas e equipes, além de garantir que você economize tempo trabalhando em um documento ao mesmo tempo.

Dica #8 – Procure o tipo certo de pessoas para sua equipe

Ao procurar as pessoas que você contratará para trabalhar em sua equipe virtual, certifique-se de:

• Publique suas vagas de emprego em sites freelance respeitáveis ​​– faça entrevistas técnicas com os candidatos que se candidatarem, mas faça com que eles também passem por alguns testes de personalidade, para garantir que sejam adequados à cultura.
• Teste as novas contratações – antes de se inscrever com membros individuais da equipe em tempo integral, leve-os primeiro para projetos menores, para testar suas habilidades e potencial para uma maior cooperação.
• Dê uma vantagem para pessoas com experiência em trabalho remoto — isso não deveria ser uma obrigação , mas as pessoas que já trabalharam remotamente sabem como trabalhar em uma equipe virtual com eficiência. Este é o conhecimento que eles podem estender ao resto da equipe.

Ao contratar as pessoas certas, você compilará um grupo de pessoas certas para formar uma equipe de sucesso – independentemente do fato de que elas nunca se encontrarão pessoalmente.

Dica nº 9 – Cultive uma cultura de equipe virtual

A cultura de equipe virtual é tão importante quanto qualquer outra cultura de equipe – o grupo de pessoas dentro de uma equipe virtual ainda terá que formar algum tipo de entendimento, bem como construir confiança mútua.

Você pode fazer isso acontecer:

• Encontros cara a cara de vez em quando – se todos moram no mesmo país, você pode organizar um encontro a cada dois meses. Organize um jantar em equipe, saia para jogar boliche e se conheça além dos títulos da sua empresa.
• Tentando estabelecer amizades virtuais – como você não poderá dar festas de pizza e jogar Fussball juntos com tanta frequência, você pode incentivar as pessoas a fazer amizades online. Como gerente, você pode liderar o caminho - adicione os membros da sua equipe no Linkedin e no Twitter, ou mesmo no Facebook e no Instagram.
• Tornar todas as reuniões amigáveis ​​​​à distância – às vezes, apenas parte da equipe é virtual e a parte não virtual da equipe pode ser tentada a realizar reuniões separadas. Para evitar que a multidão remota se sinta excluída, estabeleça a prática de realizar todas as reuniões, mesmo as rápidas, online.

De acordo com Rahul Vij, CEO da agência de marketing digital WebSpero Solutions, uma das melhores maneiras de motivar os trabalhadores e protegê-los do sentimento de “desapego” é reservar algumas horas por semana para atividades extracurriculares.

”Mantenha-os envolvidos em diferentes atividades e eventos do escritório. Planeje sessões interativas virtuais, como almoços virtuais, jogos virtuais e sessões de bate-papo, onde tudo será discutido, exceto o escritório e seu trabalho.”

Construir uma cultura de equipe virtual ajuda a equipe a se sentir mais como um todo – e não apenas indivíduos na frente de seus computadores, apenas fazendo sua parte do trabalho e batendo o relógio.

Dica nº 10 – Mostre compreensão das necessidades pessoais de sua equipe

Da mesma forma que permitir horários de trabalho flexíveis, você também deve tentar levar em consideração que seus funcionários têm vida e compromissos pessoais. Isso muitas vezes pode interferir na eficiência do trabalho, especialmente quando eles estão trabalhando em casa, pois não há como “fugir” de seus problemas.

É por isso que as empresas de hoje geralmente têm grandes equipes de RH que estão lá para ajudar seus colegas de trabalho com quaisquer problemas que possam estar enfrentando.

No entanto, existem algumas etapas que você, como gerente, pode seguir para garantir que seus funcionários encontrem uma maneira de equilibrar sua vida pessoal e profissional:

• Incentive os funcionários a conversar com sua equipe de RH se estiverem enfrentando algum problema que esteja afetando seu trabalho
• Crie um ambiente saudável onde os funcionários não fiquem estressados ​​em relação às suas tarefas e projetos
• Quando possível, deixe os membros da equipe deixarem as tarefas menos importantes e menos urgentes para amanhã – seja realista sobre a carga de trabalho

Dica nº 11 – Organize reuniões individuais

Embora abrigar uma cultura de equipe virtual estabeleça melhores conexões com seus funcionários, ainda é importante reservar algum tempo para conhecê-los e ver como estão se saindo.

Ter reuniões individuais e individuais é importante por três razões:

• Removendo o estresse relacionado à autoridade para alguns funcionários,
• Discutir potenciais obstáculos e dificuldades no local de trabalho diário, e
• Conhecer as capacidades e limitações de cada funcionário.

A diretora de comunicação do JotForm, Annabel Maw, enfatiza a importância das reuniões individuais ao argumentar que elas são uma parte crucial da motivação de seus colegas.

Além de reuniões semanais de 15 minutos para relatórios de progresso, ela também reserva 30 minutos todas as sextas-feiras para organizar reuniões individuais com cada funcionário e discutir como a semana de trabalho os afetou.

Ela observa que é uma excelente maneira de desabafar e ter uma conversa amigável, mantendo um ambiente de trabalho saudável.

“ Ter uma boa quantidade de pontos de contato uns com os outros ajuda a entender onde todos estão, obter feedback e garantir que a equipe esteja se sentindo feliz e produtiva com o que está trabalhando.”

Dica #12 — Encontre inspiração em times virtuais famosos

Sempre que tiver dúvidas sobre como lidar com sua equipe virtual, inspire-se em equipes virtuais que foram bem-sucedidas no que fazem há anos.

Aqui estão apenas alguns exemplos de equipes virtuais bem-sucedidas, bem como algumas informações sobre como elas operam e o que torna sua política de trabalho remoto bem-sucedida:

Campo de base

Fundada em : 1999

Sede : Chicago

O número de pessoas que trabalham remotamente : 50 funcionários localizados em todo o mundo.

O que você pode aprender com eles : eles oferecem benefícios especiais para seus funcionários remotos — por exemplo, se algum deles quiser comprar uma mesa de pé para melhorar a produtividade, a empresa cobre os custos.

Curiosidade : Os fundadores da Basecamp, Jason Fried e David Hansson, até publicaram um guia sobre como administrar uma empresa remota chamada Remote .

Zapier

Fundada em : 2011

Sede : São Francisco

O número de pessoas que trabalham remotamente : 20 funcionários em tempo integral, todos remotos.

O que você pode aprender com eles : Eles usam várias ferramentas para preencher a lacuna geográfica e facilitar a colaboração e o gerenciamento de projetos.

Curiosidade : Eles preferem o termo “distribuído” em vez de “remoto” – porque estão em contato o tempo todo durante seus dias de trabalho.

Trello

Fundada em : 2011

Sede : Nova York

O número de pessoas que trabalham remotamente : Todo o departamento de marketing é virtual + 50% dos outros departamentos.

O que você pode aprender com eles : eles permanecem conectados e atualizados por meio de videoconferências frequentes.

Curiosidade : A equipe do Trello usa o aplicativo de gerenciamento de projetos do Trello para gerenciar seus projetos remotamente.

Clockify (sim - também trabalhamos remotamente)

Fundada em : 2017

Sede : Palo Alto

O número de pessoas que trabalham remotamente : os membros da nossa equipe viajam frequentemente entre Palo Alto e Novi Sad – por isso, colaboramos frequentemente online.

O que você pode aprender com eles (bem, nós ): Mantemo-nos atualizados sobre o progresso do projeto rastreando o tempo com o Clockify, um software de rastreador de tempo que desenvolvemos

Curiosidade : Sempre que você está lendo um post do nosso blog, é provável que esteja lendo um artigo escrito “na estrada”.

Então, em caso de dúvida, você sempre pode aprender algo com equipes virtuais famosas e bem-sucedidas - quaisquer que sejam os desafios que você possa ter, é provável que eles também tenham passado por eles e depois compartilhados com o mundo.

Empacotando…

Todas essas dicas podem parecer muito, mas não há necessidade de seguir cada etapa para melhorar suas habilidades de gerenciamento. Concentre-se em alguns deles e você verá que seu ambiente de trabalho começará a se iluminar.

A coisa mais importante a lembrar é valorizar seus funcionários, entender suas necessidades e criar um ambiente amigável. Depois de fazer isso, você notará melhorias e poderá implementar essas etapas com muito mais facilidade.